Cosa fare quando un cliente non paga

Hai fornito servizi o venduto i tuoi prodotti in buona fede, inviato fatture e aspettato pazientemente, solo per finire frustrato e avere a che fare con un cliente che non pagherà il debito in sospeso. Frustrazione a parte, è importante sapere esattamente cosa fare quando un cliente non paga, così puoi aumentare le tue possibilità di essere pagato quanto dovuto.

Con l'industria del recupero crediti degli Stati Uniti che accumula un fatturato annuo di circa $ 13,4 miliardi, è sicuro dire che i clienti non paganti sono un evento abbastanza comune nel regno degli affari. Tuttavia, prima di inviare gli account dei tuoi clienti alle riscossioni e lavarti le mani della questione, assicurati di aver esaurito tutti i mezzi praticabili di contatto e raccolta con il cliente.

Questa guida analizzerà le diverse strategie per risolvere i debiti non pagati. Aiutiamo a farti pagare.

6 strategie da provare se un cliente non paga

Fortunatamente, ci sono molti modi per incoraggiare un cliente a coprire i propri debiti con la tua attività. Dall'invio di fatture aggiornate con tasse in ritardo fissate al completamento di una cessazione del servizio, ecco alcune strategie efficaci progettate per aiutare la tua azienda a recuperare i debiti non pagati.

1. Fai più tentativi per contattare il tuo cliente

Potrebbero esserci delle ragioni legittime per cui un cliente non risponde ai tuoi tentativi di contattarlo. Il tuo cliente potrebbe aver perso l'accesso al proprio account e-mail o aver cambiato gestore telefonico. I tuoi messaggi potrebbero essere stati filtrati come spam. Detto questo, alcuni clienti potrebbero schivare di proposito i tuoi tentativi di contattarli per evitare di essere ritenuti responsabili dei loro debiti. Indipendentemente dal motivo per cui i tuoi messaggi non ricevono risposta, contattare direttamente il tuo cliente in merito alle sue fatture non pagate è il primo passo per recuperare le entrate o le entrate perse.

Una volta che il periodo di grazia del pagamento è terminato e i tuoi clienti sono saldamente nell'intervallo di "pagamento in ritardo", invia follow-up personalizzati tramite più canali. Inizia con un singolo messaggio al loro metodo di contatto preferito che li avverte del ritardo nel pagamento e di eventuali sanzioni in cui potrebbero incorrere. Specifica il tempo rimanente per pagare i debiti e/o contattarti per discutere le opzioni di pagamento. Se non hai ricevuto una risposta dal cliente tramite i canali di contatto tradizionali, passa ai messaggi su canali diversi, comprese telefonate, e-mail e messaggi sui social media. Considera quest'ultima opzione come ultima risorsa, soprattutto se contatterai un account di social media privato.

Non permettere mai che una conversazione su debiti non pagati si trasformi in una discussione con insulti, parolacce o qualsiasi cosa ti pentiresti di aver associato alla tua attività.

Sì, potresti essere frustrato dalla mancanza di pagamento o comunicazione. Tuttavia, tenere a bada la tua frustrazione, anche in mezzo ad attacchi o smentite da parte del tuo cliente, ti aiuterà a evitare di offuscare la reputazione della tua attività. Tutto ciò che serve è una recensione negativa con immagini di supporto di te che fai saltare una miccia per perdere entrate e clienti e danneggiare irreparabilmente la reputazione della tua attività.

Infine, è importante tenere traccia di questi tentativi di raccolta. Se chiami e lasci un messaggio vocale, segui un'e-mail che ribadisce i termini del messaggio vocale o della telefonata. A seconda di quanto si spinge il problema, potrebbe essere necessario presentare la prova che hai ripetutamente tentato di ottenere la riscossione del debito.

2. Discutere un piano di pagamento rateale

Per stabilire un piano rateale, è necessario essere in grado di contattare direttamente il cliente e il cliente deve essere disposto a firmare un accordo rateale. Questo tipo di comunicazione con i clienti è un segno di buona fede da parte loro, soprattutto se sono loro ad avviare il contatto. Questi clienti hanno il desiderio di saldare il proprio debito, a differenza di quelli che evitano le tue chiamate in ogni occasione. Dopo aver discusso il motivo del ritardo di pagamento del tuo cliente, di solito nel regno di difficoltà finanziarie o emergenze impreviste, puoi discutere le opzioni di pagamento rateali che funzionano per la tua azienda e per il cliente.

