ماذا تفعل عندما لا يدفع العميل

لقد قدمت خدمات أو بعت منتجاتك بحسن نية ، وأرسلت الفواتير ، وانتظرت بصبر ، حتى ينتهي بك الأمر بالإحباط والتعامل مع عميل لن يدفع ديونه المستحقة. بغض النظر عن الإحباط ، من المهم أن تعرف بالضبط ما يجب فعله عندما لا يدفع العميل ، حتى تتمكن من زيادة فرصك في الحصول على الأموال المستحقة عليك.

نظرًا لأن صناعة تحصيل الديون في الولايات المتحدة تحقق إيرادات سنوية تبلغ حوالي 13.4 مليار دولار ، فمن الآمن أن نقول إن العملاء غير المسددون أمر شائع إلى حد ما في مجال الأعمال. ومع ذلك ، قبل أن ترسل حسابات العملاء الخاصة بك إلى مجموعات وتغسل يديك من المسألة ، تأكد من أنك قد استنفدت جميع وسائل الاتصال والتحصيل الممكنة مع العميل.

سيقوم هذا الدليل بتفصيل الاستراتيجيات المختلفة لحل الديون غير المسددة. دعنا نساعدك في الحصول على أموال.

6 استراتيجيات للمحاولة إذا لم يدفع العميل

لحسن الحظ ، هناك العديد من الطرق لتشجيع العميل على تغطية ديونه لعملك. بدءًا من إرسال الفواتير المحدثة مع الرسوم المتأخرة إلى إكمال إنهاء الخدمة ، إليك بعض الاستراتيجيات الفعالة المصممة لمساعدة عملك على استرداد الديون غير المدفوعة.

1. قم بمحاولات متعددة للاتصال بعميلك

قد تكون هناك بعض الأسباب المشروعة لعدم استجابة العميل لمحاولاتك للاتصال به. ربما فقد عميلك الوصول إلى حساب بريده الإلكتروني أو قام بتغيير مزودي خدمة الهاتف. ربما تم تصفية رسائلك إلى البريد العشوائي. ومع ذلك ، يمكن لبعض العملاء التهرب عن قصد من محاولاتك للاتصال بهم لتجنب تحميلهم المسؤولية عن ديونهم. بغض النظر عن سبب عدم الرد على رسائلك ، فإن الاتصال المباشر بعميلك بشأن فواتيرهم غير المدفوعة هو الخطوة الأولى لاستعادة دخلك أو إيراداتك المفقودة.

بمجرد انتهاء فترة السماح للدفع وعملائك بثبات في نطاق "السداد المتأخر" ، أرسل متابعات مخصصة عبر قنوات متعددة. ابدأ برسالة واحدة إلى طريقة الاتصال المفضلة لديهم تحذرهم من التأخر في السداد وأي غرامات قد يتكبدونها. حدد الوقت المتبقي لسداد ديونهم و / أو تواصل معك لمناقشة خيارات الدفع. إذا لم تحصل على رد من العميل عبر قنوات الاتصال التقليدية ، فانتقل إلى الرسائل عبر القنوات المختلفة ، بما في ذلك المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني ورسائل الوسائط الاجتماعية. اعتبر الخيار الأخير هو الملاذ الأخير ، خاصة إذا كنت ستتصل بحساب خاص على وسائل التواصل الاجتماعي.

لا تسمح مطلقًا بتحويل محادثة حول الديون غير المسددة إلى جدال يتضمن الشتائم أو الكلمات البذيئة أو أي شيء تندم على ارتباطه بعملك.

نعم ، قد تشعر بالإحباط بسبب عدم الدفع أو التواصل. ومع ذلك ، فإن إبقاء إحباطك بعيدًا ، حتى في خضم الهجمات أو الرفض من العميل ، سيساعدك على تجنب تشويه سمعة عملك. كل ما يتطلبه الأمر هو مراجعة سلبية واحدة مع صور داعمة لك تتفجر في فتيل لتخسر الإيرادات والعملاء ، وتضر بسمعة عملك بشكل لا يمكن إصلاحه.

