Comment configurer le dépôt direct

Le processus de configuration du dépôt direct pour vos employés est presque toujours rapide et facile, et il réduit les erreurs et permet à votre entreprise d'économiser de l'argent. De plus, cela peut rendre les employés heureux et créer un système de paie plus simple pour les employeurs.

Pour les employés, obtenir de l'argent rapidement et en toute sécurité peut être une préoccupation majeure, et l'un des meilleurs moyens de s'assurer que vous êtes payé correctement et à temps est de mettre en place un dépôt direct.

Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur le dépôt direct, certains de ses avantages et les étapes à suivre pour le mettre en place.

Ce dont vous aurez besoin pour configurer le dépôt direct

La configuration du dépôt direct est incroyablement simple et vous n'aurez besoin que de quelques informations clés. À partir de là, tous les chèques de paie supplémentaires apparaîtront automatiquement sur votre compte bancaire, parfois même avant que vous ne receviez un chèque papier.

Les employeurs auront besoin

• Pour sélectionner un fournisseur de dépôt direct (soit sa banque, soit par l'intermédiaire d'un service de paie)
• Autorisation des employés
• Coordonnées bancaires des employés
• Un cycle de paie prédéterminé

Les employés auront besoin

• Un formulaire de dépôt direct de leur employeur
• Informations bancaires (routage et numéro de compte, etc.)
• Un chèque annulé

Combien de temps le dépôt direct prend-il pour s'installer ?

Le processus réel d'inscription au dépôt direct peut être extrêmement rapide. Les employeurs devraient être en mesure de vous fournir le formulaire de dépôt direct approprié peu de temps après que vous l'ayez demandé. Toutes les informations de base dont vous aurez besoin peuvent généralement être trouvées sur votre compte courant, en supposant qu'il s'agisse du compte sur lequel vous souhaitez déposer de l'argent.

Vous pouvez ensuite annuler un chèque et l'envoyer à votre employeur avec vos informations bancaires en quelques minutes.

À partir de là, vous pouvez être inscrit instantanément, ou cela peut prendre jusqu'à quelques semaines à votre employeur pour obtenir vos informations dans son système de paie.

Combien cela coûte-t-il de mettre en place un dépôt direct pour les employés ?

Bien sûr, en tant qu'employeur, une question clé est la suivante : "Combien cela coûte-t-il de mettre en place un dépôt direct pour mes employés ?"

La plupart des banques ou des services de paie factureront des frais de service pour la mise en place du dépôt direct allant de 50 $ à 149 $. Ils peuvent également facturer par transfert individuel chaque fois que de l'argent est versé sur le compte d'un employé, et ces frais peuvent aller de 1,50 $ à 1,90 $ par transfert.

Comment configurer le dépôt direct en tant qu'employeur

Pour configurer le dépôt direct pour vos employés, vous devrez suivre quelques étapes de base, telles que la sélection d'un fournisseur de dépôt direct et la mise en place d'un cycle de paie cohérent, ainsi que l'obtention des informations bancaires des employés qui souhaitent s'inscrire.

Choisissez un fournisseur de dépôt direct

Votre prestataire peut être soit votre banque, soit votre service de paie. Celui que vous choisissez finira par stocker toutes les informations de vos employés et sera responsable de la gestion de votre paie. Si vous décidez de gérer vos dépôts directs via un service de paie, ce sera également ce que vous utiliserez pour vos RH et autres besoins comptables.

Recevoir l'autorisation de l'employé

Tout employé intéressé par le dépôt direct devra l'autoriser comme mode de paiement. Ils devront demander un formulaire de dépôt direct contenant les informations de la banque de l'individu et éventuellement son numéro de sécurité sociale.

Saisir les renseignements bancaires des employés

Avec le formulaire de dépôt direct, les employés devront vous fournir le numéro d'acheminement et le numéro de compte où ils veulent que leurs chèques de paie soient soumis. Ils devront également vous dire de quel type de compte il s'agit, et ils peuvent également avoir la possibilité de répartir leurs chèques de paie entre les comptes. Vous pouvez également avoir besoin d'un chèque annulé avec ces informations pour terminer le processus.

Configurer un cycle de paiement

Vous devrez maintenant déterminer à quelle fréquence vous souhaitez payer vos employés et à quels jours du mois. Les employeurs paient généralement les employés tous les mois, tous les deux mois ou toutes les deux semaines. Vous voudrez également vous renseigner auprès de votre fournisseur s'il existe une date limite pour la date d'échéance de la paie.

Comment configurer le dépôt direct en tant qu'employé

La configuration du dépôt direct en tant qu'employé est extrêmement simple, en supposant que vous ayez facilement accès aux quelques informations requises. Traditionnellement, le processus consistait simplement à obtenir un bordereau de dépôt direct de votre employeur et à lui fournir les informations de votre banque.

Cependant, certains programmes de comptabilité d'entreprise ont maintenant des portails d'employés qui peuvent vous permettre de configurer vous-même le dépôt direct. Voici les quelques étapes de base que vous devrez suivre.

Recevez un formulaire de dépôt direct de votre employeur

Vous pouvez demander directement à votre service comptable un formulaire de dépôt direct que vous pouvez remplir physiquement ou numériquement. Vous devrez fournir le numéro de compte et le numéro d'acheminement de votre banque et, selon le service de paie, éventuellement votre numéro de sécurité sociale.

