Que faire lorsqu'un client ne paie pas

Vous avez fourni des services ou vendu vos produits de bonne foi, envoyé des factures et attendu patiemment, pour finir frustré et avoir affaire à un client qui ne paiera pas sa dette. Frustration mise à part, il est important de savoir exactement quoi faire lorsqu'un client ne paie pas, afin d'augmenter vos chances d'être payé ce qui est dû.

L'industrie américaine du recouvrement de créances générant un chiffre d'affaires annuel d'environ 13,4 milliards de dollars, on peut dire sans risque de se tromper que les clients qui ne paient pas sont un phénomène assez courant dans le monde des affaires. Cependant, avant d'envoyer vos comptes clients au recouvrement et de vous en laver les mains, assurez-vous d'avoir épuisé tous les moyens de contact et de recouvrement viables avec le client.

Ce guide va décomposer les différentes stratégies de règlement des dettes impayées. Aidons à vous faire payer.

6 stratégies à essayer si un client ne paie pas

Heureusement, il existe de nombreuses façons d'encourager un client à couvrir ses dettes envers votre entreprise. De l'envoi de factures mises à jour avec des frais de retard ajoutés à la résiliation d'un service, voici quelques stratégies efficaces conçues pour aider votre entreprise à recouvrer les dettes impayées.

1. Faites plusieurs tentatives pour contacter votre client

Il peut y avoir des raisons légitimes pour lesquelles un client ne répond pas à vos tentatives de le contacter. Votre client a peut-être perdu l'accès à son compte de messagerie ou a changé d'opérateur téléphonique. Vos messages pourraient avoir été filtrés comme spam. Cela dit, certains clients pourraient délibérément esquiver vos tentatives de les contacter pour éviter d'être tenus responsables de leurs dettes. Quelle que soit la raison pour laquelle vos messages ne reçoivent pas de réponse, contacter directement votre client au sujet de ses factures impayées est la première étape pour récupérer votre perte de revenus ou de revenus.

Une fois que la période de grâce de paiement est terminée et que vos clients sont fermement dans la plage des « retards de paiement », envoyez des suivis personnalisés via plusieurs canaux. Commencez par un simple message à leur moyen de contact préféré les avertissant de leur retard de paiement et des éventuelles pénalités qu'ils pourraient encourir. Précisez le temps qu'il leur reste pour faire payer leurs dettes et/ou entrer en contact avec vous pour discuter des options de paiement. Si vous n'avez pas reçu de réponse du client via les canaux de contact traditionnels, passez aux messages sur différents canaux, y compris les appels téléphoniques, les e-mails et les messages sur les réseaux sociaux. Considérez cette dernière option comme un dernier recours, surtout si vous allez contacter un compte de réseau social privé.

Ne laissez jamais une conversation sur des dettes impayées se transformer en une dispute avec des injures, des mots grossiers ou tout ce que vous regretteriez d'avoir associé à votre entreprise.

Oui, vous pouvez être frustré par un manque de paiement ou de communication. Cependant, garder votre frustration à distance, même au milieu des attaques ou du déni de votre client, vous aidera à éviter de ternir la réputation de votre entreprise. Tout ce qu'il faut, c'est une critique négative avec des images à l'appui de vous qui faites sauter un fusible pour perdre des revenus et des clients, et nuire irrémédiablement à la réputation de votre entreprise.

Enfin, il est important de conserver des enregistrements de ces tentatives de collecte. Si vous appelez et laissez un message vocal, faites suivre par un e-mail réitérant les termes du message vocal ou de l'appel téléphonique. Selon l'étendue du problème, vous devrez peut-être présenter des preuves que vous avez essayé à plusieurs reprises de recouvrer la dette.

2. Discutez d'un plan de paiement échelonné

Pour établir un plan de versement, vous devez être en mesure de contacter directement le client et le client doit être disposé à signer un accord de plan de versement. Ce type de communication avec les clients est un signe de bonne foi de leur part, surtout si ce sont eux qui initient le contact. Ces clients ont un désir de régler leur dette, contrairement à ceux qui évitent vos appels à chaque occasion. Après avoir discuté de la raison du retard de paiement de votre client, généralement dans le domaine des difficultés financières ou des urgences imprévues, vous pouvez discuter des options de paiement par versements échelonnés qui conviennent à votre entreprise et au client.

