أفضل أدوات برمجية لأتمتة سير العمل في عام 2022

نظرًا لأن العديد من الشركات قد استفادت من المساحات عبر الإنترنت لكل شيء بدءًا من تدريب الموظفين الجدد واحتياجات الموارد البشرية إلى إدارة المبيعات وتتبع المخزون ، فإن الأتمتة هي أداة قيمة يمكن أن تساعد الشركات من جميع الأحجام على تتبع جميع بياناتها الرقمية. حتى إذا لم تكن قد استخدمت الأدوات الرقمية كثيرًا في عمليتك ، فلا يزال بإمكانك أتمتة أجزاء كثيرة من مهامك اليومية لتبسيط سير العمل وتقليل إدخال البيانات الوضيعة.

أول شيء يجب أن تقرره عندما تستكشف خيارات الأتمتة لسير عملك هو العمليات التي ترغب في أتمتة في المقام الأول. يمكنك أتمتة كل عمليات عملك أو بعضها لمعرفة ما هو الأفضل لشركتك. تحقق من بعض أفضل أنواع البرامج لمساعدتك على أتمتة سير عملك اليوم!

1. أتمتة الموارد البشرية

أحد الأسباب التي قد تجعلك ترغب في أتمتة خدمات الموارد البشرية هو أنها يمكن أن تقلل تكاليف معالجة كشوف المرتبات بنسبة تصل إلى 80٪ ، حيث تقوم بتقليل تعبئة النماذج يدويًا ، وجمع البيانات ، وتحديثات الملف الشخصي. اختر برنامجًا يمكن أن يساعدك في ملء العديد من نماذجك تلقائيًا ، بما في ذلك:

• إدارة الفوائد
• تعليم
• تمرين
• إدارة الوقت
• دفع الاستقراء
• تقارير الامتثال

أتمتة التوظيف

بالإضافة إلى احتياجات الموارد البشرية الداخلية ، يجب عليك أيضًا التفكير في الأتمتة لتعيين موظفين جدد. بالإضافة إلى توفير الوقت والمال ، يمكنك أيضًا تحسين عمليات اتخاذ القرار وتحسين الاتصال وزيادة الإنتاجية. تتضمن بعض خدمات البرامج التي يمكن أن تجعل عملية التوظيف أسهل بكثير ، تتبع تقدم المرشح وخطابات العرض ، وإدارة بيانات المتقدمين ، والفحص والتقييمات ، وقوالب الوظائف.

2. إدارة قواعد البيانات

يعد الخطأ البشري أحد أكبر المشكلات المتعلقة بإدارة قاعدة البيانات الآلية للموظفين. على الرغم من أنك قد لا تستخدم نظام الملفات الورقية بعد الآن ، فلا يزال هناك الكثير من الفرص لحدوث أخطاء في إدخال البيانات والارتباك عند تنفيذ التغييرات ومشكلات النشر. تعمل أتمتة إدارة قاعدة البيانات على تقليل الأخطاء البشرية وزيادة الموثوقية والسرعة. هناك العديد من أدوات البرامج التي يمكنها التعامل مع التشغيل الآلي مع الخدمات ، بما في ذلك:

• الموافقات
• ادخال بيانات
• مراجعة البرنامج النصي
• تحليل الاستعلام
• التقارير والرسوم البيانية
• استيراد بيانات جديدة
• دمج قواعد البيانات القديمة والجديدة

3. أتمتة التسويق

يعد مسار التسويق أحد أكثر العمليات تعقيدًا التي قد يواجهها عملك. باستخدام أتمتة التسويق ، يمكنك تبسيط كل شيء بدءًا من أتمتة البريد الإلكتروني ونشر الوسائط الاجتماعية إلى إنشاء قوائم العملاء المحتملين والتحليلات. إذا كنت تريد تحرير فريقك للعمل في مهام أساسية أخرى ، ففكر في أتمتة المشاريع التالية.

أتمتة البريد الإلكتروني

كواحد من أقدم أشكال الاتصال الرقمي ، فإن إرسال البريد الإلكتروني كمنصة اتصال له أكبر جمهور. على الرغم من أن الرسائل غير المرغوب فيها والإعلانات قد أدت إلى إنشاء مجتمع بريد إلكتروني متعثر إلى حد ما ، فلا يزال بإمكانك الوصول إلى عملائك من خلال عروض بريد إلكتروني جذابة وتفاعلية ومثيرة للاهتمام. سواء كنت تقوم بإعداد رسائل البريد الإلكتروني المتروكة عن سلة التسوق أو رسائل البريد الإلكتروني الترحيبية ، يمكنك إنشاء أتمتة شاملة للتسويق عبر البريد الإلكتروني تتناول كل نوع من مشغلات البريد الإلكتروني.

