Ce să faci când un client nu plătește

V-ați furnizat servicii sau v-ați vândut produsele cu bună-credință, ați trimis facturi și ați așteptat cu răbdare, doar ca să ajungeți frustrat și să aveți de-a face cu un client care nu își va plăti datoria restante. Lăsând deoparte frustrarea, este important să știi exact ce să faci atunci când un client nu plătește, astfel încât să-ți poți crește șansele de a primi plata cu ceea ce se datorează.

Având în vedere că industria de colectare a datoriilor din SUA acumulează un venit anual de aproximativ 13,4 miliarde de dolari, este sigur să spunem că clienții care nu plătesc sunt o întâmplare destul de comună în domeniul afacerilor. Cu toate acestea, înainte de a vă trimite conturile de clienți la colecții și de a vă spăla pe mâini de problemă, asigurați-vă că ați epuizat toate mijloacele viabile de contact și colectare cu clientul.

Acest ghid va detalia diferitele strategii de rezolvare a datoriilor neachitate. Să vă ajutăm să vă plătiți.

6 strategii de încercat dacă un client nu plătește

Din fericire, există multe modalități de a încuraja un client să își acopere datoriile față de afacerea dvs. De la trimiterea de facturi actualizate cu taxe de întârziere atașate până la finalizarea unei rezilieri a serviciului, iată câteva strategii eficiente concepute pentru a vă ajuta afacerea să recupereze datorii neplătite.

1. Faceți mai multe încercări de a vă contacta clientul

Pot exista unele motive legitime pentru care un client nu răspunde încercărilor dvs. de a-l contacta. Este posibil ca clientul dvs. să fi pierdut accesul la contul său de e-mail sau să fi schimbat furnizorii de telefonie. Mesajele tale ar fi putut fi filtrate ca spam. Acestea fiind spuse, unii clienți ar putea evita intenționat încercările tale de a-i contacta pentru a evita să fie trași la răspundere pentru datoriile lor. Indiferent de motivul pentru care mesajele tale nu primesc răspuns, contactarea directă a clientului cu privire la facturile neplătite este primul pas pentru a-ți recupera veniturile sau veniturile pierdute.

Odată ce perioada de grație a plății s-a încheiat și clienții dvs. sunt ferm în intervalul de „plată întârziată”, trimiteți urmăriri personalizate prin mai multe canale. Începeți cu un singur mesaj către metoda lor de contact preferată, care îi avertizează cu privire la întârzierea plății și eventualele penalități pe care le pot suporta. Specificați timpul rămas pentru a-și plăti datoriile și/sau luați legătura cu dvs. pentru a discuta despre opțiunile de plată. Dacă nu ați primit un răspuns de la client prin canalele tradiționale de contact, treceți la mesaje pe diferite canale, inclusiv apeluri telefonice, e-mailuri și mesaje pe rețelele sociale. Luați în considerare această ultimă opțiune ca ultimă soluție, mai ales dacă veți contacta un cont privat de rețele sociale.

Nu permiteți niciodată ca o conversație despre datorii neplătite să se transforme într-o ceartă cu insulte, cuvinte greșite sau orice ați regreta că ați asociat cu afacerea dvs.

Da, este posibil să fii frustrat de lipsa de plată sau de comunicare. Cu toate acestea, ținerea la distanță a frustrării, chiar și în mijlocul atacurilor sau negării clientului, vă va ajuta să evitați deteriorarea reputației afacerii dvs. Este nevoie doar de o recenzie negativă, cu imagini de susținere cu dvs., aruncând o siguranță pentru a pierde venituri și clienți și deteriora iremediabil reputația afacerii dvs.

În cele din urmă, este important să păstrați evidența acestor încercări de colectare. Dacă sunați și lăsați un mesaj vocal, continuați cu un e-mail care reiterează termenii mesajului vocal sau apelului telefonic. În funcție de cât de departe ajunge problema, poate fi necesar să prezentați dovezi că ați încercat în mod repetat să recuperați datoria.

2. Discutați despre un plan de plată în rate

Pentru a stabili un plan de rate, trebuie să puteți contacta direct clientul, iar clientul trebuie să fie dispus să semneze un acord de plan de rate. Acest tip de comunicare cu clienții este un semn de bună credință din partea lor, mai ales dacă ei sunt cei care inițiază contactul. Acești clienți au dorința de a-și achita datoria, spre deosebire de cei care vă ascund apelurile cu fiecare ocazie. După ce ați discutat motivul din spatele plății întârziate a clientului dvs., de obicei în domeniul greutăților financiare sau al urgențelor neașteptate, puteți discuta despre opțiunile de plată în rate care funcționează pentru afacerea dvs. și pentru client.

