O que fazer quando um cliente não paga

Você prestou serviços ou vendeu seus produtos de boa fé, enviou faturas e esperou pacientemente, apenas para acabar frustrado e lidar com um cliente que não paga sua dívida pendente. Frustração à parte, é importante saber exatamente o que fazer quando um cliente não paga, para que você possa aumentar suas chances de receber o que é devido.

Com o setor de cobrança de dívidas dos EUA acumulando uma receita anual de cerca de US$ 13,4 bilhões, é seguro dizer que clientes inadimplentes são uma ocorrência bastante comum no mundo dos negócios. No entanto, antes de enviar suas contas de clientes para cobranças e lavar as mãos do assunto, certifique-se de ter esgotado todos os meios viáveis ​​de contato e cobrança com o cliente.

Este guia vai detalhar as diferentes estratégias para resolver dívidas não pagas. Vamos ajudá-lo a pagar.

6 estratégias para tentar se um cliente não pagar

Felizmente, existem muitas maneiras de incentivar um cliente a cobrir suas dívidas com sua empresa. Desde o envio de faturas atualizadas com taxas atrasadas até a conclusão de uma rescisão de serviço, aqui estão algumas estratégias eficazes projetadas para ajudar sua empresa a recuperar dívidas não pagas.

1. Faça várias tentativas de contato com seu cliente

Pode haver alguns motivos legítimos para que um cliente não esteja respondendo às suas tentativas de contatá-lo. Seu cliente pode ter perdido o acesso à conta de e-mail ou mudado de operadora. Suas mensagens podem ter sido filtradas para spam. Dito isso, alguns clientes podem estar se esquivando propositalmente de suas tentativas de contatá-los para evitar serem responsabilizados por suas dívidas. Independentemente do motivo pelo qual suas mensagens não estão sendo respondidas, entrar em contato diretamente com seu cliente sobre as faturas não pagas é o primeiro passo para recuperar sua receita ou receita perdida.

Quando o período de carência de pagamento terminar e seus clientes estiverem firmemente na faixa de “pagamento atrasado”, envie acompanhamentos personalizados por vários canais. Comece com uma única mensagem para o método de contato preferido deles, avisando-os sobre o atraso no pagamento e quaisquer penalidades que possam incorrer. Especifique o tempo restante para pagar suas dívidas e/ou entre em contato com você para discutir as opções de pagamento. Se você não obteve uma resposta do cliente por meio de canais de contato tradicionais, passe para mensagens em diferentes canais, incluindo telefonemas, e-mails e mensagens de mídia social. Considere a última opção como último recurso, especialmente se você entrar em contato com uma conta de mídia social privada.

Nunca permita que uma conversa sobre dívidas não pagas se transforme em uma discussão com xingamentos, palavrões ou qualquer coisa que você se arrependeria de ter associado ao seu negócio.

Sim, você pode ficar frustrado com a falta de pagamento ou comunicação. No entanto, manter sua frustração sob controle, mesmo em meio a ataques ou negação de seu cliente, ajudará você a evitar manchar a reputação de sua empresa. Basta uma avaliação negativa com imagens de apoio de você queimando um fusível para perder receita e clientes e prejudicar irreparavelmente a reputação da sua empresa.

Por fim, é importante manter registros dessas tentativas de coleta. Se você ligar e deixar uma mensagem de voz, envie um e-mail reiterando os termos da mensagem de voz ou da ligação. Dependendo de quão longe o problema vai, você pode precisar apresentar evidências de que você tentou repetidamente obter a dívida cobrada.

2. Discutir um plano de parcelamento de pagamento

Para estabelecer um plano de parcelamento, você deve poder entrar em contato diretamente com o cliente e o cliente deve estar disposto a assinar um contrato de parcelamento. Este tipo de comunicação com os clientes é um sinal de boa fé da parte deles, principalmente se forem eles que iniciam o contato. Esses clientes desejam liquidar suas dívidas, ao contrário daqueles que se esquivam de suas ligações em todas as oportunidades. Depois de discutir o motivo por trás do atraso no pagamento do seu cliente, geralmente no âmbito de dificuldades financeiras ou emergências inesperadas, você pode discutir as opções de pagamento de parcelamento que funcionam para sua empresa e para o cliente.

