طرق اختراق فعالة لتقليل نفقات أعمالك الصغيرة

خلال هذه الأوقات المضطربة حيث يتأثر صافي أرباح الشركة ، فإن الطريقة الوحيدة لتعزيز صافي الربح (الربح) هي التركيز على خفض النفقات. سيعزز هذا التدفق النقدي الذي ينتج عنه عمل مستدام. قبل أن نبدأ ، دعونا نفهم القليل من الأشياء حول النفقات!

• وفقًا لـ IRS ، لكي تكون مصاريف العمل معفاة من الضرائب ، " يجب أن تكون عادية وضرورية ". يعني العادي الممارسات الشائعة والمقبولة ويعني بالضرورة الممارسات اللازمة للعمل.

• تتم المعاملات في شكل نقود وائتمان. بموجب المعاملات النقدية ، تتم تسوية الدفعة على الفور ، ويتم تسوية الدفع بموجب الائتمان في تاريخ لاحق.

• تندرج المصروفات عمومًا في فئات التشغيل (على سبيل المثال ، المصاريف الإدارية ، مصاريف التداول وما إلى ذلك ،) والنفقات غير التشغيلية (على سبيل المثال ، الرسوم المصرفية ، الفائدة على قرض الأعمال للمعدات وما إلى ذلك)

بعد أن فهمنا ماهية النفقات ، دعنا نستكشف الطرق التي يمكننا من خلالها التخلص منها:

(1) استخدام تطبيقات الجوال كماسح ضوئي

مع ظهور الهواتف الذكية المزودة بكاميرات متطورة ، يمكنك رقمنة المستندات بسرعة باستخدام تطبيق المسح الضوئي للجوال. باستخدام التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) ، يمكنك تحويل أي مستندات مادية إلى نموذج رقمي. سواء أكنت بحاجة إلى تحميل صور الإيصالات لتقرير نفقات أو تحويل بضع صفحات من كتاب إلى نص يمكنك تحريره ، فإن تطبيق المسح الضوئي للجوال والتعرف الضوئي على الحروف هو ما تحتاجه. بالتأكيد ، يمكنك تقليل الكثير من النفقات الرأسمالية من خلال التخلص من الماسح الضوئي.

(2) استفد من الحوافز للمدفوعات المبكرة للموردين

يعد خصم السداد المبكر أحد أشكال التمويل التجاري وطريقة للشركات للحصول على خصم على فاتورة المورد مقابل دفع المورد مبكرًا. بمعنى آخر ، تدفع الشركة أقل من المبلغ الكامل المستحق بينما يتلقى المورد الدفع في وقت أبكر مما سيفعله بموجب شروط الدفع القياسية.

(3) تحليل الإيرادات والمخزون

عندما يتعلق الأمر بإدارة المخزون أو المخزون ، فإن تحليل ABC (يصنف البضائع مثل A Class و B Class و C Class) يفصل المخزون عادةً إلى ثلاث فئات بناءً على إيراداته وإجراءات التحكم المطلوبة لإسقاط الشركات / العملاء الخاسرين:

(4) الإعلان الرقمي

مع انتشار الإنترنت في جميع أنحاء العالم ، يكون الإعلان من خلال منصات الإنترنت مثل Facebook و Instagram و YouTube وما إلى ذلك فعالاً من حيث التكلفة ، كما يمكننا استهداف الجماهير المناسبة. قامت شركات التكنولوجيا الكبرى ببناء أدوات مثل Ad Manager و Power Editor إلخ ، لتشغيل الحملات الإعلانية وتتبع الفعالية في الوقت الفعلي. مع زيادة وقت شاشة الهاتف المحمول ، تحل هذه الأنظمة الأساسية محل الأنظمة الأساسية الإعلانية التقليدية بشكل فعال.

(5) اعتماد المصدر المفتوح

مع انتشار ثورة المصادر المفتوحة ، فإن العديد من المشكلات / حالات الاستخدام الشائعة لديها بالفعل حل مجاني للاستخدام. في الواقع ، معظم هذه المنتجات قابلة للتشغيل المتبادل مع منتجات COTS المدفوعة. يمكن أن يؤدي اعتمادها إلى تقليل تكلفة الترخيص بشكل كبير ومساعدتنا على التركيز على الأعمال الأساسية. على سبيل المثال ، يمكن خفض رسوم الترخيص المستحقة الدفع لـ Microsoft windows / word ، باستخدام برامج مفتوحة المصدر مثل مجموعات مكتب Ubuntu / مفتوحة المصدر.

