Gestion des dépenses 101 : Votre guide pour la déclaration des dépenses

La gestion des dépenses est un processus souvent décrit comme chronophage, laborieux, source d'erreurs et frustrant. Pourtant, il joue un rôle crucial dans le maintien des résultats de votre entreprise.

Par définition, la gestion des dépenses est un système d'organisation déployé pour le traitement des notes de frais, des approbations et des remboursements des employés.

Cependant, plus loin dans la lecture, vous verrez comment les moindres détails de la gestion des dépenses pourraient faire ou défaire des entreprises de toute taille si elles ne sont pas surveillées. Cet article explique pourquoi les entreprises doivent accorder une plus grande attention à la gestion des dépenses et à ses avantages.

Pourquoi la gestion des dépenses est-elle importante ?

La gestion des dépenses a des implications différentes pour les différentes parties prenantes. Pour les équipes financières, l'objectif principal est de maintenir des dossiers et une planification financière précis. Pour les salariés, il s'agit de se faire rembourser plus rapidement et avec un minimum de friction. Pour les propriétaires ou la direction, il s'agit de croissance, de productivité, de gestion des risques, de réduction des coûts et de satisfaction des employés.

Voici quelques avantages de prêter attention à la gestion des dépenses :

• Lorsque le processus de gestion des dépenses se déroule sans heurts, il donne un aperçu précis de la santé financière de l'organisation. Cela aide la direction à identifier les opportunités de réduction des coûts et les risques potentiels.
• Ensuite, lorsque les cycles de remboursement des dépenses des employés sont plus courts, cela se traduit par une plus grande satisfaction et confiance des employés. Cela joue un rôle crucial dans la détermination de la productivité de vos employés et financière.
• Enfin, lorsque vous faites l'effort de rester conforme et de conserver des dossiers détaillés, vous êtes récompensé par des avantages fiscaux. Un système de gestion des dépenses bien pensé et mis en œuvre présente donc des avantages tangibles et intangibles.

À quoi ressemble le processus de gestion des dépenses ?

Le processus de gestion des dépenses comprend les éléments suivants :

• Déclaration des dépenses professionnelles par les employés
• Vérification et validation des rapports par les gestionnaires/approbateurs
• Audit des notes de frais pour conformité par les équipes comptables/financières
• Traitement des paiements pour les remboursements des dépenses des employés
• Conservation des dépenses, des reçus et des dossiers pour les audits externes

Voici un organigramme pour vous aider à visualiser le processus :

Cela semble assez simple, mais en réalité, il y a des défis à chaque étape du processus qui, s'ils ne sont pas bien faits, menacent gravement la stabilité et la croissance de l'entreprise. Ainsi, il est essentiel de comprendre ces enjeux pour construire un système de gestion des dépenses efficace.

Défis dans le processus de gestion des voyages et des dépenses

En plus d'être long et laborieux, le processus de gestion des dépenses est semé d'embûches dès la mise en place des politiques jusqu'au traitement des remboursements. Et puis encore plus. Voici les trois défis les plus courants dans la gestion des dépenses.

1. Politiques de voyage et de dépenses peu claires

Le cycle de déclaration des dépenses commence par les employés, et avec des politiques de dépenses peu claires, la première étape est là où les problèmes commencent. D'autant plus que la note de frais est toujours un travail de dernière minute, et qu'elle est redoutée de tous.

Problèmes auxquels les employés sont confrontés avec des politiques de voyage et de dépenses peu claires :

• Il devient difficile de se souvenir des politiques et des catégories de dépenses.
• Il en résulte que les employés réclament des dépenses hors politique.
• Les rapports sont renvoyés aux employés pour une nouvelle soumission, ce qui entraîne des retards de paiement.
• Les frais non conformes, s'ils sont remboursés, sont considérés comme une fraude à la note de frais.
• Les employés pourraient essayer de répéter des violations non contrôlées car ils pourraient ne pas être pleinement conscients des répercussions d'une fraude sur les notes de frais.

