كيفية إجراء اجتماع عمل فعال ؛ ما يجب فعله و ما لا يجب فعله

بصفتك مديرًا متوسطًا ، فمن المحتمل أنك تقضي 35٪ من وقت عملك في الاجتماعات.

على الجانب الآخر ، يستثمر كبار المديرين 50٪ من وقتهم في إعداد الاجتماعات وإدارتها ، سواء الافتراضية أو المادية.

وعندما تقوم بإلقاء نظرة فاحصة عليها ، فإن معظم هذه الاجتماعات لا تسير كما هو مخطط لها.

يتأخر بعض المشاركين 15 دقيقة أو أكثر ...

في بعض الأحيان ، عليك فقط إجراء تأجيل كامل.

إذا جاز التعبير ، إذا سئمت وتعبت من هذا الأمر وتريد معرفة كيفية إجراء اجتماع عمل فعال ؛ ما يجب فعله وما لا يفعله ، فأنت في المكان الصحيح.

دعنا ندخلها حتى تتمكن من ؛

• ضع استراتيجية اجتماع ناجحة

• اقض وقتًا أقل في القيام بما هو مطلوب

• تأكد من حضور الجميع

• وفر الوقت للأشياء الأخرى الأكثر أهمية.

يبدو عظيما؟ دعنا نتعمق.

7 هل من اجتماع عمل ناجح

• الأشخاص المناسبون للاجتماع المناسب ؛ قبل إجراء جولات بالمكالمات الهاتفية ، احصل على شيء واحد صحيح ؛ هل هذا الاجتماع مطلوب حقا ؟ يجب الرد على هذا بصدق. تريد الجلوس ، والوصول إلى الجزء السفلي من الغرض من الاجتماع. في معظم الأوقات ، ما يجب القيام به هو إرسال أجزاء من رسائل البريد الإلكتروني المخصصة لتمرير رسالتك مرة واحدة وإلى الأبد. لذلك ، لنفترض أن إرسال رسائل بريد إلكتروني أو أنظمة اتصال افتراضية أخرى لن تفيد ، فقد يكون الاجتماع الواقعي أمرًا لا مفر منه. لكن مرة أخرى ، تريد إبقاء دائرتك صغيرة. ووفقًا لجيف بيزوس ، إذا لم تكن البيتزا كافية لإطعام عدد من الحاضرين في الاجتماع ، فلن يخرج شيء رائع منها. القاعدة الأساسية الجيدة هي دعوة الأشخاص الذين انتهيت منهم بناءً على التحليل للمساهمة بشكل كبير في النتيجة النهائية للاجتماع.

• غرفة الاجتماعات المناسبة والوقت المناسب ؛ تعتبر الاجتماعات عبر الأطلسي هي الأكثر صعوبة في الترتيب. فقط في ذلك الوقت عندما كان بعض المشاركين يتجمعون لهذا اليوم ، فإن البعض الآخر ينطلق للتو. للتوصل إلى جدول زمني مصمم بطريقة يظهر بها كل مشارك ، أرسل ملاحظة لمعرفة الوقت الذي سيكون فيه كل مشارك متاحًا. لاحظ أن مقدار الوقت الذي تحتاجه لاختتام الاجتماع يجب أن يؤخذ في الاعتبار جيدًا. سيعطيك ذلك نظرة متأخرة عما إذا كان هذا الاجتماع لمرة واحدة أو متكررًا. بعد ذلك ، حدد طريقة لإنشاء جدول مناسب. وبالمثل ، قم بتأمين مساحة اجتماع تتوافق مع عدد المشاركين.

• يحضر؛ هذا ضروري ، وأنا أعني حقًا. يجب تحديد التوقعات ومعايير النجاح وجداول الأعمال والوثائق الأساسية. هل يجب على الحضور إحضار أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بهم ودفاتر الملاحظات لتدوين الملاحظات؟ ما هي المشاكل التي يجب حلها وما هي الأساسيات التي سيغطيها الاجتماع؟ أنت تريد أن تمد كل هذه الأمور لتضمن أن مستوى التزامك تجاه البرنامج متبادل لتجنب واقع قاسٍ. تأكد أيضًا من تلبية جميع المعدات اللازمة لنجاح البرنامج مقدمًا.