Lembre-se de que você já cumpriu sua parte no acordo fornecendo serviços ou produtos e agora está se esforçando para trabalhar com seu cliente para resolver sua dívida. Portanto, embora seja importante ouvir seu cliente, não permita que os acordos de parcelamento se tornem uma negociação. Olhe para a dívida de uma perspectiva de negócios e avalie quanto da dívida sua empresa precisa e quando. Deixe que essa informação guie os termos do contrato de parcelamento. Por exemplo, se um cliente acumulou uma dívida de $ 6.000 e sua empresa precisa de pelo menos $ 2.000 dessa dívida por mês, você pode optar por definir o plano de parcelamento em $ 2.000 até o dia 28 de cada mês por três meses.

Se o seu cliente não cumprir o contrato de parcelamento, certifique-se de que existem termos que o ajudarão a recuperar o dinheiro perdido de outra forma. Por exemplo, você pode incluir uma cláusula que torna o contrato de parcelamento inicial nulo e sem efeito no caso de falta de pagamento. Você também pode incluir uma cláusula de pagamento perdido que inclui uma cobrança de juros à dívida restante.

3. Cobrar uma taxa de atraso

As taxas de atraso de pagamento servem ao duplo propósito de incentivar os clientes a pagar suas dívidas em dia e suavizar o golpe financeiro que sua empresa pode sofrer como resultado de clientes que pagam em atraso. É por isso que é altamente recomendável que você inclua uma cláusula de taxa de pagamento atrasado no contrato do cliente de sua empresa. Se você não conseguir elaborar um contrato assinado que exija que seu cliente pague taxas atrasadas, há uma boa chance de que seu cliente não seja obrigado a pagá-las se o assunto for levado a tribunal.

Aqui está um exemplo de cláusula de taxa de pagamento atrasado para incluir em seu contrato com o cliente e suas faturas comerciais.

“[Your Business Name] reserva-se o direito de impor uma taxa de pagamento atrasado de [$$$] se o pagamento for recebido mais de [período de carência de pagamento atrasado] após o vencimento do pagamento da fatura. A taxa de atraso de pagamento será imposta [com que frequência a taxa de atraso de pagamento será imposta].”

Se sua empresa se reservou o direito de impor taxas de atraso de pagamento, seja por meio de um contrato comercial ou dentro dos termos da fatura, agora é a hora de usá-lo. Comece enviando um aviso durante o período de carência de pagamento em atraso, informando ao cliente que você cobrará uma taxa de atraso após o término do período de carência. Se o cliente não entrou em contato com sua empresa ou pagou a dívida no final do período de carência, envie uma fatura atualizada que inclua uma taxa de atraso no pagamento.

Há uma boa chance de que seu cliente esteja inclinado a remover a taxa de atraso pagando parte ou toda a dívida. Essa tática é especialmente útil se você tiver uma taxa atrasada que pode ser cobrada repetidamente até que a dívida seja resolvida. É raro você ter que enfrentar um cliente que irá ignorar completamente uma dívida de $ 300 chegando a uma dívida de $ 1.000.

4. Corte de Serviços

Cortar serviços raramente é o primeiro passo certo quando se trata de lidar com clientes inadimplentes. No entanto, cortar serviços é a medida certa se você fez várias tentativas de contato com seu cliente e ainda não conseguiu resolver a dívida. Depois de dar-lhes o devido aviso de sua dívida, você deve notificar imediatamente seu cliente que você interromperá os serviços devido à falta de pagamento. Em seguida, corte o cordão metafórico. Não permita que um cliente não pagante continue usando seus serviços ou produtos gratuitamente.

