لماذا برامج التدقيق للعملاء هي مستقبل الوكالات

ماذا تريد من وكالة الحياة؟ إذا كنت مثلي ، فأنت تريد إنشاء عمل تفخر به والاستمتاع به أثناء قيامك به. هذا ما أردته عندما بدأت حياتي المهنية في وكالة إعلانية.

ولكن هناك نقطة في كل مشروع يبدأ فيها التعب. وعادةً ما يكون ذلك في وقت قريب من مشاركة عملك مع العميل للحصول على تعليقات.

فجأة ، تم استبدال المتعة والإثارة التي شعرت بها في البداية بـ:

• الإحباط من الوقت الذي يستغرقه عملاؤك لمشاركة التعليقات
• تيأس من مقدار الوقت الذي تقضيه في الاجتماعات
• الضغط لإنشاء أفضل عمل ممكن في إطار زمني يتقلص بسرعة

في نهاية العام الماضي ، استطلعت Filestage أكثر من 250 متخصصًا في مجال الإعلان والتسويق حول تعليقاتهم وتجارب الموافقة.

فيما يلي أهم ثلاثة أشياء تعلمناها حول عملية تدقيق العميل - بالإضافة إلى الرؤى وكيف يمكن أن يساعد برنامج التدقيق عبر الإنترنت.

1. توقف عن مطاردة التعليقات ، وابدأ في الالتزام بالمواعيد النهائية

تضيع وكالات الإعلان والتسويق قدرًا هائلاً من الوقت في مطاردة التعليقات على عملهم. ولكن من خلال التبديل من البريد الإلكتروني إلى أداة تدقيق العميل المصممة لهذا الغرض مثل Filestage ، يمكنك توفير يوم واحد لكل شخص شهريًا للجميع في عملية المراجعة الإبداعية الخاصة بك.

يحصل 4 من كل 5 مديري حسابات على تعليقات متأخرة من أصحاب المصلحة

وجد تقرير المراجعة هذا العام أن 80٪ من مديري الحسابات تلقوا ردود فعل متأخرة من عملائهم خلال العام الماضي. وإذا كنت قد عملت في وكالة لأكثر من خمس دقائق ، فمن المحتمل ألا تفاجأ على الإطلاق بهذا الرقم.

ولكن هل يقع اللوم على عملائك حقًا؟ باستخدام أدوات الاتصال الأساسية مثل البريد الإلكتروني ، يستغرق تقديم التعليقات جزءًا كبيرًا من الوقت. ولسبب أو لآخر ، نادرًا ما يكون على رأس قائمة أي شخص.

إليك ما كشفه تقريرنا عن تجربة تقديم التعليقات لجهات التسويق:

• أخذ 64٪ لقطات شاشة لإبداء رأيهم حول العناصر المرئية
• كتب 19٪ رموزًا زمنية لتقديم تعليقات على مقاطع الفيديو
• 36٪ لم يعرفوا أين يجدون قطعة عمل واحدة على الأقل
• 17٪ يعترفون بأنهم لا يعرفون أفضل طريقة لمشاركة الملاحظات

3 من كل 5 مديري مشاريع يضيعون الوقت في مطاردة التعليقات

لا يوجد سوى وقت طويل جدًا يمكنك انتظاره للحصول على تعليقات. بعد كل شيء ، تم تحديد موعد التسليم النهائي في حجر. في النهاية ، تأتي نقطة حيث عليك أن تبدأ في مطاردة عملائك.

دع رسائل البريد الإلكتروني السلبية تبدأ!

وجد تقريرنا أن 62٪ من مديري المشاريع طاردوا العملاء للحصول على تعليقات على عملهم في عام 2021. يمكن أن تكون هذه العملية يدوية ومحبطة بشكل كبير ، وغالبًا ما تتطلب جداول بيانات مخصصة لمحاولة تتبع من وافق على ماذا.

