Alat Perangkat Lunak Terbaik untuk Otomatisasi Alur Kerja di 2022

Karena banyak perusahaan telah memanfaatkan ruang online untuk segala hal mulai dari pelatihan karyawan baru dan kebutuhan SDM hingga manajemen penjualan dan pelacakan inventaris, otomatisasi adalah alat berharga yang dapat membantu bisnis dari berbagai ukuran melacak semua data digital mereka. Bahkan jika Anda belum banyak menggunakan alat digital dalam operasi Anda, Anda masih dapat mengotomatiskan banyak bagian dari tugas sehari-hari Anda untuk merampingkan alur kerja dan mengurangi entri data kasar.

Hal pertama yang harus Anda putuskan saat menjelajahi opsi otomatisasi untuk alur kerja Anda adalah proses mana yang ingin Anda otomatisasi sejak awal. Anda dapat mengotomatiskan semua atau beberapa proses kerja Anda untuk melihat apa yang terbaik untuk perusahaan Anda. Lihat beberapa jenis perangkat lunak teratas untuk membantu Anda mengotomatiskan alur kerja Anda hari ini!

1. Otomatisasi SDM

Salah satu alasan Anda mungkin ingin mengotomatiskan layanan sumber daya manusia adalah karena hal itu dapat mengurangi biaya pemrosesan penggajian hingga 80%, karena Anda mengurangi pengisian formulir manual, pengumpulan data, dan pembaruan profil. Pilih perangkat lunak yang dapat membantu Anda mengisi otomatis banyak formulir, termasuk:

• Administrasi Manfaat
• Pendidikan
• Pelatihan
• Manajemen waktu
• Induksi Bayar
• Laporan Kepatuhan

Perekrutan Otomatisasi

Selain kebutuhan SDM internal, Anda juga harus mempertimbangkan otomatisasi untuk merekrut staf baru. Selain menghemat waktu dan uang, Anda juga dapat meningkatkan proses pengambilan keputusan, meningkatkan komunikasi, dan meningkatkan produktivitas. Beberapa layanan perangkat lunak yang dapat mempermudah perekrutan termasuk melacak kemajuan kandidat dan surat penawaran, manajemen data pelamar, penyaringan dan penilaian, dan templat pekerjaan.

2. Manajemen Basis Data

Salah satu masalah terbesar dengan manajemen database otomatis karyawan adalah kesalahan manusia. Meskipun Anda mungkin tidak menggunakan sistem pengarsipan kertas lagi, masih ada banyak peluang untuk kesalahan input data, kebingungan saat menerapkan perubahan, dan masalah dengan penerapan. Mengotomatiskan manajemen database Anda mengurangi kesalahan manusia dan meningkatkan keandalan dan kecepatan. Ada banyak perangkat lunak yang dapat menangani otomatisasi Anda dengan layanan, termasuk:

• Persetujuan
• Entri Data
• Ulasan Skrip
• Analisis Kueri
• Laporan & Grafik
• Mengimpor Data Baru
• Menggabungkan Database Lama & Baru

3. Otomatisasi Pemasaran

Corong pemasaran adalah salah satu proses paling kompleks yang mungkin dimiliki bisnis Anda. Dengan otomatisasi pemasaran, Anda dapat merampingkan semuanya mulai dari otomatisasi email dan posting media sosial hingga pembuatan prospek dan analitik. Jika Anda ingin membebaskan tim Anda untuk mengerjakan tugas penting lainnya, pertimbangkan otomatisasi untuk proyek berikut.

Otomatisasi Email

Sebagai salah satu bentuk komunikasi digital tertua, email sebagai platform kontak memiliki audiens terbesar. Meskipun spam dan iklan telah menciptakan komunitas email yang agak membosankan, Anda masih dapat menjangkau pelanggan Anda dengan penawaran email yang menarik, interaktif, dan menarik. Baik Anda menyiapkan email keranjang yang ditinggalkan atau email selamat datang, Anda dapat membuat otomatisasi komprehensif untuk pemasaran email yang membahas setiap jenis pemicu email.