2. Workflows d'approbation des dépenses inefficaces

Comme dans le cas des politiques de voyage et de dépenses, si le flux de travail d'approbation n'est pas bien défini, la note de frais peut tout simplement ne pas parvenir à la bonne personne et dans le bon délai. Cela provoque de la frustration, de la confusion et des retards dans le remboursement des employés pour l'argent qu'ils ont dépensé de leur poche pour votre entreprise.

Problèmes auxquels les employés et les équipes financières sont confrontés avec des workflows d'approbation inefficaces :

• Les employés et les approbateurs ne sont pas au courant de l'ensemble du processus de remboursement.
• Ils perdent des heures productives à comprendre quels rapports vont à qui.
• Il y a de fortes chances qu'un approbateur manque un e-mail de note de frais.
• Les allégations frauduleuses ou non conformes aux règles peuvent ne pas être contrôlées.
• Du fait des allers-retours incessants et longs, les remboursements sont retardés.
• Il n'y a pas un seul endroit où toutes les activités d'un rapport de dépenses sont suivies.
• Il devient difficile pour les équipes financières de suivre les goulots d'étranglement et la conformité.
• Inévitablement, sans piste d'audit détaillée, l'entreprise s'ouvre aux audits.

3. Remboursement des dépenses des employés en retard

Les remboursements de frais sont un processus long et fastidieux. Qu'il s'agisse des multiples allers-retours entre les employés et les équipes financières ou de la quantité colossale de saisie, de vérification et de traitement manuels des données, personne n'aime les rapports de dépenses.

De plus, les retards de remboursement des dépenses des employés entraînent :

• Insatisfaction des employés et baisse du moral.
• Les employés perdent l'argent qu'ils ont dépensé pour l'entreprise.
• Vous n'avez pas assez de temps pour vous concentrer sur les choses qui sont réellement importantes.
• Les approbations de dernière minute peuvent entraîner l'approbation de réclamations non conformes au règlement.
• Les équipes financières ne peuvent pas fermer les livres à temps.

Les retards, les erreurs, les fraudes et les audits pénibles sont caractéristiques de la gestion traditionnelle des dépenses. Ce sont les entreprises, petites et grandes, qui se tournent vers des méthodes plus efficaces de gestion des dépenses.

Qu'est-ce que la gestion traditionnelle des dépenses ?

Les processus traditionnels de gestion des dépenses reposent sur des reçus et des enregistrements papier. Pour brosser un tableau, voici à quoi ressemble un système traditionnel de gestion des dépenses :

• Les employés sont chargés de conserver tous les reçus de l'entreprise en lieu sûr pour réclamer le remboursement des dépenses au début de chaque cycle de remboursement.
• Les approbateurs doivent vérifier manuellement les notes de frais et s'assurer qu'elles sont conformes à la politique de l'entreprise en matière de déplacements et de dépenses.
• Les équipes financières sont chargées de vérifier tous les reçus de dépenses approuvés avec des traces papier avant le traitement.
• Les équipes financières doivent ensuite enregistrer tous les reçus et enregistrements de manière organisée pour les futurs audits internes/externes.

Les défis de la gestion traditionnelle des dépenses

Une mise à niveau de la comptabilité sur papier a été la comptabilité sur Excel. Cependant, les deux systèmes demandent beaucoup de temps et de main-d'œuvre, reposant uniquement sur la saisie et la vérification manuelles des données. Voici quelques défis et limites de la gestion traditionnelle des dépenses :

• Forte probabilité d'erreurs de saisie de données : la gestion traditionnelle des dépenses repose sur la saisie manuelle des données pour les rapports de dépenses, les approbations et même la tenue de registres. Un zéro supplémentaire ou un zéro manquant pourrait fausser vos livres et vous exposer à des audits.
• Risque élevé de fraudes aux notes de frais : il est tout à fait possible que des nuances de politique passent entre les mailles du filet et créent des fraudes aux notes de frais. Cela coûte beaucoup d'argent aux entreprises et peut bloquer vos calendriers pour une enquête désagréable auprès des autorités fiscales.
• Manque de visibilité sur les dépenses des employés : les équipes financières n'ont aucun moyen de savoir combien les employés dépensent sur différents projets tant qu'ils n'ont pas remis leurs notes de frais à la fin du mois. Cela handicape la productivité financière et peut constituer une menace sérieuse pour les résultats de votre entreprise.