ولكن كلما استغرقت عملية تدقيق العميل وقتًا أطول ، زاد الوقت المتاح لسوء الأمور. في الواقع ، أظهر تقريرنا ما يلي:

• 21٪ تلقوا تعليقات على نسخة قديمة من الملف
• 18٪ فقدوا تتبع من وافق على قطعة عمل
• نشر 11٪ أخطاء بسبب تخطي خطوات مراجعة مهمة
• تم إلغاء 8٪ من المشاريع بسبب عدم الموافقة على الملفات في الوقت المناسب

برنامج تدقيق العميل يوفر للوكالات يومًا واحدًا لكل شخص شهريًا

قارن تقرير عام في المراجعة الوقت المستغرق في إدارة التعليقات مع البريد الإلكتروني وأداة تدقيق العميل الخاصة بـ Filestage. واستنادًا إلى أكثر من 250 متخصصًا في مجال الإعلان والتسويق ، وجدنا أن Filestage يوفر يومًا واحدًا لكل شخص شهريًا لكل شخص في عملية التدقيق - بما في ذلك عملائك!

فيما يلي بعض الطرق التي توفر لك أدوات التدقيق عبر الإنترنت الوقت:

• اجمع وناقش التعليقات مباشرة فوق المحتوى الخاص بك
• حدد تواريخ الاستحقاق وأرسل تذكيرات آلية إلى المراجعين
• مشاركة ومقارنة الإصدارات الجديدة داخل نفس النظام الأساسي

يساعد برنامج تدقيق العميل Filestage في التخلص من ضوضاء البريد الإلكتروني أيضًا. كما يقول Rain Balares من GroupM ، "قلل Filestage صندوق البريد الإلكتروني اليومي لفريقنا بحوالي 25-30٪ - وهو حقًا عدد كبير. نظرًا لأن صناديق الوارد لدينا لم تعد تغرق في رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالموافقات على المحتوى بعد الآن ، يمكننا التركيز على مهام أخرى مهمة لهذا اليوم ".

2. وقت أقل في الاجتماعات ، والمزيد من الوقت في الإبداع

في المتوسط ​​، يقضي المدراء التنفيذيون حوالي 23 ساعة في الأسبوع في الاجتماعات. إذا كنت مدير مشروع أو حساب ، فقد يبدو هذا صحيحًا. بالنسبة للمصممين والمبدعين وأدوار الاستوديو الأخرى ، من المحتمل أن يكون أقل من ذلك بكثير. ولكن بغض النظر عن القسم الذي تجلس فيه (أو تقف) ، أنا متأكد من أن هناك شيئًا واحدًا يمكننا الاتفاق عليه جميعًا.

اجتماعات تمتص!

44٪ من المبدعين يحصلون على تعليقات متضاربة وغير واضحة من عملائهم

عندما تقوم بمراجعة العمل الإبداعي عبر البريد الإلكتروني ، فإن الحصول على الملاحظات لتصل إلى صندوق الوارد الخاص بك هو نصف المعركة فقط. بعد ذلك يأتي حل التشابك العظيم.

الصراعات المفتوحة.

الخلافات غير الخاضعة للنقاش.

تعليقات غير مفهومة تمامًا.

كما يقول مدير UX في Oddity ، مارسيل مارتن ، عن الحياة قبل Filestage ، "كان مديرو المشاريع لدينا مشغولين جدًا بالنظر في الملاحظات وتلخيصها وإعدادها بشكل غير متزامن. كانت هذه العملية مستهلكة للوقت ، وغير مرضية ، ولسوء الحظ غالبًا ما تضمنت سوء تفاهم ".

لسبب أو لآخر ، نادرًا ما يأخذ العملاء الوقت الكافي لتوحيد ملاحظاتهم. لذا فإن مهمتك هي تجميع الأحجية معًا ، والعمل على مواءمتها ، والإشارة إلى مواضع عدم وجودها.

في معظم الحالات ، هذا يعني الدعوة إلى اجتماع.

