Co robić, gdy klient nie płaci

Świadczyłeś usługi lub sprzedawałeś swoje produkty w dobrej wierze, wysłałeś faktury i cierpliwie czekałeś tylko po to, by skończyć się frustracją i kontaktem z klientem, który nie spłaci zaległego zadłużenia. Pomijając frustrację, ważne jest, aby dokładnie wiedzieć, co zrobić, gdy klient nie płaci, aby zwiększyć swoje szanse na otrzymanie należnej zapłaty.

Ponieważ branża windykacyjna w USA osiąga roczne przychody w wysokości około 13,4 miliarda dolarów, można śmiało powiedzieć, że klienci niepłacący są dość powszechnym zjawiskiem w sferze biznesowej. Zanim jednak wyślesz swoje konta klientów do windykacji i umyjesz ręce od sprawy, upewnij się, że wyczerpałeś wszystkie możliwe sposoby kontaktu i odbioru z klientem.

W tym przewodniku zostaną omówione różne strategie rozwiązywania niespłaconych długów. Pomóżmy Ci zapłacić.

6 strategii, które warto wypróbować, jeśli klient nie płaci

Na szczęście istnieje wiele sposobów na zachęcenie klienta do pokrycia długów wobec Twojej firmy. Od wysłania zaktualizowanych faktur z dopisanymi opłatami za opóźnienie po zakończenie świadczenia usługi — oto kilka skutecznych strategii mających na celu pomóc Twojej firmie odzyskać niespłacone długi.

1. Podejmij wiele prób skontaktowania się z klientem

Mogą istnieć pewne uzasadnione powody, dla których klient nie odpowiada na twoje próby skontaktowania się z nim. Twój klient mógł utracić dostęp do swojego konta e-mail lub zmienić dostawcę usług telefonicznych. Twoje wiadomości mogły zostać przefiltrowane jako spam. To powiedziawszy, niektórzy klienci mogą celowo unikać twoich prób skontaktowania się z nimi, aby uniknąć pociągnięcia do odpowiedzialności za swoje długi. Bez względu na to, dlaczego nie otrzymujesz odpowiedzi na Twoje wiadomości, bezpośredni kontakt z klientem w sprawie jego niezapłaconych faktur jest pierwszym krokiem do odzyskania utraconych dochodów lub przychodów.

Po zakończeniu okresu karencji w płatnościach, a Twoi klienci znajdują się w zakresie „opóźnień w płatnościach”, wysyłaj spersonalizowane monity za pośrednictwem wielu kanałów. Zacznij od jednej wiadomości do preferowanej metody kontaktu, ostrzegającej ich o opóźnionych płatnościach i wszelkich karach, jakie mogą ponieść. Określ czas pozostały do ​​spłaty długów i/lub skontaktuj się z Tobą w celu omówienia opcji płatności. Jeśli nie otrzymałeś odpowiedzi od klienta za pośrednictwem tradycyjnych kanałów kontaktu, przejdź do wiadomości w różnych kanałach, w tym połączeń telefonicznych, e-maili i wiadomości w mediach społecznościowych. Rozważ tę drugą opcję jako ostateczność, zwłaszcza jeśli będziesz kontaktować się z prywatnym kontem w mediach społecznościowych.

Nigdy nie pozwól, aby rozmowa o niespłaconych długach przerodziła się w kłótnię z wyzwiskami, wulgarnymi słowami lub czymkolwiek, czego żałujesz, że jest powiązany z Twoją firmą.

Tak, możesz być sfrustrowany brakiem płatności lub komunikacji. Jednak utrzymywanie frustracji na dystans, nawet pośród ataków lub odmowy ze strony klienta, pomoże Ci uniknąć zepsucia reputacji Twojej firmy. Wystarczy jedna negatywna recenzja z towarzyszącymi zdjęciami, na których przepalasz bezpiecznik, aby stracić przychody i klientów oraz nieodwracalnie zaszkodzić reputacji firmy.

