Warum wir uns für virtuelle Events interessieren: Der ultimative Leitfaden für Marketingspezialisten

Virtuelle Events wurden nicht durch COVID-19 geboren, aber ihre Entwicklung und Evolution wurden durch die Pandemie dramatisch beschleunigt.

Es ist unbestreitbar, dass virtuelle Events ein ebenso vielfältiges Format haben wie ihre Gegenstücke in der physischen Welt. Zweck, Zusammensetzung, Dauer, Präsentationstechnik, virtuelle Veranstaltungen sind so vielfältig wie die Organisationen, die dieses Medium vorantreiben.

Dieser Leitfaden richtet sich an Vermarkter, die ihre Vertriebspipelines aufbauen, Kunden gewinnen und bestehende Kunden mit virtuellen Veranstaltungen binden möchten. Hier ist, was drin ist:

• Was ist eine „virtuelle Veranstaltung“?
• Virtuelle Ereignishistorie.
• COVID-19, Änderungen im Kundenverhalten beschleunigten die Entwicklung virtueller Veranstaltungen.
• Virtuelle Veranstaltungen sind eine praktikable Alternative zu Präsenzveranstaltungen und bei den Teilnehmern beliebt.
• Virtuelle Events sind KEINE physischen Events.
• Virtuelle Veranstaltungen zeichnen sich dadurch aus, dass sie potenzielle Kunden und ihre Kaufabsicht identifizieren und eine Vordenkerrolle übernehmen.
• Virtuelles Event „Netzwerken“.
• Es ist einfach nicht so, als wäre man dort.
• Stellen Sie mit virtuellen Veranstaltungen eine Verbindung zwischen Aussteller und Besucher her.
• Zuweisen von Ressourcen zum Herstellen von Verbindungen.
• Auswahl der richtigen Marketingtechnologie für virtuelle Events: Plattform oder Stack?
• Avengers (ähm, stapeln), versammelt euch!
• Die Zukunft der Events: „always on“ physisch und virtuell.
• Virtuelle Events: ein Katalysator für Always-on-Events?

Geschätzte Lesezeit: 17 Minuten

Was ist eine „virtuelle Veranstaltung“?

Die Definition von „virtuellen Veranstaltungen“ entwickelt sich schnell weiter. Für diesen Leitfaden haben wir sie als Live- und/oder aufgezeichnete Präsentationen definiert, die normalerweise nach Thema oder Thema organisiert sind. Dieser Leitfaden konzentriert sich auf virtuelle Veranstaltungen, die für Geschäftszwecke erstellt wurden, einschließlich des Aufbaus von Vertriebspipelines, der Gewinnung von Kunden und der Bindung bestehender Kunden

Inhalte können live präsentiert oder aufgezeichnet werden. Oft ist es für Live-on-Demand verfügbar, nachdem es live oder aufgezeichnet uraufgeführt wurde. Bei virtuellen Veranstaltungen müssen die Teilnehmer in der Regel entweder für den Zugang bezahlen oder ihre persönlichen Daten anstelle der Zahlung angeben.

Die meisten virtuellen Veranstaltungen beinhalten mehr als eine Präsentation. Eine Variante der virtuellen Veranstaltung sind Webinare, die seit den 1990er Jahren produziert werden. Typischerweise verfügen sie über eine Präsentation.

Darüber hinaus können 1-zu-1-Meetings, die zwischen Anbietern und Teilnehmern arrangiert werden, als Bestandteil virtueller Veranstaltungen angeboten werden oder das gesamte Programm darstellen.

Virtuelle Veranstaltungen bieten in der Regel auch Networking-Möglichkeiten für Teilnehmer und teilnehmende Aussteller/Sponsoren. Diese Aktivitäten umfassen Publikumsbefragungen, Chats, Fragen und Antworten sowie Elemente zur Unterhaltung des Publikums wie Gruppenyoga, Bartending, DJ-/Musikveranstaltungen und virtuelle Beute und Mahlzeiten, die an den Standort des Teilnehmers geliefert werden. Viel mehr zum Thema Networking finden Sie hier.

Virtuelle Ereignishistorie

Die Entwicklung virtueller Events begann Mitte der 1990er Jahre mit mehreren Softwareanwendungen, die es den Benutzern ermöglichten, ihre Bildschirme zu teilen.

