Что делать, если клиент не платит

Вы добросовестно оказывали услуги или продавали свою продукцию, высылали счета и терпеливо ждали, только чтобы в конечном итоге разочароваться и иметь дело с клиентом, который не платит свой непогашенный долг. Помимо разочарования, важно точно знать, что делать, когда клиент не платит, чтобы вы могли увеличить свои шансы на получение причитающейся суммы.

Учитывая, что годовой доход американской индустрии взыскания долгов составляет около 13,4 млрд долларов, можно с уверенностью сказать, что неплательщики — довольно обычное явление в сфере бизнеса. Однако, прежде чем отправлять учетные записи своих клиентов на сборы и умыть руки, убедитесь, что вы исчерпали все возможные способы связи и сбора с клиентом.

Это руководство расскажет о различных стратегиях урегулирования невыплаченных долгов. Поможем вам заплатить.

6 стратегий, которые стоит попробовать, если клиент не платит

К счастью, есть много способов побудить клиента погасить свои долги перед вашим бизнесом. Вот несколько эффективных стратегий, разработанных для того, чтобы помочь вашему бизнесу вернуть неоплаченные долги, от отправки обновленных счетов-фактур с добавленными штрафами за просрочку платежа до завершения прекращения обслуживания.

1. Сделайте несколько попыток связаться с вашим клиентом

Могут быть законные причины, по которым клиент не отвечает на ваши попытки связаться с ним. Возможно, ваш клиент потерял доступ к своей учетной записи электронной почты или сменил оператора мобильной связи. Ваши сообщения могли быть отфильтрованы как спам. Тем не менее, некоторые клиенты могут намеренно уклоняться от ваших попыток связаться с ними, чтобы не нести ответственность за свои долги. Независимо от того, почему на ваши сообщения не отвечают, напрямую связаться с вашим клиентом по поводу его неоплаченных счетов — это первый шаг к возмещению потерянного дохода или дохода.

Как только период отсрочки платежа закончится и ваши клиенты прочно окажутся в диапазоне «просроченных платежей», отправьте персонализированные последующие сообщения по нескольким каналам. Начните с одного сообщения для предпочитаемого ими способа связи с предупреждением о просрочке платежа и возможных штрафах. Укажите время, оставшееся до выплаты долга, и/или свяжитесь с вами, чтобы обсудить варианты оплаты. Если вы не получили ответа клиента по традиционным каналам связи, перейдите к сообщениям по другим каналам, включая телефонные звонки, электронные письма и сообщения в социальных сетях. Считайте последний вариант последним средством, особенно если вы будете связываться с частной учетной записью в социальной сети.

Никогда не позволяйте разговору о невыплаченных долгах превращаться в спор с руганью, сквернословием или чем-то, о чем вы сожалели бы, связав с вашим бизнесом.

Да, вы можете быть разочарованы отсутствием оплаты или связи. Однако сдерживание разочарования даже в условиях нападок или отказов со стороны клиента поможет вам не запятнать репутацию вашего бизнеса. Все, что требуется, — это один негативный отзыв с подтверждающими изображениями, на которых вы перегораете, чтобы потерять прибыль и клиентов и нанести непоправимый ущерб репутации вашего бизнеса.

Наконец, важно вести учет этих попыток сбора. Если вы звоните и оставляете голосовое сообщение, отправьте электронное письмо с повторением условий голосового сообщения или телефонного звонка. В зависимости от того, насколько далеко зайдет дело, вам может потребоваться представить доказательства того, что вы неоднократно пытались добиться взыскания долга.

2. Обсудите план оплаты в рассрочку

Чтобы установить рассрочку, вы должны иметь возможность связаться с клиентом напрямую, и клиент должен быть готов подписать соглашение о рассрочке. Такое общение с клиентами является признаком добросовестности с их стороны, особенно если они сами инициируют контакт. У этих клиентов есть желание погасить свой долг, в отличие от тех, кто уклоняется от ваших звонков при каждой возможности. После обсуждения причины задержки платежа вашего клиента, обычно связанной с финансовыми трудностями или непредвиденными чрезвычайными ситуациями, вы можете обсудить варианты оплаты в рассрочку, которые подходят для вашего бизнеса и клиента.