Tieni presente che hai già mantenuto la tua parte dell'affare fornendo servizi o prodotti e ora ti stai impegnando a lavorare con il tuo cliente per risolvere il suo debito. Quindi, sebbene sia importante ascoltare i tuoi clienti, non permettere che gli accordi sui piani rateali diventino una negoziazione. Guarda il debito da una prospettiva aziendale e valuta la quantità di debito di cui la tua azienda ha bisogno e quando. Lascia che queste informazioni guidino i termini dell'accordo del piano rateale. Ad esempio, se un cliente ha accumulato un debito di $ 6.000 e la tua azienda ha bisogno di almeno $ 2.000 di quel debito ogni mese, puoi scegliere di impostare il piano del contratto rateale a $ 2.000 entro il 28 di ogni mese per tre mesi.

Se il tuo cliente non rispetta l'accordo del piano rateale, assicurati che ci siano termini che ti aiuteranno a recuperare i soldi che hai perso in un altro modo. Ad esempio, puoi includere una clausola che rende nullo il contratto di rateizzazione iniziale in caso di mancato pagamento. Puoi anche includere una clausola di mancato pagamento che aggiunge un addebito per interessi al debito residuo.

3. Addebitare una commissione per il ritardo

Le commissioni per i ritardi di pagamento hanno il duplice scopo di incoraggiare i clienti a pagare i propri debiti in tempo e di attenuare il colpo finanziario che la tua azienda potrebbe subire a causa dei clienti che pagano in ritardo. Ecco perché si consiglia vivamente di includere una clausola di pagamento in ritardo nel contratto con il cliente della tua attività. Se non riesci a redigere un contratto firmato che richiede al tuo cliente di pagare le tasse in ritardo, ci sono buone probabilità che il tuo cliente non sia obbligato a pagarle se la questione viene portata in tribunale.

Ecco un esempio di clausola relativa alla commissione per ritardato pagamento da includere nel contratto con il cliente e nelle fatture aziendali.

“[Il nome dell'azienda] si riserva il diritto di imporre una commissione per ritardato pagamento di [$$$] se il pagamento viene ricevuto più di [periodo di grazia ritardato] dopo la scadenza del pagamento della fattura. Verrà imposta la commissione per ritardato pagamento [la frequenza con cui verrà imposta la commissione per ritardato pagamento]".

Se la tua azienda si è riservata il diritto di imporre commissioni per ritardato pagamento, sia tramite un contratto commerciale che entro i termini della fattura, ora è il momento di utilizzarlo. Inizia inviando un avviso durante il periodo di grazia in ritardo per informare il cliente che addebiterai una commissione per il ritardo al termine del periodo di grazia. Se il cliente non è entrato in contatto con la tua attività o non ha pagato il debito alla fine del periodo di grazia, invia una fattura aggiornata che includa una commissione per il ritardo di pagamento.

Ci sono buone probabilità che il tuo cliente possa essere incline a rimuovere la commissione per il ritardo pagando parte o tutto il proprio debito. Questa tattica è particolarmente utile se hai una commissione per il ritardo che può essere addebitata ripetutamente fino a quando il debito non viene risolto. È raro che tu debba affrontare un cliente che ignorerà completamente un debito di $ 300 fino a un debito di $ 1.000.

4. Tagliare i servizi

Tagliare i servizi è raramente il primo passo giusto quando si tratta di trattare con i clienti non paganti. Tuttavia, tagliare i servizi è la mossa giusta se hai fatto più tentativi per contattare il tuo cliente e devi ancora risolvere il debito. Dopo avergli comunicato il debito dovuto, dovresti informare immediatamente il tuo cliente che interromperai i servizi a causa del mancato pagamento. Quindi, taglia il cavo metaforico. Non consentire a un cliente non pagante di continuare a utilizzare i tuoi servizi o prodotti gratuitamente.