Gardez à l'esprit que vous avez déjà tenu votre part du marché en fournissant des services ou des produits, et maintenant vous vous efforcez de travailler avec votre client pour régler sa dette. Ainsi, bien qu'il soit important d'écouter votre client, ne laissez pas les accords de plans de versement devenir une négociation. Examinez la dette d'un point de vue commercial et évaluez le montant de la dette dont votre entreprise a besoin et à quel moment. Laissez ces informations guider les termes de l'accord de plan de versement. Par exemple, si un client a accumulé une dette de 6 000 $ et que votre entreprise a besoin d'au moins 2 000 $ de cette dette chaque mois, vous pouvez choisir de fixer le plan d'accord de versement à 2 000 $ le 28 de chaque mois pendant trois mois.

Si votre client ne respecte pas l'accord de plan de versement, assurez-vous qu'il existe des conditions qui vous aideront à récupérer l'argent que vous avez perdu d'une autre manière. Par exemple, vous pouvez inclure une clause qui rend l'accord de plan de versement initial nul et non avenu en cas de paiement manqué. Vous pouvez également inclure une clause de paiement manqué qui ajoute des frais d'intérêt à la dette restante.

3. Facturer des frais de retard

Les frais de retard de paiement ont pour double objectif d'encourager les clients à payer leurs dettes à temps et d'atténuer le coup financier que votre entreprise pourrait subir en raison des retards de paiement des clients. C'est pourquoi il est fortement recommandé d'inclure une clause d'indemnité de retard dans le contrat client de votre entreprise. Si vous omettez de rédiger un contrat signé qui oblige votre client à payer des frais de retard, il y a de fortes chances que votre client ne soit pas obligé de les payer si l'affaire est portée devant les tribunaux.

Voici un aperçu d'un exemple de clause de pénalité de retard à inclure dans votre contrat avec le client et vos factures commerciales.

"[Votre nom d'entreprise] se réserve le droit d'imposer des frais de retard de paiement de [$$$] si le paiement est reçu plus de [délai de grâce pour paiement tardif] après l'échéance du paiement de la facture. Les frais de retard seront imposés [à quelle fréquence les frais de retard seront imposés]. »

Si votre entreprise s'est réservé le droit d'imposer des frais de retard de paiement, que ce soit par le biais d'un contrat commercial ou dans le cadre de ses conditions de facturation, il est maintenant temps de l'utiliser. Commencez par envoyer un avertissement pendant le délai de grâce pour retard de paiement, informant le client que vous facturerez des frais de retard après la fin du délai de grâce. Si le client n'a pas pris contact avec votre entreprise ou n'a pas payé sa dette à la fin du délai de grâce, envoyez une facture mise à jour incluant des frais de retard de paiement.

Il y a de fortes chances que votre client soit enclin à faire supprimer les frais de retard en payant une partie ou la totalité de sa dette. Cette tactique est particulièrement utile si vous avez des frais de retard qui peuvent être facturés à plusieurs reprises jusqu'à ce que la dette soit réglée. Il est rare que vous ayez à faire face à un client qui ignorera complètement une dette de 300 $ allant jusqu'à 1 000 $.

4. Couper les services

Couper les services est rarement la bonne première étape lorsqu'il s'agit de traiter avec des clients qui ne paient pas. Cependant, couper les services est la bonne décision si vous avez tenté à plusieurs reprises de contacter votre client et que vous n'avez pas encore résolu la dette. Une fois que vous l'avez dûment avisé de sa dette, vous devez immédiatement informer votre client que vous interrompez les services en raison d'un non-paiement. Ensuite, coupez le cordon métaphorique. Ne permettez pas à un client non payant de continuer à utiliser vos services ou produits gratuitement.

5. Connectez-vous avec le support client

Les pigistes qui travaillent sur des plateformes tierces, comme Upwork et Fiverr, bénéficient d'une certaine protection en ce qui concerne les clients qui ne paient pas leurs factures. Selon le contrat et le client, Upwork propose une politique de protection des paiements qui protège les paiements aux indépendants et aux agences. Tous les litiges sont traités par le support interne d'Upwork avec des pigistes et des clients capables de déposer des litiges pour examen. Généralement, si vous avez terminé le travail conformément à la politique de la plateforme, vos paiements vous parviendront à la fois sur des contrats à l'heure et à prix fixe.

