クライアント校正ソフトウェアが政府機関の未来である理由

公開: 2022-07-08

あなたは代理店生活から何を望んでいますか？あなたが私のような人なら、あなたは自分が誇りに思っている作品を作り、それをしながら楽しんでみたいと思っています。それが私が広告代理店でキャリアを始めたときに欲しかったことです。

しかし、すべてのプロジェクトには、倦怠感が生じ始めるポイントがあります。通常、フィードバックのためにクライアントと作業を共有するのはその頃です。

突然、最初に感じた楽しさと興奮が次のように置き換えられます。

クライアントがフィードバックを共有するのにかかる時間に対するフラストレーション
あなたが会議に費やしている時間の長さに対する絶望
急速に縮小する時間枠で可能な限り最高の作品を作成するためのプレッシャー

昨年末、Filestageは250人以上の広告およびマーケティングの専門家にフィードバックと承認の経験について調査しました。

ここでは、クライアントの校正プロセスについて学んだ上位3つのことと、洞察とオンライン校正ソフトウェアがどのように役立つかについて説明します。

1.フィードバックの追跡をやめ、期限を迎え始めます

広告およびマーケティングエージェンシーは、彼らの仕事に関するフィードバックを追いかけるために膨大な時間を浪費します。しかし、電子メールからFilestageのような専用のクライアント校正ツールに切り替えることで、クリエイティブレビュープロセスのすべての人のために、1人あたり1か月あたり1日節約できます。

アカウントマネージャーの5人に4人が利害関係者からのフィードバックを遅らせます

私たちのYearInReviewレポートによると、アカウントマネージャーの80％は、昨年、クライアントから遅れたフィードバックを受け取りました。また、代理店で5分以上働いている場合は、この数字にまったく驚かないでしょう。

しかし、あなたのクライアントは本当に責任がありますか？電子メールなどの基本的なコミュニケーションツールでは、フィードバックの提供に膨大な時間がかかります。そして、何らかの理由で、それが誰かのリストの一番上にあることはめったにありません。

マーケターにフィードバックを提供した経験について、私たちのレポートが明らかにしたことは次のとおりです。

64％がスクリーンショットを撮り、ビジュアルに関するフィードバックを提供しました
19％がタイムコードを書き、動画にフィードバックを提供しました
36％は、少なくとも1つの作品をどこで見つけるかを知りませんでした
17％は、フィードバックを共有するための最良の方法がわからないことを認めています

プロジェクトマネージャーの5人に3人がフィードバックを追いかけて時間を無駄にしています

フィードバックを待つことができるのはそれほど長いことではありません。結局のところ、最終的な納期は決まっています。最終的に、あなたがあなたのクライアントを追いかけ始めなければならないポイントが来ます。

受動的攻撃的なメールを始めましょう！

私たちのレポートによると、プロジェクトマネージャーの62％が、2021年の作業に関するフィードバックを求めてクライアントを追いかけました。このプロセスは非常に手作業でイライラする可能性があり、多くの場合、誰が何を承認したかを追跡するためにカスタムスプレッドシートが必要になります。

ただし、クライアントの校正プロセスに時間がかかるほど、問題が発生するまでの時間が長くなります。実際、私たちのレポートは次のことを示しています。

21％が古いバージョンのファイルに関するフィードバックを受け取りました
18％は、誰が作品を承認したかを見失いました
重要なレビュー手順がスキップされたため、11％が間違いを公開しました
ファイルが時間内に承認されなかったため、8％がプロジェクトをキャンセルしました

クライアントプルーフソフトウェアにより、代理店は1人あたり1か月に1日節約できます

Year In Reviewレポートでは、フィードバックの管理に費やした時間をメールとFilestageのクライアント校正ツールで比較しました。また、250人以上の広告およびマーケティングの専門家に基づいて、Filestageは、クライアントを含むプルーフプロセスのすべての人にとって、1人あたり1日、1か月あたり1日節約できることがわかりました。