Na koniec ważne jest, aby prowadzić rejestr tych prób zbierania danych. Jeśli zadzwonisz i zostawisz wiadomość głosową, wyślij wiadomość e-mail z powtórzeniem warunków poczty głosowej lub rozmowy telefonicznej. W zależności od tego, jak daleko zajdzie sprawa, może być konieczne przedstawienie dowodów, że wielokrotnie próbowałeś odzyskać dług.

2. Omów plan spłaty rat

Aby ustalić plan ratalny, musisz mieć możliwość bezpośredniego kontaktu z klientem , a klient musi być skłonny do podpisania umowy na raty. Taka komunikacja z klientami jest oznaką ich dobrej wiary, zwłaszcza jeśli to oni inicjują kontakt. Ci klienci pragną uregulować swój dług, w przeciwieństwie do tych, którzy unikają twoich telefonów przy każdej okazji. Po omówieniu przyczyny opóźnień w płatnościach Twojego klienta, zwykle w sferze trudności finansowych lub nieoczekiwanych sytuacji kryzysowych, możesz omówić opcje spłaty rat, które sprawdzają się dla Twojej firmy i klienta.

Pamiętaj, że już wstrzymałeś się z umową, dostarczając usługi lub produkty, a teraz wkładasz wysiłek w pracę z klientem, aby rozwiązać jego dług. Tak więc, chociaż ważne jest, aby wysłuchać klienta, nie pozwól, aby umowy dotyczące planów ratalnych stały się negocjacjami. Spójrz na dług z perspektywy biznesowej i oceń, ile długu potrzebuje Twoja firma i kiedy. Niech te informacje ukierunkowują warunki umowy na raty. Na przykład, jeśli klient zgromadził 6000 USD długu, a Twoja firma potrzebuje co najmniej 2000 USD tego długu każdego miesiąca, możesz ustawić plan umowy ratalnej na 2000 USD do 28 dnia każdego miesiąca przez trzy miesiące.

Jeśli Twój klient nie wywiąże się z umowy ratalnej, upewnij się, że istnieją warunki, które pomogą Ci odzyskać utracone pieniądze w inny sposób. Na przykład możesz dołączyć klauzulę, która powoduje unieważnienie pierwotnej umowy planu ratalnego w przypadku braku płatności. Możesz również dołączyć klauzulę o nieudanej płatności, która dolicza odsetki do pozostałego zadłużenia.

3. Nalicz opłatę za spóźnienie

Opłaty za opóźnienia w płatnościach służą podwójnemu celowi zachęcenia klientów do terminowej spłaty długów i złagodzenia finansowego ciosu, jaki Twoja firma może doświadczyć w wyniku opóźnień w płatnościach klientów. Dlatego zdecydowanie zalecamy zawarcie klauzuli o opóźnionej płatności w umowie z klientem Twojej firmy. Jeśli nie sporządzisz podpisanej umowy, która wymaga od klienta uiszczenia opłat za opóźnienie, istnieje duża szansa, że ​​klient nie będzie zobowiązany do ich zapłaty, jeśli sprawa trafi do sądu.

Oto przykładowa klauzula dotycząca opóźnień w płatnościach, którą należy uwzględnić w umowie z klientem i na fakturach firmowych.

„[Nazwa Twojej firmy] zastrzega sobie prawo do nałożenia opłaty za zwłokę w płatności w wysokości [$$$], jeśli płatność zostanie otrzymana później niż [okres karencji w opóźnieniu płatności] po terminie płatności faktury. Opłata za zwłokę zostanie nałożona [jak często będzie naliczana opłata za zwłokę].”

Jeśli Twoja firma zastrzegła sobie prawo do nakładania opłat za opóźnienia w płatnościach, czy to w ramach umowy biznesowej, czy w ramach warunków faktury, teraz nadszedł czas, aby z niej skorzystać. Zacznij od wysłania ostrzeżenia w okresie karencji w opóźnieniu płatności, aby poinformować klienta, że ​​po zakończeniu okresu karencji będziesz pobierać opłatę za zwłokę. Jeśli klient nie skontaktował się z Twoją firmą lub nie spłacił długu do końca okresu karencji, wyślij zaktualizowaną fakturę zawierającą opłatę za zwłokę.