أخيرًا ، من المهم الاحتفاظ بسجلات محاولات الجمع هذه. إذا اتصلت وتركت بريدًا صوتيًا ، فاتبع ذلك برسالة بريد إلكتروني تكرر فيها شروط البريد الصوتي أو المكالمة الهاتفية. اعتمادًا على المدى الذي وصلت إليه المشكلة ، قد تحتاج إلى تقديم دليل على أنك حاولت مرارًا وتكرارًا تحصيل الديون.

2. مناقشة خطة الدفع بالتقسيط

لإنشاء خطة أقساط ، يجب أن تكون قادرًا على الاتصال بالعميل مباشرة ويجب أن يكون العميل على استعداد لتوقيع اتفاقية خطة التقسيط. هذا النوع من التواصل مع العملاء هو علامة على حسن النية من جانبهم ، خاصة إذا كانوا هم من يشرعون في الاتصال. هؤلاء العملاء لديهم الرغبة في تسوية ديونهم ، على عكس أولئك الذين يتهربون من مكالماتك في كل فرصة. بعد مناقشة السبب وراء التأخر في السداد لعميلك ، عادةً في عالم المصاعب المالية أو حالات الطوارئ غير المتوقعة ، يمكنك مناقشة خيارات الدفع بخطة التقسيط التي تناسب عملك والعميل.

ضع في اعتبارك أنك قد عطلت بالفعل نهاية الصفقة من خلال تقديم الخدمات أو المنتجات ، وأنت الآن تبذل جهدًا للعمل مع عميلك لتسوية ديونه. لذلك ، في حين أنه من المهم الاستماع إلى عميلك ، لا تسمح بأن تصبح اتفاقيات خطط التقسيط بمثابة مفاوضات. انظر إلى الدين من منظور تجاري وقم بتقييم مقدار الديون التي يحتاجها عملك ومتى. دع هذه المعلومات توجه شروط اتفاقية خطة التقسيط. على سبيل المثال ، إذا كان العميل قد تراكمت عليه ديون بقيمة 6000 دولار واحتاج عملك إلى 2000 دولار على الأقل من هذا الدين كل شهر ، فيمكنك اختيار تعيين خطة اتفاقية التقسيط على 2000 دولار بحلول اليوم 28 من كل شهر لمدة ثلاثة أشهر.

إذا تخلف العميل عن سداد اتفاقية خطة التقسيط ، فتأكد من وجود شروط ستساعدك على استرداد الأموال التي فقدتها بطريقة أخرى. على سبيل المثال ، يمكنك تضمين بند يجعل اتفاقية خطة التقسيط الأولية لاغية وباطلة في حالة عدم سداد دفعة. يمكنك أيضًا تضمين شرط السداد الفائت الذي يفرض رسوم فائدة على الدين المتبقي.

3. تحصيل رسوم تأخير

تخدم رسوم السداد المتأخر غرضًا مزدوجًا يتمثل في تشجيع العملاء على سداد ديونهم في الوقت المحدد وتخفيف الضربة المالية التي قد يتعرض لها عملك نتيجة تأخر العملاء في السداد. لهذا السبب يوصى بشدة بتضمين شرط رسوم السداد المتأخر في عقد عميل عملك. إذا فشلت في صياغة عقد موقّع يتطلب من العميل دفع الرسوم المتأخرة ، فهناك فرصة جيدة ألا يكون عميلك ملزمًا بدفعها إذا تم رفع الأمر إلى المحكمة.

فيما يلي نظرة على نموذج لشرط رسوم السداد المتأخر لتضمينه في عقدك مع العميل وفواتير عملك.

تحتفظ [Your Business Name] بالحق في فرض رسوم دفع متأخر تبلغ [$$$] إذا تم استلام الدفعة أكثر من [فترة سماح الدفع المتأخر] بعد استحقاق دفع الفاتورة. سيتم فرض رسوم السداد المتأخر [عدد المرات التي سيتم فيها فرض رسوم السداد المتأخر]. "

إذا احتفظ عملك بالحق في فرض رسوم السداد المتأخر ، سواء من خلال عقد عمل أو ضمن شروط الفاتورة ، فقد حان الوقت الآن لاستخدامه. ابدأ بإرسال تحذير خلال فترة السماح للدفع المتأخر لإعلام العميل بأنك ستفرض رسومًا متأخرة بعد انتهاء فترة السماح. إذا لم يكن العميل قد اتصل بعملك أو سدد ديونه في نهاية فترة السماح ، فأرسل معه فاتورة محدثة تتضمن رسوم السداد المتأخر.

