Qué hacer cuando un cliente no paga

Ha brindado servicios o vendido sus productos de buena fe, enviado facturas y esperado pacientemente, solo para terminar frustrado y tratando con un cliente que no pagará su deuda pendiente. Dejando a un lado la frustración, es importante saber exactamente qué hacer cuando un cliente no paga, para que pueda aumentar sus posibilidades de que le paguen lo que debe.

Con la industria de cobro de deudas de EE. UU. acumulando ingresos anuales de alrededor de $ 13,4 mil millones, es seguro decir que los clientes que no pagan son una ocurrencia bastante común en el ámbito empresarial. Sin embargo, antes de enviar las cuentas de sus clientes a cobros y lavarse las manos del asunto, asegúrese de haber agotado todos los medios viables de contacto y cobro con el cliente.

Esta guía desglosará las diferentes estrategias para resolver deudas impagas. Ayudemos a que le paguen.

6 estrategias para probar si un cliente no paga

Afortunadamente, hay muchas formas de animar a un cliente a cubrir sus deudas con tu negocio. Desde el envío de facturas actualizadas con cargos por pagos atrasados ​​hasta la terminación de un servicio, aquí hay algunas estrategias efectivas diseñadas para ayudar a su empresa a recuperar las deudas impagas.

1. Haz múltiples intentos para contactar a tu cliente

Puede haber algunas razones legítimas por las que un cliente no responde a sus intentos de contactarlo. Es posible que su cliente haya perdido el acceso a su cuenta de correo electrónico o haya cambiado de proveedor de telefonía. Tus mensajes podrían haber sido filtrados a spam. Dicho esto, algunos clientes podrían estar eludiendo deliberadamente sus intentos de contactarlos para evitar ser responsables de sus deudas. Independientemente de por qué no se responden sus mensajes, contactar directamente a su cliente sobre sus facturas impagas es el primer paso para recuperar sus ingresos o ingresos perdidos.

Una vez que el período de gracia de pago haya finalizado y sus clientes estén firmemente en el rango de "pago tardío", envíe seguimientos personalizados a través de múltiples canales. Comience con un solo mensaje a su método de contacto preferido advirtiéndoles de su pago atrasado y cualquier penalización en la que puedan incurrir. Especifique el tiempo restante para pagar sus deudas y/o ponerse en contacto con usted para analizar las opciones de pago. Si no ha recibido una respuesta del cliente a través de los canales de contacto tradicionales, pase a mensajes a través de diferentes canales, incluidas llamadas telefónicas, correos electrónicos y mensajes de redes sociales. Considere la última opción como último recurso, especialmente si se comunicará con una cuenta privada de redes sociales.

Nunca permita que una conversación sobre deudas impagas se convierta en una discusión con insultos, malas palabras o cualquier cosa que lamente haber asociado con su negocio.

Sí, puede sentirse frustrado por la falta de pago o comunicación. Sin embargo, mantener a raya su frustración, incluso en medio de ataques o negaciones por parte de su cliente, lo ayudará a evitar empañar la reputación de su empresa. Todo lo que se necesita es una crítica negativa con imágenes de apoyo de usted quemando un fusible para perder ingresos y clientes, y dañar irreparablemente la reputación de su empresa.

Finalmente, es importante mantener registros de estos intentos de recolección. Si llama y deja un correo de voz, haga un seguimiento con un correo electrónico reiterando los términos del correo de voz o la llamada telefónica. Dependiendo de qué tan lejos llegue el problema, es posible que deba presentar evidencia de que intentó repetidamente que se cobrara la deuda.

2. Discuta un plan de pago a plazos

Para establecer un plan de cuotas, debe poder comunicarse directamente con el cliente y el cliente debe estar dispuesto a firmar un acuerdo de plan de cuotas. Este tipo de comunicación con los clientes es una señal de buena fe por su parte, especialmente si son ellos quienes inician el contacto. Estos clientes tienen el deseo de liquidar su deuda, a diferencia de los que eluden sus llamadas en cada oportunidad. Después de discutir el motivo detrás del pago atrasado de su cliente, generalmente en el ámbito de dificultades financieras o emergencias inesperadas, puede analizar las opciones de pago del plan de cuotas que funcionan para su negocio y el cliente.