Istnieje duża szansa, że ​​Twój klient może być skłonny do usunięcia zaległej opłaty poprzez spłatę części lub całości swojego zadłużenia. Ta taktyka jest szczególnie przydatna, jeśli masz spóźnioną opłatę, którą można naliczać wielokrotnie, aż do uregulowania długu. Rzadko zdarza się, że będziesz musiał stawić czoła klientowi, który całkowicie zignoruje dług w wysokości 300 USD, który może sięgać 1000 USD.

4. Usługi cięcia

Usługi cięcia rzadko są właściwym pierwszym krokiem, jeśli chodzi o radzenie sobie z niepłacącymi klientami. Jednak cięcie usług jest właściwym posunięciem, jeśli wielokrotnie próbowałeś skontaktować się z klientem i nie udało Ci się jeszcze rozwiązać długu. Po odpowiednim powiadomieniu klienta o zadłużeniu należy niezwłocznie powiadomić klienta o zaprzestaniu świadczenia usług z powodu braku płatności. Następnie przetnij metaforyczny sznur. Nie zezwalaj klientowi niepłacącemu na dalsze korzystanie z Twoich usług lub produktów za darmo.

5. Połącz się z obsługą klienta

Freelancerzy, którzy pracują na platformach innych firm, takich jak Upwork i Fiverr, mają pewną ochronę, jeśli chodzi o klientów, którzy nie płacą rachunków. W zależności od umowy i klienta, Upwork oferuje politykę ochrony płatności, która chroni płatności dla freelancerów i agencji. Wszelkie spory są obsługiwane przez wewnętrzne wsparcie Upwork, które obejmuje zarówno freelancerów, jak i klientów, którzy mogą zgłaszać spory do przeglądu. Ogólnie rzecz biorąc, jeśli wykonałeś pracę zgodnie z polityką platformy, Twoje płatności będą przychodzić zarówno na podstawie umów godzinowych, jak i stałych.

System ochrony sprzedawców Fiverr jest nieco inny, ale oferuje pewną ochronę płatności. Jeśli klient zapłacił Ci, ale następnie kwestionuje transakcję ze swoim bankiem, bank może wydać obciążenie zwrotne. Całkowita kwota obciążenia zwrotnego zostanie pobrana z Twojego konta. Zespół ds. Zaufania i Bezpieczeństwa Fiverr rozpatrzy problem, ale nie ma gwarancji, że obciążenie zwrotne zostanie cofnięte.

Oczywiście nie każdy spór pójdzie po Twojej myśli. Jeśli jednak pracujesz z renomowaną platformą freelancerów, istnieje duża szansa, że ​​będziesz mieć wsparcie w kontaktach z klientami, którzy nie płacą.

6. Połącz się z kierownictwem firmy

W zależności od wielkości firmy, z którą współpracujesz, możesz mieć możliwość wspięcia się nieco wyżej na drabinie przywódczej, aby rozwiązać problem z zadłużeniem. Na przykład, jeśli bezskutecznie udało Ci się skontaktować z działem należności firmy, spróbuj skontaktować się bezpośrednio z właścicielem lub dyrektorem generalnym firmy za pośrednictwem poczty e-mail, aby wyjaśnić problem. Może się okazać, że komunikowanie się z właściwą osobą czyni cuda w rozwiązywaniu problemów.

Co zrobić, gdy klient nadal nie płaci?

Niestety zdarzają się przypadki, kiedy klient nadal nie zapłaci, nawet po wyczerpaniu wszystkich możliwości likwidacji zadłużenia. Jeśli mniej agresywne rozwiązania zawiodły, być może nadszedł czas, aby rozważyć sprowadzenie pomocy z zewnątrz lub po prostu ograniczyć straty. Oto spojrzenie na niektóre opcje, jakie mają firmy, gdy dochodzi do niespłaconego zadłużenia klienta.