PictureTel führte die Software LiveShare Plus ein, eine Anwendung, die Benutzern den Fernzugriff auf einen anderen Computer ermöglichte. 1996 führte Microsoft NetMeeting ein, das es Benutzern ermöglichte, in Echtzeit zu kommunizieren und Daten auszutauschen.

Xerox veröffentlichte später in diesem Jahr die erste Webinar-Software, PlaceWare. PlaceWare ermöglichte es Benutzern, Präsentationen zu erstellen, an denen viele andere teilnehmen konnten. PlaceWare umfasste auch mehrere Funktionen, die heute zu den Grundnahrungsmitteln von Webinaren gehören, darunter Publikumsumfragen, private Chats und die Möglichkeit, einen Webinarteilnehmer zu einem Moderator zu machen.

Webinar-Plattformen verbreiteten sich Ende der 1990er Jahre. Zu den bemerkenswerten Plattformen, die damals debütierten, gehörten Ciscos WebEx Meeting Center, GoToMeeting und On24.

Weitere Informationen zur Geschichte virtueller Veranstaltungen finden Sie auf dieser Seite.

COVID-19, Änderungen im Kundenverhalten beschleunigten die Entwicklung virtueller Veranstaltungen

COVID-19 beschleunigte das Tempo der Entwicklung virtueller Veranstaltungen, da potenzielle Teilnehmer nach alternativen beruflichen Entwicklungsmöglichkeiten und Möglichkeiten suchten, mit ihrer beruflichen Gemeinschaft in Verbindung zu bleiben. Lösungsanbieter, die von der Teilnahme an Live-Veranstaltungen ausgeschlossen waren, suchten nach alternativen Wegen, um Interessenten zu identifizieren.

Der börsennotierte Anbieter der virtuellen Event-/Webinar-Plattform On24 veranschaulicht das durch COVID-19 beflügelte Wachstum. Das Unternehmen gewann 2020 fast 600 Kunden hinzu, verglichen mit nur 150 im Jahr 2019. Sein Umsatz stieg 2020 um 76 %, verglichen mit nur 8 % im Jahr 2019. Und als sich die Welt 2021 wieder zu öffnen begann, setzte sich dieses Wachstum wie das Unternehmen fort Der Umsatz stieg im Vergleich zu 2020 um 30 %.

On24 Wachstum, 2018 bis 2021

Quelle: MarTech-Analyse der On24-Gewinnberichte

Veränderungen in der Verkaufsdynamik, insbesondere im B2B-Umfeld, beschleunigten auch die Einführung virtueller Veranstaltungen.

Kunden informieren sich, bevor sie sich an die Vertriebsmitarbeiter des Unternehmens wenden. Daher ist es in diesem Umfeld unerlässlich, online Zugang zu Informationen über Produkte und Dienstleistungen zu bieten.

Darüber hinaus erleichtern virtuelle Veranstaltungsplattformen und Technologie-Stacks kostengünstig die Kundenbindung in großem Maßstab und binden eine große Anzahl potenzieller Kunden und Kunden ein.

Die Kosten für die Teilnahme an virtuellen Veranstaltungen betragen zusätzlich zu deren Produktion in der Regel nur einen Bruchteil der Kosten für die Teilnahme an einer persönlichen Veranstaltung.

Virtuelle Veranstaltungen sind eine praktikable Alternative zu Präsenzveranstaltungen und bei den Teilnehmern beliebt

Das Interesse an virtuellen Veranstaltungen dürfte hoch bleiben, da der Zeitplan für eine Rückkehr zu Präsenzveranstaltungen ungewiss bleibt. Vermarkter zögern, an großen Versammlungen teilzunehmen. Fast 50 % gaben an, dass sie in der ersten Hälfte des Jahres 2022 an keiner persönlichen Veranstaltung teilnehmen werden, laut MarTechs Event Participation Index, der die Einstellung von Vermarktern zur Teilnahme an persönlichen und virtuellen Veranstaltungen misst.

