2022 年最佳工作流程自動化軟件工具

已發表: 2021-12-15

由於許多公司已將在線空間用於從新員工培訓和人力資源需求到銷售管理和庫存跟踪的所有內容，因此自動化是一種有價值的工具，可以幫助各種規模的企業跟踪其所有數字數據。即使您在操作中沒有大量使用數字工具，您仍然可以將日常任務的許多部分自動化，以簡化工作流程並減少瑣碎的數據輸入。

在探索工作流程的自動化選項時，您應該首先決定哪些流程要自動化。您可以自動化所有或部分工作流程，以查看最適合您公司的方法。查看一些頂級軟件類型，以幫助您今天自動化您的工作流程！

1. 人力資源自動化

您可能希望實現人力資源服務自動化的一個原因是，它可以減少高達 80% 的工資單處理成本，因為您減少了手動填寫表格、數據收集和個人資料更新。選擇可以幫助您自動填寫許多表格的軟件，包括：

福利管理
教育
訓練
時間管理
薪酬感應
合規報告

招聘自動化

除了內部人力資源需求外，您還應該考慮招聘新員工的自動化。除了節省時間和金錢之外，您還可以增強決策流程、改善溝通並提高生產力。一些可以使招聘變得更加容易的軟件服務包括跟踪候選人進度和錄取通知書、申請人數據管理、篩选和評估以及工作模板。

2. 數據庫管理

員工自動化數據庫管理的最大問題之一是人為錯誤。雖然您可能不再使用紙質文件系統，但仍然有很多機會出現數據輸入錯誤、實施更改時的混亂以及部署問題。自動化您的數據庫管理可減少人為錯誤並提高可靠性和速度。有許多軟件工具可以通過服務處理您的自動化，包括：

批准
數據輸入
劇本審查
查詢分析
報告和圖表
導入新數據
合併新舊數據庫

3.營銷自動化

營銷漏斗是您的企業可能擁有的最複雜的流程之一。借助營銷自動化，您可以簡化從電子郵件自動化和社交媒體發佈到潛在客戶生成和分析的所有工作。如果您想讓您的團隊騰出時間來處理其他重要任務，請考慮以下項目的自動化。

電子郵件自動化

作為最古老的數字通信形式之一，電子郵件作為聯繫平台擁有最多的受眾。雖然垃圾郵件和廣告已經創建了一個有些厭倦的電子郵件社區，但您仍然可以通過引人入勝、互動和有趣的電子郵件優惠與您的客戶聯繫。無論您是設置廢棄的購物車電子郵件還是歡迎電子郵件，您都可以為電子郵件營銷創建全面的自動化，以解決每種類型的電子郵件觸發器。

利用電子郵件自動化進行細分，為您的每個獨特受眾發送電子郵件，在人們註冊時事通訊或補貨時創建行為觸發電子郵件，並在您向同一活動中的不同受眾發送多封電子郵件時跟踪拆分測試。某些類型的軟件甚至為您提供每個要求的電子郵件模板，從而減少您開發每種類型的活動所需的時間。

綜合社交媒體調度

雖然有許多獨立的社交媒體調度工具可以被視為自動化，但它們可能無法提供您想要或需要的功能。如果您正在尋找可以向您展示參與度和內容分析的工具，您可能必須為社交媒體選擇更全面的自動化軟件。

除了發布和安排，這些軟件工具還可以處理社交聆聽，這會在互聯網上搜索您的品牌或產品的提及。社交媒體軟件還通過消息傳遞管理社交互動，幫助您跟進客戶需求、進行損害控制並提供更直接的客戶服務。

鉛培育

如果您想跟踪、細分或與潛在客戶溝通以確保更多轉化，您需要許多自動化軟件工具中的基本和高級潛在客戶培育功能。

考慮生成一個可以跟踪潛在客戶行為、活動參與以及與客戶服務對話的潛在客戶數據庫。您可能還想創建滴灌活動，以建立對您公司的信任，提高品牌知名度並提供完美的定時內容。

許多這些自動化軟件服務提供的另一個寶貴工具包括潛在客戶評分。通過潛在客戶評分，您的軟件可以對特定潛在客戶的生存能力進行排名。它們是否適合您的目標客戶群體？他們過去的網絡活動和購買習慣是否表明他們也可能會向您購買？潛在客戶評分可以對您選擇與潛在客戶互動的方式產生巨大影響，並且可以徹底改變活動。

分析

軟件自動化提供的最大好處之一是您可以從每個活動策略中獲得精確、深入的分析。您如何知道您的網站、PPC 廣告、電子郵件活動和其他營銷策略是否正在執行？答案：全方位分析，包括：

網站數據
電子商務平台
通話指標
PPC 廣告和再營銷活動
自然搜索
社交媒體

借助來自所有數字營銷活動的分析數據，您可以清楚地看到實際購買了哪些類型的潛在客戶、人們想要與之互動的內容類型、您的潛在客戶從營銷漏斗中掉出的位置以及您的團隊需要多快採取行動鎖定購買。 Analytics 還提供清晰的轉化率和 ROI 數據，可幫助您更有效地管理營銷投資。