Имейте в виду, что вы уже выполнили свою часть сделки, предоставив услуги или продукты, и теперь вы прилагаете усилия, чтобы работать со своим клиентом, чтобы погасить его долг. Таким образом, хотя важно выслушать своего клиента, не позволяйте соглашениям о рассрочке становиться переговорами. Посмотрите на долг с точки зрения бизнеса и оцените, какая часть долга нужна вашему бизнесу и к какому сроку. Пусть эта информация определяет условия соглашения о рассрочке. Например, если клиент накопил долг в размере 6000 долларов США, а вашему бизнесу требуется не менее 2000 долларов США из этого долга каждый месяц, вы можете установить план соглашения о рассрочке в размере 2000 долларов США до 28 числа каждого месяца в течение трех месяцев.

Если ваш клиент не соблюдает договор рассрочки, убедитесь, что есть условия, которые помогут вам вернуть деньги, которые вы потеряли другим способом. Например, вы можете включить пункт, который делает первоначальное соглашение о рассрочке недействительным в случае пропущенного платежа. Вы также можете включить пункт о пропущенном платеже, который привязывает проценты к оставшейся части долга.

3. Взимайте плату за просрочку платежа

Сборы за просрочку платежа служат двойной цели: поощряют клиентов своевременно выплачивать свои долги и смягчают финансовый удар, который может испытать ваш бизнес в результате несвоевременной оплаты клиентами. Вот почему настоятельно рекомендуется включить пункт о штрафах за просрочку платежа в клиентский договор вашей компании. Если вам не удастся составить подписанный контракт, требующий от вашего клиента уплаты штрафа за просрочку платежа, есть большая вероятность, что ваш клиент не будет обязан их платить, если дело будет передано в суд.

Ниже приведен образец пункта о штрафах за просрочку платежа, который следует включить в договор с клиентом и счета-фактуры.

«[Название вашей компании] оставляет за собой право взимать комиссию за просрочку платежа в размере [$$$], если платеж получен более чем [период отсрочки платежа] после наступления срока оплаты счета. Будет взиматься плата за просрочку платежа [как часто будет взиматься плата за просрочку платежа]».

Если ваш бизнес оставил за собой право взимать плату за просрочку платежа, будь то в рамках делового контракта или в рамках условий счета, сейчас самое время его использовать. Начните с отправки предупреждения в течение льготного периода просрочки платежа, информируя клиента о том, что вы будете взимать плату за просрочку платежа после окончания льготного периода. Если клиент не связался с вашей компанией или не оплатил свой долг в конце льготного периода, отправьте обновленный счет, который включает плату за просрочку платежа.

Есть хороший шанс, что ваш клиент может быть склонен к тому, чтобы убрать штраф за просрочку платежа, заплатив часть или весь свой долг. Эта тактика особенно полезна, если у вас есть пеня за просрочку платежа, которая может взиматься неоднократно, пока долг не будет погашен. Редко вам придется столкнуться с клиентом, который полностью проигнорирует долг в 300 долларов, который достигает долга в 1000 долларов.

4. Вырезать услуги

Сокращение услуг редко бывает правильным первым шагом, когда речь идет о неплатежеспособных клиентах. Тем не менее, сокращение услуг — правильный шаг, если вы неоднократно пытались связаться с вашим клиентом и до сих пор не урегулировали задолженность. После того как вы надлежащим образом уведомите их об их задолженности, вы должны немедленно уведомить своего клиента о прекращении предоставления услуг из-за неуплаты. Затем перережьте метафорический шнур. Не позволяйте неплатежеспособному клиенту продолжать пользоваться вашими услугами или продуктами бесплатно.