Die Hälfte der Vermarkter erwartet, im Jahr 2021 an einer persönlichen Veranstaltung teilzunehmen

Inzwischen ist die Teilnahme an virtuellen Veranstaltungen – und die Zufriedenheit damit – hoch. Einundachtzig Prozent der Vermarkter, die an der Umfrage zum Event Participation Index teilgenommen haben, gaben an, in den letzten drei Monaten an einer virtuellen Veranstaltung teilgenommen zu haben, und drei Viertel gaben an, mit der Erfahrung zufrieden zu sein. (Anmerkung des Herausgebers: Die Befragten waren Marketingfachleute, die sich selbst für die Teilnahme an dieser Umfrage entschieden haben. Die Ergebnisse für andere Branchen und Bevölkerungsgruppen können abweichen.)

Vermarkter nehmen an virtuellen Veranstaltungen teil oder sind damit zufrieden

Drei von vier Vermarktern gaben an, dass sie mit dem Erlebnis der virtuellen Veranstaltung zufrieden waren. Faktoren, die zu der hohen Zufriedenheit beitrugen, waren unter anderem:

• Ansteckungsgefahr ist nicht zu befürchten
• Die Teilnahme an den meisten virtuellen Veranstaltungen ist im Vergleich zu Präsenzveranstaltungen kostenlos oder relativ kostengünstig
• Reisen – und der damit verbundene Kosten- und Zeitaufwand – entfallen
• Die Teilnehmer können sich in ihrem eigenen Tempo mit virtuellen Veranstaltungsinhalten beschäftigen, vorausgesetzt, Live-Sitzungen sind auf Abruf verfügbar

Während 100 % Zufriedenheit ein Ziel bleiben wird, gibt es Raum für Verbesserungen, die in der Diskrepanz zwischen dem, was das Medium liefern kann, und dem, was die Teilnehmer erwarten, verwurzelt sind.

Virtuelle Events sind KEINE physischen Events

Virtuelle Veranstaltungen bieten ein Erlebnis, das sich von physischen Veranstaltungen unterscheidet – für Teilnehmer und Aussteller/Sponsoren gleichermaßen. Die Erfahrung ist so unterschiedlich, dass es bedauerlich ist, dass die „Ereignis“-Analogie und -Terminologie übernommen wurde, um überhaupt virtuelle Ereignisse zu beschreiben.

Für die Teilnehmer kann vielleicht keine Online-Erfahrung die Energie eines vollen Ballsaals voller Menschen reproduzieren, die auf eine inspirierende Keynote warten, die Elektrizität einer Messehalle, die vor Engagement brummt, ein zufälliges Treffen mit einem Gleichgesinnten oder die Wiederverbindung mit Kollegen oder Freunden.

Für Aussteller/Sponsoren und Referenten hat sich die fühlbare Zufriedenheit, mit Kunden von Angesicht zu Angesicht zu sein, nicht gut übersetzt.

Versuche, das Messehallenerlebnis für Aussteller nachzubilden, sind besonders fehlgeschlagen. Die Second Life-ähnlichen Darstellungen virtueller Stände verbinden Käufer und Verkäufer nicht effektiv. Bedeutende Engagements sind nicht in ausreichendem Umfang erfolgt, um die Einrichtung und Besetzung eines virtuellen Standes zu rechtfertigen.

Virtuelle Veranstaltungen zeichnen sich dadurch aus, dass sie potenzielle Kunden und ihre Kaufabsicht identifizieren und eine Vordenkerrolle übernehmen

Jünger der Marketing-Funnel-Analogie kategorisieren virtuelle Events wahrscheinlich als Top-to-Mid-Funnel-Möglichkeiten. Sie sind äußerst effektiv darin, Teilnehmer anzuziehen, Absichtsdaten von denjenigen zu sammeln, die sich anmelden, und es Ausstellern/Sponsoren zu ermöglichen, Autorität und Vordenkerrolle zu demonstrieren.

Virtuelle Veranstaltungen können mehr Anmeldungen und Teilnehmer anziehen als ihre physischen Pendants. Sie beseitigen Barrieren, die die persönliche Teilnahme an Veranstaltungen einschränken, einschließlich Reise-/Bewirtungskosten und Terminüberschneidungen.

Daten, die von virtuellen Veranstaltungen gesammelt werden, können auch darauf hindeuten, dass bestimmte Personen wahrscheinlich daran interessiert sind, von Ausstellern und Sponsoren zu hören. Absichtsdaten können ein Nebenprodukt der Teilnahme an der Veranstaltung sein. (Hat sich eine bestimmte Person registriert, teilgenommen oder teilgenommen?) Oder sie kann von Teilnehmern in Fragen, die während der Registrierung gestellt werden, oder über Anwendungen wie Umfragen, die Antworten auf Fragen erbitten, erbeten und bereitgestellt werden.