Faktoring faktur

Faktoring to rozwiązanie krótkoterminowe, które może zapewnić natychmiastowy przepływ gotówki firmom, które mają problemy z gotówką. Finansowanie faktorowe umożliwia firmie sprzedaż swoich należności firmie faktoringowej lub dostawcy usług finansowych. Faktor płaci firmie wysoki procent wartości konta (pomyśl: 750 000 USD z 1 miliona długu). Gdy faktor pobierze cały dług z konta, Twoja firma otrzyma pozostały procent długu pomniejszony o prowizję i inne opłaty. Jeśli rozważasz faktoring dla swojej firmy, pamiętaj, że zazwyczaj istnieją ograniczenia, które obejmują wiek Twojej firmy, roczne przychody i wiele więcej, które mogą zmniejszyć Twoje szanse na zakwalifikowanie się do usług faktoringowych.

Agencja windykacyjna

Agencja windykacyjna może pomóc zmniejszyć straty, kupując zaległe rachunki Twojej firmy lub zbierając środki w imieniu Twojej firmy i pobierając opłaty za swoje usługi. Dzięki tej drugiej usłudze Twoja firma zostanie spłacona po ściągnięciu długu (lub jego części). Agencje windykacyjne to realne opcje dla większych firm z wieloma zaległymi kontami, które można sprzedawać w dużych partiach lub zbierać w miarę upływu czasu.

Mały sąd roszczenia

Sąd do spraw drobnych roszczeń to opcja dla firm, które wyczerpały już wszystkie inne możliwości windykacji i potrzebują pomocy prawnej w uregulowaniu zadłużenia. Istnieją ograniczenia dotyczące spraw, które możesz wnieść do sądu ds. drobnych roszczeń oraz tego, czy Twoja firma będzie mogła skorzystać z pomocy radcy prawnego. Na przykład sąd ds. drobnych roszczeń w Nowym Jorku ogranicza pozwy do roszczeń o wartości 5000 USD lub mniej. Tak więc, jeśli klient jest winien więcej, musisz podjąć kroki prawne dalej w łańcuchu. Ponadto Twoja firma może, ale nie musi, być dopuszczona do występowania w sądzie w sprawie drobnych roszczeń, w zależności od lokalnych przepisów, więc przed wybraniem tej drogi zapoznaj się z lokalnymi przepisami.

Umorzenie nieściągalnych długów

Umorzenie nieściągalnych długów może wydawać się rezygnacją, ale czasami warto ograniczyć straty. Jeśli klient nie zapłaci, a Ty nie chcesz tracić cennego czasu ani środków na dochodzenie długu, możesz go umorzyć. Proces odpisywania nieściągalnego długu polega na usunięciu go z linii aktywów Twojej firmy i przekształceniu go w wydatek dla firmy. Krótko mówiąc, wychodzi z kasy Twojej firmy.

Jak podjąć działania prawne w przypadku klientów niepłacących

Wystąpienie na drogę sądową przeciwko klientowi, który nie zapłacił, jest opcją wartą rozważenia, jeśli podjąłeś już znaczące próby odzyskania długu bez interwencji prawnej i masz pewność, że Twój klient zapłaci, jeśli wygrasz pozew.

Niestety, nawet jeśli wygrasz sprawę z niepłacącym klientem, może on nie zapłacić Ci dobrowolnie. Klient może nie mieć funduszy lub aktywów na pokrycie swojego zadłużenia lub może ukrył swoje aktywa, próbując uniknąć nakazu sądowego zajęcia wynagrodzenia lub zajęcia majątku. Tak czy inaczej, będziesz musiał ocenić, czy orzeczenie prawne faktycznie przyniesie ci pieniądze, jeśli wygrasz.

