Trucos efectivos para reducir los gastos de tu pequeña empresa

Durante estos tiempos turbulentos en los que el resultado final de la empresa (ingresos) se ve afectado, la única manera de impulsar el resultado final (ganancia) es centrándose en reducir los gastos. Esto fortalecerá el flujo de caja que se traduce en un negocio sostenible. ¡Antes de comenzar, entendamos algunas cosas sobre los gastos!

• Según el IRS, para ser deducible de impuestos, un gasto comercial “ debe ser tanto ordinario como necesario ”. Ordinario significa prácticas comunes y aceptadas y necesariamente significa las prácticas necesarias para el negocio.

• Las transacciones se realizan en forma de efectivo y crédito. En las transacciones al contado el pago se liquida inmediatamente y en las de crédito el pago se liquida en una fecha posterior.

• Los gastos generalmente caen en las categorías de gastos operativos (p. ej., gastos administrativos, gastos comerciales, etc.) y gastos no operativos (p. ej., cargos bancarios, intereses sobre préstamos comerciales para equipos, etc.)

Habiendo entendido qué es un gasto, exploremos las formas en que podemos reducirlos:

(1) Uso de aplicaciones móviles como escáner

Con la llegada de los teléfonos inteligentes con cámaras de gama alta, puede digitalizar documentos rápidamente con una aplicación de escaneo móvil. Con el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), puede convertir cualquier documento físico en formato digitalizado. Ya sea que necesite cargar imágenes de recibos para un informe de gastos o convertir algunas páginas de un libro en texto que pueda editar, una aplicación móvil de escaneo y OCR es lo que necesita. Ciertamente, reduce mucho el CAPEX (gasto de capital) al eliminar un escáner.

(2) Aprovechar incentivos para pagos anticipados a proveedores

Un descuento por pago anticipado es una forma de financiación comercial y una forma de que las empresas obtengan un descuento en la factura de un proveedor a cambio de pagar al proveedor antes de tiempo. En otras palabras, una empresa paga menos del monto total adeudado mientras que el proveedor recibe el pago antes de lo que recibiría según los términos de pago estándar.

(3) Análisis de ingresos e inventario

Cuando se trata de gestión de existencias o inventario, el análisis ABC (clasificar los productos como Clase A, Clase B y Clase C) generalmente separa el inventario en tres categorías en función de sus ingresos y las medidas de control necesarias para eliminar las empresas/clientes que generan pérdidas:

(4) Publicidad Digital

Con la proliferación de Internet en todo el mundo, la publicidad a través de plataformas en línea como Facebook, Instagram, YouTube, etc. es rentable y también podemos dirigirnos a las audiencias adecuadas. Las grandes empresas de tecnología han creado herramientas como Ad Manager, Power Editor, etc., para ejecutar campañas publicitarias y realizar un seguimiento de la eficacia en tiempo real. Con un mayor tiempo de pantalla móvil, estas plataformas están reemplazando efectivamente a las plataformas publicitarias tradicionales.

(5) Adopción de código abierto

Con la revolución del código abierto ganando terreno, muchos problemas/casos de uso comunes ya tienen una solución de uso gratuito. De hecho, la mayoría de estos son interoperables con productos COTS pagos. Adoptarlos también puede reducir drásticamente el costo de la licencia y ayudarnos a concentrarnos en el negocio principal. Por ejemplo, las tarifas de licencia pagaderas a Microsoft Windows/Word se pueden reducir mediante el uso de software de código abierto como Ubuntu/oficinas de código abierto.

(6) Conexión telefónica de racionamiento

Siempre que sea posible, la línea fija se puede reemplazar con VOIP (Voice over Internet Protocol), lo que aumenta la calidad y reduce los costos.

(7) Iniciar la productividad basada en recompensas

Si la tecnología reduce los esfuerzos humanos, también viene con una amenaza llamada Distracción en el lugar de trabajo que no se puede evitar. Esto se puede abordar iniciando eventos divertidos una vez a la semana, otorgando pequeñas recompensas para aumentar su productividad y también utilizando herramientas inteligentes de gestión del tiempo que ayudan en el proceso.

(8) Promoción del entorno de trabajo híbrido

WFH / trabajo remoto es un cambio de juego y llegó para quedarse. La pandemia ha acelerado la adopción. Un entorno de trabajo híbrido, en el que los empleados equilibran el trabajo a distancia y los desplazamientos a la oficina, ayuda a reducir los costes mediante el uso limitado del lugar de trabajo, pero al mismo tiempo les proporciona un entorno de equipo.

(9) Fomentar las transacciones digitales

El programa Digital India es la campaña insignia del gobierno indio. Uno de los objetivos clave de esta campaña es hacer que India sea una economía sin efectivo o con menos efectivo. Esto ayuda a eliminar los costos de los intermediarios, permite liquidaciones más rápidas y mejora el flujo de efectivo.

