أدوات الاتصال الافتراضي الأكثر فعالية للأعمال في عام 2022

فيما يلي القواعد الستة الثابتة والسريعة للاتصال الافتراضي للأعمال ؛

• إدارة النتائج والأنشطة إلى أقصى حد
• وضع القواعد والاستجابة العالية
• وفر الوقت
• بناء الثقة وتنميتها مع التوقعات المحددة
• خلق معايير متماسكة لبناء الثقافة
• إنشاء قوي للاتصالات المنتظمة المجدولة

إذن كيف تضع كل هذه في مكانها؟

سهل!

في هذا المقال ، سأعرض لك أفضل أدوات الاتصال الافتراضي من أجل الاتصال الافتراضي الأكثر فعالية للأعمال.

سأوضح لك أيضًا ما يلزم للاستعداد والتشغيل من خلال التعاون عن بُعد.

هيا بنا نبدأ.

أول شيء أولاً ...

ضع في اعتبارك هذه العوامل قبل البدء

اعتمادًا على نموذج عملك ، يمكن معالجة جميع أنشطة الأعمال تقريبًا عن بُعد. لإعداد فريقك عن بُعد بكفاءة لكل نشاط تجاري ، ضع في اعتبارك ذلك.

• مسائل التزامن قبل العمل عن بعد ، كان من السهل التأكد من الكفاءة والمستوى العالي من المشاركة. جاءت أدوات الاتصال الافتراضية التي بدأت مع الكثير من العقبات. ولكن من خلال برنامج مؤتمرات الفيديو والاتصال الذي تمت مشاركته أدناه ، فمن الممكن إنشاء التزامن في تدفق المعلومات بين أعضاء الفريق في الوقت الفعلي.
• رسائل نصية واضحة ؛ يجب تأمين التواصل غير المتزامن بين عضوين أو داخل الفريق بأكمله عبر الرسائل النصية. في حين أن هناك العشرات من تطبيقات الرسائل النصية الرسمية وغير الرسمية في السوق ، فإن اختيار التطبيق الذي يوائم الميزات الإضافية المطلوبة مع طبيعة عملك أمر لا بد منه.
• تتبع المهام بدقة وحديثة ؛ من أجل تنسيق أفضل لكل من المهام طويلة الأجل والمهام قصيرة المدى ، يجب أن توفر أداة الاتصال الإلكتروني الجيدة ميزات تتبع صلبة. هذا ليس فقط داخل الفريق ولكن أيضًا لقطاع خدمة العملاء الخاص بك أيضًا.
• مساحة مشاركة آمنة ؛ في المحصلة النهائية ، هذا هو سبب تفضيل أدوات e-com المستندة إلى مجموعة النظراء على نظيراتها من الأجهزة. يجب أن تكون هناك مساحة تخزين غير محدودة لملفات PDF ومقاطع الفيديو والصور والمستندات الأخرى. ويجب أن يُمنح جميع أعضاء الفريق إمكانية متساوية للوصول إليها. لا يؤدي هذا إلى بناء الثقة فحسب ، بل يؤدي أيضًا إلى إنشاء سير عمل ثابت.

الآن ، إلى الجزء الأكثر أهمية. أدناه ، قمت بمشاركة 9 أدوات اتصال افتراضية للأعمال في 3 فئات مختلفة ؛ مؤتمرات الفيديو والمراسلة وإدارة المشاريع.

