Dlaczego zależy nam na wirtualnych wydarzeniach: najlepszy przewodnik dla marketerów

Wydarzenia wirtualne nie narodziły się z COVID-19, ale ich rozwój i ewolucja zostały dramatycznie przyspieszone przez pandemię.

Nie ulega wątpliwości, że wydarzenia wirtualne mają tak różnorodny format, jak ich odpowiedniki w świecie fizycznym. Celowo kompozycja, czas trwania, technologia prezentacji, wydarzenia wirtualne mają tak szeroki zakres, jak organizacje, które są pionierami tego medium.

Ten przewodnik jest przeznaczony dla marketerów, którzy chcą budować swoje lejki sprzedaży, pozyskiwać klientów i zatrzymywać istniejących klientów dzięki wirtualnym wydarzeniom. Oto, co jest w środku:

• Co to jest „zdarzenie wirtualne”?
• Wirtualna historia wydarzeń.
• COVID-19, zmiany w zachowaniu klientów przyspieszyły rozwój wydarzeń wirtualnych.
• Wydarzenia wirtualne są realną alternatywą dla spotkań osobistych i są popularne wśród uczestników.
• Wydarzenia wirtualne NIE są wydarzeniami fizycznymi.
• Wirtualne wydarzenia doskonale sprawdzają się w identyfikowaniu potencjalnych klientów i ich zamiarów zakupu oraz w przekazywaniu przemyślanego przywództwa.
• Wirtualne wydarzenie „sieciowanie”.
• To po prostu nie tak, jak tam być.
• Połączenie wystawcy-uczestnika z wirtualnymi wydarzeniami.
• Przydzielanie zasobów do nawiązywania połączeń.
• Wybór odpowiedniej technologii marketingu wydarzeń wirtualnych: platforma czy stos?
• Avengers (er, stos), montuj!
• Przyszłość wydarzeń: fizyczna i wirtualna „zawsze na”.
• Wirtualne wydarzenia: katalizator nieustających wydarzeń?

Szacowany czas czytania: 17 minut

Co jest „wirtualne wydarzenie”?

Definicja „zdarzeń wirtualnych” szybko ewoluuje. W tym przewodniku zdefiniowaliśmy je jako prezentacje na żywo i/lub nagrane, zazwyczaj uporządkowane według tematu lub tematu. Ten przewodnik koncentruje się na wirtualnych wydarzeniach stworzonych do celów biznesowych, w tym budowaniu lejków sprzedaży, pozyskiwaniu klientów i utrzymywaniu istniejących klientów

Treści mogą być prezentowane na żywo lub mogą być nagrywane. Często jest dostępny na żywo na żądanie po premierze na żywo lub nagraniu. W przypadku wydarzeń wirtualnych uczestnicy zazwyczaj muszą zapłacić za dostęp lub podać swoje dane osobowe zamiast płatności.

Większość wydarzeń wirtualnych obejmuje więcej niż jedną prezentację. Webinaria, które są tworzone od lat 90., to jedna z odmian wirtualnego wydarzenia. Zazwyczaj zawierają jedną prezentację.

Ponadto spotkania 1-do-1 organizowane między dostawcami a uczestnikami mogą być oferowane jako element wirtualnych wydarzeń lub mogą stanowić całość programu.

Wydarzenia wirtualne zazwyczaj oferują również możliwości nawiązywania kontaktów dla uczestników i uczestniczących wystawców/sponsorów. Działania te obejmują ankietowanie publiczności, czat, pytania i odpowiedzi, a także elementy mające na celu rozrywkę publiczności, takie jak joga grupowa, barmanie, imprezy DJ/muzyczne oraz wirtualne łupy i posiłki dostarczane do lokalizacji uczestnika. Dużo więcej na temat sieci jest tutaj.

Wirtualna historia wydarzeń

Rozwój wydarzeń wirtualnych rozpoczął się w połowie lat 90. od kilku aplikacji, które umożliwiają użytkownikom udostępnianie ekranów.