Manfaatkan otomatisasi email untuk segmentasi yang mengirimkan email untuk setiap audiens unik Anda, buat email pemicu perilaku saat orang mendaftar untuk buletin atau mengisi ulang, dan lacak pengujian terpisah saat Anda mengirim beberapa email ke audiens berbeda dalam kampanye yang sama. Beberapa jenis perangkat lunak bahkan menawarkan template email untuk setiap persyaratan yang mengurangi jumlah waktu yang Anda perlukan untuk mengembangkan setiap jenis kampanye.

Penjadwalan Media Sosial Terintegrasi

Meskipun ada sejumlah alat penjadwalan media sosial mandiri yang dapat dianggap sebagai otomatisasi, mereka mungkin tidak menawarkan fungsionalitas sebanyak yang Anda inginkan atau butuhkan. Jika Anda mencari alat yang dapat menunjukkan keterlibatan dan analitik konten, Anda mungkin harus memilih perangkat lunak otomatisasi yang lebih komprehensif untuk media sosial.

Selain memposting dan menjadwalkan, perangkat lunak ini juga dapat menangani mendengarkan sosial, yang menjelajahi internet untuk menyebutkan merek atau produk Anda. Perangkat lunak media sosial juga mengelola interaksi sosial melalui pesan, yang membantu Anda menindaklanjuti kebutuhan pelanggan, melakukan pengendalian kerusakan, dan menyediakan lebih banyak layanan pelanggan langsung.

Memimpin Pemeliharaan

Jika Anda ingin melacak, menyegmentasikan, atau berkomunikasi dengan prospek untuk memastikan lebih banyak konversi, Anda memerlukan fungsi pemeliharaan prospek dasar dan lanjutan yang ditemukan di banyak alat perangkat lunak otomatisasi.

Pertimbangkan untuk membuat database prospek yang dapat melacak perilaku prospek, keterlibatan dalam kampanye, dan percakapan dengan layanan pelanggan. Anda mungkin juga ingin membuat kampanye tetes yang membangun kepercayaan pada perusahaan Anda, meningkatkan kesadaran merek, dan menawarkan konten dengan waktu yang tepat.

Alat lain yang tak ternilai yang ditawarkan oleh banyak dari layanan perangkat lunak otomatisasi ini mencakup penilaian prospek. Dengan penilaian prospek, perangkat lunak Anda memeringkat kelayakan prospek tertentu. Apakah mereka cocok dengan demografi pelanggan yang Anda targetkan? Apakah aktivitas web dan kebiasaan pembelian mereka sebelumnya membuat mereka tampaknya akan membeli dari Anda juga? Penilaian prospek dapat membuat perbedaan besar dalam cara Anda memilih untuk berinteraksi dengan calon klien dan dapat mengubah kampanye sepenuhnya.

Analitik

Salah satu manfaat terbesar yang ditawarkan otomatisasi perangkat lunak adalah analitik yang tepat dan mendalam yang bisa Anda dapatkan dari setiap strategi kampanye Anda. Bagaimana Anda mengetahui kinerja situs web Anda, iklan PPC, kampanye email, dan strategi pemasaran lainnya? Jawabannya: analitik yang melihat semuanya, termasuk:

• Data Situs Web
• Platform E-niaga
• Metrik Panggilan
• Iklan PPC & Kampanye Pemasaran Ulang
• Pencarian Organik
• Media sosial

Dengan data analitik dari semua kampanye pemasaran digital Anda, Anda dapat dengan jelas melihat jenis prospek mana yang benar-benar dibeli, jenis konten apa yang ingin berinteraksi dengan orang-orang, di mana prospek Anda keluar dari saluran pemasaran, dan seberapa cepat tim Anda perlu bertindak untuk mengunci pembelian. Analytics juga memberikan rasio konversi dan data ROI yang jelas yang dapat membantu Anda mengelola investasi pemasaran dengan lebih efektif.

SEO & Media Berbayar

Jadi, Anda telah mengotomatiskan kampanye email dan penjadwalan media sosial Anda. Mengapa tidak SEO Anda dan media berbayar lainnya juga? Menjalankan kampanye berbayar dan organik Anda dari satu alat pemasaran pusat memastikan Anda memiliki satu antarmuka untuk semua kebutuhan Anda.