オンライン校正ツールで時間を節約する方法をいくつか紹介します。

コンテンツのすぐ上でフィードバックを収集して話し合う
期日を設定し、レビュー担当者に自動リマインダーを送信します
同じプラットフォーム内で新しいバージョンを共有して比較する

Filestageのクライアント校正ソフトウェアは、電子メールのノイズにも役立ちます。 GroupMのRainBalaresは、次のように述べています。受信トレイがコンテンツの承認に関するこれらのメールでいっぱいになることはなくなったので、その日のその他の重要なタスクに集中できます。」

2.会議の時間が減り、創造性が増します

平均して、経営幹部は1週間に約23時間を会議に費やしています。あなたがプロジェクトまたはアカウントマネージャーであるなら、それは正しいように聞こえるかもしれません。デザイナー、クリエイティブ、その他のスタジオの役割の場合、それはおそらくはるかに少ないでしょう。しかし、あなたがどの部門に座っているか（または立っているか）に関係なく、私たち全員が同意できることが1つあると確信しています。

ミーティングは最悪です！

クリエイティブの44％は、クライアントから矛盾した不明確なフィードバックを受け取ります

メールでクリエイティブな作品をレビューしている場合、フィードバックを受信トレイに届けるのは、戦いの半分に過ぎません。次は素晴らしい解きほぐしです。

オープンな競合。

議論の余地のない意見の相違。

まったく理解できないコメント。

OddityのUXディレクターであるMarcelMartinは、Filestageの前の生活について次のように述べています。「私たちのプロジェクトマネージャーは、非同期フィードバックの調査、要約、準備に非常に忙しかったです。このプロセスには時間がかかり、満足のいくものではなく、残念ながら誤解が含まれることがよくありました。」

何らかの理由で、クライアントがフィードバックを統合するために時間をかけることはめったにありません。ですから、パズルをつなぎ合わせ、それらが整列している場所を見つけ出し、それらが整列していない場所を指摘するのはあなたの仕事です。

ほとんどの場合、それは会議を呼び出すことを意味します。

プロジェクトマネージャーの71％は、フィードバックを明確にするために会議を手配します

代理店では、プロジェクトマネージャーは、創造的なリソースの保護者であり、請求可能性の擁護者です。そのため、フィードバックに関する会議は、彼らの側で苛立たしく非効率的なとげになります。

クライアントの校正プロセスで会議が非常に一般的である理由は次のとおりです。

ファイルとフィードバックは分離されているため、クライアントがそれらの意味を正確に説明することは困難です。
コメントは異なるメールチェーンで共有されるため、クライアント間の透明性はありません
クライアントは以前のバージョンについて言ったことを忘れてしまい、以前のコメントと矛盾することになります

幸いなことに、適切なクライアント校正ソフトウェアは、これらすべての問題やその他の問題を解決できます。

Filestageのクライアント校正ソフトウェアを使用しているチームは、「不要な会議」が電子メールと比較して28％削減されています。

Filestageでは、代理店がクライアントの校正プロセス全体で時間と労力を節約できるよう支援することが大好きです。また、Year In Reviewレポートによると、クライアント校正ツールは、チームが不要な会議に費やす時間を28％削減するのにも役立ちます。

PublicisHealthのメディカルディレクターであるSarahChenは、次のように述べています。代理店とクライアントがより協力して作業できるように、全員のコメントが明確で同じ場所にあります。」

Filestageがクライアントのフィードバックをより明確にするいくつかの方法を次に示します。

どこかをタップしてマーカーを作成し、作品の上にコメントを追加します（ビデオも）
テキストを強調表示するか、注釈を描画して、フィードバックを明確にします
バージョンとコメントを並べて比較し、何が変更されたかを確認します
コメントへの参照を添付して、追加のコンテキストを提供します
他の人にタグを付けて、同じページにリアルタイムでアクセスする