لمؤتمرات الفيديو

• تكبير؛ نظرًا لكونه أحد أقدم برامج مؤتمرات الفيديو المستندة إلى السحابة ، فإن Zoom له الأولوية للسرعة والاستقرار والطلب على مساحة تخزين منخفضة. في الواقع ، في حين أن تنزيل التطبيق هو شرط لاستخدام معظم خدمات البرامج الموجودة هناك ، فإن Zoom قابل للاستخدام عبر جميع متصفحات الويب. كل ما عليك القيام به هو إعداد جدول اجتماع على البرنامج لإنشاء ارتباط فريد تقوم بتوزيعه على فريقك كدعوة. ولكن هذا هو الشيء العظيم. يدعم Zoom ما يصل إلى 1000 مشارك لكل اجتماع حيث يمكنك مشاركة 49 مقطع فيديو كحد أقصى مع دعم مشاركة الشاشة. تشمل الميزات الأخرى مكالمات الفيديو ، واعتماد تقنية WebRTC ، ومحرك بحث مخصص لتحديد مكان العضو بسرعة ، وخيار تغيير صورة الخلفية.
• بواسطة؛ حل رائع آخر لمكالمات الفيديو ، حيث يتأخر في بعض المناطق حيث تتفوق Zoom والعكس صحيح. على سبيل المثال ، بينما يدعم Zoom 1000 مشارك ، يقوم Whereby بجزء من ذلك عند 50 مشاركًا. ولكن على الجانب الآخر ، يتيح Whereby التكوين الكامل للنظام حتى تتمكن من إضافة شعار مخصص وعرض علامتك التجارية وتخصيص مساحة الاجتماع لعلامتك التجارية. حيث تتميز أيضًا برموز تعبيرية لردود الفعل ، يمكن استخدامها من قبل جميع المشاركين سواء أثناء محادثة (خاصة أو جماعية) أو مكالمة مباشرة. أخيرًا ، تمامًا مثل Zoom ، يمكنك إنشاء سجلات متعددة للاجتماعات التي فاتتك ومشاركة الشاشات كلما كنت حاضرًا في اجتماع.
• شمعي Lifesize هو برنامج ثوري لعقد المؤتمرات الصوتية والمرئية وهو متاح على كل من الأجهزة وفي السحاب. يتيح ذلك المزيد من خيارات الاستخدام مقارنة بالخيارين اللذين تمت مراجعتهما مسبقًا أعلاه. لكن إليكم ما هو أعظم. بالنسبة للجزء الأكبر ، Lifesize هي أول من يتمكن من الاندماج مع كل برنامج آخر من برامج العمل الخاصة بك. تتضمن برامج العمل هذه ؛ تطبيقات CRM الخاصة بك ، وتطبيقات قيادة التاريخ ، وبرامج إنشاء المحتوى ، واسمها فقط. شيء رائع آخر هو أن Lifesize تتخذ نهجًا أكثر واقعية تجاه إنشاء الفضاء. هذا بمعنى أنه يمكنك تحديد حجم الغرفة الذي تريده لاجتماعك والذي يحدد لاحقًا مدى تعقيد التكنولوجيا المقدمة لك.
• جوجل Hangouts ربما تكون هذه هي الميزة الخاصة الوحيدة في حساب Gmail الخاص بك والتي لا تعرفها. Google Hangouts هي منصة تعاون محلية الصنع من Google للنصوص والفيديو والاتصالات الصوتية. كما أنه متاح كتطبيق منفصل يمكن تنزيله من متجر التطبيقات الخاص بك مجانًا. على الرغم من مشاركة معظم ميزاته مع Skype ، إلا أن Google Hangouts أكثر فاعلية ، وفي كل مكان ، ولديه تكامل كامل مع تطبيقات تحسين الإنتاجية الأخرى ، ويربط أكثر من شخص في كل اجتماع بدلاً من Skype.

للمراسلة فقط

• تثاقل؛ حدثت تجربتي الشخصية مع Slack في أوائل عام 2020 عندما انضممت إلى شركة استشارات رقمية للتدريب كان من المفترض أن يؤدي إلى التوظيف. كل ما عليك فعله هو إنشاء مساحة عمل Slack الخاصة بك والتي تشبه إلى حد كبير منزلًا به غرف متعددة. يمكن أن يكون لديك أكبر عدد من المشاركين في الغرفة وإنشاء العديد من الغرف. يتكامل Slack بشكل كامل مع تطبيقات إنشاء المحتوى الأخرى عبر الإنترنت مع توفير تسجيل صوتي ومساحة تخزين غير محدودة للملفات.
• اذهب للأجتماع؛ على الرغم من أنه تطبيق مؤتمرات الفيديو ، فإنني أوصي بشكل خاص بـ GoToMeeting لخيار الرسائل النصية البديهي والديناميكي والفعال للغاية. هذا الخيار مليء بالميزات مع كل ما هو مطلوب أو عملية عمل تعاوني.
• صراع. Jostle هو برنامج إنترانت قائم على السحابة للاتصال الداخلي ومشاركة الموظفين. يمكنك إنشاء ندوات عبر الإنترنت أو أن تكون جزءًا من ثقافة العمل بمجرد ضغطة زر.

لإدارة المشروع

• معسكر القاعدة؛ كما يوحي الاسم ، Basecamp هو برنامج عالمي لإدارة المشاريع لتتبع عملية عملك. يمكن لجميع أعضاء الفريق إنشاء قائمة مهام ، وتتبع الوقت ، وإرسال الملفات ومشاركتها ، وإجراء الدردشات ، وحتى إدارة المعالم.
• أسانا. هذا هو بالأحرى أداة تحسين إدارة العمل والتعاون الجماعي لجميع المشاريع والمهام. تقدم Asana الحل لتعيين العمل ، وتقارير المشروع ، وإرفاق الملف ، ومواصفات الموعد النهائي ، والمزيد.

استنتاج

التواصل هو شريان الحياة للإنتاجية. قد لا يكون القيام بذلك بشكل صحيح ، خاصة خلال فترة عمل موظفيك من المنزل ، مجرد نزهة في الحديقة. حتى الآن ، في هذه المقالة ، أوصيت ببعض أدوات الاتصال الافتراضية الأكثر فعالية للأعمال . آمل أن يساعد هذا.