経費管理 101: 経費報告ガイド

経費管理は、多くの場合、時間がかかり、面倒で、エラーが発生しやすく、イライラするプロセスです。 それでも、企業の収益を維持する上で重要な役割を果たします。

定義上、経費管理は、経費報告、承認、および従業員の払い戻しを処理するために展開される組織のシステムです。

ただし、読み進めていくと、経費管理の核心は、放置された場合に、あらゆる規模のビジネスを成功または失敗させる可能性があることがわかります。 この記事では、企業が経費管理とそのメリットに注意を払う必要がある理由について説明します。

なぜ経費管理が重要なのですか？

経費管理は、利害関係者ごとに異なる意味を持ちます。 財務チームの主な焦点は、正確な記録と財務計画を維持することです。 従業員にとっては、迅速かつ最小限の摩擦で払い戻しを受けることです。 所有者または管理者にとっては、成長、生産性、リスク管理、コスト削減、および従業員の満足度に関するものです。

経費管理に注意を払うと、次のようなメリットがあります。

• 経費管理プロセスが円滑に進むと、組織の財務状態に関する正確な洞察が得られます。 これは、管理者がコスト削減の機会と潜在的なリスクを特定するのに役立ちます。
• 次に、従業員の経費精算サイクルが短くなると、従業員の満足度と信頼が高まります。 これは、従業員と財務の生産性を決定する上で重要な役割を果たします。
• 最後に、コンプライアンスを維持し、詳細な記録を維持するために努力すると、税制上のメリットが得られます。 したがって、よく考えられて実装された経費管理システムには、有形無形の両方の利点があります。

経費管理プロセスはどのようなものですか?

経費管理プロセスには、次のものが含まれます。

• 従業員による事業費の報告
• マネージャー/承認者によるレポートの検証と検証
• 会計士/財務チームによるコンプライアンスのための経費報告書の監査
• 従業員経費精算の支払処理
• 外部監査の経費、領収書、記録の保管

プロセスを視覚化するのに役立つフローチャートを次に示します。

非常に単純に見えますが、実際にはプロセスの各ステップに課題があり、正しく行わないとビジネスの安定性と成長に深刻な脅威をもたらします。 したがって、効率的な経費管理システムを構築するには、これらの課題を理解することが不可欠です。

出張および経費管理プロセスにおける課題

時間と労力がかかることに加えて、経費管理プロセスは、ポリシーを設定してから払い戻しが処理されるまで、課題に満ちています。 そして、もう少し。 経費管理における最も一般的な 3 つの課題を次に示します。

1. 不明確な旅費および経費に関する方針

経費報告のサイクルは従業員から始まり、経費ポリシーが不明確な場合、最初のステップが問題の始まりです。 特に、経費報告は常に土壇場の仕事であり、誰もが恐れているためです.

従業員が不明確な旅費および経費に関するポリシーに直面している問題:

• 経費のポリシーとカテゴリを思い出すのが難しくなります。
• これにより、従業員はポリシー外の費用を請求することになります。
• レポートは再提出のために従業員に送り返され、その結果、支払いが遅れます。
• 準拠していない経費が払い戻された場合、経費報告書の不正としてカウントされます。
• 従業員は、経費報告の不正行為の影響を十分に認識していない可能性があるため、チェックされていない違反を繰り返そうとする可能性があります。

2. 非効率な経費承認ワークフロー

出張や経費に関するポリシーの場合と同様に、承認ワークフローが適切に定義されていないと、経費レポートが適切な担当者に適切な時間内に届かない可能性があります。 これにより、フラストレーション、混乱、および従業員がビジネスのためにポケットから費やしたお金の払い戻しが遅れます。

非効率的な承認ワークフローにより、従業員と財務チームが直面する問題:

• 従業員と承認者は、払い戻しプロセス全体を認識していません。
• 彼らは、どのレポートが誰に送られるかを理解するために、生産的な時間を無駄にしています。
• 承認者が経費報告メールを見逃す可能性は高いです。
• 不正またはポリシー違反の申し立ては、チェックされない可能性があります。
• 絶え間なく長い往復の結果として、払い戻しは遅れます。
• 経費報告書のすべての活動が追跡される 1 つの場所はありません。
• 財務チームがボトルネックとコンプライアンスを追跡することが難しくなります。
• 必然的に、詳細な監査証跡がなければ、ビジネスは自ら監査を受け入れることになります。