Țineți minte că ați ținut deja capătul târgului furnizând servicii sau produse, iar acum depui efortul de a lucra cu clientul pentru a-și rezolva datoria. Așadar, deși este important să auziți clientul, nu permiteți ca acordurile cu planuri de rate să devină o negociere. Privește datoria dintr-o perspectivă comercială și evaluează cât de mult din datorie are nevoie afacerea ta și până când. Lăsați acele informații să ghideze termenii acordului planului de rate. De exemplu, dacă un client a acumulat o datorie de 6.000 USD și afacerea dvs. are nevoie de cel puțin 2.000 USD din acea datorie în fiecare lună, puteți alege să setați planul de acord în rate la 2.000 USD până la data de 28 a fiecărei luni timp de trei luni.

Dacă clientul dvs. nu respectă acordul privind planul de rate, asigurați-vă că există termeni care vă vor ajuta să recuperați banii pe care i-ați pierdut într-un alt mod. De exemplu, puteți include o clauză care face ca acordul inițial al planului de rate în rate să fie nul și neavenit în cazul unei plăți nepreluate. Puteți include, de asemenea, o clauză de plată nerecuperată care include o taxă de dobândă la datoria rămasă.

3. percepe o taxă de întârziere

Taxele de întârziere de plată au scopul dublu de a încuraja clienții să-și plătească datoriile la timp și de a atenua lovitura financiară pe care o poate suferi afacerea dvs. ca urmare a plăților întârziate ale clienților. De aceea, se recomandă insistent să includeți o clauză privind taxele de întârziere în contractul cu clientul companiei dvs. Dacă nu reușiți să întocmiți un contract semnat care impune clientului dvs. să plătească taxe de întârziere, există șanse mari ca clientul dvs. să nu fie obligat să le plătească dacă chestiunea este dusă în judecată.

Iată o privire asupra unui exemplu de clauză privind taxele de întârziere pentru a le include în contractul cu clientul și în facturile de afaceri.

„[Numele companiei dvs.] își rezervă dreptul de a impune o taxă de întârziere de plată de [$$$] dacă plata este primită mai mult de [perioada de grație a plății întârziate] după scadența plății facturii. Se va impune taxa de întârziere de plată [cât de des va fi impusă taxa de întârziere de plată]”.

Dacă afacerea dvs. și-a rezervat dreptul de a impune taxe de întârziere, fie printr-un contract de afaceri, fie în termenii facturii, acum este momentul să o utilizați. Începeți prin a trimite un avertisment în timpul perioadei de grație pentru întârzierea plății, informând clientul că veți percepe o taxă de întârziere după încheierea perioadei de grație. Dacă clientul nu a luat legătura cu afacerea dvs. sau nu și-a plătit datoria la sfârșitul perioadei de grație, trimiteți o factură actualizată care include o taxă de întârziere.

Există șanse mari ca clientul dvs. să fie înclinat să obțină eliminarea taxei de întârziere plătind o parte sau întreaga datorie. Această tactică este utilă mai ales dacă aveți o taxă de întârziere care poate fi percepută în mod repetat până când datoria este rezolvată. Este rar să fii nevoit să înfrunți un client care va ignora complet o datorie de 300 USD până la o datorie de 1.000 USD.

4. Cut Services

Serviciile de tăiere sunt rareori primul pas corect atunci când vine vorba de a face față clienților neplătitori. Cu toate acestea, tăierea serviciilor este mișcarea potrivită dacă ați făcut mai multe încercări de a vă contacta clientul și încă nu ați rezolvat datoria. După ce le-ați înștiințat în mod corespunzător cu privire la datoria lor, ar trebui să anunțați imediat clientul că veți întrerupe serviciile din cauza neplății. Apoi, tăiați cordonul metaforic. Nu permiteți unui client care nu plătește să continue să vă folosească serviciile sau produsele în mod gratuit.