Tenga en cuenta que ya cumplió con su parte del trato al proporcionar servicios o productos, y ahora se está esforzando por trabajar con su cliente para resolver su deuda. Por lo tanto, si bien es importante escuchar a su cliente, no permita que los acuerdos de planes de pago a plazos se conviertan en una negociación. Mire la deuda desde una perspectiva comercial y evalúe cuánto de la deuda necesita su negocio y para cuándo. Deje que esa información guíe los términos del acuerdo del plan de pago. Por ejemplo, si un cliente ha acumulado una deuda de $6,000 y su empresa necesita al menos $2,000 de esa deuda cada mes, puede optar por establecer el plan de pago a plazos en $2,000 antes del día 28 de cada mes durante tres meses.

Si su cliente no cumple con el acuerdo del plan de pago a plazos, asegúrese de que haya términos que lo ayudarán a recuperar el dinero que perdió de otra manera. Por ejemplo, puede incluir una cláusula que anule y sin efecto el acuerdo del plan de pago inicial en caso de que no se realice un pago. También puede incluir una cláusula de pago atrasado que agregue un cargo de interés a la deuda restante.

3. Cobrar un recargo por pago atrasado

Los cargos por pago atrasado tienen el doble propósito de alentar a los clientes a pagar sus deudas a tiempo y suavizar el golpe financiero que su empresa puede experimentar como resultado de los pagos atrasados ​​de los clientes. Es por eso que se recomienda encarecidamente que incluya una cláusula de recargo por pago atrasado en el contrato de cliente de su empresa. Si no puede redactar un contrato firmado que requiera que su cliente pague cargos por pagos atrasados, existe una buena posibilidad de que su cliente no esté obligado a pagarlos si el asunto se lleva a los tribunales.

Aquí hay un ejemplo de una cláusula de tarifa por pago atrasado para incluir en su contrato con el cliente y sus facturas comerciales.

“[Su nombre comercial] se reserva el derecho de imponer un cargo por pago atrasado de [$$$] si el pago se recibe más de [período de gracia de pago atrasado] después de la fecha de vencimiento del pago de la factura. Se impondrá el cargo por pago atrasado [con qué frecuencia se impondrá el cargo por pago atrasado]”.

Si su empresa se ha reservado el derecho de imponer cargos por pago atrasado, ya sea a través de un contrato comercial o dentro de los términos de su factura, ahora es el momento de usarlo. Comience enviando una advertencia durante el período de gracia de pago atrasado para informarle al cliente que cobrará un cargo por pago atrasado una vez que finalice el período de gracia. Si el cliente no se ha puesto en contacto con su negocio o no ha pagado su deuda al final del período de gracia, envíe una factura actualizada que incluya un cargo por pago atrasado.

Existe una buena posibilidad de que su cliente se incline a eliminar el cargo por pago atrasado pagando parte o la totalidad de su deuda. Esta táctica es especialmente útil si tiene un cargo por pago atrasado que puede cobrarse repetidamente hasta que se resuelva la deuda. Es raro que tenga que enfrentarse a un cliente que ignorará por completo una deuda de $ 300 que sube a una deuda de $ 1,000.

4. Cortar Servicios

Cortar los servicios rara vez es el primer paso correcto cuando se trata de tratar con clientes que no pagan. Sin embargo, cortar los servicios es la decisión correcta si ha realizado varios intentos para comunicarse con su cliente y aún no ha resuelto la deuda. Después de que les haya dado la debida notificación de su deuda, debe notificar inmediatamente a su cliente que suspenderá los servicios debido a la falta de pago. Luego, corta el cordón metafórico. No permita que un cliente que no paga continúe usando sus servicios o productos de forma gratuita.