3. 従業員の経費精算の遅れ

費用の払い戻しは、時間のかかる面倒なプロセスです。 従業員と財務チームの間の複数回のやり取りや、膨大な量の手作業によるデータ入力、検証、および処理など、経費報告を好む人はいません。

さらに、従業員の費用の払い戻しが遅れると、次のことが起こります。

• 従業員の不満と士気の低下。
• 従業員は、会社に費やしたお金を失います。
• 実際に重要なことに集中する十分な時間がありません。
• 土壇場での承認により、ポリシー外の申し立てが承認される可能性があります。
• 財務チームは時間通りに帳簿を閉じることができません。

遅延、エラー、詐欺、苦痛を伴う監査は、従来の経費管理の特徴です。 これは、大小を問わず、より効果的な経費管理方法に目を向けるビジネスです。

従来の経費管理とは

従来の経費管理プロセスは、紙ベースの領収書と記録に依存しています。 絵を描くために、これは従来の経費管理システムがどのように見えるかです:

• 従業員は、すべての払い戻しサイクルの開始時に費用の払い戻しを請求できるように、すべてのビジネスの領収書を安全に保管する必要があります。
• 承認者は、経費請求を手動で検証し、会社の出張および経費に関するポリシーに準拠していることを確認する必要があります。
• 財務チームは、承認されたすべての経費領収書を処理前に紙の証跡で監査する任務を負っています。
• 財務チームは、将来の内部/外部監査のために、すべての領収書と記録を整理された方法で保存する必要があります。

従来の経費管理の課題

紙ベースの会計からエクセルベースの会計へのアップグレード。 ただし、どちらのシステムも手作業によるデータ入力と検証のみに頼っており、時間と労力がかかります。 以下に、従来の経費管理のいくつかの課題と制限を示します。

• データ入力エラーの可能性が高い: 従来の経費管理では、経費の報告、承認、さらには記録管理まで、手作業によるデータ入力に依存していました。 追加のゼロまたは欠落があると、帳簿がゆがみ、監査を受ける可能性があります。
• 経費報告書の不正のリスクが高い: ポリシーのニュアンスが見過ごされ、経費報告書の不正が作成される可能性は非常に高いです。 これは企業に多額の費用がかかり、税務当局からの不愉快な問い合わせのためにカレンダーをブロックする可能性があります.
• 従業員の支出に対する可視性の欠如: 財務チームは、月末に経費報告書を提出するまで、従業員がさまざまなプロジェクトに費やしている金額を知る方法がありません。 これは財務上の生産性を阻害し、会社の収益に深刻な脅威をもたらす可能性があります。

自動経費管理とは何ですか?

自動化された経費管理ソフトウェアは、財務報告に関連するありふれたタスクをすべて排除するために特別に設計された機能を使用します。 これにより、手作業による経費報告の背後にあるフラストレーションを取り除くことができます。

経費の報告と追跡を簡単にするだけでなく、自動化された経費管理がもたらすその他の利点を次に示します。

• 従業員が選択した任意のデバイスから経費を追跡および報告する簡単な方法を提供します。
• ポリシーへのコンプライアンスを確保するために、報告される前であっても、すべての経費請求に対してリアルタイムのポリシー チェックを実行します。
• 承認ワークフローのカスタマイズと自動化、および銀行と企業のクレジット カードの照合を可能にします。
• 他の会計、ERP、および HRMS ソフトウェアと統合して、すべての従業員、出張および経費管理データを一元化します。

自動経費管理に切り替えるメリット

紙や Excel ベースの経費報告からデジタルへの切り替えは、ビジネスにとって大きな変革となる可能性があります。 自動化された経費管理が従来の経費管理に勝る利点をいくつか紹介します。

• 従業員は、経費報告書の作成と提出に費やす時間を短縮できます。
• 承認者は、経費報告書の確認と承認に費やす時間が短縮されます。
• コンプライアンスは、経費管理ソフトウェアによって処理されます。
• 余分な手作業を行うことなく、監査の準備が整います。
• 財務チームは、従業員の支出を継続的に可視化します。