71٪ من مديري المشاريع ينظمون اجتماعات لتوضيح الملاحظات

في الوكالات ، مديرو المشاريع هم الأوصياء على الموارد الإبداعية وأبطال القدرة على الفوترة. الأمر الذي يجعل الاجتماعات المتعلقة بالردود شوكة محبطة وغير فعالة في جانبهم.

فيما يلي بعض الأسباب التي تجعل الاجتماعات شائعة جدًا في عملية تدقيق العميل:

• يتم فصل الملفات والتعليقات ، لذلك يصعب على العملاء شرح ما يقصدونه بالضبط
• تتم مشاركة التعليقات في سلاسل بريد إلكتروني مختلفة ، لذلك لا توجد شفافية بين العملاء
• ينسى العملاء ما قالوه عن الإصدارات السابقة وينتهي الأمر بمخالفة التعليقات السابقة

لحسن الحظ ، يمكن لبرنامج تدقيق العميل المناسب حل كل هذه المشكلات والمزيد.

ترى الفرق التي تستخدم برنامج تدقيق العميل الخاص بـ Filestage انخفاضًا بنسبة 28٪ في "الاجتماعات غير الضرورية" مقابل البريد الإلكتروني

في Filestage ، نحب مساعدة الوكالات في توفير الوقت والجهد طوال عملية التدقيق الخاصة بالعميل. ووفقًا لتقريرنا هذا العام ، فإن أداة التدقيق الخاصة بالعملاء تساعد الفرق أيضًا على قضاء وقت أقل بنسبة 28٪ في الاجتماعات غير الضرورية.

وكما تقول المديرة الطبية في Publicis Health ، سارة تشين ، "Filestage يجعل الأمور سهلة. تعليقات الجميع واضحة وفي نفس المكان حتى يمكن للوكالة والعملاء العمل بشكل أكثر تعاونًا ".

فيما يلي بعض الطرق التي تجعل Filestage ملاحظات عملائك أكثر وضوحًا:

• انقر في أي مكان لإنشاء علامات وإضافة تعليقات أعلى عملك (حتى مقاطع الفيديو)
• قم بتمييز النص أو ارسم التعليقات التوضيحية لتوضيح الملاحظات
• قارن الإصدارات والتعليقات جنبًا إلى جنب لمعرفة ما تم تغييره
• إرفاق المراجع بالتعليقات لإعطاء سياق إضافي
• ضع علامة على أشخاص آخرين للدخول إلى نفس الصفحة في الوقت الفعلي

3. وداعا العمل الإضافي ، مرحبا العمل الأفضل

عندما بدأت العمل في وكالة إعلانية لأول مرة ، كان من المتوقع عمل إضافي غير مدفوع الأجر. ولا أستطيع أن أتخيل أن الكثير قد تغير في العقد الماضي. ولكن من خلال زيادة الإنتاجية والتواصل بشكل أكثر فاعلية ، يمكن للوكالات توفير وقت التركيز الذي تحتاجه لإنشاء أفضل أعمالها.

73٪ من موظفي الوكالة يعملون أكثر من ساعات عملهم المتعاقد عليها

صادم ، لكن للأسف صحيح. وجد تقريرنا هذا العام أن ما يقرب من 3 من كل 4 أشخاص في الوكالات يعملون أكثر من ساعات العمل المتعاقد عليها.

وحصلت عليه. في بعض الأحيان تأتي خطوة مثيرة ويكون كل شيء في متناول اليد. إذا فزت ، فسيكون الحساب الذي يأخذ عملك (أو محفظتك) إلى المستوى التالي. ولكن في كثير من الوكالات ، فإن العمل لوقت متأخر هو أمر يحدث يوميًا. هناك سببان رئيسيان لهذا: المهام اليدوية وإعادة العمل.