Qu'est-ce que la gestion automatisée des dépenses ?

Les logiciels de gestion automatisée des dépenses utilisent des fonctionnalités spécialement conçues pour éliminer toutes les tâches banales impliquées dans les rapports financiers. Cela aide à éliminer la frustration derrière les rapports de dépenses manuels.

En plus de faciliter le reporting et le suivi des dépenses, voici quelques autres avantages apportés par la gestion automatisée des dépenses :

• Offre aux employés des moyens simples de suivre et de déclarer leurs dépenses à partir de n'importe quel appareil de leur choix.
• Effectue des contrôles de politique en temps réel sur chaque demande de remboursement avant même qu'elle ne soit signalée pour garantir la conformité à la politique.
• Permet la personnalisation et l'automatisation des workflows d'approbation et des rapprochements bancaires et des cartes de crédit d'entreprise.
• S'intègre à d'autres logiciels de comptabilité, ERP et HRMS pour garantir la centralisation de toutes les données de gestion des employés, des déplacements et des dépenses.

Avantages de passer à la gestion automatisée des dépenses

Le passage des notes de frais papier et Excel au numérique peut constituer une transformation importante pour les entreprises. Voici quelques avantages offerts par la gestion automatisée des dépenses par rapport à la gestion traditionnelle des dépenses.

• Les employés passent moins de temps à compiler et à soumettre des notes de frais.
• Les approbateurs passent moins de temps à vérifier et approuver les notes de frais.
• La conformité est prise en charge par le logiciel de gestion des dépenses.
• La préparation à l'audit est assurée sans aucun effort manuel supplémentaire.
• Les équipes financières bénéficient d'une visibilité continue sur les dépenses des employés.

Le passage à la gestion automatisée des dépenses prend le pas sur les tâches manuelles, sujettes aux erreurs et chronophages, et aide les entreprises à améliorer leurs performances financières, la productivité de leurs employés et à optimiser leur gestion budgétaire.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des notes de frais ?

Le logiciel de gestion des dépenses est conçu pour automatiser les processus liés à la gestion des déplacements et des dépenses, y compris les rapports de dépenses, les approbations, les remboursements et les réservations de voyage. Un processus automatisé de gestion des dépenses minimise les risques qui sont généralement caractéristiques de la gestion traditionnelle des dépenses. Voici quelques avantages à utiliser un logiciel de gestion des dépenses organisées par parties prenantes.

Pour les salariés, il propose :

Suivi et reporting efficaces des reçus

La plupart des logiciels de gestion des dépenses offrent des options de suivi des reçus d'entreprise faciles pour réduire le temps et les efforts que les employés investissent dans les rapports de dépenses. La fonctionnalité de rapport de dépenses la plus importante est le scanner de reconnaissance optique de caractères (OCR) que l'on trouve dans presque toutes les applications mobiles de gestion des dépenses.

Cette fonctionnalité permet aux employés de simplement prendre une photo du reçu papier à l'aide du scanner OCR. Le logiciel remplit ensuite automatiquement les détails des dépenses à partir de l'image capturée, tous prêts à être signalés. Cela garantit qu'une véritable expérience en un clic remplace le processus manuel de déclaration des dépenses autrement fastidieux.

Des remboursements de frais plus rapides

Un logiciel automatisé de gestion des déplacements et des dépenses permet aux employés de soumettre facilement des notes de frais conformes. Il élimine également le besoin d'allers-retours constants entre les parties prenantes pour garantir les soumissions, les approbations et les remboursements des dépenses des employés en temps opportun.

