Лучшие программные инструменты для автоматизации рабочих процессов в 2022 году

Поскольку многие компании используют онлайн-пространства для всего, от обучения новых сотрудников и потребностей отдела кадров до управления продажами и отслеживания запасов, автоматизация является ценным инструментом, который может помочь предприятиям любого размера отслеживать все свои цифровые данные. Даже если вы мало использовали цифровые инструменты в своей работе, вы все равно можете автоматизировать многие части своих повседневных задач, чтобы оптимизировать рабочий процесс и сократить ввод данных.

Первое, что вы должны решить, изучая варианты автоматизации вашего рабочего процесса, — это какие процессы вы хотели бы автоматизировать в первую очередь. Вы можете автоматизировать все или некоторые из ваших рабочих процессов, чтобы увидеть, что лучше всего подходит для вашей компании. Ознакомьтесь с некоторыми из лучших типов программного обеспечения, которые помогут вам автоматизировать рабочий процесс уже сегодня!

1. Автоматизация управления персоналом

Одна из причин, по которой вы можете захотеть автоматизировать службы управления персоналом, заключается в том, что это может снизить ваши затраты на обработку платежных ведомостей до 80%, поскольку вы сокращаете ручное заполнение форм, сбор данных и обновление профиля. Выберите программное обеспечение, которое может помочь вам автоматически заполнять многие из ваших форм, в том числе:

• Администрация преимуществ
• Образование
• Обучение
• Тайм-менеджмент
• Оплата индукции
• Отчеты о соответствии

Автоматизация рекрутинга

В дополнение к внутренним HR-потребностям, вы также должны рассмотреть возможность автоматизации найма нового персонала. Помимо экономии времени и денег, вы также можете улучшить процессы принятия решений, улучшить общение и повысить производительность. Некоторые программные услуги, которые могут значительно упростить набор персонала, включают в себя отслеживание прогресса кандидатов и письма с предложениями, управление данными кандидатов, проверку и оценку, а также шаблоны вакансий.

2. Управление базой данных

Одной из самых больших проблем с автоматизированным управлением базой данных сотрудников является человеческий фактор. Хотя вы, возможно, больше не используете бумажную систему хранения документов, по-прежнему остается много возможностей для ошибок при вводе данных, путаницы при внесении изменений и проблем с развертыванием. Автоматизация управления базой данных снижает количество человеческих ошибок и повышает надежность и скорость. Существует множество программных инструментов, которые могут справиться с вашей автоматизацией с помощью сервисов, в том числе:

• Одобрения
• Ввод данных
• Обзор сценария
• Анализ запросов
• Отчеты и графики
• Импорт новых данных
• Слияние старых и новых баз данных

3. Автоматизация маркетинга

Маркетинговая воронка — один из самых сложных процессов в вашем бизнесе. С помощью автоматизации маркетинга вы можете оптимизировать все, от автоматизации электронной почты и публикации в социальных сетях до привлечения потенциальных клиентов и аналитики. Если вы хотите освободить свою команду для работы над другими важными задачами, рассмотрите возможность автоматизации следующих проектов.

Автоматизация электронной почты

Как одна из старейших форм цифрового общения, электронная почта как контактная платформа имеет самую большую аудиторию. Несмотря на то, что спам и реклама создали несколько пресыщенное сообщество электронной почты, вы все равно можете достучаться до своих клиентов с помощью привлекательных, интерактивных и интересных предложений по электронной почте. Независимо от того, настраиваете ли вы электронные письма о брошенной корзине или приветственные электронные письма, вы можете создать комплексную автоматизацию для электронного маркетинга, которая учитывает все типы триггеров электронной почты.

Используйте автоматизацию электронной почты для сегментации, которая отправляет электронные письма для каждой из ваших уникальных аудиторий, создавайте поведенческие триггерные электронные письма, когда люди подписываются на информационный бюллетень или пополняют запасы, и отслеживайте сплит-тестирование, когда вы отправляете несколько электронных писем разным аудиториям в рамках одной кампании. Некоторые типы программного обеспечения даже предлагают вам шаблон электронной почты для каждого требования, что сокращает время, необходимое вам для разработки каждого типа кампании.

Интегрированное планирование социальных сетей

Хотя существует ряд автономных инструментов планирования социальных сетей, которые можно считать автоматизированными, они могут не предлагать столько функций, сколько вам нужно или нужно. Если вы ищете инструменты, которые могут показать вам вовлеченность и аналитику контента, вам, возможно, придется выбрать более комплексное программное обеспечение для автоматизации социальных сетей.

В дополнение к публикации и планированию, эти программные инструменты также могут обрабатывать социальные сети, которые просматривают Интернет в поисках упоминаний о вашем бренде или продуктах. Программное обеспечение для социальных сетей также управляет социальными взаимодействиями посредством обмена сообщениями, что помогает вам следить за потребностями клиентов, контролировать ущерб и обеспечивать более прямое обслуживание клиентов.

