كيفية ضمان التواصل المفتوح في مكان العمل

يعد بناء فريق منتج ومتماسك أحد الأهداف الأساسية لأي عمل تجاري ناجح. كلما زاد ارتباط موظفيها كزملاء ، زادت فعالية تواصل الفريق وتعاونه وكفاءة مكان العمل. وكل ذلك يمكن تحقيقه من خلال التواصل المفتوح.

التواصل الفعال في مكان العمل هو الأداة الأساسية لزيادة إنتاجية الموظفين ومعنوياتهم. إنه لا يعني فقط الاتصال بين الإدارات ولكن أيضًا بين جميع الموظفين داخل الشركة.

يعد تنفيذ سياسة الاتصال المفتوح أحد أكثر الطرق فعالية لتحقيق مثل هذا التفاعل متعدد الاتجاهات.

ما هو الاتصال المفتوح؟

التواصل المفتوح في مكان العمل هو أكثر من مجرد مشاركة للأخبار والمعرفة الداخلية. إنه مظهر تواصلي يشير إلى أن المحاور صادق وحسن النية ، ويسعى إلى التحدث بصدق ، بغض النظر عن موقفه.

لا يخلق التواصل المفتوح حاجزًا ماديًا أو نفسيًا بين المحاورين.

على سبيل المثال ، يشعر كل مشارك بالأمان والراحة عند مشاركة رأيه ومناقشة الأخطاء والدروس المستفادة. يساهم كل مشارك في هذه العملية في خلق بيئة نفسية آمنة يحترم فيها أي رأي ويمكن التعبير عنه بصراحة ، حتى لو كان يختلف عن رأي الأغلبية.

أهمية الاتصال المفتوح في مكان العمل

لماذا الاتصال الداخلي المفتوح مهم جدا؟ المشكلة هي أن الإدارات المختلفة لديها قدرات مختلفة.

في حين أن بعض الموظفين لديهم معرفة محددة لا يستخدمونها ، قد يستخدمها البعض الآخر لصالح الشركة والترويج لأفكار جديدة.

فيما يلي بعض الأسباب الأخرى التي تجعل التواصل المفتوح ضروريًا في مكان العمل:

• يشجع الأفكار الجديدة ؛

• يحسن اتصالات الموظف ؛

• يعزز الأداء العام للشركة ؛

• يسمح بإدارة المعرفة وتقاسمها بشكل فعال ؛

• يحسن عمليات حل المشكلات والتواصل بين الإدارات ؛

• يشجع الثقة والولاء.

• يسمح بمشاركة الموظف ؛

• يعلم الموظفين أن آرائهم وأفكارهم وقراراتهم مهمة لنجاح الشركة ؛

• يؤدي إلى زيادة الرضا الوظيفي ؛

• يقلل من التوتر في مكان العمل ويشجع الاحترام المتبادل.

كيف تنشئ اتصالاً مفتوحًا في مكان العمل؟

تؤثر العديد من العوامل على كيفية تنفيذ الاتصال المفتوح في فريقك. ضع في اعتبارك كيف يمكنك رفع مستوى تفاعل الفريق إلى مستوى أعلى.

1. استثمر في الفضاء الذكي

أدوات الاتصال المستخدمة في الشركة لها تأثير مباشر ليس فقط على ثقافة مكان العمل للموظفين ولكن أيضًا على الإنتاجية الإجمالية. غالبًا ما تشكل التطبيقات والبرامج غير المصرح بها خطرًا أمنيًا على بيانات شركتك ويمكن أن تعطل مزامنة مجموعة العمل.

يؤدي استخدام قنوات اتصال متعددة إلى حدوث مشكلات في الوصول إلى المستندات والملفات ، بالإضافة إلى المواقف التي لا توجد فيها معلومات كافية للعمل. لا يتسبب هذا في تأخير المشروع فحسب ، بل يؤدي أيضًا إلى خسائر مالية كبيرة.

ماهو الحل؟ اختر أداة اتصال داخلية ذكية تجمع بين جميع الأنظمة الأساسية والتطبيقات وأنواع المحتوى الخاصة بشركتك ، بحيث لا يضطر أعضاء الفريق إلى التبديل بين الأدوات أثناء العمل في مهام مختلفة.

2. إنشاء مدونة داخلية

لضمان اتصال داخلي شفاف داخل فرق كبيرة ، يمكنك إنشاء مدونة لموظفيك . هناك طرق عديدة لمشاركة المعلومات.

