Apa yang Harus Dilakukan Saat Klien Tidak Membayar

Anda telah memberikan layanan atau menjual produk Anda dengan itikad baik, mengirimkan faktur, dan menunggu dengan sabar, hanya untuk berakhir frustrasi dan berurusan dengan klien yang tidak mau membayar hutang mereka. Selain frustrasi, penting untuk mengetahui dengan tepat apa yang harus dilakukan ketika klien tidak membayar, sehingga Anda dapat meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan pembayaran yang terutang.

Dengan industri penagihan utang AS memperoleh pendapatan tahunan sekitar $ 13,4 miliar, aman untuk mengatakan bahwa pelanggan yang tidak membayar adalah kejadian yang cukup umum di dunia bisnis. Namun, sebelum Anda mengirim akun pelanggan Anda ke penagihan dan mencuci tangan Anda dari masalah ini, pastikan Anda telah menghabiskan semua sarana kontak dan penagihan yang layak dengan pelanggan.

Panduan ini akan merinci berbagai strategi untuk menyelesaikan hutang yang belum dibayar. Mari bantu Anda mendapatkan bayaran.

6 Strategi Untuk Dicoba Jika Klien Tidak Membayar

Untungnya, ada banyak cara untuk mendorong klien untuk menutupi hutang mereka pada bisnis Anda. Dari mengirim faktur yang diperbarui dengan biaya keterlambatan yang ditempelkan hingga menyelesaikan penghentian layanan, berikut adalah beberapa strategi efektif yang dirancang untuk membantu bisnis Anda memulihkan hutang yang belum dibayar.

1. Lakukan Beberapa Upaya Untuk Menghubungi Klien Anda

Mungkin ada beberapa alasan yang sah mengapa klien tidak menanggapi upaya Anda untuk menghubungi mereka. Klien Anda mungkin kehilangan akses ke akun email mereka atau mengganti penyedia telepon. Pesan Anda bisa saja difilter ke spam. Yang mengatakan, beberapa klien dapat dengan sengaja menghindari upaya Anda untuk menghubungi mereka untuk menghindari tanggung jawab atas hutang mereka. Terlepas dari mengapa pesan Anda tidak dijawab, langsung menghubungi klien Anda tentang faktur yang belum dibayar adalah langkah pertama untuk memulihkan pendapatan atau pendapatan Anda yang hilang.

Setelah masa tenggang pembayaran berakhir dan klien Anda benar-benar berada dalam kisaran "pembayaran terlambat", kirim tindak lanjut yang dipersonalisasi melalui berbagai saluran. Mulailah dengan satu pesan ke metode kontak pilihan mereka yang memperingatkan mereka tentang keterlambatan pembayaran dan hukuman apa pun yang mungkin dikenakan. Tentukan waktu yang tersisa untuk melunasi hutang mereka dan/atau menghubungi Anda untuk mendiskusikan opsi pembayaran. Jika Anda belum mendapatkan respons klien melalui saluran kontak tradisional, lanjutkan ke pesan di berbagai saluran, termasuk panggilan telepon, email, dan pesan media sosial. Pertimbangkan opsi terakhir sebagai upaya terakhir, terutama jika Anda akan menghubungi akun media sosial pribadi.

Jangan biarkan percakapan tentang hutang yang belum dibayar berubah menjadi pertengkaran dengan pemanggilan nama, kata-kata kotor, atau apa pun yang Anda sesali jika dikaitkan dengan bisnis Anda.

Ya, Anda mungkin frustrasi dengan kurangnya pembayaran atau komunikasi. Namun, menjaga rasa frustrasi Anda, bahkan di tengah serangan atau penolakan dari klien Anda, akan membantu Anda menghindari menodai reputasi bisnis Anda. Yang diperlukan hanyalah satu ulasan negatif dengan gambar pendukung tentang Anda yang gagal untuk kehilangan pendapatan dan pelanggan, dan merusak reputasi bisnis Anda secara permanen.