استخدم أتمتة البريد الإلكتروني للتجزئة التي ترسل رسائل بريد إلكتروني لكل جمهور فريد من نوعه ، وأنشئ رسائل بريد إلكتروني تحفيزية سلوكية عندما يشترك الأشخاص في رسالة إخبارية أو إعادة تخزين ، وتتبع اختبار الانقسام عند إرسال رسائل بريد إلكتروني متعددة إلى جماهير مختلفة في نفس الحملة. تقدم لك بعض أنواع البرامج نموذج بريد إلكتروني لكل متطلب يقلل من مقدار الوقت الذي تستغرقه في تطوير كل نوع من أنواع الحملات.

جدولة الوسائط الاجتماعية المتكاملة

في حين أن هناك عددًا من أدوات جدولة الوسائط الاجتماعية المستقلة التي يمكن اعتبارها أتمتة ، فقد لا تقدم الكثير من الوظائف التي تريدها أو تحتاجها. إذا كنت تبحث عن أدوات يمكنها إظهار المشاركة وتحليلات المحتوى ، فقد تضطر إلى اختيار برنامج أتمتة أكثر شمولاً لوسائل التواصل الاجتماعي.

بالإضافة إلى النشر والجدولة ، يمكن لأدوات البرامج هذه أيضًا التعامل مع الاستماع الاجتماعي ، الذي يبحث على الإنترنت عن إشارات لعلامتك التجارية أو منتجاتك. تدير برامج الوسائط الاجتماعية أيضًا التفاعلات الاجتماعية من خلال الرسائل ، مما يساعدك على متابعة احتياجات العملاء ، والتحكم في الضرر ، وتقديم المزيد من خدمة العملاء المباشرة.

رعاية الفرصة

إذا كنت ترغب في تتبع العملاء المتوقعين أو تقسيمهم أو التواصل معهم لضمان المزيد من التحويلات ، فأنت بحاجة إلى وظائف رعاية العملاء المحتملين الأساسية والمتقدمة الموجودة في العديد من أدوات برامج التشغيل الآلي.

ضع في اعتبارك إنشاء قاعدة بيانات للعملاء المحتملين يمكنها تتبع سلوك العميل المحتمل والمشاركة في الحملات والمحادثات مع خدمة العملاء. قد ترغب أيضًا في إنشاء حملات التنقيط التي تبني الثقة في شركتك ، وتحسن الوعي بالعلامة التجارية ، وتقدم محتوى في الوقت المناسب تمامًا.

تتضمن الأداة الأخرى التي لا تقدر بثمن والتي يقدمها العديد من خدمات برامج الأتمتة هذه تسجيل النقاط الرئيسية. من خلال تسجيل النقاط الرئيسية ، يقوم برنامجك بترتيب جدوى عميل متوقع معين. هل تتناسب مع التركيبة السكانية للعملاء المستهدفين؟ هل أنشطتهم السابقة على الويب وعادات الشراء تجعلهم على الأرجح سيشترون منك أيضًا؟ يمكن أن يُحدث تسجيل النقاط الرئيسي فرقًا كبيرًا في كيفية اختيارك للتفاعل مع العملاء المحتملين ويمكنه تحويل الحملات بالكامل.

تحليلات

واحدة من أكبر الفوائد التي تقدمها أتمتة البرامج هي التحليلات الدقيقة والمتعمقة التي يمكنك الحصول عليها من كل واحدة من إستراتيجيات حملتك. كيف تعرف ما إذا كان موقع الويب الخاص بك ، وإعلانات الدفع لكل نقرة ، وحملات البريد الإلكتروني ، واستراتيجيات التسويق الأخرى تعمل بشكل جيد؟ الجواب: تحليلات تبحث في كل شيء ومنها:

• بيانات الموقع
• منصات التجارة الإلكترونية
• مقاييس الاتصال
• إعلانات الدفع بالنقرة وحملات تجديد النشاط التسويقي
• بحث عضوي
• وسائل التواصل الاجتماعي

باستخدام بيانات التحليلات من جميع حملات التسويق الرقمي الخاصة بك ، يمكنك أن ترى بوضوح أنواع العملاء المتوقعين الذين يشترون بالفعل ، ونوع المحتوى الذي يريد الأشخاص التفاعل معه ، وأين يسقط العملاء المحتملون من مسار التسويق ، ومدى السرعة التي يحتاجها فريقك للعمل تأمين المشتريات. يوفر Analytics أيضًا معدلات تحويل وبيانات عائد استثمار واضحة يمكن أن تساعدك في إدارة استثمارك التسويقي بشكل أكثر فعالية.