هناك فرصة جيدة لأن يميل عميلك إلى إزالة الرسوم المتأخرة عن طريق سداد بعض أو كل ديونه. هذا التكتيك مفيد بشكل خاص إذا كان لديك رسوم تأخير يمكن تحصيلها بشكل متكرر حتى يتم حل الدين. من النادر أن تضطر إلى مواجهة عميل يتجاهل تمامًا دينًا بقيمة 300 دولار يصل إلى 1000 دولار.

4. قطع الخدمات

نادرًا ما تكون خدمات القطع هي الخطوة الأولى الصحيحة عندما يتعلق الأمر بالتعامل مع العملاء الذين لا يدفعون. ومع ذلك ، فإن قطع الخدمات هو الخطوة الصحيحة إذا قمت بمحاولات متعددة للاتصال بعميلك ولم يتم حل الديون بعد. بعد أن تقدم لهم إشعارًا بالديون المستحقة عليهم ، يجب عليك إخطار عميلك على الفور بأنك ستتوقف عن تقديم الخدمات بسبب عدم السداد. ثم قطع الحبل المجازي. لا تسمح للعميل الذي لا يقوم بالدفع بالاستمرار في استخدام خدماتك أو منتجاتك مجانًا.

5. تواصل مع دعم العملاء

يتمتع المستقلون الذين يعملون على منصات تابعة لجهات خارجية ، مثل Upwork و Fiverr ، ببعض الحماية عندما يتعلق الأمر بالعملاء الذين لن يدفعوا فواتيرهم. اعتمادًا على العقد والعميل ، تقدم Upwork سياسة حماية الدفع التي تحمي المدفوعات للموظفين المستقلين والوكالات. يتم التعامل مع أي نزاعات من خلال الدعم الداخلي لـ Upwork مع كل من العاملين لحسابهم الخاص والعملاء القادرين على رفع النزاعات للمراجعة. بشكل عام ، إذا كنت قد أكملت العمل وفقًا لسياسة النظام الأساسي ، فستصل إليك مدفوعاتك في كل من العقود بالساعة وعقود السعر الثابت.

يختلف نظام حماية البائع في Fiverr قليلاً ، لكنه يوفر بعض الحماية للدفع. إذا قام أحد العملاء بالدفع لك ، ثم قام بعد ذلك بالاعتراض على المعاملة مع مصرفه ، فيجوز للبنك إصدار رد المبالغ المدفوعة. سيتم خصم المبلغ الإجمالي لرد المبالغ المدفوعة من حسابك. سيراجع فريق الثقة والأمان في Fiverr المشكلة ، ولكن لا يوجد ضمان بإلغاء عملية رد المبالغ المدفوعة.

بالطبع ، لن يذهب كل نزاع في طريقك. ومع ذلك ، إذا كنت تعمل مع منصة مستقلة ذات سمعة طيبة ، فهناك فرصة جيدة أن تحصل على بعض الدعم عند التعامل مع العملاء الذين لا يدفعون.

6. تواصل مع قيادة الشركة

اعتمادًا على حجم العمل التجاري الذي تعمل به ، قد يكون لديك خيار الصعود أعلى قليلاً في سلم القيادة لحل مشكلة الديون الخاصة بك. على سبيل المثال ، إذا كنت قد تمكنت فقط من الاتصال بقسم حسابات القبض في الشركة دون جدوى ، فحاول الاتصال بمالك الشركة أو المدير التنفيذي مباشرةً عبر البريد الإلكتروني لشرح المشكلة. قد تجد أن التواصل مع الشخص المناسب يتساءل عن حل المشكلات.

ماذا تفعل عندما لا يزال العميل لا يدفع؟

لسوء الحظ ، هناك حالات لا يزال فيها العميل لا يدفع ، حتى بعد استنفاد جميع وسائل تسوية الديون. إذا فشلت الحلول الأقل خطورة ، فقد يكون الوقت قد حان للتفكير في جلب مساعدة خارجية أو مجرد تقليل خسائرك. فيما يلي نظرة على بعض الخيارات التي تمتلكها الشركات عند متابعة ديون العملاء غير المسددة.