5. Conecte-se com o Suporte ao Cliente

Freelancers que trabalham em plataformas de terceiros, como Upwork e Fiverr, têm alguma proteção quando se trata de clientes que não pagam suas contas. Dependendo do contrato e do cliente, a Upwork oferece uma política de Proteção de Pagamento que protege os pagamentos a freelancers e agências. Quaisquer disputas são tratadas pelo suporte interno da Upwork com freelancers e clientes capazes de arquivar disputas para revisão. Geralmente, se você concluiu o trabalho em conformidade com a política da plataforma, seus pagamentos chegarão a você em contratos por hora e preço fixo.

O sistema de proteção ao vendedor do Fiverr é um pouco diferente, mas oferece alguma proteção de pagamento. Se um cliente pagou a você, mas contesta a transação com o banco, o banco pode emitir um estorno. O valor total do estorno será deduzido da sua conta. A equipe de Confiança e Segurança do Fiverr analisará o problema, mas não há garantia de que o estorno será revertido.

É claro que nem toda disputa será do seu jeito. No entanto, se você estiver trabalhando com uma plataforma de freelancer respeitável, há uma boa chance de ter algum suporte ao lidar com clientes que não pagam.

6. Conecte-se com a liderança da empresa

Dependendo do tamanho do negócio com o qual você está trabalhando, você pode ter a opção de subir um pouco mais na escala de liderança para resolver seu problema de dívida. Por exemplo, se você só conseguiu entrar em contato com o departamento de contas a receber da empresa sem sucesso, tente entrar em contato diretamente com o proprietário ou CEO da empresa por e-mail para explicar o problema. Você pode descobrir que se comunicar com a pessoa certa faz maravilhas para resolver os problemas.

O que fazer quando um cliente ainda não paga?

Infelizmente, há casos em que um cliente ainda não paga, mesmo depois de esgotados todos os meios de resolução da dívida. Se soluções menos agressivas falharam, talvez seja hora de considerar trazer ajuda externa ou simplesmente reduzir suas perdas. Aqui está uma olhada em algumas das opções que as empresas têm ao buscar dívidas de clientes não pagas.

Facturação de Faturas

O factoring é uma solução de curto prazo que pode fornecer fluxo de caixa imediato para empresas sem dinheiro. O financiamento de fatores permite que uma empresa venda seus recebíveis de contas a uma empresa de fatoração de fatura ou provedor financeiro. O fator paga à empresa uma alta porcentagem do valor da conta (pense: US$ 750.000 de uma dívida de US$ 1 milhão). Uma vez que o fator cobra toda a dívida da conta, sua empresa recebe o percentual restante da dívida menos comissão e outras taxas. Se você considerar o factoring para o seu negócio, entenda que geralmente há restrições que incluem a idade do seu negócio, receita anual e muito mais que podem reduzir suas chances de se qualificar para serviços de factoring.

Agência de cobrança de dívidas

Uma agência de cobrança de dívidas pode ajudar a reduzir as perdas comprando as contas inadimplentes de sua empresa ou coletando os fundos em nome de sua empresa e cobrando taxas por seus serviços. Com este último serviço, seu negócio será pago após a cobrança da dívida (ou parte dela). As agências de cobrança de dívidas são opções viáveis ​​para empresas maiores com muitas contas inadimplentes que podem ser vendidas em grandes lotes ou cobradas ao longo do tempo.

Juizado de Pequenas Causas

O Juizado de Pequenas Causas é uma opção para empresas que esgotaram todas as outras vias de cobrança de dívidas e desejam assistência jurídica para liquidar a dívida. Existem restrições relacionadas a quais casos você pode levar ao tribunal de pequenas causas e se sua empresa terá permissão para contratar um advogado. Por exemplo, o tribunal de pequenas causas da cidade de Nova York limita os processos a reivindicações de US$ 5.000 ou menos. Portanto, se um cliente deve mais do que isso, você precisará tomar uma ação legal mais adiante na cadeia. Além disso, sua empresa pode ou não ter permissão para entrar com um advogado em um processo judicial de pequenas causas, dependendo das leis locais, portanto, revise as leis locais antes de escolher esse caminho.