自動化された経費管理に切り替えることで、エラーが発生しやすく時間のかかる手動のタスクを引き継ぎ、企業が財務実績、従業員の生産性を向上させ、予算管理を最適化するのに役立ちます。

経費管理ソフトとは？

経費管理ソフトウェアは、経費報告、承認、払い戻し、出張予約など、出張および経費管理関連のプロセスを自動化するように設計されています。 自動化された経費管理プロセスにより、通常は従来の経費管理の特徴であるリスクが最小限に抑えられます。 利害関係者によって編成された経費管理ソフトウェアを使用することのいくつかの利点を次に示します。

従業員には、以下を提供します。

効率的な領収書の追跡と報告

ほとんどの経費管理ソフトウェアには、従業員が経費報告に費やす時間と労力を削減するための簡単なビジネス領収書追跡オプションが用意されています。 最も顕著な経費報告機能は、ほぼすべての経費管理モバイル アプリケーションに見られる光学式文字認識 (OCR) スキャナーです。

この機能により、従業員は OCR スキャナーを使用して紙の領収書の写真を簡単に撮ることができます。 ソフトウェアは、キャプチャした画像から経費の詳細を自動入力し、すべてレポートの準備ができています。 これにより、面倒な手動の経費報告プロセスが真のワンクリック エクスペリエンスに置き換えられます。

経費精算の迅速化

自動化された出張および経費管理ソフトウェアにより、従業員は準拠した経費報告書を簡単に提出できます。 また、タイムリーな経費報告書の提出、承認、および従業員経費の払い戻しを確実にするために、利害関係者間で絶え間なく行き来する必要がなくなります。

承認者には、次の機能が提供されます。

カスタム自動承認ワークフロー

経費管理ソフトウェアを使用すると、管理者や承認者が「担当者を教えてください」というメールに返信する必要がなくなります。 ワークフローがシステムに取り込まれ、ポリシー セットが設定されると、自動レポート提出リマインダーとレポートの自動承認を設定して、経費承認プロセスのボトルネックを完全に解消することもできます。

効果的な経費ポリシーの施行

マネージャー、部門長、または財務部門として、ポリシーに照らして経費請求を検証するよりも、より適切で重要なことが必要です。 経費管理ソフトウェアは、ポリシー チェックを自動化し、違反があれば警告します。 これにより、検証に生産的な時間を無駄にすることなく、適切なアクションを実行できます。

財務チームには、次の機能が提供されます。

法人クレジットカードの自動照合

少し前まで、法人カードが大流行していたとき、企業の経費を管理するための究極のソリューションのように感じられました。 クレジット カードの明細書と請求書を照合し、コンプライアンスを監査することの難しさを知っているのは財務チームだけです。

経費管理ソフトウェアは、クレジット カードの照合に関しては非常に役立ちます。 このソフトウェアは、経費、領収書、および取引を自動的に照合し、方程式から手作業による介入を排除します。 また、クレジット カード プロバイダーと統合して、経費管理ダッシュボードで直接フィードを取得します。 これにより、財務チームは、支出が発生している情報だけでなく、支出が正確にどこで発生しているかについてリアルタイムの洞察を得ることができます。

継続的なコンプライアンスのためのデジタル監査証跡

経費管理ソフトウェアは、各経費とすべての利害関係者の対応するアクションに関する詳細なデジタル監査証跡を維持します。 これにより、財務チームは、払い戻しを処理する前に経費レポートを簡単に監査できます。 これにより、紙のレシートを積み重ねて保管する必要がなくなり、保管の心配もなくなります。

より速い支払い処理

経費管理ソフトウェアは、既存の ERP、会計、HRMS システム、および銀行ポータルを統合します。 これにより、すべての従業員と経費のデータを単一のプラットフォームに取り込み、経費管理ダッシュボードから直接支払いを開始できます。 さらに、支払いの進行状況を追跡できるため、常に状況を把握できます。

経費領収書の安全なクラウド ストレージ

経費請求に添付されたすべての領収書は、安全で検索可能なクラウドに保存されます。 これにより、財務チームはフィルターを使用して経費、領収書、またはレポートを簡単に検索できます。 次に監査を受けるとき、膨大な量のレポートを整理して監査人が要求したレポートを見つける間、あなたと監査人の間に気まずい沈黙が 1 時間もかかることはありません。