5. Conéctese con el servicio de atención al cliente

Los autónomos que trabajan en plataformas de terceros, como Upwork y Fiverr, tienen cierta protección cuando se trata de clientes que no pagan sus facturas. Según el contrato y el cliente, Upwork ofrece una póliza de Protección de pagos que protege los pagos a autónomos y agencias. Cualquier disputa es manejada por el soporte interno de Upwork con trabajadores independientes y clientes que pueden presentar disputas para su revisión. En general, si ha completado el trabajo de conformidad con la política de la plataforma, sus pagos le llegarán en contratos por hora y de precio fijo.

El sistema de protección del vendedor de Fiverr es un poco diferente, pero ofrece cierta protección de pago. Si un cliente le ha pagado, pero luego disputa la transacción con su banco, el banco puede emitir un contracargo. El importe total del contracargo se deducirá de su cuenta. El equipo de Confianza y seguridad de Fiverr revisará el problema, pero no hay garantía de que se revierta el contracargo.

Por supuesto, no todas las disputas saldrán como usted quiere. Sin embargo, si está trabajando con una plataforma de trabajo independiente de buena reputación, es muy probable que tenga algo de apoyo cuando trate con clientes que no pagan.

6. Conéctese con el liderazgo de la empresa

Según el tamaño de la empresa con la que esté trabajando, es posible que tenga la opción de ascender un poco más en la escala de liderazgo para resolver su problema de deuda. Por ejemplo, si solo ha podido comunicarse con el departamento de cuentas por cobrar de la empresa sin éxito, intente comunicarse con el propietario o el director ejecutivo de la empresa directamente por correo electrónico para explicar el problema. Es posible que descubra que comunicarse con la persona adecuada hace maravillas para resolver los problemas.

¿Qué hacer cuando un cliente todavía no paga?

Desafortunadamente, hay casos en los que un cliente aún no paga, incluso después de haber agotado todos los medios de resolución de la deuda. Si las soluciones menos agresivas han fallado, puede ser el momento de considerar traer ayuda externa o simplemente reducir sus pérdidas. Aquí hay un vistazo a algunas de las opciones que tienen las empresas cuando buscan deudas de clientes impagas.

factoraje de facturas

El factoraje es una solución a corto plazo que puede proporcionar un flujo de efectivo inmediato para empresas con problemas de liquidez. El financiamiento de factores permite que una empresa venda sus cuentas por cobrar a una empresa de factoraje de facturas o a un proveedor financiero. El factor le paga al negocio un alto porcentaje del valor de la cuenta (piense: $750,000 de una deuda de $1 millón). Una vez que el factor cobra la totalidad de la deuda de la cuenta, su empresa recibe el porcentaje restante de la deuda menos la comisión y otros cargos. Si considera el factoring para su empresa, comprenda que, por lo general, existen restricciones que incluyen la edad de su empresa, los ingresos anuales y mucho más que pueden reducir sus posibilidades de calificar para los servicios de factoring.

Agencia de cobro de deudas

Una agencia de cobro de deudas puede ayudar a reducir las pérdidas comprando las cuentas morosas de su empresa o recaudando los fondos en nombre de su empresa y cobrando tarifas por sus servicios. Con este último servicio, su negocio se pagará después de que se haya cobrado la deuda (o una parte de ella). Las agencias de cobro de deudas son opciones viables para empresas más grandes con muchas cuentas morosas que pueden venderse en grandes lotes o cobrarse a lo largo del tiempo.

Corte de reclamos menores

El tribunal de reclamos menores es una opción para las empresas que han agotado todas las demás vías de cobro de deudas y desean asistencia legal para saldar la deuda. Existen restricciones relacionadas con los casos que puede llevar a la corte de reclamos menores y si su empresa podrá contratar asesoría legal. Por ejemplo, la corte de reclamos menores de la ciudad de Nueva York limita las demandas a reclamos de $5,000 o menos. Entonces, si un cliente debe más que eso, deberá llevar su acción legal más arriba en la cadena. Además, su empresa puede o no tener permitido presentar un abogado en una demanda judicial de reclamos menores según las leyes locales, así que revise sus leyes locales antes de elegir esta ruta.