Pour les approbateurs, il offre :

Workflows d'approbation automatisés personnalisés

Avec un logiciel de gestion des dépenses, il n'est pas nécessaire que les responsables ou les approbateurs répondent aux e-mails "pourriez-vous s'il vous plaît m'indiquer la bonne personne". Une fois que le flux de travail est introduit dans le système et les politiques définies, vous pouvez même définir des rappels de soumission de rapport automatique et approuver automatiquement les rapports et éliminer complètement les goulots d'étranglement dans le processus d'approbation des dépenses.

Application efficace de la politique de dépenses

En tant que gestionnaire, chef de service ou service financier, il y a des choses meilleures et plus importantes que vous devez faire que de vérifier les notes de frais par rapport aux politiques. Un logiciel de gestion des dépenses automatise les vérifications des politiques et vous avertit de toute violation. Cela vous permet de prendre les mesures appropriées sans perdre des heures productives en vérification.

Pour les équipes financières, il propose :

Rapprochement automatique des cartes de crédit d'entreprise

Il y a quelque temps, lorsque les cartes d'entreprise faisaient fureur, elles semblaient être la solution ultime pour gérer les dépenses d'entreprise. Seules les équipes financières connaissent la difficulté de faire correspondre les relevés de carte de crédit aux factures, puis de les auditer pour vérifier leur conformité.

Un logiciel de gestion des dépenses peut être une véritable aubaine pour le rapprochement des cartes de crédit. Le logiciel associe automatiquement les dépenses, les reçus et les transactions, éliminant ainsi l'intervention manuelle de l'équation. Il s'intègre également aux fournisseurs de cartes de crédit pour obtenir des flux directs sur le tableau de bord de gestion des dépenses. Cela aide les équipes financières à obtenir un aperçu en temps réel de l'endroit exact où les dépenses ont lieu au lieu de se limiter aux informations sur les dépenses.

Pistes d'audit numériques pour une conformité continue

Le logiciel de gestion des dépenses conserve des pistes d'audit numériques détaillées pour chaque dépense et les actions correspondantes de toutes les parties prenantes. Cela permet aux équipes financières de vérifier facilement les notes de frais avant de traiter les remboursements. Cela élimine également le besoin de stocker des piles de reçus papier et de se soucier de leur conservation.

Traitement plus rapide des paiements

Un logiciel de gestion des dépenses intègre votre ERP, votre comptabilité, votre système HRMS et vos portails bancaires existants. Cela vous permet de rassembler toutes les données sur les employés et les dépenses sur une seule plateforme et d'initier les paiements directement depuis votre tableau de bord de gestion des dépenses. De plus, cela vous permettra de suivre la progression du paiement, vous assurant ainsi d'être toujours au courant des choses.

Stockage cloud sécurisé pour les reçus de dépenses

Tous les reçus de dépenses joints aux notes de frais sont stockés dans un cloud sécurisé et consultable. Cela permet aux équipes financières de rechercher facilement des dépenses, des reçus ou des rapports à l'aide de filtres. La prochaine fois que vous assisterez à un audit, il n'y aura pas une heure de silence gênant entre vous et l'auditeur pendant que vous triez des tas de rapports pour trouver celui que l'auditeur a demandé.

Aperçu en temps réel de l'analyse des données de dépenses

Un logiciel de gestion des dépenses offre une visibilité en temps réel et un aperçu des dépenses des employés dans l'ensemble de l'organisation ou de plusieurs organisations. Ces informations sont disponibles sur votre tableau de bord de gestion des dépenses, où vous pouvez afficher les dépenses par départements, projets, catégories, etc.

Les informations en temps réel sur les données de dépenses vous aideront à optimiser les dépenses quand et où cela est nécessaire. Cela garantit également que vous respectez les budgets prévus/alloués. De plus, un aperçu des données historiques vous permet de mieux analyser les besoins financiers de votre organisation pour prendre des décisions basées sur les données.