Воспитание свинца

Если вы хотите отслеживать, сегментировать или общаться с лидами, чтобы обеспечить больше конверсий, вам нужны как базовые, так и расширенные функции взращивания лидов, которые есть во многих программных инструментах автоматизации.

Рассмотрите возможность создания базы данных потенциальных клиентов, которая может отслеживать поведение потенциальных клиентов, участие в кампаниях и разговоры со службой поддержки клиентов. Вы также можете создавать капельные кампании, которые укрепляют доверие к вашей компании, повышают узнаваемость бренда и предлагают идеально своевременный контент.

Еще один бесценный инструмент, который предлагают многие из этих программных служб автоматизации, включает оценку лидов. При подсчете лидов ваше программное обеспечение оценивает жизнеспособность конкретного лида. Вписываются ли они в вашу целевую демографическую группу клиентов? Создают ли их предыдущая активность в Интернете и покупательские привычки вероятность того, что они тоже будут покупать у вас? Оценка потенциальных клиентов может иметь огромное значение в том, как вы решите взаимодействовать с потенциальными клиентами, и может полностью изменить кампании.

Аналитика

Одним из самых больших преимуществ, которые предлагает автоматизация программного обеспечения, является точная и глубокая аналитика, которую вы можете получить из каждой из ваших стратегий кампании. Как узнать, работают ли ваш веб-сайт, контекстная реклама, кампании по электронной почте и другие маркетинговые стратегии? Ответ: аналитика, которая смотрит на все, в том числе:

• Данные веб-сайта
• Платформы электронной коммерции
• Метрики звонков
• PPC-объявления и ремаркетинговые кампании
• Органический поиск
• Социальные сети

С аналитическими данными из всех ваших кампаний цифрового маркетинга вы можете четко видеть, какие типы лидов на самом деле покупают, с каким типом контента люди хотят взаимодействовать, где ваши лиды выпадают из маркетинговой воронки и как быстро ваша команда должна действовать, чтобы блокировать покупки. Аналитика также предоставляет четкие данные о коэффициентах конверсии и рентабельности инвестиций, которые помогут вам более эффективно управлять своими маркетинговыми инвестициями.

SEO и платные медиа

Итак, вы автоматизировали свои кампании по электронной почте и планирование в социальных сетях. Почему бы не использовать SEO и другие платные средства массовой информации? Запуск платных и органических кампаний из одного центрального маркетингового инструмента гарантирует, что у вас будет единый интерфейс для всех ваших потребностей.

Хотите увидеть, как ваш веб-сайт и маркетинговая тактика противостоят вашим конкурентам? Вас интересуют специальные целевые страницы веб-сайтов и формы для захвата лидов? Программное обеспечение для автоматизации SEO и платных медиа может предложить вам аналитику, показатели и таргетинг в одном простом интерфейсе. Это упрощает вашу работу и дает максимальное представление о потенциальном успехе кампании. С помощью настраиваемых конструкторов целевых страниц, автоматически генерируемых объявлений на основе выбранных вами ключевых слов и фраз и персонализированного таргетинга на клиентов эти программные инструменты могут улучшить все аспекты ваших платных кампаний.

4. Финансы

Вы ищете больше эффективности и скорости при автоматизации различных процессов. Вместо того, чтобы тратить время на финансы и бухгалтерский учет, ваши сотрудники могли бы взаимодействовать с клиентами и поставщиками! Благодаря автоматизированным финансовым операциям вы освобождаете сотрудников для взаимодействия с более важными частями вашей организации и можете в конечном итоге сократить расходы на обработку и выставление счетов до 60%! Позвольте приложению сделать это за вас и узнайте, как легко отправлять счета, получать платежи и многое другое. Некоторые из наиболее распространенных программных средств автоматизации для финансов включают в себя:

• Цепочка поставок
• Заказы на продажу
• Выставление счетов и сборы
• Выставление счетов и платежи
• Отчеты о тенденциях
• Заказ на наличные
• Закупить для оплаты

Зачем использовать автоматизацию?

Итак, совершенно очевидно, что вы можете использовать автоматизацию практически в каждом секторе вашего бизнеса. Это может снизить эксплуатационные расходы, предоставить больше данных, повысить рентабельность инвестиций и многое другое. У таких мощных инструментов должна быть и обратная сторона, верно? Объединение всех этих инструментов автоматизации может поначалу немного усложнить ваши процессы, но преимущества того стоят.

Больше данных

Вы хотите лучше понять своих клиентов, операции, финансы и воронки продаж. Лучший способ получить более полное представление о вашей компании — использовать больше данных.