5. Connettiti con l'assistenza clienti

I liberi professionisti che lavorano su piattaforme di terze parti, come Upwork e Fiverr, hanno una certa protezione quando si tratta di clienti che non pagheranno le bollette. A seconda del contratto e del cliente, Upwork offre una politica di protezione dei pagamenti che protegge i pagamenti a liberi professionisti e agenzie. Eventuali controversie vengono gestite dal supporto interno di Upwork con i liberi professionisti e i clienti in grado di presentare controversie per la revisione. In genere, se hai portato a termine i lavori nel rispetto della policy della piattaforma, i tuoi pagamenti ti arriveranno sia con contratto orario che a prezzo fisso.

Il sistema di protezione del venditore di Fiverr è leggermente diverso, ma offre una certa protezione dei pagamenti. Se un cliente ti ha pagato, ma poi contesta la transazione con la sua banca, la banca può emettere uno storno di addebito. L'importo totale dello storno di addebito verrà detratto dal tuo account. Il team Trust and Safety di Fiverr esaminerà il problema, ma non vi è alcuna garanzia che lo storno di addebito venga annullato.

Naturalmente, non tutte le controversie andranno per il verso giusto. Tuttavia, se stai lavorando con una rispettabile piattaforma di freelance, ci sono buone probabilità che tu abbia un po' di supporto quando hai a che fare con clienti che non pagano.

6. Entra in contatto con la leadership aziendale

A seconda delle dimensioni dell'azienda con cui lavori, potresti avere la possibilità di salire un po' più in alto nella scala della leadership per risolvere il tuo problema di debito. Ad esempio, se sei stato in grado di contattare inutilmente solo il reparto contabilità clienti della società, prova a contattare il proprietario o l'amministratore delegato dell'azienda direttamente via e-mail per spiegare il problema. Potresti scoprire che comunicare con la persona giusta fa miracoli per risolvere i problemi.

Cosa fare quando un cliente continua a non pagare?

Sfortunatamente, ci sono casi in cui un cliente continua a non pagare, anche dopo aver esaurito tutti i mezzi per la risoluzione del debito. Se le soluzioni meno aggressive hanno fallito, potrebbe essere il momento di prendere in considerazione la possibilità di ricorrere a un aiuto esterno o semplicemente di ridurre le perdite. Ecco alcune delle opzioni che le aziende hanno quando perseguono il debito dei clienti non pagato.

Fatturazione fattura

Il factoring è una soluzione a breve termine in grado di fornire un flusso di cassa immediato per le aziende a corto di liquidità. Il finanziamento del factor consente a un'azienda di vendere i propri crediti a una società di factoring di fatture o a un fornitore finanziario. Il fattore paga all'azienda un'alta percentuale del valore del conto (pensa: $ 750.000 su un debito di $ 1 milione). Una volta che il factor riscuote l'intero debito dal conto, la tua azienda riceve la percentuale rimanente del debito meno le commissioni e altre commissioni. Se consideri il factoring per la tua attività, tieni presente che di solito ci sono restrizioni che includono l'età della tua attività, le entrate annuali e molto altro che possono ridurre le tue possibilità di qualificarti per i servizi di factoring.

Agenzia di recupero crediti

Un'agenzia di recupero crediti può aiutare a ridurre le perdite acquistando i conti insoluti della tua azienda o raccogliendo i fondi per conto della tua azienda e addebitando commissioni per i loro servizi. Con quest'ultimo servizio, la tua attività verrà pagata dopo che il debito (o una parte di esso) è stato incassato. Le agenzie di recupero crediti sono opzioni praticabili per le aziende più grandi con molti conti insoluti che possono essere venduti in grandi lotti o raccolti nel tempo.

Tribunale per le controversie di modesta entità

Il tribunale per le controversie di modesta entità è un'opzione per le aziende che hanno esaurito tutte le altre vie di riscossione dei debiti e desiderano assistenza legale per saldare il debito. Ci sono restrizioni che riguardano i casi che puoi portare in tribunale per le controversie di modesta entità e se la tua azienda sarà autorizzata a trattenere un consulente legale. Ad esempio, il tribunale per le controversie di modesta entità di New York City limita le cause a richieste di importo pari o inferiore a $ 5.000. Quindi, se un cliente deve di più, dovrai intraprendere un'azione legale più in alto nella catena. Inoltre, la tua azienda potrebbe essere autorizzata o meno ad agire in giudizio in un tribunale per controversie di modesta entità a seconda delle leggi locali, quindi rivedi le leggi locali prima di scegliere questa strada.