PictureTel wprowadził oprogramowanie LiveShare Plus, aplikację, która zapewnia użytkownikom zdalny dostęp do innego komputera. W 1996 roku Microsoft wprowadził NetMeeting, który umożliwił użytkownikom komunikację i wymianę danych w czasie rzeczywistym.

W tym samym roku Xerox wypuścił pierwsze oprogramowanie do webinarów, PlaceWare. PlaceWare umożliwiło użytkownikom tworzenie prezentacji, w których mogło uczestniczyć wiele innych osób. PlaceWare zawierał również kilka funkcji, które są obecnie podstawowymi elementami webinarów, w tym ankiety wśród publiczności, prywatny czat oraz możliwość zamiany uczestnika webinaru na prezentera.

Platformy webinarowe rozprzestrzeniły się pod koniec lat dziewięćdziesiątych. Do godnych uwagi platform, które zadebiutowały wówczas, należały Cisco WebEx Meeting Center, GoToMeeting i On24.

Więcej informacji o historii wydarzeń wirtualnych znajdziesz na tej stronie.

COVID-19, zmiany w zachowaniach klientów przyspieszyły rozwój wydarzeń wirtualnych

COVID-19 przyspieszył tempo rozwoju wydarzeń wirtualnych, ponieważ potencjalni uczestnicy szukali alternatywnych możliwości rozwoju zawodowego i sposobów pozostawania w kontakcie ze swoją społecznością zawodową. Dostawcy rozwiązań, którym nie wolno było uczestniczyć w wydarzeniach na żywo, szukali alternatywnych sposobów identyfikacji potencjalnych klientów.

Dostawca platformy wirtualnych wydarzeń / webinariów On24, która jest notowana na giełdzie, ilustruje wzrost wywołany COVID-19. Firma dodała prawie 600 klientów w 2020 r., w porównaniu do zaledwie 150 w 2019 r. Jej przychody wzrosły o 76% w 2020 r., w porównaniu do zaledwie 8% w 2019 r. A gdy świat zaczął się otwierać ponownie w 2021 r., wzrost ten był kontynuowany, ponieważ firma sprzedaż wzrosła o 30% w porównaniu do 2020 roku.

Wzrost On24, 2018 do 2021

Źródło: Analiza MarTech raportów zarobków On24

Zmiany w dynamice sprzedaży, szczególnie w środowisku B2B, również przyspieszyły wprowadzanie wirtualnych wydarzeń.

Klienci kształcą się przed kontaktem z handlowcami firmy. Oznacza to, że oferowanie dostępu do informacji o produktach i usługach online jest niezbędne w tym środowisku.

Ponadto platformy wirtualnych wydarzeń i stosy technologii w opłacalny sposób ułatwiają zaangażowanie klientów na dużą skalę, angażując dużą liczbę potencjalnych klientów i klientów.

Koszt uczestnictwa w wirtualnych wydarzeniach, oprócz ich wyprodukowania, to zazwyczaj ułamek kosztu uczestnictwa w osobistym wydarzeniu.

Wydarzenia wirtualne są realną alternatywą dla spotkań osobistych i są popularne wśród uczestników

Zainteresowanie wydarzeniami wirtualnymi prawdopodobnie pozostanie wysokie, ponieważ harmonogram powrotu do wydarzeń osobistych pozostaje niepewny. Marketerzy niechętnie uczestniczą w dużych spotkaniach. Prawie 50% stwierdziło, że nie weźmie udziału w osobistym wydarzeniu do pierwszej połowy 2022 r., zgodnie z indeksem udziału w wydarzeniach MarTech, który mierzy nastawienie marketerów do udziału w wydarzeniach osobistych i wirtualnych.

Połowa marketerów spodziewa się uczestniczyć w osobistym wydarzeniu w 2021 r.