Apakah Anda ingin melihat bagaimana situs web dan taktik pemasaran Anda melawan pesaing Anda? Apakah Anda tertarik dengan halaman arahan situs web khusus dan formulir pengambilan prospek? Perangkat lunak otomatisasi untuk SEO dan media berbayar dapat menawarkan Anda analitik, metrik, dan penargetan dalam satu antarmuka sederhana. Itu membuat pekerjaan Anda lebih mudah dan memberikan wawasan maksimal tentang potensi keberhasilan kampanye. Dengan pembuat laman landas yang disesuaikan, iklan yang dibuat secara otomatis berdasarkan kata kunci dan frasa pilihan Anda, dan penargetan pelanggan yang dipersonalisasi, alat perangkat lunak ini dapat menyempurnakan segala hal tentang kampanye berbayar Anda.

4. Keuangan

Anda mencari efisiensi dan kecepatan lebih saat mengotomatiskan berbagai proses Anda. Alih-alih menghabiskan waktu untuk keuangan dan akuntansi, karyawan Anda dapat berinteraksi dengan pelanggan dan pemasok! Dengan operasi pembiayaan otomatis, Anda membebaskan karyawan untuk berinteraksi dengan bagian yang lebih penting dari organisasi Anda, dan pada akhirnya Anda dapat mengurangi biaya pemrosesan dan penagihan hingga 60%! Biarkan aplikasi melakukannya untuk Anda dan temukan betapa mudahnya mengirim faktur, menerima pembayaran, dan banyak lagi. Beberapa otomatisasi perangkat lunak yang paling umum untuk keuangan meliputi:

• Rantai pasokan
• Pesanan Penjualan
• Penagihan & Koleksi
• Faktur & Pembayaran
• Laporan Kecenderungan
• Pesan ke Tunai
• Pengadaan untuk Membayar

Mengapa Menggunakan Otomatisasi?

Jadi, cukup jelas bahwa Anda dapat menggunakan otomatisasi di hampir setiap sektor bisnis Anda. Ini dapat menurunkan biaya pengoperasian, menyediakan lebih banyak data, meningkatkan ROI, dan banyak lagi. Dengan alat canggih seperti itu, pasti ada kerugiannya, bukan? Menggabungkan semua alat otomatisasi ini dapat membuat proses Anda sedikit lebih rumit pada awalnya, tetapi manfaatnya benar-benar sepadan dengan usaha Anda.

Lebih Banyak Data

Anda ingin lebih memahami pelanggan, operasi, keuangan, dan saluran penjualan Anda. Cara terbaik untuk mendapatkan gambaran yang lebih komprehensif tentang perusahaan Anda adalah dengan lebih banyak data.

Dengan perangkat lunak otomatisasi pemasaran, tim Anda dapat mendalami segmentasi pelanggan, membangun kampanye pemeliharaan prospek yang lebih bertarget, dan meraih lebih banyak penjualan. Semua data baru yang Anda hasilkan dari kesuksesan sehari-hari Anda dianalisis melalui alat pemasaran Anda dan menunjukkan kepada Anda dampak segala sesuatunya terhadap perusahaan Anda.

Jika Anda menggunakan otomatisasi rekrutmen, Anda juga meningkatkan pengetahuan Anda tentang strategi rekrutmen terbaik, persyaratan kandidat yang mencari posisi serupa, dan jumlah pelamar yang berpotensi mengisi posisi terbuka. Anda dapat mengubah detail posting pekerjaan, kisaran gaji, dan opsi tunjangan berdasarkan apa yang dilakukan kandidat.

Biaya Operasi Lebih Rendah

Pada akhirnya, perangkat lunak harganya lebih murah daripada manusia. Meskipun transisi awal mungkin memerlukan sedikit biaya untuk memulai dan pelatihan, setelah sistem Anda berjalan, Anda dapat mengandalkannya daripada mempekerjakan staf tambahan untuk mengelola proses. Komputer lebih efisien, dan mereka dapat mengirimkan tanggapan untuk mengisi formulir, memperingatkan anggota tim tentang perubahan status yang relevan, dan banyak lagi. Hemat uang saat Anda menghemat waktu karyawan karena mereka tidak perlu lagi menyelesaikan tugas secara manual atau individu saat masalah muncul. Biarkan perangkat lunak Anda menangani semuanya!