5. Conectați-vă cu asistența pentru clienți

Independenții care lucrează pe platforme terțe, cum ar fi Upwork și Fiverr, au o anumită protecție atunci când vine vorba de clienții care nu își vor plăti facturile. În funcție de contract și client, Upwork oferă o politică de protecție a plăților care protejează plățile către liber profesioniști și agenții. Orice dispută este gestionată de suportul intern al Upwork, atât cu liber profesioniști, cât și cu clienții care pot depune litigiile pentru revizuire. În general, dacă ați finalizat lucrările în conformitate cu politica platformei, plățile dvs. vor veni la dvs. atât pe contracte cu oră, cât și cu preț fix.

Sistemul de protecție a vânzătorului Fiverr este puțin diferit, dar oferă o anumită protecție a plăților. Dacă un client v-a plătit, dar apoi contestă tranzacția cu banca sa, banca poate emite o rambursare. Suma totală a rambursării va fi dedusă din contul dvs. Echipa Fiverr Trust and Safety va analiza problema, dar nu există nicio garanție că rambursarea va fi inversată.

Desigur, nu orice dispută va merge în drumul tău. Cu toate acestea, dacă lucrați cu o platformă de independenți de renume, există șanse mari să aveți un anumit sprijin atunci când aveți de-a face cu clienți care nu plătesc.

6. Conectați-vă cu conducerea companiei

În funcție de dimensiunea afacerii cu care lucrați, este posibil să aveți opțiunea de a urca puțin mai sus pe scara conducerii pentru a vă rezolva problema datoriei. De exemplu, dacă ați reușit să contactați fără niciun rezultat departamentul de conturi de încasat al companiei, încercați să contactați direct proprietarul sau CEO-ul companiei prin e-mail pentru a explica problema. S-ar putea să descoperi că comunicarea cu persoana potrivită face minuni pentru rezolvarea problemelor.

Ce să faci când un client încă nu plătește?

Din păcate, există cazuri în care un client tot nu va plăti, chiar și după ce ați epuizat toate mijloacele de soluționare a datoriilor. Dacă soluțiile mai puțin agresive au eșuat, poate fi timpul să vă gândiți să aduceți ajutor din exterior sau pur și simplu să vă reduceți pierderile. Iată o privire la unele dintre opțiunile pe care companiile le au atunci când urmăresc datorii neplătite ale clienților.

Factorizarea facturii

Factoringul este o soluție pe termen scurt care poate oferi un flux de numerar imediat pentru afacerile cu lipsă de numerar. Finanțarea factorilor permite unei companii să-și vândă creanțele unei companii de factoring de facturi sau unui furnizor financiar. Factorul plătește afacerii un procent mare din valoarea contului (gândiți-vă: 750.000 USD dintr-o datorie de 1 milion USD). Odată ce factorul colectează întreaga datorie din cont, afacerea dvs. primește procentul rămas din datorie minus comision și alte comisioane. Dacă vă gândiți la factoring pentru afacerea dvs., înțelegeți că, de obicei, există restricții care includ vârsta companiei dvs., veniturile anuale și multe altele, care vă pot reduce șansele de a vă califica pentru serviciile de factoring.

Agentie de colectare a creantelor

O agenție de colectare a datoriilor poate ajuta la reducerea pierderilor achiziționând conturile de nerambursate ale companiei dvs. sau colectând fondurile în numele companiei dvs. și percepând comisioane pentru serviciile acestora. Cu acest din urmă serviciu, afacerea dumneavoastră va fi plătită după ce datoria (sau o parte din ea) a fost încasată. Agențiile de colectare a datoriilor sunt opțiuni viabile pentru companiile mai mari, cu multe conturi delincvente care pot fi vândute în loturi mari sau colectate în timp.

Curtea pentru cereri cu valoare redusă

Curtea pentru cereri cu valoare redusă este o opțiune pentru întreprinderile care au epuizat toate celelalte căi de colectare a datoriilor și doresc asistență juridică pentru stingerea datoriilor. Există restricții care se referă la cazurile pe care le puteți aduce în fața instanței pentru cereri cu valoare redusă și dacă afacerea dvs. va avea permisiunea de a apela la un consilier juridic. De exemplu, tribunalul pentru cereri cu valoare redusă din New York limitează procesele la cereri de 5.000 USD sau mai puțin. Așadar, dacă un client datorează mai mult decât atât, va trebui să luați acțiunea în justiție mai departe în lanț. În plus, este posibil ca afacerea dvs. să aibă sau nu permisiunea de a se avoca într-un proces de judecată pentru cereri cu valoare redusă, în funcție de legile dvs. locale, deci revizuiți legile locale înainte de a alege această cale.