Sécurité des données

La sécurité des données est une préoccupation majeure pour tout ce qui concerne les logiciels. Un bon logiciel de gestion des dépenses d'entreprise adhère aux mesures de sécurité standard de l'industrie pour garantir que vos données sont toujours en sécurité. Ils offrent également des fonctionnalités telles que l'accès basé sur les rôles, l'accès basé sur l'IP et l'accès aux auditeurs pour garantir que les différentes parties prenantes avec des rôles différents n'ont accès qu'aux données que vous décidez de leur laisser voir.

Un logiciel de gestion des dépenses vous aide à automatiser l'ensemble du système de gestion des dépenses, à gagner du temps et de l'argent. Cela aide également à réduire les risques et les fraudes tout en stimulant le moral des employés et la rentabilité globale. Si vous souhaitez vérifier, strictement en termes d'argent, le retour sur investissement d'un logiciel de gestion des dépenses, voici un calculateur de retour sur investissement gratuit que vous pouvez utiliser.

Comment choisir un logiciel de gestion des notes de frais pour votre entreprise

Si vous avez utilisé le calculateur de ROI dont nous venons de parler, vous êtes probablement convaincu qu'un logiciel de gestion des dépenses vaut l'investissement.

Mais l'automatisation de vos rapports de dépenses est plus qu'un simple retour sur investissement. Vous devez choisir un logiciel de note de frais qui répond aux besoins de votre entreprise. Pour vous aider tout au long du processus, nous avons compilé une liste de contrôle pratique pour vous aider à sélectionner les meilleures options logicielles de dépenses pour votre entreprise :

Vérifiez les fonctionnalités indispensables de gestion des dépenses

Le fournisseur de logiciels de gestion des dépenses que vous avez choisi doit offrir les fonctionnalités suivantes pour vous permettre d'automatiser chaque étape du processus de gestion des dépenses :

• Une application mobile avec des options de suivi des dépenses faciles pour les employés.
• Workflows d'approbation des dépenses entièrement personnalisables.
• Un moteur de règles métier robuste (automatisation des politiques de déplacement et de dépenses.)
• Capacité de rapprochement automatique des banques et des cartes de crédit.
• Analyse approfondie et en temps réel des données sur les dépenses.
• Un tableau de bord complet de gestion des dépenses.
• Intégrations avec les bureaux de voyage, l'ERP, la comptabilité et les logiciels HRMS.
• Des systèmes ERP puissants et faciles à mettre en œuvre avec des intégrations d'API.

Comprendre vos besoins en matière de support client

Vous devez comprendre les exigences de support client de votre organisation avant de présélectionner les fournisseurs. Si vous avez des employés qui voyagent fréquemment, vous aurez peut-être besoin d'un fournisseur hautement coté avec des réponses rapides, des chats en direct actifs et un support client rapide.

Si vous préférez disposer de vidéos, de documents et d'autres ressources détaillées, assurez-vous que votre fournisseur peut rendre ces ressources facilement accessibles à votre équipe. Cela garantit une adoption plus rapide et plus facile des nouvelles technologies.

Vérifiez les avis des utilisateurs sur des plateformes de confiance

Les avis des clients qui utilisent un logiciel donnent un aperçu de leurs expériences après la mise en œuvre. Ces examens jouent un rôle crucial pour comprendre si un logiciel particulier est un produit viable ou non pour votre entreprise.

Les plates-formes d'évaluation de logiciels comme G2 simplifient et accélèrent le processus en évaluant les logiciels en fonction des avis d'utilisateurs réels sur diverses plates-formes. Ils évaluent les logiciels en fonction de différents critères tels que la facilité d'utilisation, la qualité du support, la facilité de mise en œuvre, etc. Cela fournit un raccourci fiable pour mettre la main sur le meilleur logiciel de note de frais pour atteindre vos objectifs commerciaux souhaités.

Pérennisez vos résultats

Les principaux ingrédients du succès d'une organisation sont une collaboration harmonieuse entre les équipes avec une augmentation constante de la productivité financière et des employés. Ceci peut être réalisé en rationalisant votre processus de gestion des dépenses pour gagner du temps et des efforts, garantir l'exactitude et la sécurité et fournir des informations précieuses sur les données de dépenses.