Terakhir, penting untuk menyimpan catatan tentang upaya pengumpulan ini. Jika Anda menelepon dan meninggalkan pesan suara, tindak lanjuti dengan email yang mengulangi ketentuan pesan suara atau panggilan telepon. Bergantung pada seberapa jauh masalahnya, Anda mungkin perlu menunjukkan bukti bahwa Anda berulang kali mencoba menagih hutang.

2. Diskusikan Rencana Pembayaran Angsuran

Untuk membuat rencana angsuran, Anda harus dapat menghubungi klien secara langsung dan klien harus bersedia menandatangani perjanjian rencana angsuran. Komunikasi semacam ini dengan klien merupakan tanda itikad baik di pihak mereka, terutama jika merekalah yang memulai kontak. Klien ini memiliki keinginan untuk melunasi hutang mereka, tidak seperti mereka yang menghindari panggilan Anda di setiap kesempatan. Setelah mendiskusikan alasan di balik keterlambatan pembayaran klien Anda, biasanya dalam hal kesulitan keuangan atau keadaan darurat yang tidak terduga, Anda dapat mendiskusikan opsi pembayaran paket cicilan yang sesuai untuk bisnis Anda dan pelanggan.

Ingatlah bahwa Anda telah menahan akhir tawar-menawar Anda dengan menyediakan layanan atau produk, dan sekarang Anda berupaya bekerja dengan pelanggan Anda untuk menyelesaikan utang mereka. Jadi, meskipun penting untuk mendengarkan pelanggan Anda, jangan biarkan perjanjian paket cicilan menjadi negosiasi. Lihatlah utang dari perspektif bisnis dan evaluasi berapa banyak utang yang dibutuhkan bisnis Anda dan kapan. Biarkan informasi itu memandu persyaratan perjanjian paket cicilan. Misalnya, jika klien memiliki utang $6.000 dan bisnis Anda membutuhkan setidaknya $2.000 dari utang itu setiap bulan, Anda dapat memilih untuk menetapkan rencana perjanjian angsuran pada $2.000 pada tanggal 28 setiap bulan selama tiga bulan.

Jika klien Anda gagal dalam perjanjian paket angsuran, pastikan bahwa ada persyaratan yang akan membantu Anda memulihkan uang yang hilang dengan cara lain. Misalnya, Anda dapat menyertakan klausul yang membuat perjanjian rencana angsuran awal batal demi hukum jika terjadi pembayaran yang terlewat. Anda juga dapat memasukkan klausul pembayaran yang terlewat yang menempel pada biaya bunga untuk sisa hutang.

3. Membebankan Biaya Keterlambatan

Biaya keterlambatan pembayaran memiliki tujuan ganda untuk mendorong klien membayar hutang mereka tepat waktu dan mengurangi pukulan finansial yang mungkin dialami bisnis Anda sebagai akibat dari pelanggan yang membayar terlambat. Itulah mengapa sangat disarankan agar Anda menyertakan klausul biaya keterlambatan pembayaran dalam kontrak klien bisnis Anda. Jika Anda gagal membuat kontrak yang ditandatangani yang mengharuskan klien Anda untuk membayar biaya keterlambatan, kemungkinan besar klien Anda tidak akan diwajibkan untuk membayarnya jika masalah tersebut dibawa ke pengadilan.

Berikut adalah contoh klausul biaya keterlambatan pembayaran untuk disertakan dalam kontrak Anda dengan klien dan faktur bisnis Anda.

“[Nama Bisnis Anda] berhak untuk mengenakan biaya keterlambatan pembayaran sebesar [$$$] jika pembayaran diterima lebih dari [masa tenggang pembayaran terlambat] setelah pembayaran faktur jatuh tempo. Biaya keterlambatan pembayaran akan dikenakan [seberapa sering biaya keterlambatan akan dikenakan].”

Jika bisnis Anda memiliki hak untuk mengenakan biaya keterlambatan pembayaran, baik melalui kontrak bisnis atau dalam ketentuan fakturnya, sekaranglah waktunya untuk menggunakannya. Mulailah dengan mengirimkan peringatan selama masa tenggang pembayaran yang terlambat untuk memberi tahu klien bahwa Anda akan membebankan biaya keterlambatan setelah masa tenggang berakhir. Jika klien belum menghubungi bisnis Anda atau membayar utang mereka pada akhir masa tenggang, kirimkan faktur terbaru yang mencakup biaya keterlambatan pembayaran.