経費データ分析に対するリアルタイムの洞察

経費管理ソフトウェアは、組織または複数の組織全体の従業員の支出をリアルタイムで可視化し、洞察を提供します。 これらの洞察は、経費管理ダッシュボードで利用できるようになり、部門、プロジェクト、カテゴリなどごとに支出を表示できます。

リアルタイムの経費データ インサイトは、いつでもどこでも必要に応じて支出を最適化するのに役立ちます。 また、予測/割り当てられた予算を確実に守ります。 さらに、履歴データへの洞察により、組織の財務ニーズをより適切に分析して、データ主導の意思決定を行うことができます。

データセキュリティ

データ セキュリティは、ソフトウェアに関係するものすべてに大きな懸念事項です。 優れた経費管理ソフトウェアは、業界標準のセキュリティ対策に準拠しており、データが常に安全であることを保証します。 また、役割ベースのアクセス、IP ベースのアクセス、監査者アクセスなどの機能を提供し、さまざまな役割を持つさまざまな利害関係者のみが、表示できるように決定したデータにのみアクセスできるようにします。

経費管理ソフトウェアは、経費管理システム全体を自動化し、時間とコストを節約するのに役立ちます。 また、従業員の士気と全体的な収益性を高めながら、リスクと詐欺を減らすのにも役立ちます。 経費管理ソフトウェアの ROI を厳密に金銭面で確認したい場合は、無料の ROI 計算ツールを使用できます。

ビジネス用の経費管理ソフトウェアを選択する方法

先ほど説明した ROI 計算機を使用した場合は、経費管理ソフトウェアに投資する価値があると確信しているでしょう。

しかし、経費報告の自動化は ROI だけではありません。 ビジネス ニーズに合った経費報告書ソフトウェアを選択する必要があります。 プロセス全体を支援するために、ビジネスに最適な経費ソフトウェア オプションを選択するのに役立つ便利なチェックリストをまとめました。

必須の経費管理機能を確認する

選択した経費管理ソフトウェア ベンダーは、経費管理プロセスのすべてのステップを自動化できるように、次の機能を提供する必要があります。

• 従業員向けの簡単な経費追跡オプションを備えたモバイル アプリ。
• 完全にカスタマイズ可能な経費承認ワークフロー。
• 堅牢なビジネス ルール エンジン (出張および経費ポリシーの自動化)。
• 銀行とクレジット カードの自動調整機能。
• 詳細なリアルタイムの経費データ分析。
• 包括的な経費管理ダッシュボード。
• トラベル デスク、ERP、会計、および HRMS ソフトウェアとの統合。
• API 統合により、ERP システムを強力かつ簡単に実装できます。

カスタマー サポートの要件を理解する

ベンダーを絞り込む前に、組織の顧客サポート要件を理解する必要があります。 頻繁に出張する従業員がいる場合は、迅速な対応、アクティブなライブ チャット、タイムリーなカスタマー サポートを備えた、評価の高いベンダーが必要になる場合があります。

詳細なハウツー ビデオ、ドキュメント、およびその他のリソースが必要な場合は、ベンダーがそのようなリソースにチームが簡単にアクセスできるようにしてください。 これにより、新しいテクノロジーをより迅速かつ簡単に採用できます。

信頼できるプラットフォームでユーザー レビューを確認する

ソフトウェアを使用する顧客からのレビューは、実装後のエクスペリエンスに関する洞察を提供します。 これらのレビューは、特定のソフトウェアがビジネスにとって実行可能な製品であるかどうかを理解する上で重要な役割を果たします。

G2 のようなソフトウェア レビュー プラットフォームは、さまざまなプラットフォームでの実際のユーザー レビューに基づいてソフトウェアを評価することで、プロセスを簡素化し、迅速化します。 使いやすさ、サポートの質、実装のしやすさなど、さまざまな基準に基づいてソフトウェアを評価します。 これにより、目的のビジネス目標を達成するために最適な経費報告書ソフトウェアを手に入れるための信頼できる近道が提供されます。

収益の将来性を保証

組織の成功の主な要素は、財務と従業員の生産性が常に向上するチーム間のシームレスなコラボレーションです。 これは、経費管理プロセスを合理化して時間と労力を節約し、正確さとセキュリティを確保し、貴重な経費データの洞察を提供することで実現できます。