Tymczasem udział w wirtualnych wydarzeniach — i zadowolenie z nich — jest wysoki. Osiemdziesiąt jeden procent marketerów odpowiadających na ankietę Event Participation Index stwierdziło, że uczestniczyli w wirtualnym wydarzeniu w ciągu ostatnich trzech miesięcy, a trzy czwarte stwierdziło, że są zadowoleni z tego doświadczenia. (Od redakcji: Respondentami byli marketerzy, którzy sami zdecydowali się wziąć udział w tej ankiecie. Wyniki dla innych branż i populacji mogą być inne.)

Marketerzy uczestniczą/są zadowoleni z wirtualnych wydarzeń

Trzech na czterech marketerów stwierdziło, że są zadowoleni z wirtualnego doświadczenia. Czynnikami wpływającymi na wysoki stopień zadowolenia były:

• Ryzyko infekcji nie jest problemem
• Większość wirtualnych wydarzeń jest bezpłatna lub stosunkowo niedroga w porównaniu z wydarzeniami osobistymi, w których można wziąć udział
• Podróże — i związane z nimi wydatki oraz inwestycje w czas — nie są wymagane
• Uczestnicy mogą angażować się w treści wirtualnego wydarzenia we własnym tempie, pod warunkiem, że sesje na żywo są dostępne na żądanie

Choć aspiracją pozostanie 100% satysfakcja, jest miejsce na poprawę wynikającą z rozdźwięku między tym, co medium jest w stanie dostarczyć, a oczekiwaniami uczestników.

Wydarzenia wirtualne NIE są wydarzeniami fizycznymi

Wydarzenia wirtualne zapewniają wrażenia inne niż wydarzenia fizyczne — zarówno dla uczestników, jak i wystawców/sponsorów. Doświadczenie jest tak różne, że niestety analogia „wydarzenia” i terminologia została przyjęta do opisania wirtualnych wydarzeń w ogóle.

Dla uczestników prawdopodobnie żadne doświadczenie online nie jest w stanie odtworzyć energii zapełnionej sali balowej ludzi oczekujących inspirującego przemówienia, elektryczności hali targowej tętniącej zaangażowaniem, przypadkowego spotkania z podobnie myślącym rówieśnikiem lub ponownego nawiązania kontaktu z kolegami lub przyjaciółmi.

W przypadku wystawców/sponsorów i prelegentów dotykowa satysfakcja z bycia twarzą w twarz z klientami nie została dobrze przetłumaczona.

Próby odtworzenia doświadczenia hali wystawowej dla wystawców okazały się szczególnie płaskie. Reprezentacje wirtualnych stoisk w stylu Second Life nie łączą skutecznie kupujących i sprzedających. Znaczące zaangażowania nie miały miejsca w ilości wystarczającej do uzasadnienia stworzenia wirtualnego stoiska i obsadzenia go personelem.

Wirtualne wydarzenia doskonale sprawdzają się w identyfikowaniu potencjalnych klientów i ich zamiarów zakupu oraz w przekazywaniu przemyślanego przywództwa

Uczniowie analogii ścieżki marketingowej prawdopodobnie kategoryzują wydarzenia wirtualne jako okazje z początku ścieżki. Są bardzo skuteczne w przyciąganiu uczestników, gromadzeniu danych intencjonalnych od tych, którzy się zarejestrują, oraz umożliwiają wystawcom/sponsorom wykazanie autorytetu i przywództwa w myśleniu.

Wydarzenia wirtualne mogą przyciągnąć więcej rejestrujących i uczestników niż ich fizyczne odpowiedniki. Eliminują bariery, które ograniczają osobiste uczestnictwo w wydarzeniach, w tym koszty podróży/rozrywki i konflikty w harmonogramie.

Dane zebrane z wirtualnych wydarzeń mogą również sygnalizować, że niektóre osoby mogą być zainteresowane kontaktem z wystawcami i sponsorami. Dane dotyczące zamiarów mogą być produktem ubocznym udziału w wydarzeniu. (Czy dana osoba zarejestrowała się, wzięła udział lub uczestniczyła?) Lub może być zamówiona i przekazana przez uczestników w pytaniach zadawanych podczas rejestracji lub za pośrednictwem aplikacji, takich jak ankieta, w celu uzyskania odpowiedzi na pytania.