5. Свяжитесь со службой поддержки

Фрилансеры, работающие на сторонних платформах, таких как Upwork и Fiverr, имеют некоторую защиту, когда речь идет о клиентах, которые не будут оплачивать свои счета. В зависимости от контракта и клиента Upwork предлагает политику защиты платежей, которая защищает платежи фрилансерам и агентствам. Любые споры обрабатываются внутренней службой поддержки Upwork, и как фрилансеры, так и клиенты могут подавать споры на рассмотрение. Как правило, если вы выполнили работу в соответствии с политикой платформы, ваши платежи будут поступать к вам как по почасовым, так и по фиксированным контрактам.

Система защиты продавца Fiverr немного отличается, но предлагает некоторую защиту платежей. Если клиент заплатил вам, но затем оспаривает транзакцию в своем банке, банк может выдать возврат платежа. Общая сумма возвратного платежа будет списана с вашего счета. Группа доверия и безопасности Fiverr рассмотрит проблему, но нет гарантии, что возвратный платеж будет отменен.

Конечно, не каждый спор пойдет по вашему сценарию. Однако, если вы работаете с авторитетной платформой для фрилансеров, есть большая вероятность, что вы получите некоторую поддержку при работе с клиентами, которые не платят.

6. Свяжитесь с руководством компании

В зависимости от размера бизнеса, с которым вы работаете, у вас может быть возможность подняться немного выше по служебной лестнице, чтобы решить проблему с долгами. Например, если вам удалось связаться только с отделом дебиторской задолженности компании безрезультатно, попробуйте связаться с владельцем или генеральным директором компании напрямую по электронной почте, чтобы объяснить проблему. Вы можете обнаружить, что общение с нужным человеком творит чудеса для решения проблем.

Что делать, если клиент все равно не платит?

К сожалению, бывают случаи, когда клиент все равно не платит, даже после того, как вы исчерпали все средства урегулирования долга. Если менее агрессивные решения потерпели неудачу, возможно, пришло время подумать о привлечении помощи извне или просто сократить свои потери. Вот взгляд на некоторые из вариантов, которые есть у бизнеса при преследовании неоплаченного долга клиента.

Факторинг счетов

Факторинг — это краткосрочное решение, которое может обеспечить немедленный денежный поток для предприятий, испытывающих нехватку денежных средств. Факторное финансирование позволяет бизнесу продавать свою дебиторскую задолженность факторинговой компании или поставщику финансовых услуг. Фактор платит бизнесу высокий процент от стоимости счета (представьте: 750 000 долларов от долга в 1 миллион долларов). Как только фактор собирает весь долг со счета, ваш бизнес получает оставшийся процент от долга за вычетом комиссии и других сборов. Если вы рассматриваете факторинг для своего бизнеса, помните, что обычно существуют ограничения, включающие возраст вашего бизнеса, годовой доход и многое другое, что может снизить ваши шансы на получение факторинговых услуг.

Агентство по взысканию долгов

Агентство по взысканию долгов может помочь сократить убытки, купив просроченные счета вашего бизнеса или собрав средства от имени вашего бизнеса и взимая плату за свои услуги. С последней услугой ваш бизнес будет оплачен после того, как долг (или его часть) будет собран. Агентства по взысканию долгов являются жизнеспособным вариантом для крупных предприятий с большим количеством просроченных счетов, которые можно продавать большими партиями или собирать с течением времени.

Суд мелких тяжб

Суд мелких тяжб – это вариант для предприятий, исчерпавших все другие возможности взыскания задолженности и нуждающихся в юридической помощи в урегулировании долга. Существуют ограничения, касающиеся того, какие дела вы можете передавать в суд мелких тяжб, и разрешено ли вашему предприятию нанимать адвоката. Например, суд мелких тяжб Нью-Йорка ограничивает иски до 5000 долларов или меньше. Итак, если клиент должен больше, вам нужно будет подать судебный иск дальше по цепочке. Кроме того, вашему бизнесу может быть разрешено или не разрешено выступать адвокатом в суде мелких тяжб в зависимости от ваших местных законов, поэтому ознакомьтесь с вашими местными законами, прежде чем выбирать этот маршрут.