Ada kemungkinan besar bahwa pelanggan Anda mungkin cenderung untuk menghilangkan biaya keterlambatan dengan membayar sebagian atau seluruh hutang mereka. Taktik ini sangat berguna jika Anda memiliki biaya keterlambatan yang dapat dibebankan berulang kali hingga hutang diselesaikan. Jarang sekali Anda harus menghadapi pelanggan yang sama sekali mengabaikan utang $300 hingga utang $1.000.

4. Layanan Potong

Memotong layanan jarang menjadi langkah pertama yang tepat ketika berurusan dengan pelanggan yang tidak membayar. Namun, layanan pemotongan adalah langkah yang tepat jika Anda telah melakukan beberapa upaya untuk menghubungi klien Anda dan belum menyelesaikan hutang. Setelah Anda memberi mereka pemberitahuan tentang hutang mereka, Anda harus segera memberi tahu klien Anda bahwa Anda akan menghentikan layanan karena tidak membayar. Kemudian, potong kabel metaforisnya. Jangan izinkan klien yang tidak membayar untuk terus menggunakan layanan atau produk Anda secara gratis.

5. Terhubung Dengan Dukungan Pelanggan

Pekerja lepas yang bekerja di platform pihak ketiga, seperti Upwork dan Fiverr, memiliki perlindungan ketika datang ke klien yang tidak mau membayar tagihan mereka. Bergantung pada kontrak dan klien, Upwork menawarkan kebijakan Perlindungan Pembayaran yang melindungi pembayaran kepada pekerja lepas dan agensi. Setiap perselisihan ditangani oleh dukungan internal Upwork dengan pekerja lepas dan klien dapat mengajukan perselisihan untuk ditinjau. Umumnya, jika Anda telah menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan kebijakan platform, pembayaran Anda akan datang kepada Anda dalam kontrak per jam dan harga tetap.

Sistem perlindungan penjual Fiverr sedikit berbeda, tetapi menawarkan beberapa perlindungan pembayaran. Jika klien telah membayar Anda, tetapi kemudian menyengketakan transaksi dengan bank mereka, bank dapat mengeluarkan tolak bayar. Jumlah total tagihan balik akan dipotong dari akun Anda. Tim Kepercayaan dan Keamanan Fiverr akan meninjau masalahnya, tetapi tidak ada jaminan bahwa tagihan balik akan dibatalkan.

Tentu saja, tidak setiap perselisihan akan berjalan sesuai keinginan Anda. Namun, jika Anda bekerja dengan platform freelancer yang memiliki reputasi baik, ada kemungkinan besar Anda akan mendapat dukungan saat berurusan dengan klien yang tidak membayar.

6. Terhubung Dengan Kepemimpinan Perusahaan

Bergantung pada ukuran bisnis tempat Anda bekerja, Anda mungkin memiliki pilihan untuk naik sedikit lebih tinggi di tangga kepemimpinan untuk menyelesaikan masalah utang Anda. Misalnya, jika Anda hanya dapat menghubungi departemen piutang perusahaan tetapi tidak berhasil, coba hubungi pemilik bisnis atau CEO secara langsung melalui email untuk menjelaskan masalahnya. Anda mungkin menemukan bahwa berkomunikasi dengan orang yang tepat sangat membantu dalam menyelesaikan masalah.

Apa yang Harus Dilakukan Ketika Seorang Klien Masih Tidak Membayar?

Sayangnya, ada kasus ketika klien masih tidak mau membayar, bahkan setelah Anda menghabiskan semua cara penyelesaian utang. Jika solusi yang kurang agresif telah gagal, mungkin sudah waktunya untuk mempertimbangkan untuk membawa bantuan dari luar atau hanya memotong kerugian Anda. Berikut ini beberapa opsi yang dimiliki bisnis saat mengejar utang klien yang belum dibayar.