Anularea datoriilor neperformante

O anulare a datoriilor neperformante poate simți ca renunțarea, dar uneori merită să-ți reducă pierderile. Dacă un client nu va plăti și nu doriți să mai pierdeți timp sau resurse valoroase pentru a urmări datoria, o puteți anula. Procesul de anulare a unei datorii neperformante constă în eliminarea acesteia din linia de active a companiei dvs. și trecerea la o cheltuială pentru companie. Pe scurt, iese din cuferele afacerii tale.

Cum să luați măsuri legale pentru clienții care nu plătesc

Urmărirea unei acțiuni în justiție împotriva unui client care nu a plătit este o opțiune care merită luată în considerare dacă ați făcut deja încercări semnificative de a încasa datoria fără intervenție juridică și sunteți încrezător că clientul dvs. va plăti dacă vă câștigați procesul.

Din păcate, chiar dacă ai câștig de cauză împotriva unui client care nu plătește, este posibil ca acesta să nu te plătească în mod voluntar. Este posibil ca clientul să nu aibă fondurile sau activele pentru a-și acoperi datoria sau s-ar putea să-și fi ascuns bunurile în încercarea de a evita poprirea salarială dispusă de instanță sau confiscarea bunurilor. În orice caz, va trebui să evaluați dacă o hotărâre legală vă va aduce de fapt bani dacă câștigați.

Când mergi pe calea legală, vei dedica timp și bani pentru colectarea datoriilor; va trebui să decizi dacă acestea sunt resurse pe care ești dispus să le dedici chiar și cu posibilitatea de a nu fi plătit după câștig.

Dând în judecată un client pentru neplată

Dacă alegeți să luați acțiuni legale împotriva unui client care nu plătește, începeți prin a cerceta legile dvs. de stat și locale cu privire la procesele de daune. Dacă statul dumneavoastră vă permite să apelați la un avocat în instanța pentru cereri cu valoare redusă, ar trebui, de asemenea, să consultați avocații veterinari din zonă înainte de a alege unul care să vă reprezinte afacerea.

Dacă dau în judecată un client pentru neplată, proprietarii de afaceri ar trebui să înceapă prin a depune o declarație de revendicare sau o plângere la filiala judecătorească corespunzătoare din județul lor. Când depuneți o declarație, va trebui să furnizați următoarele informații relevante:

• Numele celor implicați
• Adrese pentru cei implicați
• Suma pe care o cauți
• Fapte generale despre caz

De asemenea, este posibil să trebuiască să plătiți o taxă pentru a depune reclamația. Odată ce ați depus plângerea, instanța va continua cu procesul, notificând clientului/pârâtului dumneavoastră o citație sau o notificare că este dat în judecată. Va fi programată o dată de audiere, iar cazul dumneavoastră va fi audiat.

Procesul de chemare în judecată a unui client pentru neplată poate varia ușor în funcție de locația dvs. în SUA.

Odată ce clientul dvs. a fost notificat cu privire la procesul judiciar împotriva sa, acesta poate fi înclinat să soluționeze în afara instanței. Dacă acesta este cazul, trebuie să aveți un nou acord de plată în scris și ar trebui să luați în considerare prezența unui avocat la semnare.

Dacă câștigi cazul, clientul tău este obligat legal să te plătească, cu excepția cazurilor în care nu poate. Luați notă de regulile de plată stabilite de instanță după ce ați câștigat cauza. Dacă un client nu plătește până la data (sau datele, dacă se dispune un plan de rate) stabilite de instanță, este posibil să aveți motive să urmați acțiuni în justiție ulterioare, inclusiv popriri pe salariu pentru a asigura plata.

Cum să anulați creanțele neperformante pentru facturile restante

Anularea datoriilor neplătite înseamnă, în esență, a spune IRS că nu ați fost plătit, nu vă așteptați să primiți și că ați dori ca datoria neplătită să fie dedusă din venitul raportat al afacerii dvs. Stergerea creanțelor neperformante reprezintă o soluție viabilă pentru întreprinderile care au îndoieli cu privire la capacitatea lor de a colecta o creanță neperformantă, chiar și cu intervenție legală.

La sfârșitul anului fiscal, creanțele neperformante pentru întreprinderile individuale trebuie raportate în formularul IRS Schedule C 1040, linia 48 din declarația fiscală a companiei dumneavoastră. Pentru companiile în parteneriat, creanțele neperformante ar trebui să fie depuse pe Formularul 1065. Dacă veți raporta datorii neperformante la impozitele pe afaceri, va trebui să dovediți că împrumutul nu era considerat un cadou la momentul schimbului.