Le système de protection des vendeurs de Fiverr est un peu différent, mais offre une certaine protection des paiements. Si un client vous a payé, mais conteste ensuite la transaction auprès de sa banque, celle-ci peut émettre une rétrofacturation. Le montant total de la rétrofacturation sera déduit de votre compte. L'équipe de confiance et de sécurité de Fiverr examinera le problème, mais rien ne garantit que la rétrofacturation sera annulée.

Bien sûr, tous les litiges ne vous conviendront pas. Cependant, si vous travaillez avec une plate-forme indépendante réputée, il y a de fortes chances que vous ayez un certain soutien lorsque vous traitez avec des clients qui ne paient pas.

6. Connectez-vous avec la direction de l'entreprise

Selon la taille de l'entreprise avec laquelle vous travaillez, vous pouvez avoir la possibilité de monter un peu plus haut sur l'échelle de leadership pour résoudre votre problème d'endettement. Par exemple, si vous n'avez pu contacter le service des comptes clients de l'entreprise qu'en vain, essayez de contacter directement le propriétaire ou le PDG de l'entreprise par e-mail pour expliquer le problème. Vous constaterez peut-être que communiquer avec la bonne personne fait des merveilles pour résoudre les problèmes.

Que faire lorsqu'un client ne paie toujours pas ?

Malheureusement, il arrive parfois qu'un client ne paie toujours pas, même après avoir épuisé tous les moyens de règlement de la dette. Si des solutions moins agressives ont échoué, il est peut-être temps d'envisager de faire appel à une aide extérieure ou simplement de réduire vos pertes. Voici un aperçu de certaines des options dont disposent les entreprises lorsqu'elles poursuivent des dettes impayées.

Affacturage des factures

L'affacturage est une solution à court terme qui peut fournir des flux de trésorerie immédiats aux entreprises à court de liquidités. Le financement factoriel permet à une entreprise de vendre ses comptes clients à une société d'affacturage ou à un fournisseur financier. L'affactureur verse à l'entreprise un pourcentage élevé de la valeur du compte (pensez : 750 000 $ sur une dette de 1 million de dollars). Une fois que le facteur recouvre la totalité de la dette du compte, votre entreprise reçoit le pourcentage restant de la dette moins la commission et les autres frais. Si vous envisagez l'affacturage pour votre entreprise, sachez qu'il existe généralement des restrictions telles que l'âge de votre entreprise, ses revenus annuels et bien d'autres encore, qui peuvent réduire vos chances d'être éligible aux services d'affacturage.

Agence de recouvrement de créances

Une agence de recouvrement de créances peut aider à réduire les pertes en rachetant les comptes en souffrance de votre entreprise ou en collectant les fonds au nom de votre entreprise et en facturant des frais pour leurs services. Avec ce dernier service, votre entreprise sera payée après le recouvrement de la dette (ou d'une partie de celle-ci). Les agences de recouvrement de créances sont des options viables pour les grandes entreprises avec de nombreux comptes en souffrance qui peuvent être vendus en gros lots ou recouvrés au fil du temps.

Cour des petites créances

La Cour des petites créances est une option pour les entreprises qui ont épuisé toutes les autres voies de recouvrement de créances et qui souhaitent obtenir une aide juridique pour régler la dette. Il existe des restrictions concernant les affaires que vous pouvez porter devant la Cour des petites créances et si votre entreprise sera autorisée à retenir les services d'un avocat. Par exemple, le tribunal des petites créances de la ville de New York limite les poursuites aux réclamations de 5 000 $ ou moins. Ainsi, si un client doit plus que cela, vous devrez engager votre action en justice plus haut dans la chaîne. De plus, votre entreprise peut ou non être autorisée à plaider devant un tribunal des petites créances en fonction de vos lois locales, alors passez en revue vos lois locales avant de choisir cette voie.