С программным обеспечением для автоматизации маркетинга ваша команда может глубоко погрузиться в сегментацию клиентов, создавать более целенаправленные кампании по привлечению потенциальных клиентов и заключать больше сделок. Все новые данные, которые вы получаете от своих повседневных успехов, анализируются с помощью ваших маркетинговых инструментов и показывают вам влияние, которое все это оказывает на вашу компанию.

Если вы используете автоматизацию найма, вы также расширяете свои знания о лучших стратегиях найма, требованиях кандидатов, ищущих аналогичные должности, и количестве соискателей, которые потенциально могут занять вакантную должность. Вы можете изменить информацию о своей вакансии, диапазон заработной платы и варианты льгот в зависимости от того, чем занимаются кандидаты.

Низкие эксплуатационные расходы

В конце концов, программное обеспечение стоит меньше, чем люди. Хотя первоначальный переход может стоить вам немного больше за запуск и обучение, после того, как ваши системы заработают, вы можете положиться на них, вместо того чтобы нанимать дополнительный персонал для управления процессами. Компьютеры более эффективны, и они могут отправлять ответы на заполнение форм, предупреждать членов команды о соответствующем изменении статуса и многое другое. Экономьте деньги, когда вы экономите время своих сотрудников, потому что им больше не нужно выполнять задачи вручную или индивидуально при возникновении проблем. Пусть ваше программное обеспечение справится со всем этим!

Централизованные инструменты

Для процессов, которые имеют много движущихся частей, таких как найм и обучение или маркетинг, централизованный инструмент идеально подходит.

Благодаря инструментам найма и обучения у вас может быть одна централизованная LMS для отслеживания новых сотрудников и их обучения. Кроме того, вы можете интегрировать документацию о соответствии и обновления сертификации в их профиль, чтобы убедиться, что все в курсе.

Когда дело доходит до программного обеспечения для автоматизации маркетинга, централизованный инструмент предлагает вам контроль над всем вашим контентом в одном месте. От контактных форм и рассылок по электронной почте до сообщений в социальных сетях и контента веб-сайтов — некоторые программные системы автоматизации позволяют делать все это в одной программе. Возможно, вам придется походить по магазинам, чтобы найти тот, который идеально соответствует вашим потребностям, поэтому внимательно проверьте список функций, чтобы убедиться, что вы покупаете подходящее программное обеспечение для вас.

Повышение рентабельности инвестиций

Возврат инвестиций (ROI) — это число, которое вы можете найти, разделив чистую прибыль на операционные расходы. Когда вы умножаете эту сумму на 100, вы получаете процент рентабельности инвестиций. Когда ваш ROI высок, это означает, что вы зарабатываете гораздо больше, чем тратите. Поскольку программное обеспечение для автоматизации может сэкономить вам деньги на всех ваших бизнес-операциях, сумма ваших первоначальных инвестиций еще ниже. Вы можете сравнить стоимость программного обеспечения для автоматизации со стоимостью человеческих ресурсов, которые они заменяют, чтобы точно определить, сколько вы экономите.

Кроме того, программное обеспечение для автоматизации повышает эффективность вашей команды и помогает вам привлекать больше потенциальных клиентов. Когда вы сможете количественно оценить экономию затрат на эти изменения, вы сможете получить еще более точное представление о том, как изменится ваша рентабельность инвестиций с добавлением программного обеспечения для автоматизации.

Отчетность и аналитика

Вы уже видели, как программное обеспечение для автоматизации может помочь вам получить больше данных, как внутренних, так и внешних. Но что вы делаете со всеми этими данными, когда они у вас есть? Вам необходимо программное обеспечение для отчетности и аналитики, которое поможет вам разобраться во всей информации, которую вы получаете. Будь то рекрутинг, инвентаризация или маркетинговые кампании, знание того, что означают данные, поможет вам настроить процессы вашей компании. Обладая всеми этими знаниями, вы также можете действовать проактивно, готовясь к расширению и росту компании.

Поиск подходящего программного обеспечения

Определить, какое программное обеспечение для автоматизации лучше для вас, может быть сложно, потому что существует так много вариантов. Вы также можете обнаружить, что иногда ваша команда может выполнять определенные процессы без автоматизации более эффективно и результативно. Как только вы решите, какие процессы действительно нуждаются в автоматизации, вы можете приступить к просмотру разнообразия доступного программного обеспечения.

При выборе обратите внимание на перечисленные функции, совместимость интеграции, функции A/B-тестирования, инструменты отчетности и масштабируемость, чтобы убедиться, что вы получаете то, что вам нужно сейчас и в будущем. Вы также можете изучить программные инструменты, предлагающие бесплатные демоверсии, так как тестирование функциональности в реальных приложениях перед покупкой может многому вас научить в плане операционной совместимости и помочь вам сэкономить деньги, особенно если окажется, что программное обеспечение не подходит. для тебя.

Сделайте первый шаг к автоматизации при поиске программных инструментов с учетом требуемых функций, интеграций, размера компании и местоположения.