التخصيم على الفاتورة

التخصيم هو حل قصير المدى يمكن أن يوفر تدفقات نقدية فورية للشركات التي تعاني من ضائقة مالية. يسمح التمويل القائم على العوامل للأعمال ببيع الذمم المدينة الخاصة بها إلى شركة تحصيل الفواتير أو مزود مالي. يدفع العامل للشركة نسبة عالية من قيمة الحساب (فكر: 750.000 دولار من دين مليون دولار). بمجرد أن يجمع العامل الدين بالكامل من الحساب ، يتلقى عملك النسبة المئوية المتبقية من الدين مطروحًا منه العمولة والرسوم الأخرى. إذا كنت تفكر في التخصيم لعملك ، فافهم أن هناك عادةً قيودًا تشمل عمر عملك ، وعائداتك السنوية ، وغير ذلك الكثير مما قد يقلل من فرصك في التأهل لخدمات التخصيم.

وكالة تحصيل الديون

يمكن أن تساعد وكالة تحصيل الديون في تقليل الخسائر عن طريق شراء الحسابات المتأخرة لشركتك أو جمع الأموال نيابة عن شركتك وفرض رسوم على خدماتهم. مع الخدمة الأخيرة ، سيتم دفع عملك بعد تحصيل الدين (أو جزء منه). وكالات تحصيل الديون هي خيارات قابلة للتطبيق للشركات الأكبر التي لديها العديد من الحسابات المتأخرة التي يمكن بيعها على دفعات كبيرة أو جمعها بمرور الوقت.

محكمة المطالبات الصغرى

محكمة الدعاوى الصغيرة هي خيار للشركات التي استنفدت جميع السبل الأخرى لتحصيل الديون وتريد المساعدة القانونية في تسوية الديون. هناك قيود تتعلق بالقضايا التي يمكنك رفعها إلى محكمة الدعاوى الصغيرة وما إذا كان سيسمح لشركتك بالاستعانة بمستشار قانوني. على سبيل المثال ، تحدد محكمة المطالبات الصغيرة في مدينة نيويورك الدعاوى بمطالبات تبلغ 5000 دولار أو أقل. لذلك ، إذا كان العميل مدينًا بأكثر من ذلك ، فستحتاج إلى اتخاذ الإجراء القانوني الخاص بك على مستوى السلسلة. بالإضافة إلى ذلك ، قد يُسمح أو لا يُسمح لشركتك بالمحامي في دعوى محكمة دعاوى صغيرة وفقًا للقوانين المحلية الخاصة بك ، لذا راجع قوانينك المحلية قبل اختيار هذا المسار.

شطب الديون المعدومة

قد يبدو شطب الديون المعدومة وكأنك تستسلم ، لكن في بعض الأحيان يستحق الأمر أن تقطع خسائرك. إذا لم يدفع العميل ولم ترغب في إضاعة المزيد من الوقت أو الموارد القيمة لمتابعة الديون ، فيمكنك شطبها. تتكون عملية شطب الديون المعدومة من إزالتها من خط أصول شركتك وتحويلها إلى حساب للشركة. باختصار ، إنها تأتي من خزائن عملك.

كيفية اتخاذ الإجراءات القانونية للعملاء الذين لا يدفعون

إن اتخاذ إجراء قانوني ضد عميل لم يدفع هو خيار يستحق التفكير فيه إذا كنت قد بذلت بالفعل محاولات كبيرة لتحصيل الديون دون تدخل قانوني وأنت واثق من أن عميلك سيدفع إذا فزت بالدعوى الخاصة بك.

لسوء الحظ ، حتى إذا فزت بقضيتك ضد عميل لا يدفع ، فقد لا يدفع لك طواعية. قد لا يكون لدى العميل الأموال أو الأصول لتغطية ديونه أو قد يكون قد أخفى أصوله في محاولة لتفادي زخارف الأجور التي تأمر بها المحكمة أو مصادرة الأصول. في كلتا الحالتين ، ستحتاج إلى قياس ما إذا كان الحكم القانوني سيكسبك المال بالفعل إذا فزت.

عندما تسلك الطريق القانوني ، ستخصص الوقت والمال لتحصيل الديون ؛ سيتعين عليك أن تقرر ما إذا كانت هذه هي الموارد التي ترغب في تكريسها حتى مع إمكانية عدم الدفع بعد الفوز.