Ștergerea datoriilor neperformante pentru facturile restante se poate face numai dacă afacerea dvs. utilizează contabilitatea pe bază de angajamente. Din păcate, o afacere nu poate anula datorii neperformante dacă folosește contabilitatea pe bază de numerar.

Dacă nu sunteți sigur de diferența dintre contabilitatea de numerar și de angajamente, consultați postarea noastră: Contabilitatea pe bază de numerar VS Contabilitatea pe bază de angajamente: ce este mai bine? pentru mai multe informații sau pentru a da un nume oficial sistemului pe care îl folosește afacerea dvs.

Urmărirea datoriilor neperformante pentru afacerea dvs

Atunci când raportează creanțele neperformante către IRS, întreprinderile folosesc, în general, metoda de anulare directă, în care datoria care nu poate fi colectată este anulată ca cheltuială la sfârșitul anului fiscal. Cu toate acestea, strategia de anulare directă nu funcționează bine pentru contabilitatea afacerilor, deoarece datoria neplătită reprezintă venituri pierdute care au un impact imediat asupra profitului unei afaceri. De exemplu, dacă o creanță nerecuperabilă este considerată nerecuperabilă până în martie, așteptarea până la sfârșitul anului pentru a o marca intern ca necolectabilă este nu numai ineficientă, dar poate duce la supraevaluarea veniturilor.

De aceea, companiile folosesc metoda alocației pentru a urmări interna datoria. Folosind metoda de compensare, întreprinderile pot potrivi datorii neperformante cu tranzacțiile lor din perioada contabilă în care au loc și pot estima veniturile pierdute legate de creanțele neperformante în mod continuu. Cifra estimată este utilizată pentru a echilibra un cont de credite care este ajustat pe baza datoriilor neperformante înregistrate în perioada contabilă. Deci, dacă se așteaptă o datorie neperformantă de 1.000 USD (dar nu a fost încă înregistrată), acea sumă ar fi debitată de companie și creditată în contul de indemnizație.

Întregul proces este asemănător cu construirea unui cont de economii pentru a finanța o cheltuială așteptată, care este foarte variabilă, cum ar fi un element rând bugetar anual pentru cheltuieli medicale. Vă puteți aștepta să plătiți o primă de 2.500 USD pentru planul dvs., dar o singură călătorie neașteptată cu ambulanța și o vizită la camera de urgență pot duce la creșterea vertiginoasă a acestui cost. Deci, cel mai bine este ca portofelul dvs. să supraestimeze cheltuielile așteptate.

Concluzia clienților care nu plătesc

În timp ce relaționarea cu clienții neplătitori este o experiență de afaceri relativ comună, nu este tocmai una binevenită. Colectarea datoriilor clienților neplătite poate părea o sarcină herculeană care necesită efort și timp masiv. De aceea, cea mai bună metodă absolută de a gestiona datoriile neplătite ale clienților este evitarea acestora. Asta e corect. Fii proactiv și implementează proceduri de afaceri care reduc șansele ca un client să te încordeze.

Iată câteva modalități de a evita facturile neplătite în viitor.

• Veterinați potențiali clienți
• Încasați plata în prealabil
• Necesită contracte de afaceri semnate
• Trimite rapid facturile
• Setați termenii de plată în avans
• Examinați rapoartele privind vechimea conturilor de încasat

Trebuie să cheltuiești bani pentru a câștiga bani, sigur. Cu toate acestea, când vine vorba de datorii neplătite ale clienților, este mai degrabă ca „trebuie să pierzi bani pentru a câștiga bani”. Prin urmare, fiți proactiv în colectarea plăților, evitați urmărirea plăților întârziate și știți când să renunțați la datoriile. Fă asta și te vei scuti de multe dureri de cap în viitor.

Doriți mai multe sfaturi care să vă ajute să vă plătiți facturile? Consultați postarea noastră: Clienți cu plată lentă? 10 sfaturi pentru a vă plăti facturile mai rapid pentru sfaturi utile care vă vor ajuta să încurajați plățile rapide de la clienții dvs. și, sperăm, să evitați să fiți nevoit să anulați orice datorii neperformante în viitor.

Întrebări frecvente despre clienții neplătitori