Cancellazione di crediti inesigibili

Una cancellazione di crediti inesigibili può sembrare come arrendersi, ma a volte vale la pena ridurre le perdite. Se un cliente non paga e non vuoi sprecare altro tempo o risorse preziose per perseguire il debito, puoi cancellarlo. Il processo di cancellazione di un debito inesigibile consiste nella sua rimozione dalla linea di attività della tua azienda e nel passaggio a una spesa per l'azienda. In breve, esce dalle casse della tua azienda.

Come intraprendere un'azione legale per i clienti non paganti

Perseguire un'azione legale contro un cliente che non ha pagato è un'opzione che vale la pena considerare se hai già fatto tentativi significativi per riscuotere il debito senza intervento legale e sei sicuro che il tuo cliente pagherà se vincerai la causa.

Sfortunatamente, anche se vinci la tua causa contro un cliente non pagante, potrebbe non pagarti volontariamente. Il cliente potrebbe non avere i fondi o le attività per coprire il proprio debito o potrebbe aver nascosto i propri beni nel tentativo di eludere i sequestri salariali ordinati dal tribunale o il sequestro di beni. In ogni caso, dovrai valutare se un giudizio legale ti farà effettivamente guadagnare denaro in caso di vincita.

Quando percorrerai la via legale, dedicherai tempo e denaro alla riscossione del debito; dovrai decidere se quelle sono risorse che sei disposto a dedicare anche con la possibilità di non essere pagato dopo aver vinto.

Citare in giudizio un cliente per mancato pagamento

Se scegli di intraprendere un'azione legale contro un cliente non pagante, inizia ricercando le leggi statali e locali in merito alle azioni legali. Se il tuo stato ti consente di trattenere un consulente legale in un tribunale per le controversie di modesta entità, dovresti anche controllare gli avvocati della zona prima di stabilirti su uno che rappresenti la tua attività.

Se citare in giudizio un cliente per mancato pagamento, gli imprenditori dovrebbero iniziare presentando una denuncia o un reclamo presso la filiale del tribunale competente nella loro contea. Quando si compila una dichiarazione, è necessario fornire le seguenti informazioni pertinenti:

• Nomi delle persone coinvolte
• Indirizzi per le persone coinvolte
• L'importo che stai cercando
• Fatti generali sul caso

Potrebbe anche essere necessario pagare una tassa per presentare la richiesta. Una volta che hai presentato la denuncia, il tribunale procederà con la causa, notificando al tuo cliente/convenuto una citazione o avviso che sono stati citati in giudizio. Verrà fissata una data di udienza e il tuo caso sarà ascoltato.

La procedura per citare in giudizio un cliente per mancato pagamento può variare leggermente in base alla tua posizione negli Stati Uniti.

Una volta che il tuo cliente è stato informato della causa legale contro di lui, potrebbe essere propenso a risolvere in via extragiudiziale. In tal caso, è necessario disporre di un nuovo accordo di pagamento per iscritto e considerare la possibilità di avere un avvocato presente alla firma.

Se vinci la causa, il tuo cliente è legalmente obbligato a pagarti, tranne nei casi in cui non può. Prendi nota delle linee guida di pagamento stabilite dal tribunale dopo aver vinto la causa. Se un cliente non paga entro la data (o le date, se è stato ordinato un piano rateale) fissata dal tribunale, potresti avere motivo di perseguire ulteriori azioni legali, incluso il pignoramento salariale per garantire il pagamento.

Come cancellare crediti inesigibili per fatture in sospeso

Cancellare i crediti inesigibili significa essenzialmente dire all'IRS che non sei stato pagato, che non ti aspetti di esserlo e che vorresti che il debito non pagato fosse detratto dal reddito dichiarato della tua attività. Le cancellazioni di crediti inesigibili sono una soluzione praticabile per le aziende che dubitano della loro capacità di riscuotere crediti inesigibili, anche con un intervento legale.