3.さようなら残業、こんにちはより良い仕事

私が最初に広告代理店で働き始めたとき、無給の残業が予想されていました。そして、私は過去10年間で多くの変化があったとは想像できません。しかし、もう少し生産性を高め、より効果的にコミュニケーションをとることで、代理店は最高の作品を作成するために必要な集中時間を解放できます。

代理店スタッフの73％が契約時間以上に働いています

衝撃的ですが、悲しいことに真実です。私たちのYearInReviewレポートによると、代理店の4人に3人が契約時間以上に働いています。

そして、私はそれを取得します。時々エキサイティングなピッチがやって来て、それはすべてハンズオンデッキです。あなたが勝った場合、それはあなたのビジネス（またはポートフォリオ）を次のレベルに引き上げるアカウントになります。しかし、あまりにも多くの機関では、遅くまで働くことは日常茶飯事です。これには2つの大きな理由があります。手動タスクとやり直しです。

代理店がこれらの分野で定期的に時間を浪費する方法のいくつかを次に示します。

スライドショーにすべての作業を追加して、クライアントに見栄えを良くする
転送リンクがタイムアウトしたため、コンテンツを再アップロードしてクライアントと共有する
スプレッドシートで共有および承認されたものを追跡する
さまざまなメールチェーンからのフィードバックをコピーして1つのドキュメントに貼り付ける
チームがフィードバックを誤って解釈したため、レビューラウンド全体を破棄する
クライアントが時間内にプロジェクトを承認しなかったため、プロジェクト全体をキャンセルする

プロジェクトマネージャーの90％は、フィードバックの管理に費やす時間が少なければ、より良い仕事を生み出すことができます。

冒頭で述べたように、代理店で働いているなら、誇りに思って楽しんでいる作品を作りたいと思っています。

したがって、プロジェクトマネージャーの90％が、より良い仕事を生み出すのを助ける方法があると言ったら、注意を払う時が来ました。

そして、それが十分な理由ではない場合、67％は、フィードバックの管理に費やす時間が少なければ、仕事でより幸せに感じると答えています。

これらのプロセスを自動化し、一元化された透過的なクライアント校正プロセスを設定することにより、代理店はより明るく、より生産的で、より収益性の高い未来を享受できます。

クライアントプルーフソフトウェアは創造的な開発時間を半分にするので、代理店は最高の仕事を提供することに集中できます

バルセロナとLAを拠点とするエージェンシーであるSLAPSは、Filestageを使用して、クライアントとの何百ものソーシャル投稿をレビューしています。電子メールとWhatsAppから専用のクライアント校正ツールに切り替えることで、設計時間を半分に短縮し、品質と社会的関与のためにより多くの時間を解放しました。

Sebastien Vandecasteeleの創設者兼クリエイティブディレクターは、次のように述べています。コピーライター、ソーシャルマネージャー、デザイナーがいます。クライアント側では、フィードバックプロセスに2〜3人が参加しています。 Filestageは、誰もが簡単に相互作用し、フィードバックを提供できる場所を提供してくれます。」

グラフィックデザイナーや代理店にとってのオンライン校正のその他の9つの利点は次のとおりです。

すべてのデザインとバージョンを1か所にアップロードします
クリエイティブの上にフィードバックを集める
レビューアと直接フィードバックについて話し合う
次のバージョンを作成するときにコメントにチェックマークを付けます
バージョンを並べて比較し、何が変更されたかを確認します
ワンクリックでデザインを承認または変更をリクエスト
内部および外部のレビュー担当者を招待してフィードバックを提供する
設計レビューを前進させ続けるために期日を設定する
ビデオ、デザイン、画像、ドキュメントなどを確認する

最終的な考え

代理店向けのクライアント校正ソフトウェアの重要性についての私の2セントを読んでいただきありがとうございます。テクノロジーとソフトウェアに関して、代理店が最前線に立つことはめったにありません。2018年に退職したとき、私のチームはまだデスクフォンを使用していました。しかし、私が座っているところから、フィードバック管理は解決を求めている問題です。

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