Die Möglichkeiten der Thought Leadership sind unbegrenzt, da die zeitlichen und räumlichen Beschränkungen physischer Ereignisse nicht gelten; Die Menge des Inventars und die für die Präsentation verfügbare Zeit hängen von der Menge der zu präsentierenden Inhalte ab. Die Aufmerksamkeit des Publikums ist der einzige Aspekt einer virtuellen Veranstaltung, der endlich ist.

Virtuelles Event „Netzwerken“

Die Schaffung lohnender und skalierbarer Networking-Möglichkeiten, die allen Wahlkreisen dienen, ist der schwierigste Aspekt bei der Durchführung virtueller Veranstaltungen. Es war auch der am wenigsten befriedigende Aspekt für Besucher, Aussteller und andere Veranstaltungsteilnehmer.

„Networking“ ist eine schlecht definierte Aktivität. Selbst bei persönlichen Veranstaltungen bedeutet es für verschiedene Teilnehmer unterschiedliche Dinge, je nachdem, ob das Networking Teilnehmer-zu-Teilnehmer, Aussteller-zu-Teilnehmer, Sprecher-zu-Teilnehmer, Aussteller-zu-Aussteller, Presse-zu-Aussteller, etc.

Networking bedeutet für Aussteller typischerweise, potenzielle Interessenten, Geschäftspartner, Presse/Analysten und Investoren zu treffen. Aussteller verwenden häufig „Engagement“, „Interaktion“ und „Networking“ synonym, um diese Aktivitäten zu beschreiben.

Unterdessen können die Erwartungen der Teilnehmer an „Networking“ sehr unterschiedlich sein, je nach Art der Veranstaltung, an der sie teilnehmen. Die Motivation für die Teilnahme an Messen kann hauptsächlich kommerzieller Natur sein, z. B. kaufen die Besucher Dinge für ihre Geschäfte und Unternehmen. Die kommerziellen Möglichkeiten stehen im Vordergrund, während Training und Networking unterstützende Rollen spielen.

„Konferenzen“ hingegen sind überwiegend Bildungsveranstaltungen und Keynotes. Kommerzielle Aktivitäten beschränken sich oft auf Cocktailstunden, Kaffeepausen und Mahlzeiten. Konferenzteilnehmer können Networking als Treffen mit gleichgesinnten Fachleuten während der Mahlzeiten oder After-Hour-Aktivitäten definieren, in der Lage sein, Referenten während/nach Sitzungen oder vereinbarten Meetings über „Vogel einer Feder“-Tische, Speed-Networking oder Meeting-Apps wie Braindate oder Fragen zu stellen Brella.

Angesichts der Vielfalt und potenziellen Nichtübereinstimmung der Erwartungen von Ausstellern und Teilnehmern ist es nicht verwunderlich, dass die Produzenten von Online-Events Schwierigkeiten haben, die Erwartungen an das Networking zu erfüllen. Fünfzig Prozent der im Virtual Event Tech Guide befragten Produzenten gaben an, dass ihre größte Frustration bei virtuellen Events dem Grad an Engagement entsprach, den persönliche Events bieten.

Es ist einfach nicht so, als wäre man dort

Die Belohnungen für die Teilnahme an einer persönlichen Veranstaltung haben die Teilnahme hoch gehalten, da es zufriedenstellend ist, physisch mit anderen Personen mit ähnlichen Interessen persönlich zusammen zu sein und ein gemeinsames Erlebnis zu teilen, wenn es vom Veranstaltungsproduzenten richtig orchestriert wird. (Möchten Sie mehr über die Psychologie von Ereignissen erfahren? Lesen Sie The Power of Moments: Why Certain Experiences Have Extraordinary Impact von Chip und Dan Heath.)

Leider fehlen die taktilen Freuden persönlicher Zusammenkünfte in virtuellen Umgebungen. Für jede Person wird das Erlebnis durch das Gerät vermittelt, mit dem sie auf die Veranstaltung zugreifen, die Software, die sie verwenden, und die Bandbreite, die sie haben.