Списание безнадежной задолженности

Списание безнадежных долгов может показаться отказом, но иногда оно того стоит, чтобы сократить свои потери. Если клиент не платит, и вы не хотите больше тратить драгоценное время или ресурсы на погашение долга, вы можете списать его. Процесс списания безнадежного долга состоит в его удалении из строки активов вашей компании и переводе в расходы для компании. Короче говоря, это выходит из казны вашего бизнеса.

Как подать в суд на клиентов-неплательщиков

Возбуждение судебного иска против клиента, который не заплатил, — это вариант, который стоит рассмотреть, если вы уже предприняли серьезные попытки взыскать долг без юридического вмешательства и уверены, что ваш клиент заплатит, если вы выиграете свой иск.

К сожалению, даже если вы выиграете дело у неплательщика, он может не заплатить вам добровольно. У клиента может не быть средств или активов для покрытия своего долга, или он может скрыть свои активы, пытаясь избежать ареста заработной платы по решению суда или конфискации активов. В любом случае вам нужно будет оценить, действительно ли судебное решение принесет вам деньги, если вы выиграете.

Когда вы пойдете по законному пути, вы потратите время и деньги на взыскание долга; вам придется решить, готовы ли вы посвятить эти ресурсы даже с возможностью не получить оплату после выигрыша.

Судиться с клиентом за неуплату

Если вы решите подать в суд на неплатежеспособного клиента, начните с изучения законов штата и местных законов в отношении исковых требований. Если ваш штат позволяет вам нанять адвоката в суде мелких тяжб, вам также следует проверить юристов в этом районе, прежде чем выбрать одного из них, который будет представлять ваш бизнес.

Если вы предъявляете иск клиенту за неуплату, владельцы бизнеса должны начать с подачи искового заявления или жалобы в соответствующее отделение суда в своем округе. При подаче заявления вам потребуется предоставить следующую актуальную информацию:

• Имена участников
• Адреса для причастных
• Сумма, которую вы ищете
• Общие факты о деле

Вам также может потребоваться заплатить пошлину за подачу иска. После того, как вы подадите жалобу, суд приступит к рассмотрению иска, вручив вашему клиенту/ответчику повестку или уведомление о возбуждении иска. Будет назначена дата слушания, и ваше дело будет рассмотрено.

Процесс предъявления иска клиенту за неуплату может незначительно отличаться в зависимости от вашего местонахождения в США.

Как только ваш клиент будет уведомлен о судебном иске против него, он может быть склонен к урегулированию во внесудебном порядке. Если это так, вам необходимо иметь любое новое соглашение об оплате в письменной форме и рассмотреть возможность присутствия адвоката при подписании.

Если вы выиграете дело, ваш клиент по закону обязан заплатить вам, за исключением случаев, когда он не может этого сделать. Обратите внимание на правила оплаты, установленные судом после того, как вы выиграли дело. Если клиент не платит к дате (или датам, если заказана рассрочка), установленной судом, у вас могут быть основания для возбуждения дальнейших судебных исков, включая наложение ареста на заработную плату для обеспечения выплаты.

Как списать безнадежную задолженность по неоплаченным счетам

Списание безнадежного долга, по сути, означает, что вы сообщаете IRS, что вам не заплатили, что вы не ожидаете, что вам заплатят, и хотели бы, чтобы неоплаченный долг был вычтен из заявленного дохода вашего бизнеса. Списание безнадежных долгов является жизнеспособным решением для предприятий, которые сомневаются в своей способности взыскать безнадежные долги, даже с юридическим вмешательством.