• تأكيد أو إلغاء التعارض أو التمرين ؛ بعد حفر تفاصيل البرنامج في دعوتك الرسمية وإرسالها ، أرسل متابعة إلى كل مشارك في اليوم السابق ليوم D. سيتيح لك ذلك معرفة ما إذا كان يجب إلغاء الاجتماع أم لا بناءً على مقدار التعليقات الإيجابية التي تحصل عليها. إذا كانت إيجابية ، فأنت تريد أن تتخطى كامل shebang للمرة الأخيرة. لا توجد إدارة عظيمة أجنحة عرض تقديمي من فراغ. لذا انطلق وتمرن على الشرائح.

• تعيين قائد والاستماع ؛ بينما قد تحتاج إلى مدون ملاحظات للقيام بالمحضر ، فإنك تحتاج أيضًا إلى قائد الاجتماع لتنسيق الأمر برمته. يمنحك هذا المنصة لاستثمار تركيزك وطاقتك في أخذ العرض التقديمي إلى المنزل. وغني عن القول ، استمع أكثر مما تتكلم ، وانتبه إلى الشخصيات المختلفة ، وكن مهذبًا ، وارتداء ملابس احترافية ، واعرف مكان الجلوس.

• وقت إضافي؛ ابق حاضرًا ، وتحرك ، وتحدث بثقة ، واعرف جمهورك ، وابق على الموضوع. في حين أن كل هذه الأمور مهمة تمامًا مثل ضيق الوقت التالي ، فمن الضروري أيضًا ترك بعض الوقت لقضاء فترات راحة. ضع في اعتبارك أنه يجب ترك وقت إضافي آخر لتلقي الأسئلة والإجابة عليها.

• شكرًا ومتابعات الملاحظات والإجراءات ؛ في الختام ، شكر جميع الحاضرين يصنع الفارق. أيضًا ، شارك الملاحظات التي تغطي الأفكار والحلول والإجراءات التي ترتد من العرض التقديمي. من الأفضل القيام بذلك عبر البريد الإلكتروني مع تضمين طلب للتعليق.

5 لا أميل لاجتماع عمل ناجح

إليك ما لا يجب فعله في الاجتماع ...

• لا تكن سلبي. إليكم كيف يصبح الاجتماع كارثيًا ؛ إلقاء اللوم ، والحكم ، والدفاع. أفضل شيء يمكنك القيام به هو التأكد من أن جميع التعليقات بناءة مع التعزيز الإيجابي. استخدم نغمة تعزز الإبداع وتجنب التحدث بشكل سلبي حتى عن شخص غير موجود في الموقع.

• لا تتسلط / لا تضيع الوقت ؛ ربما يتعين عليك فقط استعراض الشرائح قبل البرنامج مباشرة للتخلص من الزغب لتجنب إضاعة الوقت في أشياء لا داعي لها. وبينما تحاول قدر الإمكان توجيه الاجتماع ، لا تتسلط حتى عندما يبدو أن مجموعة من الأعضاء تستطرد دون داع.

• لا تماطل. بمجرد تحديد الوقت والموقع وعدد الحضور ، التزم بالخطة.

• لا تتأخر سواء كنت منظمًا أو حاضرًا ، قم بخلط جدولك الزمني بطريقة لا يعيقك أي شيء للوصول إلى موقع الاجتماع في الوقت المناسب. وفقط حتى تصل إلى هناك متأخرًا ، بسبب بعض الظروف غير المتوقعة ، فإن الاعتذار الكبير لن يضر ، أليس كذلك؟

• لا تنسى المرئيات. المرئيات هي وسيلة لإنشاء بيئة عرض مشجعة. العب مع عدد كافٍ منهم قبل D-day وقم بتضمين الصور في بطاقة الدعوة الخاصة بك لتشجيع المشاركين غير الراغبين.

استنتاج

قد لا يكون تنظيم اجتماع ناجح معًا بمثابة نزهة في الحديقة. باستخدام القواعد الصحيحة المتوافقة مع إستراتيجية صلبة ، يمكنك تجنب الخنادق وقيادة عرضك التقديمي إلى المنزل. أعتقد أنني قد عرضت عليك للتو الشريحة الكاملة حول كيفية إجراء اجتماع عمل فعال . أسقط رسائلك في التعليقات أدناه إذا فاتك شيء.