Darüber hinaus beeinflussen die Umgebungen, die sie zum Betrachten auswählen – Cafés, Wohnzimmer, Büros oder Konferenzräume – das Erlebnis stark und liegen außerhalb der Kontrolle des Organisators.

Eine Überwindung des vermittelten Charakters virtueller Ereignisse ist zumindest heute nicht möglich. Organisatoren haben keine andere Wahl, als innerhalb der Möglichkeiten des Mediums zu arbeiten und ihr Bestes zu geben, um die Einschränkungen zu überwinden.

Stellen Sie mit virtuellen Veranstaltungen eine Verbindung zwischen Aussteller und Besucher her

Wie andere Taktiken zur Lead-Generierung basiert die Verbindung mit Teilnehmern virtueller Veranstaltungen häufig auf einem Austausch von Werten. Aussteller bieten den Teilnehmern etwas Wertvolles als Gegenleistung für ihre Aufmerksamkeit und Zustimmung zur Weitergabe ihrer persönlichen Daten.

Wertvolle Inhalte sind die am häufigsten verwendete Taktik, um Aufmerksamkeit zu erregen. Überzeugende und erfolgreich beworbene Sitzungen sind die typischen Gründe für die Teilnahme.

Sobald ein Teilnehmer auf eine Präsentation zugreift, beginnen sich die Möglichkeiten zur Interaktion zu entfalten: Echtzeit-Chat und Fragen und Antworten, Buchen einer Demo, Stellen einer Frage und Umfragen sind nur einige der Verbindungen, die auf dem Bildschirm für Präsentationen möglich sind.

Zusätzliche Erlebnisse können beworben werden, während Sie die Aufmerksamkeit der Teilnehmer haben, wie z. B. Video-Chats in kleinen Gruppen, Einzelgespräche mit Rednern und Einladungen zum Besuch eines virtuellen Standes.

Das Anbieten von Anreizen (eine Version von Gamification) ist eine weitere Möglichkeit, das Engagement der Teilnehmer zu fördern und die Aufmerksamkeit aufrechtzuerhalten. Geschenkkarten, Goodie-Pakete und Essens-/Getränke-/Swag-Werbegeschenke sind alles Taktiken, mit denen die Aussteller diese Ziele erreichen. Registrierungsdaten, unabhängig davon, ob sie vor der Veranstaltung bereitgestellt oder nach der Veranstaltung verwendet werden, um Teilnehmer zu einer zusätzlichen Aktivität einzuladen, sind der Schlüssel zum Erfolg dieser Anreize.

Zuweisen von Ressourcen zum Herstellen von Verbindungen

Aussteller müssen darauf achten, ob diese Networking-Möglichkeiten „live“ oder asynchron sind, und Ressourcen entsprechend planen.

Wenn die Aktivität wirklich live ist, wie es bei Fragen und Antworten, Gruppenchats und virtuellen Kabinen der Fall ist, dürfen diese Apps während der „Show-Stunden“ nicht unbeaufsichtigt bleiben; Mitarbeiter müssen anwesend und in der Lage sein, auf Anfragen aller Teilnehmer zu reagieren, die sich möglicherweise engagieren möchten. Asynchrone Alternativen müssen verfügbar sein, wenn das Personal nicht verfügbar ist, um zu reagieren.

Asynchrone Engagement-Anwendungen erfordern kein Personal rund um die Uhr, sind aber ein wesentlicher Bestandteil des virtuellen Veranstaltungserlebnisses. Da Raum und Zeit für virtuelle Veranstaltungen nicht gelten (zumindest nicht für On-Demand-Präsentationen), müssen Aussteller in der Lage sein, jederzeit mit Interessenten zu kommunizieren.

Der Zugriff auf Anwendungen, die normalerweise auf der Website des Ausstellers verfügbar sind – „Fordern Sie eine Demo an“, kontaktieren Sie uns oder sogar Chatbots – sind effektive Möglichkeiten, um in einer On-Demand-Umgebung reaktionsschnell zu sein.

Unabhängig davon, wie Sie sich verbinden, achten Sie auf die Bereitschaft der Teilnehmer, sich zu engagieren: Nur weil jemand die Erlaubnis erteilt hat, kontaktiert zu werden, an einer virtuellen Sitzung teilgenommen, an einer Networking-Veranstaltung teilgenommen oder einen virtuellen Stand besucht hat, bedeutet dies nicht, dass er ein Käufer ist. Wie in der physischen Welt sollten sie qualifiziert werden, bevor sie verkauft werden.