مقاضاة العميل لعدم الدفع

إذا اخترت اتخاذ إجراء قانوني ضد عميل لا يدفع ، فابدأ بالبحث في قوانين الولاية والقوانين المحلية فيما يتعلق بدعاوى الدعاوى. إذا كانت ولايتك تسمح لك بتوكيل محامٍ في محكمة الدعاوى الصغيرة ، فيجب عليك أيضًا فحص المحامين في المنطقة قبل اتخاذ قرار بشأن محامٍ لتمثيل عملك.

في حالة رفع دعوى قضائية ضد عميل بسبب عدم الدفع ، يجب على أصحاب الأعمال البدء بتقديم بيان مطالبة أو شكوى إلى فرع المحكمة المناسب في مقاطعتهم. عند تقديم بيان ، ستحتاج إلى تقديم المعلومات التالية ذات الصلة:

• أسماء المتورطين
• عناوين للمشاركين
• المبلغ الذي تبحث عنه
• حقائق عامة عن القضية

قد تحتاج أيضًا إلى دفع رسوم لتقديم مطالبتك. بمجرد تقديم الشكوى ، ستمضي المحكمة قدمًا في الدعوى ، وتخدم موكلك / المدعى عليه باستدعاء أو إشعار بأنه يتم مقاضاته. سيتم تحديد موعد جلسة الاستماع ، وسيتم النظر في قضيتك.

قد تختلف عملية مقاضاة العميل لعدم الدفع قليلاً بناءً على موقعك داخل الولايات المتحدة.

بمجرد إخطار موكلك بالدعوى القانونية المرفوعة ضده ، قد يميل إلى التسوية خارج المحكمة. إذا كان الأمر كذلك ، فأنت بحاجة إلى أي اتفاقية دفع جديدة كتابية ويجب أن تفكر في وجود محامٍ عند التوقيع.

إذا فزت بالقضية ، فسيكون عميلك ملزمًا قانونًا بالدفع لك ، إلا في الحالات التي لا يستطيع فيها ذلك. قم بتدوين إرشادات الدفع التي وضعتها المحكمة بعد فوزك بقضيتك. إذا لم يقم العميل بالدفع بحلول التاريخ (أو التواريخ ، إذا أمرت المحكمة بخطة التقسيط) ، فقد يكون لديك أسباب لمتابعة إجراءات قانونية أخرى ، بما في ذلك زخارف الأجور لضمان الدفع.

كيفية شطب الديون المعدومة للفواتير المستحقة

إن شطب الديون المعدومة هو في الأساس إخبار مصلحة الضرائب الأمريكية بأنه لم يتم الدفع لك ، ولا تتوقع أن يتم الدفع لك ، وأنك ترغب في خصم الديون غير المسددة من الدخل المبلغ عنه لشركتك. تعد عمليات شطب الديون المعدومة حلاً قابلاً للتطبيق للشركات التي تشك في قدرتها على تحصيل الديون المعدومة ، حتى مع التدخل القانوني.

في نهاية السنة الضريبية ، يجب الإبلاغ عن الديون المعدومة للممتلكات الفردية في نموذج IRS Schedule C 1040 ، السطر 48 في الإقرار الضريبي لشركتك. بالنسبة لشركات الشراكة ، يجب تقديم الديون المعدومة في النموذج 1065. إذا كنت ستبلغ عن ديون معدومة على ضرائب عملك ، فستحتاج إلى إثبات أن القرض لم يكن يعتبر هدية في وقت التبادل.

لا يمكن شطب الديون المعدومة للفواتير المستحقة إلا إذا كان عملك يستخدم المحاسبة على أساس الاستحقاق. لسوء الحظ ، لا يمكن للشركة شطب الديون المعدومة إذا كانت تستخدم المحاسبة على أساس نقدي.

إذا لم تكن متأكدًا من الفرق بين المحاسبة القائمة على النقد وعلى أساس الاستحقاق ، فراجع منشورنا: أساس النقد مقابل المحاسبة على أساس الاستحقاق: أيهما أفضل؟ لمزيد من المعلومات أو لإعطاء اسم رسمي للنظام الذي تستخدمه شركتك.