فيما يلي بعض الطرق التي تضيع بها الوكالات وقتها بانتظام في هذه المجالات:

• إضافة كل أعمالك إلى عرض الشرائح لجعلها تبدو جيدة المظهر للعميل
• إعادة تحميل ومشاركة المحتوى مع العميل بسبب انتهاء مهلة ارتباط النقل
• تتبع ما تمت مشاركته والموافقة عليه في جدول بيانات
• نسخ ولصق الملاحظات من سلاسل البريد الإلكتروني المختلفة في مستند واحد
• إلغاء جولة مراجعة كاملة لأن الفريق أساء تفسير الملاحظات
• إلغاء مشروع كامل لأن العميل لم يوافق عليه في الوقت المناسب

يمكن أن ينتج 90٪ من مديري المشاريع عملاً أفضل إذا أمضوا وقتًا أقل في إدارة الملاحظات

كما قلت في الأعلى ، إذا كنت تعمل في وكالة ، فأنت تريد إنشاء عمل تفخر به وتستمتع به أثناء قيامك به.

لذلك عندما يخبرك 90٪ من مديري المشاريع أن هناك طريقة يمكنك من خلالها مساعدتهم على إنتاج عمل أفضل ، فقد حان الوقت لملاحظة ذلك.

وإذا لم يكن هذا سببًا كافيًا ، قال 67٪ إنهم سيشعرون بسعادة أكبر في العمل إذا أمضوا وقتًا أقل في إدارة الملاحظات.

من خلال أتمتة هذه العمليات وإعداد عملية تدقيق مركزية وشفافة للعملاء ، يمكن للوكالات أن تتمتع بمستقبل أكثر إشراقًا وإنتاجية وربحًا.

يعمل برنامج تدقيق العميل على تقليل وقت التطوير الإبداعي إلى النصف حتى تتمكن الوكالات من التركيز على تقديم أفضل أعمالهم

تستخدم وكالة SLAPS ومقرها برشلونة ولوس أنجلوس ، Filestage لمراجعة مئات المنشورات الاجتماعية مع عملائها. من خلال التبديل من البريد الإلكتروني و WhatsApp إلى أداة مخصصة لتدقيق العميل ، قاموا بتقليص وقت التصميم إلى النصف ووفروا المزيد من الوقت للجودة والمشاركة الاجتماعية.

يقول سيباستيان فانديكاستيل ، المؤسس والمدير الإبداعي ، "من خلال العمل على وسائل التواصل الاجتماعي ، لدينا أشخاص من جانب العميل والوكالة. لدينا مؤلف إعلانات ومدير اجتماعي ومصمم - ومن جانب العميل لدينا 2-3 أشخاص في عملية التعليقات. يمنحنا Filestage مكانًا يمكن للجميع من خلاله التفاعل بسهولة مع بعضهم البعض وتقديم التعليقات ".

فيما يلي تسع فوائد أخرى للتدقيق عبر الإنترنت لمصممي ووكالات الجرافيك:

1. قم بتحميل جميع التصميمات والإصدارات الخاصة بك في مكان واحد
2. اجمع التعليقات مباشرة فوق تصميمك الإبداعي
3. ناقش التعليقات مباشرة مع المراجعين
4. ضع علامة على التعليقات أثناء إنشاء الإصدار التالي
5. قارن الإصدارات جنبًا إلى جنب للتحقق مما تم تغييره
6. الموافقة على التصميمات أو طلب التغييرات بنقرة واحدة
7. قم بدعوة المراجعين الداخليين والخارجيين لإبداء الرأي
8. حدد تواريخ الاستحقاق للحفاظ على تقدم مراجعات التصميم إلى الأمام
9. راجع مقاطع الفيديو والتصميمات والصور والمستندات والمزيد

افكار اخيرة

شكرًا لك على قراءة سنتي على أهمية برامج التدقيق للعملاء للوكالات. أعلم أن الوكالات نادرًا ما تكون في الطليعة عندما يتعلق الأمر بالتكنولوجيا والبرمجيات - كان فريقي لا يزال يستخدم الهواتف المكتبية عندما غادرت في عام 2018. ولكن من حيث أجلس ، تعد إدارة الملاحظات مشكلة تستعصي على الحل.

إذا كنت ترغب في معرفة المزيد عن Filestage أو ترغب في تجربته مع فريقك ، فاطلب نسخة تجريبية مجانية من هنا →