Das Herstellen von Verbindungen in der virtuellen Welt wird ein Thema sein, mit dem Produzenten und Aussteller in den kommenden Monaten und Jahren zu kämpfen haben.

Auswahl der richtigen Marketingtechnologie für virtuelle Events: Plattform oder Stack?

In Marketing-Technologiekreisen tobt weiterhin die Debatte, ob die Bereitstellung einer All-in-One-Plattform oder die Zusammenstellung eines „Stapels“ von Best-of-Breed-Anwendungen die besten Ergebnisse liefert.

Beispiele für Martech-Stacks finden Sie hier.

Das ist die Wahl, vor der Produzenten virtueller Events jetzt stehen, und die Vorteile und Fallstricke jedes Ansatzes gelten auch für die Produktion virtueller Events.

Definieren Sie die Ziele und Anforderungen im Voraus

Wie bei jeder Marketing-Technologie-Wahl ist die Antwort auf die Frage „Platform or Stack?“ hängt davon ab, was Sie erreichen wollen. Beginnen Sie mit der Definition Ihrer Ziele. Produzieren Sie eine Messe mit vielen Sponsoren und daher ist die Interaktion zwischen Teilnehmern und Sponsoren das Ziel? Handelt es sich um eine Schulung, bei der das Lernen im Vordergrund steht? Oder ist die Teilnehmer-zu-Teilnehmer-Vernetzung die Wurzel des Mehrwerts, der bereitgestellt wird? Die Beantwortung dieser Fragen (und vieler anderer) wird Ihre Entscheidungen leiten.

Wenn Sie beispielsweise eine große Veranstaltung mit Tausenden von Teilnehmern und Präsentationen planen, ist es wichtig, auf die Größe zu achten, da Sie eine leistungsstarke Plattform benötigen, die eine große Anzahl von Teilnehmern gleichzeitig bewältigen kann. Wenn Ihre Veranstaltung andererseits eine begrenzte Teilnehmerzahl hat und vorab aufgezeichnete Inhalte enthält oder es sich um ein gemischtes Szenario mit Live- und On-Demand-Inhalten handelt, stehen Sie vor ganz anderen Herausforderungen.

Die Auswirkungen Ihres Geschäftsmodells oder des gewünschten Veranstaltungserlebnisses können nicht genug betont werden. Es gibt keine One-size-fits-all-Lösung. Sie müssen graben, um die richtige Lösung zu finden. Beginnen Sie mit den drei „Ds“:

• Dokumentieren Sie die erforderlichen Merkmale;
• Definieren Sie Anwendungsfälle für wichtige Interessengruppen;
• Bestimmen Sie das Budget.

Zusätzlich zu den Zielen müssen Sie Anforderungen definieren, eine Liste von Funktionen, die Sie für Teilnehmer, Sponsoren und Ihr Team erwarten. Das Erstellen einer detaillierten Liste bringt Sie auf den richtigen Weg und spart Ihnen auf lange Sicht eine Menge Zeit. Sie vermeiden sinnlose Gespräche mit den Hunderten von Anbietern, die jetzt um Ihr Geschäft mit virtuellen Veranstaltungen buhlen.

Ihre Anforderungen sollten mit Ideen darüber beginnen, welche Art von Erlebnis Ihre Teilnehmer erwarten, einschließlich eines einfachen Registrierungsformulars, das für Mobilgeräte geeignet ist. Werden Sie für die Registrierung Gebühren erheben? Wenn ja, wie handhabt das Registrierungssystem Zahlungen (und Rückerstattungen)? Gibt es mehrere Ticketarten? Wird die Veranstaltung live, vorab aufgezeichnet oder eine Mischung aus beidem sein? Wie werden sich die Teilnehmer verbinden? Welche Vorteile erhalten Sponsoren? Wie werden Sie Aktivität, Engagement und letztendlich den Erfolg der Veranstaltung messen?