Anjak Faktur

Anjak Piutang adalah solusi jangka pendek yang dapat memberikan arus kas langsung untuk bisnis yang kekurangan uang. Pembiayaan faktor memungkinkan bisnis untuk menjual piutangnya ke perusahaan anjak piutang atau penyedia keuangan. Faktor tersebut membayar bisnis dengan persentase yang tinggi dari nilai akun (pikirkan: $750.000 dari utang $1 juta). Setelah faktor mengumpulkan seluruh hutang dari akun, bisnis Anda menerima persentase sisa hutang dikurangi komisi dan biaya lainnya. Jika Anda mempertimbangkan anjak piutang untuk bisnis Anda, pahami bahwa biasanya ada batasan yang mencakup usia bisnis Anda, pendapatan tahunan, dan banyak lagi yang dapat mengurangi peluang Anda untuk memenuhi syarat untuk layanan anjak piutang.

Agen Penagih Hutang

Agen penagihan utang dapat membantu mengurangi kerugian dengan membeli rekening tunggakan bisnis Anda atau mengumpulkan dana atas nama bisnis Anda dan membebankan biaya untuk layanan mereka. Dengan layanan yang terakhir, bisnis Anda akan dibayar setelah hutang (atau sebagian darinya) telah ditagih. Agen penagihan utang adalah pilihan yang layak untuk bisnis yang lebih besar dengan banyak rekening tunggakan yang dapat dijual dalam jumlah besar atau dikumpulkan dari waktu ke waktu.

Pengadilan Klaim Kecil

Pengadilan klaim kecil adalah pilihan bagi bisnis yang telah kehabisan semua cara lain untuk penagihan utang dan menginginkan bantuan hukum dalam menyelesaikan utang. Ada batasan yang berkaitan dengan kasus mana yang dapat Anda bawa ke pengadilan klaim kecil dan apakah bisnis Anda akan diizinkan untuk memiliki penasihat hukum. Misalnya, pengadilan klaim kecil Kota New York membatasi tuntutan pada klaim sebesar $5.000 atau kurang. Jadi, jika pelanggan berutang lebih dari itu, Anda harus mengambil tindakan hukum lebih lanjut. Selain itu, bisnis Anda mungkin atau mungkin tidak diizinkan untuk mengajukan gugatan dalam gugatan pengadilan klaim kecil tergantung pada undang-undang setempat Anda, jadi tinjau undang-undang setempat Anda sebelum memilih rute ini.

Penghapusan Piutang Buruk

Penghapusan utang yang buruk mungkin terasa seperti menyerah, tetapi terkadang ada baiknya Anda mengurangi kerugian Anda. Jika klien tidak mau membayar dan Anda tidak ingin membuang waktu atau sumber daya yang lebih berharga untuk mengejar utang, Anda dapat menghapusnya. Proses penghapusan piutang tak tertagih terdiri dari penghapusannya dari lini aset perusahaan Anda dan dialihkan ke beban bagi perusahaan. Singkatnya, itu keluar dari pundi-pundi bisnis Anda.

Cara Mengambil Tindakan Hukum Untuk Klien yang Tidak Membayar

Melakukan tindakan hukum terhadap klien yang belum membayar adalah pilihan yang layak dipertimbangkan jika Anda telah melakukan upaya yang signifikan untuk menagih hutang tanpa intervensi hukum dan Anda yakin bahwa klien Anda akan membayar jika Anda memenangkan gugatan Anda.

Sayangnya, bahkan jika Anda memenangkan kasus Anda melawan pelanggan yang tidak membayar, mereka mungkin tidak membayar Anda secara sukarela. Klien mungkin tidak memiliki dana atau aset untuk menutupi hutang mereka atau mereka mungkin menyembunyikan aset mereka dalam upaya untuk menghindari pemotongan upah yang diperintahkan pengadilan atau penyitaan aset. Either way, Anda harus mengukur apakah penilaian hukum benar- benar akan memberi Anda uang jika Anda menang.