Możliwości przywództwa myślowego są nieograniczone, ponieważ ograniczenia czasowe i przestrzenne związane z wydarzeniami fizycznymi nie mają zastosowania; ilość inwentarza i czas dostępny na prezentację zależą od ilości treści, które mają być zaprezentowane. Uwaga publiczności jest jedynym aspektem wirtualnego wydarzenia, który jest skończony.

Wirtualne wydarzenie „sieciowanie”

Tworzenie satysfakcjonujących i skalowalnych możliwości nawiązywania kontaktów, które służą wszystkim społecznościom, jest najtrudniejszym aspektem realizacji wirtualnych wydarzeń. To również najmniej satysfakcjonujący aspekt dla uczestników, wystawców i innych uczestników wydarzenia.

„Nawiązywanie kontaktów” to źle zdefiniowane działanie. Nawet w przypadku wydarzeń osobistych oznacza to różne rzeczy dla różnych uczestników, w zależności od tego, czy networking to uczestnik-uczestnik, wystawca-uczestnik, mówca-uczestnik, wystawca-wystawca, prasa-wystawca, itp.

Dla wystawców networking zazwyczaj oznacza spotkania z potencjalnymi potencjalnymi klientami, partnerami biznesowymi, prasą/analitykami i inwestorami. Wystawcy często używają zamiennie słów „zaangażowanie”, „interakcja” i „sieciowanie”, aby opisać te działania.

Tymczasem oczekiwania uczestników dotyczące „sieciowania” mogą być bardzo różne, w zależności od rodzaju wydarzenia, w którym biorą udział. Motywacja do udziału w targach może mieć głównie charakter komercyjny, np. uczestnicy chodzą po zakupy do swoich sklepów i firm. Możliwości handlowe są na pierwszym planie, podczas gdy szkolenia i networking odgrywają rolę wspierającą.

Z drugiej strony „Konferencje” to przede wszystkim sesje edukacyjne i przemówienia. Działalność handlowa często ogranicza się do godzin koktajlowych, przerw na kawę i posiłków. Uczestnicy konferencji mogą zdefiniować networking jako spotkanie z podobnie myślącymi profesjonalistami podczas posiłków lub zajęć po godzinach, możliwość zadawania pytań prezenterom podczas/po sesjach lub umawianych spotkań za pomocą stołów „ptaków z piór”, szybkiego nawiązywania kontaktów lub aplikacji konferencyjnych, takich jak Braindate lub Brella.

Biorąc pod uwagę różnorodność i potencjalne niedopasowanie oczekiwań wystawców/uczestników, nie dziwi fakt, że producenci wydarzeń online mają trudności z spełnieniem oczekiwań związanych z networkingiem. Pięćdziesiąt procent producentów ankietowanych w wirtualnym przewodniku po wydarzeniach technicznych stwierdziło, że ich największa frustracja związana z wirtualnymi wydarzeniami odpowiada poziomowi zaangażowania zapewnianemu przez wydarzenia osobiste.

To po prostu nie tak, jak tam być

Nagrody za uczestnictwo w osobistym wydarzeniu utrzymują wysoki poziom uczestnictwa, ponieważ fizyczne przebywanie z innymi osobami o podobnych zainteresowaniach i dzielenie się wspólnym doświadczeniem, gdy jest odpowiednio zaaranżowane przez producenta wydarzenia, jest satysfakcjonujące. (Chcesz dowiedzieć się więcej o psychologii zdarzeń? Sprawdź The Power of Moments: Dlaczego niektóre doświadczenia mają niezwykły wpływ, autorstwa Chipa i Dana Heatha.)