Kiedy pójdziesz drogą prawną, poświęcisz czas i pieniądze na odzyskanie długu; będziesz musiał zdecydować, czy są to zasoby, które chcesz poświęcić, nawet jeśli nie otrzymasz zapłaty po wygranej.

Pozywanie klienta za brak płatności

Jeśli zdecydujesz się podjąć kroki prawne przeciwko niepłacącemu klientowi, zacznij od zbadania przepisów stanowych i lokalnych dotyczących pozwów. Jeśli Twój stan zezwala na zatrzymanie adwokata w sądzie ds. drobnych roszczeń, powinieneś również sprawdzić prawników w okolicy, zanim zdecydujesz się na reprezentowanie Twojej firmy.

Pozywając klienta o brak płatności, właściciele firm powinni zacząć od złożenia pozwu lub skargi do właściwego oddziału sądu w swoim powiecie. Składając oświadczenie, musisz podać następujące istotne informacje:

• Nazwiska zaangażowanych osób
• Adresy dla zainteresowanych
• Kwota, której szukasz
• Ogólne fakty dotyczące sprawy

Może być również konieczne uiszczenie opłaty za złożenie wniosku. Po złożeniu przez Ciebie pozwu sąd przystąpi do pozwu, doręczając Twojemu klientowi/oskarżonemu wezwanie lub zawiadomienie, że jest on pozwany. Zostanie wyznaczony termin rozprawy, a Twoja sprawa zostanie rozpatrzona.

Proces pozwania klienta za brak płatności może się nieznacznie różnić w zależności od Twojej lokalizacji w Stanach Zjednoczonych.

Gdy Twój klient zostanie powiadomiony o pozwie przeciwko niemu, może być skłonny do ugody pozasądowej. W takim przypadku musisz podpisać nową umowę o płatności na piśmie i rozważyć obecność prawnika przy podpisywaniu.

Jeśli wygrasz sprawę, Twój klient jest prawnie zobowiązany do zapłaty, z wyjątkiem przypadków, gdy nie może. Zwróć uwagę na wytyczne dotyczące płatności ustalone przez sąd po wygraniu sprawy. Jeśli klient nie zapłaci w terminie (lub terminach, jeśli nakaz jest nałożony na raty) wyznaczonym przez sąd, możesz mieć podstawy do podjęcia dalszych kroków prawnych, w tym zajęcia wynagrodzenia w celu zapewnienia płatności.

Jak odpisać nieściągalny dług na zaległe faktury?

Odpisanie nieściągalnych długów jest zasadniczo poinformowaniem IRS, że nie otrzymałeś zapłaty, nie spodziewaj się, że tak się stanie i chciałbyś, aby niespłacony dług został odliczony od zgłoszonych dochodów Twojej firmy. Umorzenie nieściągalnych długów jest realnym rozwiązaniem dla firm, które mają wątpliwości co do możliwości odzyskania nieściągalnych długów, nawet przy interwencji prawnej.

Na koniec roku podatkowego nieściągalne zadłużenie dla firm jednoosobowych należy zgłosić na formularzu IRS Schedule C 1040, wiersz 48 w zeznaniu podatkowym firmy. W przypadku firm partnerskich nieściągalny dług należy zgłosić na formularzu 1065. Jeśli będziesz zgłaszać nieściągalny dług w podatkach od działalności gospodarczej, musisz udowodnić, że pożyczka nie była traktowana jako prezent w momencie wymiany.

Odpisanie nieściągalnych długów z tytułu zaległych faktur jest możliwe tylko wtedy, gdy Twoja firma korzysta z rachunkowości memoriałowej. Niestety, firma nie może odpisać nieściągalnych długów, jeśli korzysta z rachunkowości kasowej.

Jeśli nie masz pewności co do różnicy między rachunkowością kasową a memoriałową, zapoznaj się z naszym postem: Cash Basis VS Accrual Basis Accounting: Co jest lepsze? aby uzyskać więcej informacji lub nadać formalną nazwę systemowi, z którego korzysta Twoja firma.