(10) Adoptar un presupuesto basado en cero

El presupuesto de base cero (ZBB) es un método de presupuestación en el que todos los gastos deben justificarse para cada nuevo período. En este método, el presupuesto debe prepararse desde cero y reducir el gasto y los costos de la manera máxima posible. Esto ahorrará mucho dinero y comprenderá a dónde va el dinero.

(11) Reuniones esbeltas

La reunión Lean es un estilo de reunión que utiliza un método colaborativo para generar los temas y la estructura con el fin de facilitar una conversación más comprometida y dirigida.

El proceso es sencillo:

• Reúna los temas de la reunión de todos los participantes.
• Comience recopilando rápidamente los temas de la reunión de los participantes a través de la actividad de lluvia de ideas y luego cree una encuesta de clasificación para priorizar colectivamente los temas más esenciales.
• A medida que avanza la reunión, cree un elemento de agenda para los puntos principales de cada tema que se esté discutiendo para que los participantes recuerden que deben evitar las tangentes (curvas).

(12) Canalización de costos de servicios y consumo

• En la actualidad, el consumo de energía y los costos de mantenimiento son inevitables.
• El consumo máximo se debe principalmente a los Aires Acondicionados y sistemas presentes.
• En ese caso, es necesario un seguimiento constante de las unidades de consumo y mantenimiento.
• Para tratar de comprender sus costos, puede comenzar con la potencia nominal de su unidad de CA (verifique la etiqueta en la unidad de condensación), que le indicará cuánta energía usa en condiciones perfectas.

(13) Automatizar las operaciones

Business Automation significa reemplazar los esfuerzos manuales con tecnologías y herramientas. Puede comenzar con la automatización del proceso de producción y el servicio al cliente. Esto ayudará a abordar el retraso que se produce en el proceso manual y fortalecerá la relación con los clientes.

(14) Maximizar los conjuntos de habilidades de los empleados

Un aspecto muy importante de la productividad de los empleados es el liderazgo, la comunicación efectiva y la delegación de trabajo. El líder debe asegurarse de que se contrate a la persona adecuada para el trabajo y que el superior inmediato asigne una responsabilidad adecuada al nuevo miembro. Centrarse en la capacitación y el desarrollo ayudará a desarrollar las habilidades de los empleados y también los mantendrá motivados para trabajar para la empresa.

(15) Reducir los costos de impresión

A pesar de que estamos avanzando en lo que respecta a la tecnología, todavía muchas empresas imprimen copias de los documentos y manuales, lo que es un desperdicio de recursos, ya que casi nadie lo usa o termina en la basura. Los espacios de almacenamiento para almacenar todos estos papeles en estantes también le costarán dinero. Todo el proceso es costoso, requiere mucho tiempo y no cumple el propósito correcto. Vivimos en una era digital, aproveche el uso de Cloud Storage para guardar sus datos y cuando lo necesite, puede recuperarlos.

(16) Subcontratar funciones básicas y no básicas

En las pequeñas empresas, las transacciones no son lo suficientemente grandes como para contratar a un CFO. En ese caso, pueden externalizarlo a CPA y contadores que pueden escribir sus libros de cuentas y calcular impuestos. Al hacer esto, pueden mejorar en la reducción de costos, la competencia central, la utilización óptima de los recursos y la calidad del servicio al cliente. Antes de subcontratar, la empresa debe definir sus funciones principales y, en base a eso, debe decidir qué funciones se pueden subcontratar.

(17) Aproveche los subsidios o esquemas del gobierno

Para las pequeñas empresas, puede optar por la ayuda del gobierno inscribiéndose en el Certificado de elegibilidad de subsidio de interés (para obtener más información, haga clic aquí https://msme.gov.in) para solicitar préstamos sin garantía de PSU, PSB, etc. puede ayudar a mejorar asistencia financiera. Además de eso, hay una gran cantidad de planes de bienestar para las pequeñas empresas que, cuando se utilizan correctamente, pueden contribuir al crecimiento financiero y el capital excedente puede utilizarse para desarrollar nuevas ideas, mejorar la capacidad de producción, etc.

(18) Contratar pasantes

Los pasantes son un recurso económico ya que cada candidato potencial espera la oportunidad de adquirir experiencia y desarrollar el conjunto de habilidades. La pasantía es la mejor oportunidad para utilizar eso. Para encontrar su línea de tubería en curso para futuros empleados, necesita un programa de pasantías. Para esto, las empresas se acercan a las instituciones educativas, portales independientes como Internshala, referencia de empleados, etc. La contratación se realiza a través de visitas, contratación masiva, entrevista telefónica y entrevistas virtuales. La contratación de un pasante para el estipendio limitado o sin estipendio también puede funcionar según sus requisitos.

Estos son los pocos métodos simples, que se pueden implementar de manera efectiva para reducir el costo, especialmente durante este tiempo de pandemia, para salir airoso, sin mucho impacto en el resultado final.