Niestety, w środowiskach wirtualnych nie ma przyjemności dotykowych spotkań osobistych. W przypadku każdej osoby doświadczenie jest mediowane przez urządzenie, na którym uzyskuje dostęp do wydarzenia, oprogramowanie, z którego korzysta, oraz przepustowość, którą dysponuje.

Ponadto środowiska, które wybrali do oglądania — kawiarnie, salony, biura lub sale konferencyjne — mają duży wpływ na wrażenia i są poza kontrolą organizatora.

Przezwyciężenie zapośredniczonego charakteru wydarzeń wirtualnych nie jest możliwe, przynajmniej dzisiaj. Organizatorzy nie mają wyboru, muszą pracować w ramach możliwości medium i starać się przezwyciężyć ograniczenia.

Połączenie wystawcy-uczestnika z wirtualnymi wydarzeniami

Podobnie jak inne taktyki generowania leadów, łączenie się z uczestnikami wirtualnych wydarzeń często opiera się na wymianie wartości. Wystawcy oferują uczestnikom coś wartościowego w zamian za ich uwagę i zgodę na udostępnienie ich danych osobowych.

Cenne treści to najczęściej stosowana taktyka przyciągania uwagi. Przekonujące i skutecznie promowane sesje są typowymi czynnikami wpływającymi na frekwencję.

Gdy uczestnik uzyska dostęp do prezentacji, zaczynają się pojawiać możliwości zaangażowania: czat i pytania w czasie rzeczywistym, zarezerwuj demo, zadaj pytanie i ankiety to tylko niektóre z dostępnych na ekranie połączeń do prezentacji.

Dodatkowe doświadczenia mogą być promowane, gdy masz uwagę uczestnika, takie jak czaty wideo w małych grupach, indywidualne spotkania z prelegentami i zaproszenia do odwiedzenia wirtualnego stoiska.

Oferowanie zachęt (wersja grywalizacji) to kolejny sposób na zachęcenie uczestników do zaangażowania i utrzymania uwagi. Karty podarunkowe, paczki z upominkami i prezenty z jedzeniem/napojami/swagami to wszystko taktyki, z których korzystają wystawcy, aby osiągnąć te cele. Dane rejestracyjne, niezależnie od tego, czy zostały dostarczone przed wydarzeniem, czy wykorzystane po wydarzeniu, aby zaprosić uczestników na dodatkowe zajęcia, są kluczem do zapewnienia sukcesu tych zachęt.

Przydzielanie zasobów do nawiązywania połączeń

Wystawcy muszą pamiętać, czy te możliwości nawiązywania kontaktów są „na żywo”, czy asynchroniczne, i odpowiednio planować zasoby.

Jeśli aktywność jest naprawdę na żywo, tak jak w przypadku pytań i odpowiedzi, czatu grupowego i wirtualnych kabin, tych aplikacji nie można pozostawić bez opieki w „godzinach pokazu”; personel musi być obecny i być w stanie odpowiedzieć na prośby wszystkich uczestników, którzy mogą chcieć się zaangażować. Alternatywy asynchroniczne muszą być dostępne, gdy personel nie może odpowiedzieć.

Asynchroniczne aplikacje angażujące nie wymagają całodobowego personelu, ale są integralną częścią wirtualnego doświadczenia. Ponieważ przestrzeń i czas nie mają zastosowania do wydarzeń wirtualnych (przynajmniej nie do prezentacji na żądanie), wystawcy muszą być w stanie komunikować się z potencjalnymi klientami za każdym razem, gdy zdecydują się na zaangażowanie.

Umożliwienie dostępu do aplikacji zwykle dostępnych na stronie wystawcy — „poproś o demo”, skontaktuj się z nami, a nawet chatboty — to skuteczne sposoby na reagowanie w środowisku na żądanie.