Śledzenie nieściągalnych długów dla Twojej firmy

Zgłaszając nieściągalny dług do IRS, firmy zazwyczaj stosują metodę bezpośredniego odpisu, w której dług, którego nie można odzyskać, jest odpisywany jako wydatek na koniec roku podatkowego. Jednak strategia bezpośredniego odpisu nie działa dobrze w przypadku księgowości biznesowej, ponieważ niespłacony dług reprezentuje utracony dochód, który dość natychmiast wpływa na wynik finansowy firmy. Na przykład, jeśli zły dług zostanie uznany za nieściągalny do marca, czekanie do końca roku z wewnętrznym oznaczeniem go jako nieściągalnego jest nie tylko nieefektywne, ale może prowadzić do zawyżenia dochodów.

Dlatego firmy stosują metodę uprawnień do wewnętrznego śledzenia zadłużenia. Za pomocą metody odpisów firmy mogą dopasowywać nieściągalne należności do swoich transakcji w okresie rozliczeniowym, w którym mają miejsce i na bieżąco szacować utracone przychody związane z nieściągalnym długiem. Szacunkowa kwota służy do zbilansowania konta rezerwowego, które jest korygowane na podstawie nieściągalnych długów zarejestrowanych w okresie obrachunkowym. Tak więc, jeśli spodziewany jest nieściągalny dług w wysokości 1000 USD (ale jeszcze nie zarejestrowany), kwota ta zostanie obciążona przez firmę i przelana na konto zasiłkowe.

Cały proces jest podobny do tworzenia konta oszczędnościowego w celu sfinansowania oczekiwanych wydatków, które są wysoce zmienne, takie jak roczna pozycja w budżecie na wydatki medyczne. Możesz oczekiwać, że zapłacisz za swój plan premię w wysokości 2500 USD, ale jedna nieoczekiwana przejażdżka karetką i wizyta na pogotowiu może spowodować, że koszty wzrosną. Dlatego najlepiej, aby Twój portfel przeszacowywał oczekiwane wydatki.

Podsumowanie dla klientów, którzy nie płacą

Chociaż zajmowanie się klientami niepłacącymi jest stosunkowo powszechnym doświadczeniem biznesowym, nie jest to mile widziane. Zbieranie niespłaconych długów klientów może wydawać się herkulesowym zadaniem, które wymaga ogromnego wysiłku i czasu. Dlatego absolutnie najlepszą metodą obsługi niespłaconych długów klientów jest ich unikanie. Zgadza się. Bądź proaktywny i wdrażaj procedury biznesowe, które zmniejszą szanse, że klient cię usztywni.

Oto kilka sposobów na uniknięcie niezapłaconych faktur w przyszłości.

• Weterynarz potencjalnych klientów
• Odbierz płatność z góry
• Wymagaj podpisanych umów biznesowych
• Wysyłaj faktury szybko
• Ustaw warunki płatności z góry
• Przejrzyj raporty wiekowania należności

Oczywiście, musisz wydawać pieniądze, aby zarabiać pieniądze. Jednak w przypadku niespłaconych długów klientów jest to bardziej jak „musisz stracić pieniądze, aby zarobić”. Dlatego bądź proaktywny w zbieraniu płatności, unikaj pogoni za opóźnieniami w płatnościach i wiedz, kiedy odpuścić długi. Zrób to, a zaoszczędzisz sobie wielu bólów głowy w przyszłości.

Potrzebujesz więcej porad, które pomogą Ci opłacić faktury? Sprawdź nasz post: Wolno płacący klienci? 10 wskazówek, jak szybciej opłacić faktury , aby uzyskać przydatne wskazówki, które pomogą Ci zachęcić klientów do szybkich płatności i, miejmy nadzieję, uniknąć konieczności odpisywania nieściągalnych długów w przyszłości.

Często zadawane pytania dotyczące klientów, którzy nie płacą