Alla fine dell'anno fiscale, i crediti inesigibili per le ditte individuali devono essere segnalati nell'elenco IRS C Modulo 1040, riga 48 nella dichiarazione dei redditi della tua attività. Per le società di partnership, i crediti inesigibili devono essere archiviati nel modulo 1065. Se intendi segnalare crediti inesigibili sulle tasse aziendali, dovrai dimostrare che il prestito non era considerato un regalo al momento dello scambio.

La cancellazione dei crediti inesigibili per fatture in sospeso può essere eseguita solo se la tua azienda utilizza la contabilità per competenza. Sfortunatamente, un'azienda non può cancellare i crediti inesigibili se utilizza la contabilità di cassa.

Se non sei sicuro della differenza tra contabilità in contanti e per competenza, dai un'occhiata al nostro post: Contabilità in base alla cassa VS Contabilità in base alla competenza: cosa c'è di meglio? per ulteriori informazioni o per dare un nome formale al sistema utilizzato dalla tua azienda.

Monitoraggio dei crediti inesigibili per la tua azienda

Quando segnalano crediti inesigibili all'IRS, le aziende utilizzano generalmente il metodo di cancellazione diretta in cui il debito che non può essere raccolto viene cancellato come spesa alla fine dell'anno fiscale. Tuttavia, la strategia di cancellazione diretta non funziona bene per la contabilità aziendale, poiché il debito non pagato rappresenta una perdita di reddito che incide immediatamente sui profitti di un'azienda. Ad esempio, se un credito inesigibile è considerato inesigibile entro marzo, aspettare fino alla fine dell'anno per contrassegnarlo internamente come inesigibile non solo è inefficiente, ma può portare a una sopravvalutazione del reddito.

Ecco perché le aziende utilizzano il metodo dell'indennità per tenere traccia del debito internamente. Utilizzando il metodo dell'indennità, le aziende possono abbinare i crediti inesigibili alle loro transazioni nel periodo contabile in cui si verificano e stimare su base continuativa le mancate entrate relative a crediti inesigibili. La cifra stimata viene utilizzata per bilanciare un conto di indennità che viene rettificato in base alle sofferenze registrate durante il periodo contabile. Quindi, se è previsto un debito inesigibile di $ 1.000 (ma non ancora registrato), tale importo verrà addebitato dalla società e accreditato sul conto dell'indennità.

L'intero processo è simile alla creazione di un conto di risparmio per finanziare una spesa prevista che è molto variabile, come una voce di budget annuale per le spese mediche. Potresti aspettarti di pagare un premio di $ 2.500 per il tuo piano, ma una singola corsa in ambulanza inaspettata e una visita al pronto soccorso possono far salire alle stelle il costo. Quindi, è meglio che il tuo portafoglio sopravvaluti le spese previste.

La linea di fondo sui clienti che non pagano

Sebbene trattare con clienti non paganti sia un'esperienza aziendale relativamente comune, non è esattamente gradita. La riscossione dei debiti dei clienti non pagati può sembrare un compito arduo che richiede enormi quantità di impegno e tempo. Ecco perché il metodo migliore in assoluto per gestire i debiti dei clienti non pagati è evitarli. Giusto. Sii proattivo e implementa procedure aziendali che riducano le possibilità che un cliente ti irrigidisca.

Ecco alcuni modi per evitare fatture non pagate in futuro.

• Controlla i potenziali clienti
• Raccogliere il pagamento in anticipo
• Richiede contratti commerciali firmati
• Invia fatture rapidamente
• Imposta i termini di pagamento in anticipo
• Esaminare i rapporti sull'invecchiamento dei crediti

Devi spendere soldi per fare soldi, certo. Tuttavia, quando si tratta di debiti dei clienti non pagati, è più come "devi perdere soldi per fare soldi". Quindi, sii proattivo con la riscossione dei pagamenti, evita di inseguire i ritardi di pagamento e sappi quando lasciar andare i debiti. Fallo e ti risparmierai molti mal di testa in futuro.

Vuoi più consigli per aiutarti a pagare le tue fatture? Dai un'occhiata al nostro post: Clienti che pagano lentamente? 10 suggerimenti per far pagare le fatture più velocemente per suggerimenti utili per aiutarti a incoraggiare pagamenti rapidi da parte dei tuoi clienti e, si spera, evitare di dover cancellare eventuali crediti inesigibili in futuro.

Domande frequenti sui clienti non paganti