Najlepsze narzędzia programowe do automatyzacji przepływu pracy w 2022 roku

Ponieważ wiele firm korzysta z przestrzeni online do wszystkiego, od szkolenia nowych pracowników i potrzeb HR po zarządzanie sprzedażą i śledzenie zapasów, automatyzacja jest cennym narzędziem, które może pomóc firmom każdej wielkości w śledzeniu wszystkich ich danych cyfrowych. Nawet jeśli nie korzystasz zbyt często z narzędzi cyfrowych w swojej działalności, nadal możesz zautomatyzować wiele części swoich codziennych zadań, aby usprawnić przepływ pracy i ograniczyć wprowadzanie danych.

Pierwszą rzeczą, którą powinieneś zdecydować podczas odkrywania opcji automatyzacji swojego przepływu pracy, jest to, które procesy chcesz zautomatyzować w pierwszej kolejności. Możesz zautomatyzować wszystkie lub niektóre procesy robocze, aby zobaczyć, co najlepiej sprawdza się w Twojej firmie. Sprawdź niektóre z najlepszych typów oprogramowania, które pomogą Ci zautomatyzować przepływ pracy już dziś!

1. Automatyzacja HR

Jednym z powodów, dla których możesz chcieć zautomatyzować usługi kadrowe, jest to, że może to zmniejszyć koszty przetwarzania listy płac nawet o 80%, ponieważ ograniczasz ręczne wypełnianie formularzy, gromadzenie danych i aktualizacje profili. Wybierz oprogramowanie, które pomoże Ci automatycznie wypełnić wiele formularzy, w tym:

• Administracja świadczeń
• Edukacja
• Szkolenie
• Zarządzanie czasem
• Zapłać indukcję
• Raporty dotyczące zgodności

Automatyzacja Rekrutacji

Oprócz wewnętrznych potrzeb HR warto również rozważyć automatyzację rekrutacji nowych pracowników. Oprócz oszczędności czasu i pieniędzy możesz także usprawnić procesy podejmowania decyzji, poprawić komunikację i zwiększyć produktywność. Niektóre usługi oprogramowania, które mogą znacznie ułatwić rekrutację, obejmują śledzenie postępów kandydatów i listów ofertowych, zarządzanie danymi kandydatów, weryfikację i oceny oraz szablony stanowisk.

2. Zarządzanie bazą danych

Jednym z największych problemów związanych z automatycznym zarządzaniem bazą danych pracowników jest błąd ludzki. Chociaż być może nie korzystasz już z papierowego systemu archiwizacji, nadal istnieje wiele możliwości wystąpienia błędów podczas wprowadzania danych, zamieszania podczas wdrażania zmian i problemów z wdrażaniem. Automatyzacja zarządzania bazą danych zmniejsza liczbę błędów ludzkich oraz zwiększa niezawodność i szybkość. Istnieje wiele narzędzi programowych, które mogą obsługiwać automatyzację za pomocą usług, w tym:

• Zatwierdzenia
• Wprowadzanie danych
• Przegląd skryptu
• Analiza zapytań
• Raporty i wykresy
• Importowanie nowych danych
• Scalanie starych i nowych baz danych

3. Automatyzacja marketingu

Lejek marketingowy to jeden z najbardziej złożonych procesów, jakie może mieć Twoja firma. Dzięki automatyzacji marketingu możesz usprawnić wszystko, od automatyzacji wiadomości e-mail i publikowania w mediach społecznościowych po generowanie leadów i analizy. Jeśli chcesz uwolnić swój zespół do pracy nad innymi niezbędnymi zadaniami, rozważ automatyzację poniższych projektów.

Automatyzacja poczty e-mail

Jako jedna z najstarszych form komunikacji cyfrowej, e-maile jako platforma kontaktowa mają największą liczbę odbiorców. Chociaż spam i reklamy stworzyły nieco zblazowaną społeczność e-mailową, nadal możesz dotrzeć do swoich klientów dzięki angażującym, interaktywnym i interesującym ofertom e-mailowym. Niezależnie od tego, czy konfigurujesz wiadomości e-mail o porzuconym koszyku, czy wiadomości powitalne, możesz stworzyć kompleksową automatyzację dla marketingu e-mailowego, która rozwiązuje każdy rodzaj wyzwalacza e-mail.