المدونة الداخلية بسيطة وسهلة الاستخدام ، لذا سرعان ما تصبح مركز المعلومات المركزي الذي يفتح قناة اتصال ثنائية الاتجاه جديدة وشفافة داخل المؤسسة.

تعمل المدونة الداخلية بشكل جيد كمنصة لتبادل المعرفة لأن الجميع يمكنهم البحث بسرعة عن المعلومات التي يحتاجون إليها أو طرح سؤال للحصول على إجابة من شخص آخر في الشركة.

يجب عليك استخدام المحتوى الأكثر صلة لإعلام الموظفين لإبقائهم مشاركين (مقاطع فيديو قصيرة ، إحصائيات ، مخططات ، نكات يومية لتشجيع فرقك ، إلخ).

إذا لم يكن لديك الوقت الكافي لإنشاء مثل هذا المحتوى ، فتفضل بزيارة خدمات مراجعة الكتابة المخصصة للحصول على نص كتابي لا تشوبه شائبة.

3. ممارسة الصدق الراديكالي

التواصل المهني مبني على الصراحة. إنه يستلزم الاهتمام بموظفيك والإشارة مباشرة إلى العيوب في سلوكهم ، مما يضمن التوازن المناسب بين العدوانية والتعاطف في مكان العمل.

وفقًا لبعض الاستطلاعات ، يشعر المديرون غالبًا بعدم الارتياح عند التواصل مع الموظفين ويترددون في الإدلاء بتعليقات مباشرة للموظفين. من ناحية أخرى ، قد يتحول بناء علاقات ثقة صحية إلى استراتيجية الاتصال في المكتب التي تبحث عنها لمساعدتك في بناء فريق متماسك.

4. الوقفات اليومية

الوقوف اليومي عبارة عن طقس مدته 10 دقائق لمشاركة المعلومات حول تقدم العمل والحواجز. قد تصبح عادة يومية مع مرور الوقت.

نتيجة لذلك ، سيتمكن فريقك من تنسيق المهام والموارد والاحتياجات ذات الصلة بكفاءة أكبر. على سبيل المثال ، زيارة خدمات الكتابة تستعرض مواقع الويب للمساعدة في الكتابة.

سيكون لديك أيضًا عدد أقل من الفرص الضائعة والمهام المكررة. في بيئات العمل عن بعد ، يمكن عقد مثل هذه الوقفات عبر مؤتمرات الفيديو.

5. المناظرات الممارسة

يتيح لك النقاش مشاركة أفكار المشاريع غير المكتملة مع الزملاء الموثوق بهم. علاوة على ذلك ، يمكنك تلقي تعليقات صادقة وكافية بشأن مقترحاتك وحلولك من خلال هذا النوع من التواصل.

تذكر أنه حتى في المناظرات الأكثر سخونة ، يمكنك الكشف عن الحقيقة التي ستتيح لك تحقيق أفضل النتائج في مشروعك.

6. ابدأ بنفسك

كقائد للفريق ، يمكنك بدء عادات جديدة في فريقك تساهم في التواصل الفعال في العمل. على سبيل المثال ، في بداية يوم العمل ، قل "صباح الخير" لفريقك لتشجيعهم.

بصرف النظر عن ذلك ، شجع التفاعلات الاجتماعية ، أي تشجيع الموظفين على التواصل مع بعضهم البعض بدلاً من تصفح الإنترنت أو الشبكات الاجتماعية. على سبيل المثال ، إذا أمكن ، رتب لفريقك أخذ استراحات الغداء معًا في مقهى أو منطقة لتناول الطعام تقع بعيدًا عن أماكن عملهم.

استنتاج

إذا لاحظت أن شركتك تواجه زيادة في الصعوبات وأنواع مختلفة من الإخفاقات ، فإن أول شيء يجب أن تفكر فيه هو الاتصال الداخلي . سيساعد استخدام ممارسة الاتصال المفتوح في زيادة أداء الفريق والشركة.

سيتمكن الموظفون من الحصول على المساعدة بمجرد ظهور مشكلة. سيتمكن المديرون بدورهم من فهم مشاكل الموظفين بشكل أكثر وضوحًا والاستجابة لها بسرعة أكبر.

إذا لم يكن لموظفيك أي صلة بقيم مؤسستك وثقافة الشركة ، فقد حان الوقت للنظر في السبب.

من خلال تشجيع فريقك على التفاعل والتواصل مع بعضهم البعض ، يمكنك إنشاء تواصل أكثر فاعلية والنجاح بشكل أسرع في كل من المشروع والمكانة ككل.