Annulation de créances irrécouvrables

Une radiation de créances irrécouvrables peut donner l'impression d'abandonner, mais parfois cela vaut la peine de réduire vos pertes. Si un client ne paie pas et que vous ne voulez pas perdre plus de temps ou de ressources précieuses pour poursuivre la dette, vous pouvez l'annuler. Le processus d'annulation d'une créance irrécouvrable consiste en son retrait de la ligne d'actif de votre entreprise et en sa transition vers une dépense pour l'entreprise. En bref, il sort des coffres de votre entreprise.

Comment intenter une action en justice pour les clients non payants

Poursuivre une action en justice contre un client qui n'a pas payé est une option à considérer si vous avez déjà fait des tentatives importantes pour recouvrer la dette sans intervention juridique et que vous êtes convaincu que votre client paiera si vous gagnez votre procès.

Malheureusement, même si vous gagnez votre procès contre un client qui ne paie pas, il se peut qu'il ne vous paie pas volontairement. Le client peut ne pas avoir les fonds ou les actifs pour couvrir sa dette ou il peut avoir caché ses actifs dans le but d'esquiver les saisies-arrêts de salaire ordonnées par le tribunal ou la saisie d'actifs. Dans tous les cas, vous devrez évaluer si un jugement légal vous rapportera réellement de l'argent si vous gagnez.

Lorsque vous empruntez la voie légale, vous consacrerez du temps et de l'argent au recouvrement de la dette ; vous devrez décider si ce sont des ressources que vous êtes prêt à consacrer même avec la possibilité de ne pas être payé après avoir gagné.

Poursuivre un client pour non-paiement

Si vous choisissez d'intenter une action en justice contre un client qui ne paie pas, commencez par rechercher les lois de votre état et locales concernant les poursuites en justice. Si votre état vous permet de retenir les services d'un avocat à la Cour des petites créances, vous devez également consulter les avocats de la région avant d'en choisir un pour représenter votre entreprise.

S'ils poursuivent un client pour non-paiement, les propriétaires d'entreprise doivent commencer par déposer une déclaration ou une plainte auprès de la branche du tribunal appropriée dans leur comté. Lors du dépôt d'une déclaration, vous devrez fournir les informations pertinentes suivantes :

• Noms des personnes impliquées
• Adresses des personnes concernées
• Le montant que vous recherchez
• Faits généraux sur l'affaire

Vous devrez peut-être également payer des frais pour déposer votre demande. Une fois que vous avez déposé la plainte, le tribunal poursuivra la poursuite, signifiant à votre client/défendeur une assignation ou un avis qu'il est poursuivi. Une date d'audience sera fixée et votre cause sera entendue.

Le processus de poursuite d'un client pour non-paiement peut varier légèrement en fonction de votre emplacement aux États-Unis.

Une fois que votre client a été avisé de la poursuite judiciaire à son encontre, il peut être enclin à régler à l'amiable. Si tel est le cas, vous devez disposer de tout nouvel accord de paiement par écrit et envisager la présence d'un avocat lors de la signature.

Si vous gagnez le procès, votre client est légalement tenu de vous payer, sauf dans les cas où il ne peut pas. Prenez note des directives de paiement fixées par le tribunal une fois que vous avez gagné votre cause. Si un client ne paie pas à la date (ou aux dates, si un plan de versement est ordonné) fixée par le tribunal, vous pouvez avoir des motifs d'intenter une action en justice, y compris des saisies sur salaire pour assurer le paiement.

Comment radier les créances irrécouvrables pour les factures impayées

Annuler une créance irrécouvrable signifie essentiellement à l'IRS que vous n'avez pas été payé, que vous ne vous attendez pas à l'être et que vous souhaitez que la dette impayée soit déduite du revenu déclaré de votre entreprise. Les annulations de créances irrécouvrables sont une solution viable pour les entreprises qui doutent de leur capacité à recouvrer une créance irrécouvrable, même avec une intervention juridique.

À la fin de l'année d'imposition, les créances irrécouvrables pour les entreprises individuelles doivent être déclarées sur le formulaire IRS Schedule C 1040, ligne 48 de la déclaration de revenus de votre entreprise. Pour les entreprises en partenariat, les créances irrécouvrables doivent être déposées sur le formulaire 1065. Si vous déclarez une créance irrécouvrable sur vos taxes professionnelles, vous devrez prouver que le prêt n'était pas considéré comme un cadeau au moment de l'échange.