Saat Anda menempuh jalur hukum, Anda akan mendedikasikan waktu dan uang untuk penagihan utang; Anda harus memutuskan apakah itu adalah sumber daya yang bersedia Anda dedikasikan bahkan dengan kemungkinan tidak dibayar setelah menang.

Menuntut Klien Karena Tidak Membayar

Jika Anda memilih untuk mengambil tindakan hukum terhadap klien yang tidak membayar, mulailah dengan meneliti undang-undang negara bagian dan lokal Anda mengenai tuntutan klaim. Jika negara Anda mengizinkan Anda untuk mempertahankan penasihat di pengadilan klaim kecil, Anda juga harus memeriksakan diri ke pengacara di daerah tersebut sebelum memutuskan untuk mewakili bisnis Anda.

Jika menggugat klien karena tidak membayar, pemilik bisnis harus mulai dengan mengajukan pernyataan klaim atau keluhan ke cabang pengadilan yang sesuai di daerah mereka. Saat mengajukan pernyataan, Anda harus memberikan informasi yang relevan berikut ini:

• Nama-nama yang terlibat
• Alamat untuk mereka yang terlibat
• Jumlah yang Anda cari
• Fakta umum tentang kasus ini

Anda mungkin juga perlu membayar biaya untuk mengajukan klaim. Setelah Anda mengajukan keluhan, pengadilan akan melanjutkan gugatan, melayani klien/terdakwa Anda dengan panggilan atau pemberitahuan bahwa mereka sedang digugat. Tanggal sidang akan dijadwalkan, dan kasus Anda akan didengar.

Proses untuk menuntut klien karena tidak membayar mungkin sedikit berbeda berdasarkan lokasi Anda di AS.

Setelah klien Anda diberitahu tentang tuntutan hukum terhadap mereka, mereka mungkin cenderung untuk menyelesaikan di luar pengadilan. Jika demikian, Anda perlu membuat perjanjian pembayaran baru secara tertulis dan harus mempertimbangkan untuk menghadirkan pengacara saat penandatanganan.

Jika Anda memenangkan kasusnya, klien Anda secara hukum diharuskan membayar Anda, kecuali jika mereka tidak bisa. Perhatikan pedoman pembayaran yang ditetapkan oleh pengadilan setelah Anda memenangkan kasus Anda. Jika klien tidak membayar pada tanggal (atau tanggal, jika rencana angsuran diperintahkan) yang ditetapkan oleh pengadilan, Anda mungkin memiliki alasan untuk melakukan tindakan hukum lebih lanjut, termasuk pemotongan upah untuk memastikan pembayaran.

Cara Menghapus Hutang Buruk Untuk Faktur Terutang

Menghapus utang buruk pada dasarnya memberi tahu IRS bahwa Anda tidak dibayar, jangan berharap, dan ingin utang yang belum dibayar dikurangkan dari pendapatan yang dilaporkan bisnis Anda. Penghapusan utang macet adalah solusi yang layak untuk bisnis yang meragukan kemampuan mereka untuk menagih utang macet, bahkan dengan intervensi hukum.

Pada akhir tahun pajak, piutang tak tertagih untuk kepemilikan tunggal harus dilaporkan pada Formulir Jadwal C IRS 1040, Baris 48 pada pengembalian pajak bisnis Anda. Untuk bisnis kemitraan, utang macet harus diajukan pada Formulir 1065. Jika Anda akan melaporkan utang macet pada pajak bisnis Anda, Anda harus membuktikan bahwa pinjaman itu tidak dianggap sebagai hadiah pada saat pertukaran.

Penghapusan piutang tak tertagih untuk tagihan terutang hanya dapat dilakukan jika bisnis Anda menggunakan akuntansi berbasis akrual. Sayangnya, bisnis tidak dapat menghapus piutang tak tertagih jika menggunakan akuntansi berbasis kas.

Jika Anda tidak yakin tentang perbedaan antara akuntansi berbasis kas dan akrual, lihat posting kami: Cash Basis VS Accrual Basis Accounting: Apa yang Lebih Baik? untuk informasi lebih lanjut atau untuk memberi nama resmi pada sistem yang digunakan bisnis Anda.

