Des astuces efficaces pour réduire les dépenses de votre petite entreprise

En ces temps turbulents où le chiffre d'affaires (revenu) de l'entreprise est affecté, la seule façon d'augmenter le résultat net (bénéfice) est de se concentrer sur la réduction des dépenses. Cela renforcera les flux de trésorerie, ce qui se traduira par une entreprise durable. Avant de commencer, comprenons quelques petites choses sur les dépenses !

• Selon l'IRS, pour être déductible des impôts, une dépense d'entreprise « doit être à la fois ordinaire et nécessaire ». Ordinaire signifie pratiques courantes et acceptées et signifie nécessairement les pratiques nécessaires à l'entreprise.

• Les transactions se font sous forme d'espèces et de crédit. Dans le cas des transactions en espèces, le paiement est réglé immédiatement et dans le cas d'un crédit, le paiement est réglé à une date ultérieure.

• Les dépenses entrent généralement dans les catégories des dépenses d'exploitation (par exemple, dépenses administratives, dépenses commerciales, etc.) et des dépenses non opérationnelles (par exemple, frais bancaires, intérêts sur un prêt commercial pour l'équipement, etc.)

Après avoir compris ce qu'est une dépense, explorons les moyens de les réduire :

(1) Utilisation des applications mobiles comme scanner

Avec l'avènement des téléphones intelligents dotés d'appareils photo haut de gamme, vous pouvez numériser rapidement des documents avec une application de numérisation mobile. Grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR), vous pouvez convertir n'importe quel document physique en format numérisé. Que vous ayez besoin de télécharger des images de reçus pour une note de frais ou de transformer quelques pages d'un livre en texte que vous pouvez modifier, une application mobile de numérisation et d'OCR est ce dont vous avez besoin. Certes, vous réduisez beaucoup de CAPEX (Capital Expenditure) en supprimant un scanner.

(2) Profiter des incitations pour les paiements anticipés des fournisseurs

Une remise pour paiement anticipé est une forme de financement du commerce et un moyen pour les entreprises d'obtenir une remise sur la facture d'un fournisseur en échange d'un paiement anticipé du fournisseur. En d'autres termes, une entreprise paie moins que le montant total dû tandis que le fournisseur reçoit le paiement plus tôt qu'il ne le ferait en vertu des conditions de paiement standard.

(3) Analyse des revenus et des stocks

En ce qui concerne la gestion des stocks ou des stocks, l'analyse ABC (classer les marchandises comme classe A, classe B et classe C) sépare généralement les stocks en trois catégories en fonction de ses revenus et des mesures de contrôle nécessaires pour supprimer les entreprises/clients déficitaires :

(4) Publicité numérique

Avec la prolifération d'Internet à travers le monde, la publicité via des plateformes en ligne telles que Facebook, Instagram, YouTube, etc. est rentable et nous permet de cibler les bons publics. Les grandes entreprises technologiques ont créé des outils tels que Ad Manager, Power Editor, etc., pour exécuter des campagnes publicitaires et suivre l'efficacité en temps réel. Avec l'augmentation du temps d'écran mobile, ces plateformes remplacent efficacement les plateformes publicitaires traditionnelles.

(5) Adopter l'open source

Avec la révolution de l'open source qui gagne du terrain, de nombreux problèmes/cas d'utilisation courants ont déjà une solution gratuite. En fait, la plupart d'entre eux sont interopérables avec les produits COTS payants. Leur adoption peut également réduire considérablement le coût des licences et nous aider à nous concentrer sur notre cœur de métier. Par exemple, les frais de licence payables à Microsoft Windows/Word peuvent être réduits en utilisant des logiciels open-source comme les suites bureautiques Ubuntu/open-source.

(6)Rationnement de la connexion téléphonique

Dans la mesure du possible, la ligne fixe peut être remplacée par la VOIP (Voice over Internet Protocol), augmentant ainsi la qualité et réduisant les coûts.

(7) Initier la productivité de base des récompenses

Si la technologie réduit les efforts humains, elle s'accompagne également d'une menace appelée Distraction sur le lieu de travail qui ne peut être évitée. Cela peut être résolu en lançant des événements amusants une fois par semaine, en offrant de petites récompenses pour augmenter leur productivité et en utilisant également des outils de gestion du temps intelligents qui facilitent le processus.

(8) Promouvoir un environnement de travail hybride

WFH / travail à distance change la donne et est là pour rester. La pandémie a accéléré l'adoption. Un environnement de travail hybride, où les employés trouvent un équilibre entre le travail à distance et les déplacements au bureau, contribue à réduire les coûts grâce à une utilisation limitée du lieu de travail, mais leur offre en même temps un environnement d'équipe.

(9) Encourager les transactions numériques

Le programme Digital India est la campagne phare du gouvernement indien. L'un des principaux objectifs de cette campagne est de faire de l'Inde une économie sans numéraire ou moins monétaire. Cela aide à éliminer les coûts intermédiaires, permet des règlements plus rapides et améliore le flux de trésorerie.