Baixa de dívidas incobráveis

Uma baixa de dívidas incobráveis ​​pode parecer como desistir, mas às vezes vale a pena reduzir suas perdas. Se um cliente não pagar e você não quiser desperdiçar mais tempo ou recursos valiosos para buscar a dívida, você pode cancelá-la. O processo de anulação de uma dívida incobrável consiste em sua remoção da linha de ativos da sua empresa e ser transferida para uma despesa para a empresa. Em suma, sai dos cofres do seu negócio.

Como tomar medidas legais para clientes inadimplentes

Prosseguir uma ação legal contra um cliente que não pagou é uma opção que vale a pena considerar se você já fez tentativas significativas de cobrar a dívida sem intervenção legal e está confiante de que seu cliente pagará se você ganhar a ação.

Infelizmente, mesmo que você ganhe seu caso contra um cliente inadimplente, ele pode não pagar voluntariamente. O cliente pode não ter fundos ou bens para cobrir sua dívida ou pode ter escondido seus bens na tentativa de se esquivar de penhoras salariais ordenadas pelo tribunal ou apreensão de bens. De qualquer forma, você precisará avaliar se um julgamento legal realmente lhe dará dinheiro se você ganhar.

Quando você seguir o caminho legal, estará dedicando tempo e dinheiro à cobrança da dívida; você terá que decidir se esses são recursos que você está disposto a dedicar mesmo com a possibilidade de não ser pago depois de ganhar.

Processando um cliente por falta de pagamento

Se você optar por tomar uma ação legal contra um cliente inadimplente, comece pesquisando as leis estaduais e locais sobre ações judiciais. Se o seu estado permitir que você mantenha um advogado no tribunal de pequenas causas, você também deve examinar os advogados da área antes de escolher um para representar sua empresa.

Se estiver processando um cliente por falta de pagamento, os proprietários de empresas devem começar apresentando uma declaração de reclamação ou reclamação no órgão judicial apropriado em seu condado. Ao preencher uma declaração, você precisará fornecer as seguintes informações relevantes:

• Nomes dos envolvidos
• Endereços para os envolvidos
• A quantidade que você está procurando
• Fatos gerais sobre o caso

Você também pode precisar pagar uma taxa para registrar sua reclamação. Depois de ter apresentado a reclamação, o tribunal irá avançar com o processo, notificando o seu cliente/réu ou notificando-o de que está a ser processado. Uma data de audiência será marcada e seu caso será ouvido.

O processo para processar um cliente por falta de pagamento pode variar um pouco com base na sua localização nos EUA.

Uma vez que seu cliente tenha sido notificado do processo legal contra ele, ele pode estar inclinado a fazer um acordo fora do tribunal. Se for esse o caso, você precisa ter um novo acordo de pagamento por escrito e deve considerar a presença de um advogado na assinatura.

Se você ganhar o caso, seu cliente é legalmente obrigado a pagá-lo, exceto nos casos em que não pode. Tome nota das diretrizes de pagamento estabelecidas pelo tribunal depois de ganhar o seu caso. Se um cliente não pagar na data (ou datas, se um plano de parcelamento for ordenado) definido pelo tribunal, você pode ter motivos para buscar outras ações legais, incluindo penhoras salariais para garantir o pagamento.

Como anular dívidas incobráveis ​​para faturas pendentes

A anulação de dívidas incobráveis ​​é essencialmente dizer ao IRS que você não foi pago, não espera ser e gostaria que a dívida não paga fosse deduzida da receita declarada da sua empresa. As baixas de dívidas incobráveis ​​são uma solução viável para empresas que têm dúvidas sobre sua capacidade de cobrar uma dívida incobrável, mesmo com intervenção legal.