Stellen Sie sicher, dass Ihre Anforderungen das Geschäftsmodell Ihrer Veranstaltung berücksichtigen. Wenn Ihre Veranstaltung beispielsweise für die Teilnehmer kostenlos ist und Sponsoren die Fracht bezahlen, werden Sie Ihre Anforderungen verzerren, um die Bedürfnisse des Sponsors wie Branding, Berichterstattung und Support zu erfüllen. Wenn Ihr Veranstaltungsmodell auf Matchmaking oder 1:1-Meetings basiert, müssen Sie Ihre Meeting-Anforderungen konkretisieren. Beziehen Sie, wann immer möglich, Schlüsselpersonen – Teilnehmer, Sponsoren und Ihr Team – in Entscheidungen ein. Sie erhalten während des Prozesses die dringend benötigte Zustimmung, die für den Erfolg eines jeden Martech-Projekts von entscheidender Bedeutung ist.

All-in-One-Plattformen für virtuelle Veranstaltungen bieten einen Standardsatz von Funktionen. Sie werden einige von ihnen lieben, einige von ihnen verabscheuen und andere ignorieren.

Abhängig von den Fähigkeiten Ihres Teams kann die Wahl einer All-in-One-Plattform sinnvoll sein, um eine Struktur zu schaffen, insbesondere im Arbeitsablauf. Sie übernehmen eine definierte Vorgehensweise und die Unterstützung des Kundendienstteams des Anbieters, einschließlich Einarbeitung und Schulung.

Die Alternative zu einer All-in-One-Plattform ist ein Event-„Stack“. Ein Stack besteht aus Tools, die die gleiche oder mehr Funktionalität wie eine Plattform bieten, aber mit dem Vorteil, dass Sie Elemente nach Bedarf austauschen oder hinzufügen können.

Ein Event-Stack-Ansatz gibt Ihnen die Flexibilität, modernste Technologien und Funktionen zu integrieren, und ist im Allgemeinen kostengünstiger als die Verwendung einer All-in-One-Plattform.

Also, was sind die Nachteile eines Stacks? Sie beziehen Elemente von verschiedenen Anbietern und müssen sie alle verbinden, um Benutzern ein nahtloses Erlebnis zu bieten und Daten für Sponsoren und Ihre Verwendung zu aggregieren. Sie werden auch auf sich allein gestellt sein; Stacks kommen nicht mit Kundenerfolgsorganisationen, um Ihre Bemühungen zu unterstützen.

Avengers (ähm, stapeln), versammelt euch!

Das Zusammenstellen Ihres eigenen Event-Stacks bedeutet, dass Sie die Verantwortung für Dinge wie die Verwaltung unterschiedlicher Registrierungs- und Content-Management-Systeme und Zielseiten, Video-Hosting und andere Widgets und Tools übernehmen. Sie sollten sich stark auf Ihr Anforderungsdokument stützen und sich auf das Wesentliche konzentrieren. Benötigen Sie Umfragen und Umfragen oder sind das nur Dinge, die sich gut anfühlen, die Sie jedoch nicht in Ihrer Veranstaltung verwenden? Haben Sie viele Sponsoren oder keine Sponsoren? Dies wirkt sich auf Ihre Berichtsanforderungen aus. Gibt es Live-Fragen und Antworten während der Sitzungen oder findet das in einem Slack-Kanal oder in einer privaten Facebook-Gruppe statt?

Das Zusammenstellen eines virtuellen Ereignisstapels bietet Flexibilität und ist möglicherweise kostengünstiger. Aber die Montage bringt ihre eigenen Nachteile und Vorbehalte mit sich. Wenn Sie beispielsweise kein technisch fähiges oder neugieriges Team haben, kann es überwältigend sein, zu versuchen, alle Punkte zwischen verschiedenen Lösungen zu verbinden. Ein gut gestalteter Event-Stack wird mehr bewegende Teile haben als eine All-in-One-Event-Plattform. Sie müssen mehrere Anbieter verwalten und haben keine einzige Supportquelle.

Während die Idee, alles in einer All-in-One-Lösung zu haben, tröstlich klingt, kann sie auch äußerst einschränkend sein. In dieser virtuellen, digitalen Umgebung, in der Innovationen so schnell geschehen wie die Kundenerwartungen, könnte die Bindung an einen einzigen Plattformvertrag einige erhebliche Nachteile in Bezug auf Ihre Fähigkeit haben, agil und flexibel zu sein und das ideale Erlebnis für Ihre Kunden zu schaffen.