Cancelación de deuda incobrable

La cancelación de una deuda incobrable puede parecer como darse por vencido, pero a veces vale la pena reducir sus pérdidas. Si un cliente no paga y usted no quiere perder más tiempo o recursos valiosos para continuar con la deuda, puede cancelarla. El proceso de cancelar una deuda incobrable consiste en eliminarla de la línea de activos de su empresa y convertirla en un gasto para la empresa. En definitiva, sale de las arcas de tu negocio.

Cómo emprender acciones legales por clientes que no pagan

Emprender acciones legales contra un cliente que no ha pagado es una opción que vale la pena considerar si ya ha realizado intentos significativos para cobrar la deuda sin intervención legal y está seguro de que su cliente pagará si gana la demanda.

Desafortunadamente, incluso si gana su caso contra un cliente que no paga, es posible que no le pague voluntariamente. Es posible que el cliente no tenga los fondos o activos para cubrir su deuda o que haya ocultado sus activos en un intento de eludir los embargos de salarios o la incautación de activos ordenados por el tribunal. De cualquier manera, deberá evaluar si un fallo legal realmente le otorgará dinero si gana.

Cuando vaya por la vía legal, estará dedicando tiempo y dinero al cobro de la deuda; tendrás que decidir si esos son recursos que estás dispuesto a dedicar incluso con la posibilidad de que no te paguen después de ganar.

Demandar a un cliente por falta de pago

Si elige emprender acciones legales contra un cliente que no paga, comience investigando las leyes locales y estatales con respecto a las demandas por reclamos. Si su estado le permite contratar a un abogado en la corte de reclamos menores, también debe examinar a los abogados en el área antes de decidirse por uno para representar su negocio.

Si demanda a un cliente por falta de pago, los dueños de negocios deben comenzar por presentar una declaración de reclamo o queja ante la rama judicial correspondiente en su condado. Al presentar una declaración, deberá proporcionar la siguiente información relevante:

• Nombres de los involucrados
• Direcciones de los involucrados
• La cantidad que buscas
• Datos generales del caso

Es posible que también deba pagar una tarifa para presentar su reclamo. Una vez que haya presentado la demanda, el tribunal seguirá adelante con la demanda y entregará a su cliente/acusado una citación o notificación de que está siendo demandado. Se programará una fecha de audiencia y se escuchará su caso.

El proceso para demandar a un cliente por falta de pago puede variar ligeramente según su ubicación dentro de los EE. UU.

Una vez que su cliente haya sido notificado de la demanda legal en su contra, es posible que se sienta inclinado a llegar a un acuerdo extrajudicial. Si ese es el caso, debe tener cualquier nuevo acuerdo de pago por escrito y debe considerar tener un abogado presente en el momento de la firma.

Si gana el caso, su cliente está legalmente obligado a pagarle, excepto en los casos en que no puede hacerlo. Tome nota de las pautas de pago establecidas por el tribunal después de haber ganado su caso. Si un cliente no paga en la fecha (o fechas, si se ordena un plan de pagos a plazos) establecida por el tribunal, es posible que tenga motivos para emprender acciones legales adicionales, incluidos embargos de salario para garantizar el pago.

Cómo cancelar deudas incobrables por facturas pendientes

La cancelación de deudas incobrables es esencialmente decirle al IRS que no le pagaron, que no espera que le paguen y que le gustaría que la deuda impaga se dedujera de los ingresos informados de su empresa. Las cancelaciones de deudas incobrables son una solución viable para las empresas que dudan de su capacidad para cobrar una deuda incobrable, incluso con intervención legal.

Al final del año fiscal, la deuda incobrable de las empresas unipersonales debe informarse en el Formulario 1040 del Anexo C del IRS, Línea 48 en la declaración de impuestos de su empresa. Para las empresas de sociedades, la deuda incobrable se debe presentar en el formulario 1065. Si va a declarar la deuda incobrable en sus impuestos comerciales, deberá demostrar que el préstamo no se consideró un regalo en el momento del intercambio.