La radiation des créances irrécouvrables pour les factures impayées ne peut être effectuée que si votre entreprise utilise la comptabilité d'exercice. Malheureusement, une entreprise ne peut pas annuler une créance irrécouvrable si elle utilise la comptabilité de caisse.

Si vous n'êtes pas sûr de la différence entre la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice, consultez notre article : Comptabilité de caisse contre comptabilité d'exercice : quoi de mieux ? pour plus d'informations ou pour donner un nom officiel au système utilisé par votre entreprise.

Suivi des créances irrécouvrables pour votre entreprise

Lorsqu'elles déclarent une créance irrécouvrable à l'IRS, les entreprises utilisent généralement la méthode de radiation directe dans laquelle la dette qui ne peut pas être recouvrée est radiée en tant que dépense à la fin de l'année d'imposition. Cependant, la stratégie de radiation directe ne fonctionne pas bien pour la comptabilité des entreprises, car les dettes impayées représentent une perte de revenus qui a un impact assez immédiat sur le résultat net d'une entreprise. Par exemple, si une créance irrécouvrable est considérée comme irrécouvrable en mars, attendre la fin de l'année pour la marquer en interne comme irrécouvrable est non seulement inefficace, mais peut également entraîner une surestimation des revenus.

C'est pourquoi les entreprises utilisent la méthode de la provision pour suivre la dette en interne. En utilisant la méthode de la provision, les entreprises peuvent faire correspondre les créances irrécouvrables à leurs transactions au cours de la période comptable au cours de laquelle elles se produisent et estimer les pertes de revenus liées aux créances irrécouvrables sur une base continue. Le montant estimé sert à équilibrer un compte de provision qui est ajusté en fonction des créances irrécouvrables enregistrées au cours de la période comptable. Ainsi, si une créance irrécouvrable de 1 000 $ est attendue (mais pas encore enregistrée), ce montant serait débité par l'entreprise et crédité au compte de provision.

L'ensemble du processus s'apparente à la création d'un compte d'épargne pour financer une dépense prévue très variable, comme un poste budgétaire annuel de dépenses médicales. Vous pouvez vous attendre à payer une prime de 2 500 $ pour votre régime, mais un seul trajet inattendu en ambulance et une visite aux urgences peuvent faire monter en flèche ce coût. Il est donc préférable que votre portefeuille surestime les dépenses prévues.

L'essentiel sur les clients qui ne paient pas

Bien que traiter avec des clients qui ne paient pas soit une expérience commerciale relativement courante, ce n'est pas exactement la bienvenue. Le recouvrement des dettes impayées des clients peut sembler une tâche herculéenne qui nécessite énormément d'efforts et de temps. C'est pourquoi la meilleure méthode absolue pour gérer les dettes impayées des clients est de les éviter. C'est vrai. Soyez proactif et mettez en place des procédures commerciales qui réduisent les risques qu'un client vous raide.

Voici quelques moyens d'éviter les factures impayées à l'avenir.

• Examinez les clients potentiels
• Encaisser le paiement au préalable
• Exiger des contrats commerciaux signés
• Envoyez vos factures rapidement
• Définissez les conditions de paiement à l'avance
• Examiner les rapports chronologiques des comptes clients

Vous devez dépenser de l'argent pour gagner de l'argent, bien sûr. Cependant, lorsqu'il s'agit de dettes client impayées, cela revient plutôt à "vous devez perdre de l'argent pour gagner de l'argent". Soyez donc proactif dans la collecte des paiements, évitez de courir après les retards de paiement et sachez quand laisser partir vos dettes. Faites-le et vous vous éviterez bien des maux de tête à l'avenir.

Vous souhaitez plus de conseils pour vous aider à régler vos factures ? Consultez notre article : Clients qui paient lentement ? 10 conseils pour que vos factures soient payées plus rapidement pour obtenir des conseils utiles pour vous aider à encourager les paiements rapides de vos clients et, espérons-le, éviter d'avoir à annuler toute créance irrécouvrable à l'avenir.

FAQ sur les clients non payants