تحسين محركات البحث والوسائط المدفوعة

لذلك قمت بأتمتة حملات البريد الإلكتروني وجدولة الوسائط الاجتماعية. لماذا لا يتم تحسين محركات البحث الخاصة بك والوسائط الأخرى المدفوعة أيضًا؟ يضمن تشغيل حملاتك المدفوعة والعضوية من أداة تسويق مركزية واحدة أن يكون لديك واجهة واحدة لجميع احتياجاتك.

هل تريد أن ترى كيف يقف موقع الويب الخاص بك وأساليب التسويق الخاصة بك في مواجهة منافسيك؟ هل أنت مهتم بالصفحات المقصودة لمواقع الويب المخصصة ونماذج التقاط العملاء المحتملين؟ يمكن أن يوفر لك برنامج التشغيل الآلي لتحسين محركات البحث والوسائط المدفوعة التحليلات والمقاييس والاستهداف في واجهة واحدة بسيطة. يجعل عملك أسهل ويوفر أقصى قدر من البصيرة للنجاح المحتمل لحملة ما. من خلال أدوات إنشاء الصفحات المقصودة المخصصة ، والإعلانات التي يتم إنشاؤها تلقائيًا بناءً على الكلمات الرئيسية والعبارات التي اخترتها ، واستهداف العملاء المخصص ، يمكن لأدوات البرامج هذه تحسين كل شيء عن حملاتك المدفوعة.

4. المالية

أنت تبحث عن مزيد من الكفاءة والسرعة عند أتمتة عملياتك المختلفة. بدلاً من قضاء الوقت في التمويل والمحاسبة ، يمكن لموظفيك التفاعل مع العملاء والموردين! باستخدام عمليات التمويل المؤتمتة ، يمكنك تحرير الموظفين للتفاعل مع المزيد من الأجزاء الأساسية في مؤسستك ، وقد ينتهي بك الأمر إلى تقليل تكاليف المعالجة والفواتير بنسبة تصل إلى 60٪! دع التطبيق يقوم بذلك نيابةً عنك واكتشف مدى سهولة إرسال الفواتير وتلقي الأموال والمزيد. تتضمن بعض أتمتة البرامج الأكثر شيوعًا للشؤون المالية ما يلي:

• الموردين
• طلبات المبيعات
• الفواتير والتحصيلات
• الفواتير والمدفوعات
• تقارير الميول
• أمر بالدفع النقدي
• الحصول على الدفع

لماذا نستخدم الأتمتة؟

لذلك ، من الواضح تمامًا أنه يمكنك استخدام الأتمتة في كل قطاع من قطاعات عملك تقريبًا. يمكنه خفض تكاليف التشغيل ، وتوفير المزيد من البيانات ، وتحسين عائد الاستثمار ، وأكثر من ذلك بكثير. مع هذه الأدوات القوية ، يجب أن يكون هناك جانب سلبي ، أليس كذلك؟ يمكن أن يؤدي الجمع بين كل أدوات الأتمتة هذه إلى جعل عملياتك أكثر تعقيدًا في البداية ، ولكن الفوائد تستحق العناء تمامًا.

مزيد من البيانات

تريد أن تفهم بشكل أفضل عملائك ، والعمليات ، والمالية ، ومسارات المبيعات. أفضل طريقة للحصول على نظرة عامة أكثر شمولاً لشركتك هي باستخدام المزيد من البيانات.

باستخدام برنامج أتمتة التسويق ، يمكن لفريقك الغوص بعمق في تقسيم العملاء ، وإنشاء المزيد من حملات رعاية العملاء المحتملين المستهدفة ، وإغلاق المزيد من المبيعات. يتم تحليل جميع البيانات الجديدة التي تولدها من نجاحاتك اليومية من خلال أدوات التسويق الخاصة بك وتظهر لك تأثير كل شيء على شركتك.

إذا كنت تستخدم أتمتة التوظيف ، فأنت أيضًا تزيد من معرفتك بأفضل استراتيجيات التوظيف ، ومتطلبات المرشحين الذين يسعون إلى وظائف مماثلة ، وعدد المتقدمين الذين من المحتمل أن يشغلوا دورًا مفتوحًا. يمكنك تعديل تفاصيل نشر الوظائف ونطاق الراتب وخيارات المزايا بناءً على ما يفعله المرشحون.

انخفاض تكاليف التشغيل

في نهاية اليوم ، تكلف البرامج أقل من تكلفة الأشخاص. في حين أن الانتقال الأولي قد يكلفك أكثر قليلاً لبدء التشغيل والتدريب ، فبمجرد تشغيل أنظمتك ، يمكنك الاعتماد عليها بدلاً من تعيين موظفين إضافيين لإدارة العمليات. تعد أجهزة الكمبيوتر أكثر كفاءة ، ويمكنها إرسال ردود لتعبئة النماذج ، وتنبيه أعضاء الفريق بتغير الحالة ذي الصلة ، وغير ذلك الكثير. وفر المال عندما توفر وقت موظفيك لأنهم لم يعودوا بحاجة إلى إنهاء المهام يدويًا أو بشكل فردي عند ظهور مشكلات. دع برنامجك يتعامل مع كل شيء!