Alat Terpusat

Untuk proses yang memiliki banyak bagian yang bergerak, seperti perekrutan dan pelatihan atau pemasaran, alat terpusat sangat ideal.

Dengan alat perekrutan dan pelatihan, Anda dapat memiliki satu LMS terpusat untuk melacak karyawan baru dan pelatihan mereka. Selain itu, Anda dapat mengintegrasikan dokumentasi kepatuhan dan pembaruan sertifikasi ke dalam profil mereka untuk memastikan semuanya mutakhir.

Ketika datang ke perangkat lunak otomatisasi pemasaran, alat terpusat menawarkan Anda kendali atas semua konten Anda di satu tempat. Dari formulir kontak dan kampanye email hingga posting media sosial dan konten situs web, beberapa sistem otomasi perangkat lunak memungkinkan Anda melakukan semuanya dalam satu program. Anda mungkin harus berkeliling untuk menemukan satu yang melengkapi kebutuhan Anda dengan sempurna, jadi periksa daftar fitur dengan cermat untuk memastikan Anda membeli perangkat lunak yang tepat untuk Anda.

Meningkatkan ROI

Laba atas investasi (ROI) Anda adalah angka yang dapat Anda temukan dengan membagi laba bersih Anda dengan biaya operasional Anda. Saat Anda mengalikan total ini dengan 100, Anda mendapatkan persentase ROI. Ketika ROI Anda tinggi, itu berarti Anda menghasilkan lebih banyak daripada yang Anda belanjakan. Karena perangkat lunak otomatisasi dapat menghemat uang Anda di seluruh operasi bisnis Anda, jumlah investasi awal Anda bahkan lebih rendah. Anda mungkin ingin membandingkan biaya perangkat lunak otomatisasi vs. biaya sumber daya manusia yang mereka ganti untuk menentukan dengan tepat berapa banyak yang Anda hemat.

Selain itu, perangkat lunak otomatisasi meningkatkan efisiensi tim Anda dan membantu Anda mendapatkan prospek yang lebih berkualitas. Ketika Anda dapat menghitung penghematan biaya untuk perubahan ini, Anda dapat melihat gambaran yang lebih akurat tentang bagaimana ROI Anda berubah dengan penambahan perangkat lunak otomatisasi.

Pelaporan & Analisis

Anda telah melihat bagaimana perangkat lunak otomatisasi dapat membantu Anda mendapatkan lebih banyak data, baik secara internal maupun eksternal. Tapi apa yang Anda lakukan dengan semua data itu setelah Anda memilikinya? Anda memerlukan perangkat lunak pelaporan dan analitik untuk membantu Anda memahami semua informasi yang Anda terima. Baik itu perekrutan, inventaris, atau kampanye pemasaran, mengetahui arti data akan membantu Anda menyesuaikan proses perusahaan. Dengan semua wawasan ini, Anda juga dapat beroperasi secara proaktif, mempersiapkan ekspansi dan pertumbuhan perusahaan.

Menemukan Perangkat Lunak yang Tepat

Menentukan perangkat lunak otomatisasi mana yang terbaik untuk Anda bisa jadi sulit karena ada begitu banyak pilihan di luar sana. Anda mungkin juga menemukan bahwa terkadang tim Anda dapat menangani proses tertentu tanpa otomatisasi dengan lebih efisien dan efektif. Setelah Anda memutuskan proses mana yang benar-benar membutuhkan otomatisasi, Anda dapat mulai menjelajahi berbagai perangkat lunak yang tersedia.

Saat Anda berkeliling, lihat fitur yang terdaftar, kompatibilitas integrasi, fungsi pengujian A/B, alat pelaporan, dan skalabilitas untuk memastikan Anda mendapatkan apa yang Anda butuhkan sekarang dan di masa mendatang. Anda mungkin juga ingin menjelajahi alat perangkat lunak yang menawarkan demo gratis, karena menguji fungsionalitas dalam aplikasi dunia nyata sebelum membeli dapat mengajari Anda banyak hal tentang kompatibilitas operasional dan membantu Anda menghemat uang — terutama jika ternyata perangkat lunaknya tidak benar untuk kamu.

Ambil langkah pertama menuju otomatisasi saat Anda mencari perangkat lunak berdasarkan fitur, integrasi, ukuran perusahaan, dan lokasi yang diperlukan.