Wykorzystaj automatyzację wiadomości e-mail do segmentacji, która wysyła wiadomości e-mail do każdej z unikalnych odbiorców, twórz behawioralne e-maile wyzwalające, gdy ludzie zapisują się na biuletyn lub uzupełniają zapasy, i śledź testy podzielone, gdy wysyłasz wiele wiadomości e-mail do różnych odbiorców w ramach tej samej kampanii. Niektóre typy oprogramowania oferują nawet szablon wiadomości e-mail dla każdego wymagania, co skraca czas potrzebny na opracowanie każdego typu kampanii.

Zintegrowane planowanie mediów społecznościowych

Chociaż istnieje wiele samodzielnych narzędzi do planowania mediów społecznościowych, które można uznać za automatyzację, mogą one nie oferować tylu funkcji, ile chcesz lub potrzebujesz. Jeśli szukasz narzędzi, które pokażą Ci zaangażowanie i analizę treści, być może będziesz musiał wybrać bardziej wszechstronne oprogramowanie do automatyzacji mediów społecznościowych.

Oprócz publikowania i planowania, te narzędzia programowe mogą również obsługiwać nasłuchiwanie społecznościowe, które przeszukuje Internet w poszukiwaniu wzmianek o Twojej marce lub produktach. Oprogramowanie mediów społecznościowych zarządza również interakcjami społecznościowymi za pośrednictwem wiadomości, co pomaga śledzić potrzeby klientów, przeprowadzać kontrolę szkód i zapewniać bardziej bezpośrednią obsługę klienta.

Prowadzenie opieki

Jeśli chcesz śledzić, segmentować lub komunikować się z potencjalnymi klientami w celu zapewnienia większej liczby konwersji, potrzebujesz zarówno podstawowej, jak i zaawansowanej funkcji lead nurturing, którą można znaleźć w wielu narzędziach do automatyzacji.

Zastanów się nad stworzeniem bazy danych potencjalnych klientów, która może śledzić zachowanie potencjalnych klientów, zaangażowanie w kampanie i rozmowy z obsługą klienta. Możesz także tworzyć kampanie kroplowe, które budują zaufanie do Twojej firmy, poprawiają świadomość marki i oferują treści w idealnym momencie.

Innym nieocenionym narzędziem, które oferuje wiele z tych usług oprogramowania do automatyzacji, jest lead scoring. Dzięki punktacji leadów Twoje oprogramowanie ocenia rentowność konkretnego leada. Czy pasują do docelowej grupy demograficznej klientów? Czy ich przeszła aktywność w sieci i nawyki zakupowe sprawiają, że wydaje się prawdopodobne, że kupią również od Ciebie? Ocena potencjalnych klientów może mieć ogromny wpływ na sposób interakcji z potencjalnymi klientami i może całkowicie zmienić kampanie.

Analityka

Jedną z największych korzyści oferowanych przez automatyzację oprogramowania jest precyzyjna, dogłębna analiza, którą można uzyskać z każdej ze strategii kampanii. Skąd wiesz, czy Twoja witryna, reklamy PPC, kampanie e-mailowe i inne strategie marketingowe są skuteczne? Odpowiedź: analityka, która patrzy na wszystko, w tym:

• Dane strony internetowej
• Platformy e-commerce
• Wskaźniki połączeń
• Reklamy PPC i kampanie remarketingowe
• Bezpłatne wyszukiwanie
• Media społecznościowe

Dzięki danym analitycznym ze wszystkich Twoich cyfrowych kampanii marketingowych możesz wyraźnie zobaczyć, jakiego rodzaju potencjalni klienci faktycznie kupują, z jakimi treściami ludzie chcą wchodzić w interakcje, gdzie potencjalni klienci wypadają z lejka marketingowego i jak szybko Twój zespół musi działać, aby zablokować zakupy. Analytics zapewnia również przejrzyste współczynniki konwersji i dane ROI, które mogą pomóc w bardziej efektywnym zarządzaniu inwestycjami marketingowymi.

Pozycjonowanie i media płatne

Zautomatyzowałeś więc kampanie e-mailowe i planowanie w mediach społecznościowych. Dlaczego nie SEO i inne płatne media? Prowadzenie płatnych i organicznych kampanii z jednego centralnego narzędzia marketingowego zapewnia jeden interfejs dla wszystkich Twoich potrzeb.