(10) Adopter une budgétisation à base zéro

La budgétisation à base zéro (ZBB) est une méthode de budgétisation dans laquelle toutes les dépenses doivent être justifiées pour chaque nouvelle période. Dans cette méthode, le budget doit être préparé à partir de rien et réduire les dépenses et réduire les coûts de la manière la plus complète possible. Cela permettra d'économiser beaucoup d'argent et de comprendre où va l'argent.

(11) Réunions Lean

La réunion Lean est un style de réunion qui utilise une méthode collaborative pour générer les sujets et la structure afin de faciliter une conversation plus engagée et dirigée.

Le processus est simple :

• Rassemblez les sujets de réunion de tous les participants.
• Commencez par collecter rapidement les sujets de réunion auprès des participants via l'activité de remue-méninges, puis créez un sondage de classement pour hiérarchiser collectivement les sujets les plus essentiels.
• Au fur et à mesure que la réunion avance, créez un point à l'ordre du jour pour les principaux points de chaque sujet discuté afin de rappeler aux participants d'éviter les tangentes (courbes).

(12) Canaliser les coûts des services publics et de la consommation

• De nos jours, la consommation d'énergie et les coûts de maintenance sont inévitables.
• La consommation maximale est principalement due aux climatiseurs et aux systèmes présents.
• Dans ce cas, un contrôle constant des unités de consommation et de maintenance est nécessaire.
• Pour essayer de comprendre vos coûts, vous pouvez commencer par la puissance nominale de votre unité AC (vérifiez l'étiquette sur l'unité de condensation), qui vous indiquera la quantité d'énergie qu'elle utilise dans des conditions parfaites.

(13) Automatiser les opérations

L'automatisation des affaires signifie remplacer les efforts manuels par des technologies et des outils. Vous pouvez commencer par automatiser le processus de production et le service client. Cela aidera à combler le retard qui se produit dans le processus manuel et renforcera la relation avec les clients.

(14) Maximiser les compétences des employés

Un aspect très important de la productivité des employés est le leadership, la communication efficace et la délégation du travail. Le leader doit s'assurer que la bonne personne pour le poste est embauchée et qu'une responsabilité appropriée est attribuée au nouveau collaborateur par le supérieur immédiat. L'accent mis sur la formation et le développement aidera à développer les compétences des employés et à les garder motivés à travailler pour l'entreprise.

(15) Réduire les coûts d'impression

Même si nous progressons en matière de technologie, de nombreuses entreprises impriment encore des copies des documents et des manuels, ce qui est un pur gaspillage de ressources, car presque personne ne les utilise ou cela finit à la poubelle. Les espaces de stockage pour stocker tous ces papiers dans des racks vous coûteront également de l'argent. L'ensemble du processus est simplement coûteux, prend du temps et ne sert pas le bon objectif. Nous vivons à l'ère numérique, profitez de l'utilisation de Cloud Storage pour conserver vos données et chaque fois que vous en avez besoin, vous pouvez les récupérer.

(16) Sous-traiter les fonctions essentielles et non essentielles

Dans les petites entreprises, les transactions ne sont pas assez importantes pour embaucher un directeur financier. Dans ce cas, ils peuvent l'externaliser auprès de CPA et de comptables qui peuvent rédiger leurs livres de comptes et calculer les impôts. Ce faisant, ils peuvent améliorer leurs coûts de réduction, leurs compétences de base, leur utilisation optimale des ressources et leur service client de qualité. Avant d'externaliser, l'entreprise doit définir ses fonctions principales et, sur cette base, elle doit décider quelles fonctions peuvent être externalisées.

(17) Bénéficiez de subventions ou de programmes gouvernementaux

Pour les petites entreprises, vous pouvez opter pour une aide gouvernementale en vous inscrivant au certificat d'éligibilité à la bonification d'intérêts (pour plus d'informations, cliquez ici https://msme.gov.in) pour demander des prêts sans garantie auprès des PSU, des PSB, etc. peut aider à aller mieux aide financière. En plus de cela, il existe de nombreux régimes de protection sociale pour les petites entreprises lorsqu'ils sont utilisés correctement peuvent contribuer à la croissance financière et le capital excédentaire peut être utilisé pour développer de nouvelles idées, améliorer la capacité de production, etc.

(18) Embaucher des stagiaires

Les stagiaires sont une ressource peu coûteuse, car chaque candidat potentiel attend l'occasion d'acquérir de l'expérience et de développer ses compétences. Le stage est la meilleure opportunité d'utiliser cela. Afin de trouver votre pipeline en cours pour les futurs employés, vous avez besoin d'un programme de stages. Pour cela, les entreprises s'adressent aux établissements d'enseignement, aux portails indépendants comme Internshala, à la recommandation d'employés, etc. L'embauche d'un stagiaire pour une allocation limitée ou nulle peut également fonctionner en fonction de vos besoins.

Ce sont les quelques méthodes simples, qui peuvent être mises en œuvre efficacement pour réduire les coûts, surtout en cette période de pandémie, pour sortir avec brio, sans trop d'impact sur le résultat net.