(6) تقنين اتصال الهاتف

حيثما أمكن يمكن استبدال الخط الأرضي بـ VOIP (نقل الصوت عبر بروتوكول الإنترنت) وبالتالي زيادة الجودة وتقليل التكلفة.

(7) بدء إنتاجية أساس المكافآت

إذا كانت التكنولوجيا تقلل من الجهود البشرية ، فإنها تأتي أيضًا مع خطر يسمى الإلهاء في مكان العمل والذي لا يمكن تجنبه. يمكن معالجة ذلك من خلال بدء أحداث ممتعة مرة واحدة في الأسبوع ، وإعطاء مكافآت صغيرة لزيادة إنتاجيتهم وكذلك استخدام أدوات إدارة الوقت الذكية التي تساعد في العملية.

(8) تعزيز بيئة العمل الهجين

WFH / العمل عن بعد هو مغير اللعبة وهو موجود لتبقى. لقد تسارعت الجائحة من تبنيها. تساعد بيئة العمل المختلطة ، حيث يوازن الموظفون بين العمل عن بُعد والسفر إلى المكتب ، في تقليل التكلفة من خلال الاستخدام المحدود لمكان العمل ، ولكن في نفس الوقت تمنحهم بيئة جماعية.

(9) تشجيع المعاملات الرقمية

برنامج الهند الرقمية هو الحملة الرئيسية للحكومة الهندية. أحد الأهداف الرئيسية لهذه الحملة هو جعل الهند اقتصادًا غير نقدي أو أقل نقودًا. هذا يساعد على التخلص من تكاليف الرجل المتوسط ​​، ويسمح بتسويات أسرع ويحسن التدفق النقدي.

(10) اعتماد الميزانية الصفرية

الموازنة الصفرية (ZBB) هي طريقة لوضع الميزانية يجب فيها تبرير جميع النفقات لكل فترة جديدة. في هذه الطريقة ، يجب إعداد الميزانية من البداية وتقليل الإنفاق وخفض التكاليف بأقصى طريقة ممكنة. سيوفر هذا الكثير من المال ويفهم إلى أين تذهب الأموال.

(11) اجتماعات Lean

الاجتماع الخالي من الهدر هو أسلوب اجتماع يستخدم طريقة تعاونية لتوليد الموضوعات والهيكل من أجل تسهيل محادثة أكثر تفاعلاً وتوجيهًا.

العملية بسيطة:

• اجمع مواضيع الاجتماع من جميع المشاركين.
• ابدأ بجمع موضوعات الاجتماع بسرعة من المشاركين من خلال نشاط العصف الذهني ، ثم قم بإنشاء استطلاع تصنيف لتحديد أولويات الموضوعات الأساسية بشكل جماعي.
• مع استمرار الاجتماع ، أنشئ بندًا في جدول الأعمال للنقاط الرئيسية لكل موضوع تتم مناقشته بحيث يتم تذكير المشاركين بتجنب الظلال (المنحنيات).

(12) توجيه تكاليف المرافق والاستهلاك

• في الوقت الحاضر لا مفر من استهلاك الطاقة وتكاليف الصيانة.
• يرجع الحد الأقصى للاستهلاك أساسًا إلى وجود مكيفات الهواء والأنظمة.
• في هذه الحالة ، من الضروري إجراء مراقبة مستمرة لوحدات الاستهلاك والصيانة.
• لمحاولة فهم التكاليف الخاصة بك ، يمكنك البدء بتصنيف طاقة وحدة التيار المتردد (تحقق من الملصق الموجود على وحدة التكثيف) ، والذي سيخبرك بمقدار الطاقة التي تستخدمها في ظل ظروف مثالية.

(13) أتمتة العمليات

تعني أتمتة الأعمال استبدال الجهود اليدوية بالتقنيات والأدوات. يمكنك البدء بأتمتة عملية الإنتاج وخدمة العملاء. سيساعد هذا في معالجة التأخر الذي يحدث في العملية اليدوية وسيعزز العلاقة مع العملاء.