搜索引擎優化和付費媒體

因此，您已經自動化了您的電子郵件活動和社交媒體計劃。為什麼不是您的 SEO 和其他付費媒體？從一個中央營銷工具運行付費和自然營銷活動可確保您擁有滿足所有需求的單一界面。

您想看看您的網站和營銷策略如何與競爭對手抗衡嗎？您對自定義網站登錄頁面和潛在客戶捕獲表格感興趣嗎？用於 SEO 和付費媒體的自動化軟件可以在一個簡單的界面中為您提供分析、指標和定位。它使您的工作更輕鬆，並提供對活動潛在成功的最大洞察力。借助定制的登錄頁面構建器、根據您選擇的關鍵字和短語自動生成的廣告以及個性化的客戶定位，這些軟件工具可以增強您付費活動的所有方面。

4. 財務

在自動化各種流程時，您正在尋求更高的效率和速度。您的員工可以與客戶和供應商互動，而不是花時間在財務和會計上！通過自動化融資操作，您可以解放員工與組織中更重要的部分進行交互，最終您可能會減少高達 60% 的處理和計費成本！讓一個應用程序為您完成這件事，並發現發送發票、獲得付款等是多麼容易。一些最常見的財務軟件自動化包括：

供應鏈
銷售訂單
計費和收款
發票和付款
趨勢報告
訂單到現金
採購到付款

為什麼使用自動化？

因此，很明顯，您幾乎可以在業務的每個領域使用自動化。它可以降低運營成本、提供更多數據、提高投資回報率等等。有了這麼強大的工具，肯定有缺點，對吧？結合所有這些自動化工具一開始可以使您的流程更加複雜，但其好處絕對值得付出努力。

降低運營成本

歸根結底，軟件成本低於人力成本。雖然最初的過渡可能會花費您更多的啟動和培訓費用，但一旦您的系統開始運行，您就可以依靠它們，而不是僱用額外的員工來管理流程。計算機效率更高，它們可以發送對錶單填寫的響應、提醒團隊成員相關的狀態變化等等。當您為員工節省時間時，可以節省資金，因為他們不再需要在出現問題時手動或單獨完成任務。讓您的軟件處理這一切！

集中式工具

對於具有大量活動部分的流程，例如招聘和培訓或營銷，集中式工具是理想的選擇。

借助招聘和培訓工具，您可以擁有一個集中的 LMS 來跟踪新員工及其培訓。此外，您可以將合規文檔和認證更新集成到他們的個人資料中，以確保一切都是最新的。

對於營銷自動化軟件，集中式工具可讓您在一個地方控制所有內容。從聯繫表格和電子郵件活動到社交媒體帖子和網站內容，一些軟件自動化系統可讓您在一個程序中完成所有操作。您可能需要貨比三家才能找到完全滿足您需求的軟件，因此請仔細檢查功能列表，以確保您購買的是適合您的軟件。

提高投資回報率

您的投資回報率 (ROI) 是您可以通過將淨利潤除以運營成本得出的數字。當您將此總數乘以 100 時，您將獲得 ROI 百分比。當你的投資回報率很高時，這意味著你賺的比花的多。由於自動化軟件可以在您的所有業務運營中為您節省資金，因此您的初始投資金額甚至更低。您可能想要比較自動化軟件的成本與他們正在更換的人力資源成本，以確定您節省了多少。

此外，自動化軟件可提高您團隊的效率並幫助您吸引更多合格的潛在客戶。當您可以量化這些更改所節省的成本時，您可以更準確地描述您的投資回報率如何隨著自動化軟件的添加而發生變化。

報告與分析

您已經了解自動化軟件如何幫助您獲得更多內部和外部數據。但是，一旦你擁有了所有這些數據，你會怎麼做呢？您需要報告和分析軟件來幫助您理解收到的所有信息。無論是招聘、庫存還是營銷活動，了解數據的含義將幫助您調整公司的流程。憑藉所有這些洞察力，您還可以主動運營，為公司的擴張和發展做準備。

尋找合適的軟件

確定哪種自動化軟件最適合您可能很困難，因為那裡有很多選擇。您可能還會發現，有時您的團隊可以在沒有自動化的情況下更有效地處理某些流程。一旦您決定了哪些流程實際上需要自動化，您就可以開始瀏覽各種可用的軟件。

當您貨比三家時，請查看列出的功能、集成兼容性、A/B 測試功能、報告工具和可擴展性，以確保您獲得現在和未來所需的東西。您可能還想探索提供免費演示的軟件工具，因為在購買之前測試實際應用程序中的功能可以教您很多有關操作兼容性的知識並幫助您節省資金——尤其是在結果證明軟件不正確的情況下為你。

當您根據所需功能、集成、公司規模和位置搜索軟件工具時，邁出自動化的第一步。