La cancelación de deudas incobrables por facturas pendientes solo se puede hacer si su empresa utiliza la contabilidad de base devengada. Desafortunadamente, una empresa no puede cancelar una deuda incobrable si utiliza la contabilidad de caja.

Si no está seguro de la diferencia entre la contabilidad basada en efectivo y la basada en valores devengados, consulte nuestra publicación: Contabilidad basada en efectivo VS basada en valores devengados: ¿Qué es mejor? para obtener más información o para dar un nombre formal al sistema que utiliza su empresa.

Seguimiento de deudas incobrables para su negocio

Cuando informan deudas incobrables al IRS, las empresas generalmente usan el método de cancelación directa en el que la deuda que no se puede cobrar se cancela como un gasto al final del año fiscal. Sin embargo, la estrategia de cancelación directa no funciona bien para la contabilidad comercial, ya que la deuda impaga representa una pérdida de ingresos que afecta el resultado final de una empresa de manera bastante inmediata. Por ejemplo, si una deuda incobrable se considera incobrable en marzo, esperar hasta el final del año para marcarla internamente como incobrable no solo es ineficiente, sino que puede conducir a una sobrevaloración de los ingresos.

Es por eso que las empresas usan el método de asignación para rastrear la deuda internamente. Usando el método de asignación, las empresas pueden hacer coincidir la deuda incobrable con sus transacciones en el período contable en el que ocurren y estimar la pérdida de ingresos relacionada con la deuda incobrable de manera continua. La cifra estimada se utiliza para equilibrar una cuenta de provisión que se ajusta en función de las deudas incobrables registradas durante el período contable. Por lo tanto, si se espera una deuda incobrable de $ 1,000 (pero aún no registrada), la empresa debitaría esa cantidad y la acreditaría a la cuenta de reserva.

Todo el proceso es similar a crear una cuenta de ahorros para financiar un gasto esperado que es muy variable, como una partida presupuestaria anual de gastos médicos. Puede esperar pagar una prima de $2,500 por su plan, pero un solo viaje inesperado en ambulancia y una visita a la sala de emergencias pueden hacer que ese costo se dispare. Por lo tanto, es mejor para su billetera sobrestimar los gastos esperados.

El resultado final de los clientes que no pagan

Si bien tratar con clientes que no pagan es una experiencia comercial relativamente común, no es exactamente bienvenida. Cobrar las deudas impagas de los clientes puede parecer una tarea hercúlea que requiere grandes cantidades de esfuerzo y tiempo. Es por eso que el mejor método absoluto para manejar las deudas impagas de los clientes es evitarlas. Así es. Sea proactivo e implemente procedimientos comerciales que reduzcan las posibilidades de que un cliente lo estafe.

Aquí hay algunas formas de evitar facturas impagas en el futuro.

• Veterinario de clientes potenciales
• Cobrar el pago de antemano
• Requerir contratos comerciales firmados
• Envía facturas rápidamente
• Establecer condiciones de pago por adelantado
• Revisar informes de antigüedad de cuentas por cobrar

Tienes que gastar dinero para ganar dinero, seguro. Sin embargo, cuando se trata de deudas de clientes impagas, es más como 'tienes que perder dinero para ganar dinero'. Por lo tanto, sea proactivo con el cobro de pagos, evite perseguir pagos atrasados ​​y sepa cuándo dejar las deudas. Haz esto y te ahorrarás muchos dolores de cabeza en el futuro.

¿Quiere más consejos para ayudarle a pagar sus facturas? Consulte nuestra publicación: ¿Clientes que pagan lentamente? 10 consejos para que sus facturas se paguen más rápido para obtener consejos útiles que lo ayudarán a alentar los pagos rápidos de sus clientes y, con suerte, evitar tener que cancelar cualquier deuda incobrable en el futuro.

Preguntas frecuentes sobre clientes que no pagan