(14) تعظيم مجموعات مهارات الموظف

أحد الجوانب المهمة جدًا لإنتاجية الموظف هو القيادة والتواصل الفعال وتفويض العمل. يجب على القائد التأكد من تعيين الملاءمة المناسبة للوظيفة وتعيين المسئولية المناسبة للنجار الجديد من قبل الرئيس المباشر. سيساعد التركيز على التدريب والتطوير في تطوير مهارات الموظفين وأيضًا تحفيزهم للعمل في الشركة.

(15) تقليل تكاليف الطباعة

على الرغم من أننا نتقدم فيما يتعلق بالتكنولوجيا ، إلا أن الكثير من الشركات لا تزال تطبع نسخًا من المستندات والأدلة وهو ما يمثل إهدارًا كبيرًا للموارد ، حيث نادرًا ما يستخدمها أي شخص أو ينتهي به الأمر في سلة المهملات. ستكلفك مساحات التخزين لتخزين كل هذه الأوراق في رفوف نقودًا أيضًا. العملية برمتها باهظة الثمن وتستغرق وقتًا طويلاً ولا تخدم الغرض الصحيح. نحن نعيش في عصر رقمي ، ونستفيد من استخدام التخزين السحابي لحفظ بياناتك وكلما احتجت ، يمكنك استردادها.

(16) التعهيد الخارجي للوظائف الأساسية وغير الأساسية

في الشركات الصغيرة ، المعاملات ليست كبيرة بما يكفي لتوظيف مدير مالي. في هذه الحالة ، يمكنهم الاستعانة بمصادر خارجية لـ CPA والمحاسبين الذين يمكنهم كتابة دفاتر حساباتهم وتحديد الضرائب. من خلال القيام بذلك ، يمكنهم تحسين تكاليف التخفيض والكفاءة الأساسية والاستخدام الأمثل للموارد وجودة خدمة العملاء. قبل الاستعانة بمصادر خارجية ، يجب على الشركة تحديد وظائفها الأساسية وبناءً على ذلك يتعين عليهم تحديد الوظائف التي يمكن الاستعانة بمصادر خارجية لها.

(17) الاستفادة من أي إعانات أو مخططات حكومية

بالنسبة لشركات الأعمال الصغيرة ، يمكنك اختيار المساعدة الحكومية من خلال التسجيل في شهادة أهلية إعانة الفائدة (لمزيد من المعلومات انقر هنا https://msme.gov.in) للتقدم بطلب للحصول على قروض بدون ضمانات من PSU و PSB وما إلى ذلك يمكن أن تساعد في التحسن مساعدة مالية. إلى جانب ذلك ، هناك الكثير من خطط الرفاهية للشركات الصغيرة عند استخدامها بشكل صحيح يمكن أن تساعد في النمو المالي ويمكن استخدام رأس المال الزائد في تطوير أفكار جديدة ، وتعزيز القدرة الإنتاجية ، وما إلى ذلك.

(18) توظيف متدربين

المتدربون مورد غير مكلف حيث ينتظر كل مرشح محتمل فرصة اكتساب الخبرة وتطوير مجموعة المهارات. التدريب هو أفضل فرصة للاستفادة من ذلك. من أجل العثور على خط الأنابيب المستمر للموظفين المستقبليين ، تحتاج إلى برنامج تدريب داخلي. بالنسبة لهذه الشركات ، تتعامل مع المؤسسات التعليمية ، والبوابات المستقلة مثل Internshala ، وإحالة الموظفين ، وما إلى ذلك. يتم التوظيف من خلال المشي ، والتوظيف الجماعي ، والمقابلات الهاتفية وكذلك المقابلات الافتراضية. يمكن أيضًا أن يعمل تعيين متدرب مقابل راتب محدود أو بدون راتب وفقًا لمتطلباتك.

هذه هي الطرق القليلة البسيطة ، التي يمكن تنفيذها بشكل فعال لتقليل التكلفة ، خاصة خلال وقت الوباء هذا ، للخروج بألوان متطايرة ، دون التأثير بشكل كبير على النتيجة النهائية.