Melacak Hutang Buruk Untuk Bisnis Anda

Saat melaporkan piutang tak tertagih ke IRS, bisnis umumnya menggunakan metode penghapusan langsung di mana utang yang tidak dapat ditagih dihapuskan sebagai beban pada akhir tahun pajak. Namun, strategi penghapusan langsung tidak bekerja dengan baik untuk akuntansi bisnis, karena utang yang belum dibayar menunjukkan hilangnya pendapatan yang berdampak langsung pada laba bisnis. Misalnya, jika piutang tak tertagih dianggap tidak dapat ditagih pada bulan Maret, menunggu hingga akhir tahun untuk menandainya secara internal sebagai tidak tertagih tidak hanya tidak efisien, tetapi juga dapat menyebabkan pernyataan pendapatan yang berlebihan.

Itu sebabnya bisnis menggunakan metode penyisihan untuk melacak utang secara internal. Dengan menggunakan metode penyisihan, bisnis dapat mencocokkan piutang tak tertagih dengan transaksi mereka pada periode akuntansi di mana mereka terjadi dan memperkirakan pendapatan yang hilang terkait dengan piutang tak tertagih secara berkelanjutan. Angka taksiran tersebut digunakan untuk menyeimbangkan akun penyisihan yang disesuaikan berdasarkan piutang tak tertagih yang dicatat selama periode akuntansi. Jadi, jika piutang tak tertagih sebesar $1.000 diharapkan (tetapi belum dicatat), jumlah itu akan didebit oleh perusahaan dan dikreditkan ke akun penyisihan.

Seluruh proses ini mirip dengan membangun rekening tabungan untuk mendanai pengeluaran yang diharapkan yang sangat bervariasi, seperti item anggaran biaya pengobatan tahunan. Anda mungkin mengharapkan untuk membayar premi $ 2.500 untuk paket Anda, tetapi satu perjalanan ambulans yang tidak terduga dan kunjungan ruang gawat darurat dapat menyebabkan biaya itu meroket. Jadi, sebaiknya dompet Anda melebih-lebihkan pengeluaran yang diharapkan.

Intinya Pada Klien Yang Tidak Membayar

Meskipun berurusan dengan pelanggan yang tidak membayar adalah pengalaman bisnis yang relatif umum, itu bukan pengalaman yang disambut baik. Mengumpulkan hutang klien yang belum dibayar bisa tampak seperti tugas besar yang membutuhkan banyak usaha dan waktu. Itulah mengapa metode terbaik untuk menangani hutang klien yang belum dibayar adalah dengan menghindarinya. Betul sekali. Bersikaplah proaktif dan terapkan prosedur bisnis yang mengurangi kemungkinan klien akan membuat Anda kaku.

Berikut adalah beberapa cara untuk menghindari tagihan yang belum dibayar di kemudian hari.

• Dokter hewan calon klien
• Kumpulkan pembayaran sebelumnya
• Memerlukan kontrak bisnis yang ditandatangani
• Kirim faktur dengan cepat
• Tetapkan persyaratan pembayaran di muka
• Tinjau laporan penuaan piutang usaha

Anda harus mengeluarkan uang untuk menghasilkan uang, tentu saja. Namun, jika menyangkut utang klien yang belum dibayar, ini lebih seperti 'Anda harus kehilangan uang untuk menghasilkan uang.' Jadi, proaktif dalam menagih pembayaran, hindari mengejar pembayaran yang terlambat, dan tahu kapan harus melepaskan hutang. Lakukan ini, dan Anda akan menghemat banyak sakit kepala di masa depan.

Ingin lebih banyak saran untuk membantu Anda mendapatkan pembayaran faktur? Lihat posting kami: Pelanggan yang Membayar Lambat? 10 Tips Agar Faktur Anda Dibayar Lebih Cepat untuk tips bermanfaat untuk membantu Anda mendorong pembayaran cepat dari klien Anda dan mudah-mudahan menghindari keharusan menghapus utang macet di masa mendatang.

FAQ Tentang Klien yang Tidak Membayar