Niezależnie od tego, w jaki sposób się łączysz, pamiętaj o chęci uczestników do zaangażowania: tylko dlatego, że ktoś wyraził zgodę na kontakt, uczestniczył w sesji wirtualnej, uczestniczył w wydarzeniu sieciowym lub odwiedził wirtualne stoisko, nie oznacza, że ​​jest kupującym. Podobnie jak w świecie fizycznym, przed sprzedażą powinny zostać zakwalifikowane.

Nawiązywanie kontaktów w wirtualnym świecie będzie problemem, z którym producenci i wystawcy będą walczyć w najbliższych miesiącach i latach.

Wybór odpowiedniej technologii marketingu wydarzeń wirtualnych: platforma czy stos?

Debata nadal szaleje w kręgach technologii marketingowych, niezależnie od tego, czy wdrożenie platformy typu „wszystko w jednym”, czy złożenie „stosu” najlepszych w swojej klasie aplikacji daje najlepsze wyniki.

Zobacz przykłady stosów martech tutaj.

To jest wybór, przed którym stoją teraz producenci wirtualnych wydarzeń, a korzyści i pułapki każdego podejścia dotyczą również produkcji wirtualnych wydarzeń.

Zdefiniuj cele i wymagania z góry

Jak w przypadku każdego wyboru technologii marketingowej, odpowiedź na pytanie „Na platformę czy na stos?” zależy od tego, co próbujesz osiągnąć. Zacznij od zdefiniowania swoich celów. Czy organizujesz targi z wieloma sponsorami i dlatego celem jest interakcja uczestnika/sponsora? Czy jest to szkolenie, w którym nauka jest kluczową korzyścią? A może tworzenie sieci kontaktów między uczestnikami jest podstawą wartości, która zapewni? Odpowiedzi na te pytania (i wiele innych) pokierują twoimi decyzjami.

Jeśli na przykład planujesz duże wydarzenie z tysiącami uczestników i prezentacjami, pamiętaj o skali jest ważne, ponieważ potrzebujesz platformy o wysokiej wydajności, która może obsłużyć dużą liczbę uczestników jednocześnie. Z drugiej strony, jeśli Twoje wydarzenie będzie miało ograniczoną frekwencję i będzie zawierało nagrane treści lub jest to mieszany scenariusz z treściami na żywo i na żądanie, staniesz przed zupełnie innym zestawem wyzwań.

Nie można przecenić konsekwencji Twojego modelu biznesowego lub pożądanego doświadczenia. Nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania. Musisz się zagłębić, aby znaleźć właściwe rozwiązanie. Zacznij od trzech „D”:

• Dokumentuj wymagane funkcje;
• Zdefiniuj przypadki użycia dla kluczowych interesariuszy;
• Określ budżet.

Oprócz celów, musisz zdefiniować wymagania, listę funkcji, których oczekujesz dla uczestników, sponsorów i swojego zespołu. Sporządzenie szczegółowej listy pozwoli Ci rozpocząć właściwą drogę i na dłuższą metę zaoszczędzi mnóstwo czasu. Unikniesz bezsensownych rozmów z setkami dostawców, którzy teraz rywalizują o Twój biznes związany z wirtualnymi wydarzeniami.

Twoje wymagania powinny zaczynać się od pomysłów na to, jakiego rodzaju doświadczenia oczekują Twoi uczestnicy, w tym łatwego formularza rejestracyjnego, który jest przyjazny dla urządzeń mobilnych. Czy będziesz pobierać opłaty za rejestrację? Jeśli tak, w jaki sposób system rejestracji obsługuje płatności (i zwroty)? Czy istnieje wiele rodzajów biletów? Czy wydarzenie będzie transmitowane na żywo, nagrane z góry, czy może stanowić połączenie obu? Jak połączą się uczestnicy? Jakie korzyści otrzymują sponsorzy? Jak zmierzysz aktywność, zaangażowanie, a ostatecznie sukces wydarzenia?