تتبع الديون المعدومة لعملك

عند الإبلاغ عن الديون المعدومة إلى مصلحة الضرائب ، تستخدم الشركات عمومًا طريقة الشطب المباشر التي يتم فيها شطب الديون التي لا يمكن تحصيلها كمصروف في نهاية السنة الضريبية. ومع ذلك ، فإن استراتيجية الشطب المباشر لا تعمل بشكل جيد لمحاسبة الأعمال ، حيث يمثل الدين غير المسدد دخلاً ضائعًا يؤثر على النتيجة النهائية للشركة على الفور. على سبيل المثال ، إذا تم اعتبار الديون المعدومة غير قابلة للتحصيل بحلول شهر مارس ، فإن الانتظار حتى نهاية العام لتمييزها داخليًا على أنها غير قابلة للتحصيل ليس فقط غير فعال ، ولكن يمكن أن يؤدي إلى تضخم الدخل.

لهذا السبب تستخدم الشركات طريقة البدل لتتبع الديون داخليًا. باستخدام طريقة البدل ، يمكن للشركات مطابقة الديون المعدومة مع معاملاتها في الفترة المحاسبية التي تحدث فيها وتقدير الإيرادات المفقودة المتعلقة بالديون المعدومة على أساس مستمر. يتم استخدام الرقم المقدر لموازنة حساب مخصص يتم تعديله بناءً على الديون المعدومة المسجلة خلال الفترة المحاسبية. لذلك ، إذا كان من المتوقع وجود دين معدوم قدره 1000 دولار (ولكن لم يتم تسجيله بعد) ، فسيتم خصم هذا المبلغ من قبل الشركة وإضافته إلى حساب المخصص.

تشبه العملية برمتها إنشاء حساب توفير لتمويل نفقات متوقعة متغيرة للغاية ، مثل بند ميزانية النفقات الطبية السنوية. قد تتوقع دفع قسط 2500 دولار لخطتك ، لكن رحلة واحدة غير متوقعة بسيارة إسعاف وزيارة غرفة الطوارئ يمكن أن تتسبب في ارتفاع هذه التكلفة بشكل كبير. لذلك ، من الأفضل لمحفظتك أن تبالغ في تقدير النفقات المتوقعة.

الخلاصة على العملاء الذين لا يدفعون

في حين أن التعامل مع العملاء الذين لا يدفعون هو تجربة عمل شائعة نسبيًا ، إلا أنها ليست تجربة مرحب بها تمامًا. قد يبدو تحصيل ديون العملاء غير المسددة مهمة شاقة تتطلب قدرًا هائلاً من الجهد والوقت. لهذا السبب فإن أفضل طريقة للتعامل مع ديون العملاء غير المسددة هي تجنبها. هذا صحيح. كن استباقيًا وطبِّق إجراءات العمل التي تقلل من احتمالية أن يضغط عليك العميل.

فيما يلي بعض الطرق لتجنب الفواتير غير المدفوعة في المستقبل.

• فحص العملاء المحتملين
• تحصيل المدفوعات مقدما
• تتطلب عقود العمل الموقعة
• أرسل الفواتير بسرعة
• حدد شروط الدفع مقدمًا
• مراجعة تقارير أعمار الذمم المدينة

عليك أن تنفق المال لكسب المال ، بالتأكيد. ومع ذلك ، عندما يتعلق الأمر بديون العملاء غير المسددة ، فإن الأمر أشبه بـ "عليك خسارة المال لكسب المال". لذا ، كن استباقيًا في تحصيل المدفوعات ، وتجنب مطاردة المدفوعات المتأخرة ، واعرف متى تترك الديون. افعل هذا وستوفر على نفسك الكثير من الصداع في المستقبل.

هل تريد المزيد من النصائح لمساعدتك في سداد فواتيرك؟ قم بإلقاء نظرة على منشورنا: هل يتأخر العملاء في الدفع؟ 10 نصائح للحصول على فواتيرك مدفوعة بشكل أسرع للحصول على نصائح مفيدة لمساعدتك على تشجيع المدفوعات السريعة من عملائك ونأمل أن تتجنب الاضطرار إلى شطب أي ديون معدومة في المستقبل.

أسئلة وأجوبة عن العملاء الذين لا يدفعون