В конце налогового года безнадежная задолженность индивидуальных предпринимателей должна быть указана в Приложении C формы IRS 1040, строка 48 налоговой декларации вашего бизнеса. Для партнерских предприятий безнадежная задолженность должна быть подана в форме 1065. Если вы будете сообщать о безнадежной задолженности по налогам на бизнес, вам нужно будет доказать, что ссуда не считалась подарком во время обмена.

Списание безнадежной задолженности по неоплаченным счетам возможно только в том случае, если в вашем бизнесе используется метод начисления. К сожалению, предприятие не может списать безнадежные долги, если использует кассовый метод учета.

Если вы не уверены в разнице между кассовым и методическим учетом, ознакомьтесь с нашей статьей: Кассовый учет и учет по методу начисления: что лучше? для получения дополнительной информации или для того, чтобы дать официальное название системе, которую использует ваш бизнес.

Отслеживание безнадежных долгов для вашего бизнеса

Сообщая о безнадежных долгах в IRS, предприятия обычно используют метод прямого списания, при котором долг, который не может быть взыскан, списывается как расход в конце налогового года. Однако стратегия прямого списания не подходит для бухгалтерского учета, поскольку невыплаченный долг представляет собой упущенную выгоду, которая довольно быстро влияет на итоговую прибыль бизнеса. Например, если безнадежный долг считается безнадежным к марту, ожидание до конца года, чтобы внутренне отметить его как безнадежный, не только неэффективно, но и может привести к завышению доходов.

Вот почему предприятия используют метод резерва для внутреннего отслеживания долга. Используя метод резерва, предприятия могут сопоставлять безнадежные долги со своими операциями в отчетном периоде, в котором они возникают, и оценивать упущенную выгоду, связанную с безнадежными долгами, на постоянной основе. Оценочная цифра используется для баланса счета резерва, который корректируется на основе безнадежных долгов, зарегистрированных в течение отчетного периода. Таким образом, если ожидается безнадежный долг в размере 1000 долларов (но еще не зарегистрирован), эта сумма будет дебетована компанией и зачислена на счет резерва.

Весь процесс сродни созданию сберегательного счета для финансирования ожидаемых расходов, которые сильно варьируются, например, статья годового бюджета на медицинские расходы. Вы можете ожидать, что заплатите 2500 долларов за свой план, но одна неожиданная поездка скорой помощи и посещение отделения неотложной помощи могут привести к резкому увеличению этой стоимости. Так что вашему кошельку лучше всего переоценить ожидаемые расходы.

Итог по клиентам, которые не платят

Хотя работа с неплательщиками является относительно распространенным бизнес-опытом, это не совсем приветствуется. Сбор неоплаченных долгов клиентов может показаться геркулесовой задачей, требующей огромных усилий и времени. Вот почему самый лучший способ справиться с неоплаченными долгами клиентов — избегать их. Вот так. Будьте активны и внедрите бизнес-процедуры, которые уменьшат вероятность того, что клиент откажет вам.

Вот несколько способов избежать неоплаченных счетов в будущем.

• Ветеринар потенциальных клиентов
• Забрать оплату заранее
• Требовать подписания деловых контрактов
• Отправляйте счета быстро
• Установите условия оплаты заранее
• Просмотрите отчеты о сроках погашения дебиторской задолженности

Вы должны тратить деньги, чтобы заработать деньги, конечно. Однако, когда дело доходит до невыплаченных долгов клиентов, это больше похоже на «вы должны потерять деньги, чтобы заработать деньги». Итак, будьте активны в сборе платежей, избегайте погони за просроченными платежами и знайте, когда отпустить долги. Сделайте это, и вы избавите себя от многих головных болей в будущем.

Хотите больше советов, которые помогут вам оплатить счета? Ознакомьтесь с нашим постом: Медленно платящие клиенты? 10 советов, как быстрее оплачивать счета — полезные советы, которые помогут вам стимулировать быстрые платежи от ваших клиентов и, надеюсь, избежать списания безнадежных долгов в будущем.

Часто задаваемые вопросы о неплатящих клиентах