Upewnij się, że Twoje wymagania uwzględniają model biznesowy Twojego wydarzenia. Na przykład, jeśli Twoje wydarzenie jest bezpłatne dla uczestników, a sponsorzy zapłacą za fracht, zmienisz swoje wymagania na potrzeby sponsorów, takie jak tworzenie marki, raportowanie i wsparcie. Podobnie, jeśli Twój model wydarzenia opiera się na matchmakingu lub spotkaniach 1:1, musisz doprecyzować swoje wymagania dotyczące spotkań. Jeśli to możliwe, w podejmowanie decyzji angażuj kluczowych członków — uczestników, sponsorów i swój zespół. Podczas tego procesu zarobisz bardzo potrzebne wpisowe, co ma kluczowe znaczenie dla powodzenia każdego projektu martech.

Uniwersalne wirtualne platformy eventowe zapewniają standardowy zestaw funkcji. Niektóre z nich pokochasz, niektóre znienawidzisz, a inne zignorujesz.

W zależności od możliwości Twojego zespołu, wybór platformy typu „wszystko w jednym” może być mądrym narzuceniem struktury, szczególnie w przepływie pracy. Odziedziczysz zdefiniowany sposób działania i wsparcie zespołu obsługi klienta dostawcy, w tym onboarding i szkolenia.

Alternatywą dla platformy typu „wszystko w jednym” jest „stos” wydarzeń. Stos będzie składał się z narzędzi, które zapewniają taką samą lub większą funkcjonalność jak platforma, ale z korzyścią umożliwiającą zamianę lub dodanie elementów w razie potrzeby.

Podejście oparte na stosie zdarzeń zapewnia elastyczność w zakresie integracji najnowocześniejszych technologii i funkcji i jest generalnie tańsze niż korzystanie z platformy typu „wszystko w jednym”.

Jakie są więc wady stosu? Będziesz pozyskiwać elementy od różnych dostawców i będziesz musiał połączyć je wszystkie, aby zapewnić bezproblemową obsługę użytkownikom i agregować dane dla sponsorów i Twojego użytkowania. Będziesz także sam; stosy nie są dostarczane z organizacjami sukcesu klienta, aby wesprzeć twoje wysiłki.

Avengers (er, stos), montuj!

Złożenie własnego stosu wydarzeń oznacza przejęcie własności takich rzeczy, jak zarządzanie różnymi systemami rejestracji i zarządzania treścią oraz stronami docelowymi, hosting wideo oraz innymi widżetami i narzędziami. Będziesz chciał mocno oprzeć się na dokumencie wymagań i trzymać się tego, co ważne. Potrzebujesz ankiet i ankiet, czy są to tylko rzeczy, które dobrze jest mieć, ale których nie używasz w swoim wydarzeniu? Masz wielu sponsorów czy nie masz sponsorów? To wpłynie na Twoje potrzeby raportowania. Czy podczas sesji odbywają się pytania i odpowiedzi na żywo, czy będzie to miało miejsce na kanale Slack lub na prywatnej grupie na Facebooku?

Złożenie wirtualnego stosu zdarzeń zapewnia elastyczność i jest potencjalnie tańsze. Ale montaż ma swoje własne wady i zastrzeżenia. Na przykład, jeśli nie masz kompetentnego technicznie lub ciekawego zespołu, próba połączenia wszystkich kropek między różnymi rozwiązaniami może być przytłaczająca. Dobrze zaprojektowany stos wydarzeń będzie miał więcej ruchomych elementów niż platforma wydarzenia typu „wszystko w jednym”. Będziesz musiał zarządzać wieloma dostawcami i nie będziesz mieć jednego źródła wsparcia.

Chociaż pomysł posiadania wszystkiego w jednym rozwiązaniu brzmi pocieszająco, może być również niezwykle ograniczający. W tym wirtualnym, cyfrowym środowisku, w którym innowacje zachodzą tak szybko, jak oczekiwania klientów, zamknięcie się umową na jedną platformę może mieć pewne istotne wady, jeśli chodzi o zdolność do zwinności i elastyczności oraz tworzenia idealnego doświadczenia dla klientów.