أدوات مركزية

بالنسبة للعمليات التي تحتوي على الكثير من الأجزاء المتحركة ، مثل التوظيف والتدريب أو التسويق ، تعتبر الأداة المركزية مثالية.

باستخدام أدوات التوظيف والتدريب ، يمكنك الحصول على LMS مركزي واحد لتتبع الموظفين الجدد وتدريبهم. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك دمج وثائق الامتثال وتحديثات الشهادات في ملفهم الشخصي لضمان تحديث كل شيء.

عندما يتعلق الأمر ببرنامج أتمتة التسويق ، توفر لك أداة مركزية التحكم في كل المحتوى الخاص بك في مكان واحد. من نماذج الاتصال وحملات البريد الإلكتروني إلى منشورات الوسائط الاجتماعية ومحتوى مواقع الويب ، تتيح لك بعض أنظمة التشغيل الآلي للبرامج القيام بكل ذلك في برنامج واحد. قد تضطر إلى التسوق للعثور على البرنامج الذي يلبي احتياجاتك تمامًا ، لذا تحقق من قائمة الميزات بعناية للتأكد من أنك تشتري البرنامج المناسب لك.

تحسين عائد الاستثمار

عائد الاستثمار (ROI) هو رقم يمكنك العثور عليه بقسمة صافي أرباحك على تكاليف التشغيل. عندما تضرب هذا الإجمالي في 100 ، تحصل على نسبة عائد الاستثمار. عندما يكون عائد الاستثمار مرتفعًا ، فهذا يعني أنك تحقق أكثر مما تنفقه. نظرًا لأن برنامج التشغيل الآلي يمكن أن يوفر لك المال في جميع عمليات عملك ، فإن مبلغ الاستثمار الأولي الخاص بك يكون أقل من ذلك. قد ترغب في مقارنة تكلفة برنامج التشغيل الآلي مقابل تكلفة الموارد البشرية التي يتم استبدالها لتحديد مقدار ما توفره بالضبط.

بالإضافة إلى ذلك ، يزيد برنامج التشغيل الآلي من كفاءة فريقك ويساعدك على جلب المزيد من العملاء المحتملين المؤهلين. عندما يمكنك تحديد مقدار التوفير في التكاليف لهذه التغييرات ، يمكنك رؤية تصوير أكثر دقة لكيفية تغير عائد الاستثمار الخاص بك مع إضافة برنامج التشغيل الآلي.

التقارير والتحليلات

لقد رأيت بالفعل كيف يمكن أن تساعدك برامج التشغيل الآلي في الحصول على المزيد من البيانات ، داخليًا وخارجيًا. لكن ماذا تفعل بكل هذه البيانات بمجرد حصولك عليها؟ أنت بحاجة إلى برنامج لإعداد التقارير والتحليلات لمساعدتك على فهم جميع المعلومات التي تتلقاها. سواء كانت حملات تجنيد أو جرد أو تسويق ، فإن معرفة معنى البيانات سيساعدك على تعديل عمليات شركتك. مع كل هذه البصيرة ، يمكنك أيضًا العمل بشكل استباقي ، استعدادًا لتوسع الشركة ونموها.

العثور على البرنامج المناسب

قد يكون تحديد برنامج التشغيل الآلي الأفضل بالنسبة لك أمرًا صعبًا نظرًا لوجود العديد من الخيارات المتاحة. قد تجد أيضًا أنه في بعض الأحيان يمكن لفريقك التعامل مع عمليات معينة دون أتمتة بشكل أكثر كفاءة وفعالية. بمجرد تحديد العمليات التي تحتاج بالفعل إلى التشغيل الآلي ، يمكنك البدء في تصفح مجموعة متنوعة من البرامج المتاحة.

أثناء قيامك بالتسوق ، انظر إلى الميزات المدرجة وتوافق التكامل ووظائف اختبار A / B وأدوات إعداد التقارير وقابلية التوسع لضمان حصولك على ما تحتاجه الآن وفي المستقبل. قد ترغب أيضًا في استكشاف أدوات البرامج التي تقدم عروضًا توضيحية مجانية ، حيث أن اختبار الوظائف في تطبيقات العالم الحقيقي قبل الشراء يمكن أن يعلمك الكثير عن التوافق التشغيلي ويساعدك على توفير المال - خاصةً إذا تبين أن البرنامج غير صحيح لك.

اتخذ الخطوة الأولى نحو الأتمتة عندما تبحث عن أدوات برمجية بناءً على الميزات والتكاملات المطلوبة وحجم الشركة والموقع.