Fournir un chèque annulé

Pas dans toutes les circonstances, mais dans de nombreuses circonstances, vous devrez également annuler un chèque et l'envoyer à votre employeur pour confirmer vos informations bancaires et vous assurer qu'il n'y a pas d'erreurs.

Attendre un dépôt test

Souvent, le fournisseur de paiement enverra un dépôt test pour s'assurer que tout se passe bien. Une fois que le compte a été confirmé comme actif, les employés sont alors prêts pour le dépôt des chèques de paie.

Comment configurer le dépôt direct avec Gusto

Gusto est un logiciel de paie populaire et intuitif pour les employeurs et les employés. Et, comme beaucoup de ses autres fonctionnalités, la configuration du dépôt direct via Gusto est un processus simple. Une fois que vous êtes connecté à votre compte, cliquez sur l'onglet Jobs & Pay. À partir de là, recherchez le lien Modes de paiement et cliquez sur Modifier.

Cela vous permettra d'entrer vos informations de dépôt direct, en fournissant l'acheminement et les numéros de compte de votre compte bancaire. Vous pouvez également répartir vos chèques de paie entre cinq banques différentes avec Gusto sous la même rubrique.

Une fois que vous avez enregistré toutes vos informations, Gusto enverra un dépôt test pour s'assurer que tout ce que vous avez fourni est exact. Cela peut prendre quelques jours à traiter, mais une fois la vérification terminée, votre prochain chèque de paie sera déposé en conséquence.

Comment configurer le dépôt direct avec ADP

ADP est l'une des plus grandes sociétés de paie du pays et dispose d'un ensemble de fonctionnalités extrêmement riche. Comme vous vous en doutez, il peut facilement exécuter le dépôt direct et facilite la tâche des employés. Pour entrer vos informations, votre entreprise devra avoir activé la fonction d'accès des employés.

Une fois dans le portail, cliquez sur Get Paid Faster puis sur Add An Account. Vous entrerez ensuite votre compte et vos numéros de routage deux fois pour confirmation. Vous êtes autorisé jusqu'à quatre comptes pour les dépôts avec ADP.

Vous pouvez ensuite sélectionner le montant de votre chèque de paie que vous souhaitez verser sur ce compte spécifique en dollars ou en pourcentage. Sélectionnez le type de compte (chèque ou épargne) et entrez un nom pour le compte avant de cliquer sur Suivant. Après avoir examiné vos informations et cliqué sur Enregistrer, vous devriez être prêt. L'activation peut prendre jusqu'à deux cycles de paiement.

Comment configurer le dépôt direct avec QuickBooks

QuickBooks est l'un des services logiciels de comptabilité et de paie les plus populaires, avec tous les outils dont les entreprises et les particuliers peuvent avoir besoin. La configuration du dépôt direct avec QuickBooks est facile.

Dans un premier temps, vous devez fournir des informations bancaires à votre employeur. Ensuite, dans le logiciel QB, sélectionnez Paramètres et Paramètres de paie. Ensuite, sous Paie, cliquez sur le lien pour le dépôt direct. Vous remplirez ensuite les fichiers appropriés avec le routage bancaire, le numéro de compte et les informations personnelles et sélectionnerez Continuer. Vous devriez recevoir un e-mail de confirmation, puis attendre votre dépôt test.

Une fois le dépôt vérifié, vous êtes prêt à recevoir vos chèques de paie sur le compte spécifié.

Comment configurer le dépôt direct avec Square Payroll

Square propose une suite logicielle complète pour les propriétaires de petites entreprises et, comme tous ses autres produits, Square Payroll est très intuitif et abordable. Grâce à Square Teams, les employés ont la possibilité de gérer leurs comptes et la manière dont ils souhaitent être payés. Ils peuvent télécharger l'application Team pour iOS ou Android. Connectez-vous ensuite au tableau de bord des membres.

À partir de là, il existe plusieurs façons de configurer le dépôt direct. Vous pouvez choisir d'être payé avec CashApp, ce qui leur permet d'être payé un jour plus rapidement et d'avoir accès à une carte de débit Visa gratuite. Plus classiquement, vous pouvez paramétrer vos informations bancaires, en ajoutant votre routage et votre numéro de compte. Vous pouvez également choisir de répartir votre salaire entre plusieurs comptes si vous le souhaitez.

Premiers pas avec le dépôt direct

J'espère que vous avez réalisé que la mise en place du dépôt direct est un processus très rapide et facile pour les employeurs et les employés. Pour les employés, il vous suffit d'avoir quelques informations auprès de votre banque, et vous pourrez être payé à temps et avec précision. Et pour les employeurs, le dépôt direct peut vous faire gagner du temps dans votre processus de paie et réduire les erreurs potentielles.

Bien sûr, il existe encore des entreprises qui préfèrent offrir au moins l'option de chèques papier. Heureusement, il existe de bonnes entreprises qui offrent des services d'impression de chèques. Mais si vous envisagez le dépôt direct, ne vous découragez pas parce que vous pensez que cela peut être un problème.

FAQ sur la configuration du dépôt direct