Jeśli zamierzasz zbadać trasę stosu zdarzeń, zalecamy jasne określenie podstawowych wymagań i dopasowanie ich bezpośrednio do modelu biznesowego. Określ, kto w Twoim zespole może obsługiwać integracje i przygotuj wszystkich, aby zrozumieli korzyści płynące z budowania stosu i jak zmienia wszystko, od interfejsu użytkownika frontonu po sposób zarządzania zdarzeniami.

Więc jakie jest lepsze podejście: wszystko w jednym czy stos? To zależy. Możesz tylko odpowiedzieć na pytanie, poświęcając czas na zrozumienie swoich wymagań, budżetu i doświadczenia, które chcesz zapewnić.

Przyszłość wydarzeń: „Zawsze na”, fizyczna i wirtualna

Patrząc w przyszłość, wielu analityków i uczestników branży oczekuje hybrydowej przyszłości, w której wydarzenia obejmują zarówno komponenty fizyczne, jak i wirtualne, które mogą obejmować rynki internetowe. Branża targowa od dawna deklaruje tę koncepcję, ale niewielu z jej czołowych graczy w pełni przyjęło ten pomysł.

W swojej książce „Reinventing Live” Denzil Rankine i Marco Giberti przewidują, że marketerzy spodziewają się powrotu wydarzeń na żywo, ale nie porzucą wydarzeń wirtualnych. „Będziemy mieć mieszankę”, powiedział Rankine. „Przekonamy się, że niektóre wersje wydarzeń działają bardzo dobrze online; firmy mają wpływ, zarabiają pieniądze i tak dalej. W ten sposób działają niektóre modele — na przykład spotkania jeden na jednego”.

Inne przewidywania i spostrzeżenia Rankine'a w Reinventing Live oraz wywiad, który z nim przeprowadził MarTech:

• Wydarzenia osobiste powrócą, ale będzie ich mniej, a frekwencja prawdopodobnie zmniejszy się. Niektóre z wydarzeń wyłącznie cyfrowych będą kontynuowane. Wszystkie spotkania twarzą w twarz będą wspierane przez narzędzia cyfrowe.
• Niektórzy organizatorzy wydarzeń produkują tylko wydarzenia osobiste. „Niektórzy ludzie lubią czytać gazety tylko na papierze; mają atrament we krwi. I masz to też w branży eventowej” – powiedział
• „Za kilka lat nie będziemy nawet mówić o wirtualnych czy hybrydowych. Będziemy tylko rozmawiać o wydarzeniach; to oczywiste, że masz wszystkie te cyfrowe rozszerzenia”.
• Oprócz negatywnego wpływu na środowisko związanego z niepotrzebnymi podróżami lotniczymi, ludzie w markach, którzy trzymają torebki – i być może sami nie uczestniczą w wydarzeniach – będą bardzo świadomi, że firmy nadal funkcjonowały w zeszłym roku bez konieczności opłacania przelotów i pobyty w hotelach.

Wirtualne wydarzenia: katalizator nieustających wydarzeń?

Innowacyjni producenci eventów i ich klienci od dawna marzyli o stworzeniu imprezy „zawsze na”. Takie „wydarzenie” połączy kupujących i sprzedających 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, 365 dni w roku, tak jak Amazon i Walmart obsługują konsumentów.

„365 jest ambitne i trudne” — przyznał Rankine. Jednak tam, gdzie istnieje 365-dniowy przepływ pracy, może to stać się realistycznym celem. Jak wynika z niedawnego badania McKinsey & Company, klienci B2B rutynowo korzystają z dziesięciu lub więcej kanałów do interakcji z dostawcami. Potencjał udziału wirtualnych wydarzeń w tym ekosystemie jest wysoki.

Chcesz poznać stos wirtualnych wydarzeń w akcji? Sprawdź Search Marketing Expo i Konferencję MarTech.

Marc Sirkin i Kim Davis przyczynili się do powstania tego przewodnika.