Czy chcesz zobaczyć, jak Twoja witryna i taktyki marketingowe radzą sobie z konkurencją? Czy interesują Cię niestandardowe strony docelowe witryny i formularze do przechwytywania potencjalnych klientów? Oprogramowanie do automatyzacji SEO i płatnych mediów może zaoferować analitykę, metryki i targetowanie w jednym prostym interfejsie. Ułatwia pracę i zapewnia maksymalny wgląd w potencjalny sukces kampanii. Dzięki dostosowanym narzędziom do tworzenia stron docelowych, reklamom generowanym automatycznie na podstawie wybranych słów kluczowych i fraz oraz spersonalizowanemu kierowaniu na klientów te narzędzia programowe mogą ulepszyć wszystko w Twoich płatnych kampaniach.

4. Finanse

Szukasz większej wydajności i szybkości podczas automatyzacji różnych procesów. Zamiast spędzać czas na finansach i księgowości, Twoi pracownicy mogą kontaktować się z klientami i dostawcami! Dzięki zautomatyzowanym operacjom finansowania uwalniasz pracowników do interakcji z ważniejszymi częściami Twojej organizacji i możesz w efekcie zmniejszyć koszty przetwarzania i fakturowania nawet o 60%! Pozwól aplikacji zrobić to za Ciebie i przekonaj się, jak łatwo jest wysyłać faktury, otrzymywać płatności i nie tylko. Niektóre z najczęstszych automatyzacji oprogramowania dla finansów obejmują:

• Łańcuch dostaw
• Zlecenia sprzedaży
• Rozliczenia i kolekcje
• Fakturowanie i płatności
• Raporty o tendencjach
• Zamówienie na gotówkę
• Zaopatrz się, aby zapłacić

Dlaczego warto korzystać z automatyzacji?

Jest więc całkiem jasne, że możesz korzystać z automatyzacji w prawie każdym sektorze swojej firmy. Może obniżyć koszty operacyjne, dostarczyć więcej danych, poprawić ROI i wiele więcej. Przy tak potężnych narzędziach musi być jakiś minus, prawda? Połączenie wszystkich tych narzędzi do automatyzacji może początkowo sprawić, że procesy będą nieco bardziej złożone, ale korzyści są absolutnie warte wysiłku.

Więcej danych

Chcesz lepiej zrozumieć swoich klientów, operacje, finanse i lejki sprzedażowe. Najlepszym sposobem na uzyskanie bardziej kompleksowego obrazu swojej firmy jest posiadanie większej ilości danych.

Dzięki oprogramowaniu do automatyzacji marketingu Twój zespół może zagłębić się w segmentację klientów, tworzyć bardziej ukierunkowane kampanie lead nurturing i zamykać większą sprzedaż. Wszystkie nowe dane, które generujesz na podstawie codziennych sukcesów, są analizowane za pomocą narzędzi marketingowych i pokazują wpływ, jaki wszystko ma na Twoją firmę.

Jeśli korzystasz z automatyzacji rekrutacji, zwiększasz również swoją wiedzę na temat najlepszych strategii rekrutacyjnych, wymagań kandydatów poszukujących podobnych stanowisk oraz liczby kandydatów, którzy potencjalnie mogą pełnić funkcję otwartą. Możesz modyfikować szczegóły oferty pracy, zakres wynagrodzenia i opcje świadczeń w zależności od tego, co robią kandydaci.

Niższe koszty operacyjne

Ostatecznie oprogramowanie kosztuje mniej niż ludzie. Chociaż początkowe przejście może kosztować trochę więcej na uruchomienie i szkolenie, gdy Twoje systemy są już uruchomione, możesz na nich polegać, zamiast zatrudniać dodatkowych pracowników do zarządzania procesami. Komputery są bardziej wydajne i mogą wysyłać odpowiedzi w celu wypełnienia formularzy, ostrzegać członków zespołu o istotnej zmianie stanu i nie tylko. Oszczędzaj pieniądze, oszczędzając czas pracowników, ponieważ nie muszą już kończyć zadań ręcznie lub indywidualnie, gdy pojawią się problemy. Pozwól swojemu oprogramowaniu obsłużyć to wszystko!