No final do ano fiscal, dívidas incobráveis ​​para empresas individuais devem ser relatadas no IRS Schedule C Form 1040, Line 48 na declaração de imposto de sua empresa. Para empresas de parceria, dívidas incobráveis ​​devem ser registradas no Formulário 1065. Se você estiver relatando dívidas incobráveis ​​nos impostos de sua empresa, precisará provar que o empréstimo não foi considerado um presente no momento da troca.

A baixa de dívidas incobráveis ​​para faturas pendentes só pode ser feita se sua empresa usar a contabilidade de competência. Infelizmente, uma empresa não pode anular dívidas incobráveis ​​se usar a contabilidade de caixa.

Se você não tiver certeza sobre a diferença entre contabilidade de caixa e contabilidade de competência, confira nosso post: Contabilidade de base de caixa VS Contabilidade de base de competência: o que é melhor? para obter mais informações ou para dar um nome formal ao sistema que sua empresa usa.

Acompanhamento de dívidas incobráveis ​​para o seu negócio

Ao relatar dívidas incobráveis ​​ao IRS, as empresas geralmente usam o método de baixa direta em que a dívida que não pode ser cobrada é baixada como uma despesa no final do ano fiscal. No entanto, a estratégia de baixa direta não funciona bem para a contabilidade empresarial, pois dívidas não pagas representam perda de receita que afeta os resultados de uma empresa imediatamente. Por exemplo, se uma dívida incobrável é considerada incobrável até março, esperar até o final do ano para marcá-la internamente como incobrável não é apenas ineficiente, mas pode levar a uma superavaliação da receita.

É por isso que as empresas usam o método de provisão para rastrear a dívida internamente. Usando o método de provisão, as empresas podem combinar dívidas incobráveis ​​com suas transações no período contábil em que ocorrem e estimar a perda de receita relacionada a dívidas incobráveis ​​de forma contínua. O valor estimado é usado para equilibrar uma conta de provisão que é ajustada com base nas dívidas incobráveis ​​registradas durante o período contábil. Portanto, se uma dívida incobrável de $ 1.000 for esperada (mas ainda não registrada), esse valor seria debitado pela empresa e creditado na conta de provisão.

Todo o processo é semelhante à criação de uma conta poupança para financiar uma despesa esperada que é altamente variável, como um item de linha de orçamento anual de despesas médicas. Você pode esperar pagar um prêmio de US $ 2.500 pelo seu plano, mas uma única viagem inesperada de ambulância e uma visita à sala de emergência podem fazer com que esse custo dispare. Portanto, é melhor que sua carteira superestime as despesas esperadas.

A linha de fundo em clientes que não pagam

Embora lidar com clientes inadimplentes seja uma experiência comercial relativamente comum, não é exatamente uma experiência bem-vinda. A cobrança de dívidas de clientes não pagas pode parecer uma tarefa hercúlea que requer enormes quantidades de esforço e tempo. É por isso que o melhor método absoluto de lidar com dívidas de clientes não pagas é evitá-las. Isso mesmo. Seja proativo e implemente procedimentos de negócios que reduzam as chances de um cliente te enganar.

Aqui estão algumas maneiras de evitar faturas não pagas no futuro.

• Veja clientes em potencial
• Cobrar o pagamento com antecedência
• Exigir contratos comerciais assinados
• Envie faturas rapidamente
• Defina as condições de pagamento antecipadamente
• Revisar relatórios de vencimento de contas a receber

Você tem que gastar dinheiro para ganhar dinheiro, com certeza. No entanto, quando se trata de dívidas de clientes não pagas, é mais como 'você tem que perder dinheiro para ganhar dinheiro'. Portanto, seja proativo na cobrança de pagamentos, evite perseguir pagamentos atrasados ​​e saiba quando deixar as dívidas irem. Faça isso e evitará muitas dores de cabeça no futuro.

Quer mais conselhos para ajudá-lo a pagar suas faturas? Confira nosso post: Clientes com pagamentos lentos? 10 dicas para que suas faturas sejam pagas mais rapidamente

Perguntas frequentes sobre clientes não pagantes