Wenn Sie die Event-Stack-Route erkunden möchten, empfehlen wir Ihnen, sich über Ihre Kernanforderungen klar zu werden und diese direkt mit Ihrem Geschäftsmodell abzugleichen. Identifizieren Sie, wer in Ihrem Team Integrationen handhaben kann, und bereiten Sie alle darauf vor, dass sie die Vorteile des Aufbaus eines Stacks verstehen und wissen, wie sie alles verändern, von der Front-End-Benutzererfahrung bis hin zur Art und Weise, wie sie Ereignisse verwalten.

Was ist also der bessere Ansatz: All-in-One oder Stack? Es hängt davon ab, ob. Sie können die Frage nur beantworten, indem Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Anforderungen, Ihr Budget und die Erfahrung, die Sie liefern möchten, zu verstehen.

Die Zukunft der Events: „Always on“, physisch und virtuell

Mit Blick auf die Zukunft erwarten viele Analysten und Branchenteilnehmer eine hybride Zukunft, in der Veranstaltungen sowohl physische als auch virtuelle Komponenten umfassen, zu denen auch Online-Marktplätze gehören können. Die Messebranche hat lange Lippenbekenntnisse zu diesem Konzept abgelegt, aber nur wenige ihrer führenden Akteure haben die Idee vollständig angenommen.

In ihrem Buch „Reinventing Live“ prognostizieren Denzil Rankine und Marco Giberti, dass Marketer eine Rückkehr von Live-Events erwarten, aber virtuelle Events nicht aufgeben werden. „Wir werden eine Mischung haben“, sagte Rankine. „Wir werden feststellen, dass einige Versionen von Events online sehr gut funktionieren; Unternehmen wirken sich aus, verdienen Geld und so weiter. Und bestimmte Modelle – zum Beispiel One-to-One-Meetings funktionieren so.“

Andere Vorhersagen und Beobachtungen, die Rankine in Reinventing Live gemacht hat, und ein Interview, das MarTech mit ihm geführt hat:

• Persönliche Veranstaltungen werden zurückkehren, aber es wird weniger davon geben, und die Teilnahme wird wahrscheinlich reduziert sein. Einige der rein digitalen Veranstaltungen werden fortgesetzt. Alle Präsenzveranstaltungen werden durch digitale Tools unterstützt.
• Einige Event-Organisatoren produzieren nur Präsenzveranstaltungen. „Manche Leute lesen Zeitungen nur auf Papier; Sie haben Tinte im Blut. Und das gibt es auch in der Veranstaltungsbranche“, sagte er
• „In ein paar Jahren werden wir nicht einmal mehr von virtuell oder hybrid sprechen. Wir werden nur über Ereignisse sprechen; Es ist eine Selbstverständlichkeit, dass Sie all diese digitalen Erweiterungen haben.“
• Zusätzlich zu den negativen Umweltauswirkungen, die mit unnötigen Flugreisen verbunden sind, werden sich die Leute bei den Marken, die das Geld in der Hand halten – und vielleicht selbst nicht an Veranstaltungen teilnehmen – sehr bewusst sein, dass die Unternehmen im vergangenen Jahr weiterhin funktioniert haben, ohne Flüge ausgeben zu müssen und Hotelübernachtungen.

Virtuelle Events: ein Katalysator für Always-on-Events?

Innovative Eventproduzenten und ihre Kunden träumen schon lange davon, ein „always on“ Event zu schaffen. Ein solches „Event“ würde Käufer und Verkäufer rund um die Uhr verbinden, so wie Amazon und Walmart den Verbrauchern dienen.

„365 ist ehrgeizig und knifflig“, räumte Rankine ein. Wo es jedoch einen 365-Tage-Workflow gibt, kann es ein realistisches Ziel werden. Laut einer aktuellen Studie von McKinsey & Company nutzen B2B-Kunden routinemäßig zehn oder mehr Kanäle, um mit Lieferanten zu interagieren. Das Potenzial für virtuelle Veranstaltungen, an diesem Ökosystem teilzunehmen, ist hoch.

Sind Sie daran interessiert, einen Stapel virtueller Ereignisse in Aktion zu erkunden? Besuchen Sie die Search Marketing Expo und die MarTech Conference.

Marc Sirkin und Kim Davis haben zu diesem Leitfaden beigetragen.