Scentralizowane narzędzia

W przypadku procesów, które mają wiele ruchomych części, takich jak zatrudnianie i szkolenie lub marketing, scentralizowane narzędzie jest idealne.

Dzięki narzędziom do zatrudniania i szkolenia możesz mieć jeden scentralizowany LMS do śledzenia nowych pracowników i ich szkoleń. Ponadto możesz zintegrować dokumentację zgodności i aktualizacje certyfikatów z ich profilami, aby upewnić się, że wszystko jest aktualne.

Jeśli chodzi o oprogramowanie do automatyzacji marketingu, scentralizowane narzędzie oferuje kontrolę nad wszystkimi treściami w jednym miejscu. Od formularzy kontaktowych i kampanii e-mail po posty w mediach społecznościowych i treści na stronach internetowych, niektóre systemy automatyzacji oprogramowania pozwalają zrobić to wszystko w jednym programie. Być może będziesz musiał rozejrzeć się, aby znaleźć ten, który idealnie odpowiada Twoim potrzebom, więc dokładnie sprawdź listę funkcji, aby upewnić się, że kupujesz odpowiednie oprogramowanie.

Poprawa ROI

Zwrot z inwestycji (ROI) to liczba, którą można znaleźć, dzieląc zyski netto przez koszty operacyjne. Gdy pomnożysz tę sumę przez 100, otrzymasz procent ROI. Wysoki zwrot z inwestycji oznacza, że ​​zarabiasz znacznie więcej niż wydajesz. Ponieważ oprogramowanie do automatyzacji może zaoszczędzić pieniądze podczas wszystkich operacji biznesowych, początkowa kwota inwestycji jest jeszcze niższa. Możesz porównać koszt oprogramowania do automatyzacji z kosztem zastępowanych zasobów ludzkich, aby dokładnie określić, ile oszczędzasz.

Dodatkowo oprogramowanie do automatyzacji zwiększa wydajność Twojego zespołu i pomaga pozyskiwać bardziej wykwalifikowanych leadów. Kiedy możesz określić ilościowo oszczędności wynikające z tych zmian, możesz zobaczyć jeszcze dokładniejszy obraz tego, jak zmienia się Twój zwrot z inwestycji po dodaniu oprogramowania do automatyzacji.

Raportowanie i analityka

Widziałeś już, jak oprogramowanie do automatyzacji może pomóc Ci uzyskać więcej danych, zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie. Ale co zrobić z tymi wszystkimi danymi, gdy już je zdobędziesz? Potrzebujesz oprogramowania do raportowania i analizy, które pomoże Ci zrozumieć wszystkie otrzymywane informacje. Niezależnie od tego, czy chodzi o rekrutację, zapasy czy kampanie marketingowe, wiedza o tym, co oznaczają dane, pomoże Ci dostosować procesy w Twojej firmie. Mając te wszystkie informacje, możesz również działać proaktywnie, przygotowując się do ekspansji i wzrostu firmy.

Znalezienie odpowiedniego oprogramowania

Określenie, które oprogramowanie do automatyzacji jest dla Ciebie najlepsze, może być trudne, ponieważ istnieje tak wiele opcji. Może się również okazać, że czasami Twój zespół może wydajniej i efektywniej obsługiwać określone procesy bez automatyzacji. Gdy zdecydujesz, które procesy rzeczywiście wymagają automatyzacji, możesz zacząć przeglądać różnorodne dostępne oprogramowanie.

Podczas zakupów spójrz na wymienione funkcje, zgodność integracji, funkcje testowania A/B, narzędzia do raportowania i skalowalność, aby upewnić się, że otrzymujesz to, czego potrzebujesz teraz i na przyszłość. Możesz również zapoznać się z narzędziami programowymi, które oferują bezpłatne wersje demonstracyjne, ponieważ testowanie funkcjonalności w rzeczywistych aplikacjach przed zakupem może wiele nauczyć Cię o zgodności operacyjnej i pomóc zaoszczędzić pieniądze — zwłaszcza jeśli okaże się, że oprogramowanie nie jest odpowiednie dla Was.

Zrób pierwszy krok w kierunku automatyzacji, szukając narzędzi programowych na podstawie wymaganych funkcji, integracji, wielkości firmy i lokalizacji.