Hacks eficazes para reduzir despesas para sua pequena empresa

Durante esses tempos turbulentos em que o faturamento da empresa é afetado, a única maneira de aumentar o resultado final (lucro) é focando no corte de despesas. Isso fortalecerá o fluxo de caixa que resulta em um negócio sustentável. Antes de começarmos, vamos entender algumas coisas sobre despesas!

• De acordo com o IRS, para ser dedutível, uma despesa comercial “ deve ser comum e necessária ”. Ordinário significa práticas comuns e aceitas e significa necessariamente as práticas necessárias para o negócio.

• As transações ocorrem na forma de dinheiro e crédito. Nas transações em dinheiro o pagamento é liquidado imediatamente e no crédito o pagamento é liquidado posteriormente.

• As despesas geralmente se enquadram nas categorias de despesas operacionais (por exemplo, despesas administrativas, despesas comerciais etc.) e despesas não operacionais (por exemplo, encargos bancários, juros sobre empréstimos comerciais para equipamentos etc.)

Tendo entendido o que é uma despesa, vamos explorar as maneiras pelas quais podemos cortá-las:

(1) Usando aplicativos móveis como scanner

Com o advento dos smartphones com câmeras de última geração, você pode digitalizar documentos rapidamente com um aplicativo de digitalização móvel. Usando o reconhecimento óptico de caracteres (OCR), você pode converter qualquer documento físico em formato digitalizado. Se você precisa fazer upload de imagens de recibos para um relatório de despesas ou transformar algumas páginas de um livro em texto que você pode editar, um aplicativo de digitalização móvel e OCR é o que você precisa. Certamente, você reduz muito o CAPEX (Capital Expenditure) eliminando um scanner.

(2) Aproveitar incentivos para pagamentos antecipados de fornecedores

Um desconto por pagamento antecipado é uma forma de financiamento comercial e uma forma de as empresas obterem um desconto na fatura de um fornecedor em troca do pagamento antecipado do fornecedor. Em outras palavras, uma empresa paga menos do que o valor total devido enquanto o fornecedor recebe o pagamento antes do que receberia em condições de pagamento padrão.

(3) Análise de Receita e Estoque

Quando se trata de estoque ou gerenciamento de estoque, a análise ABC (classifica as mercadorias como Classe A, Classe B e Classe C) normalmente segrega o estoque em três categorias com base em sua receita e medidas de controle necessárias para eliminar empresas/clientes deficitários:

(4) Publicidade Digital

Com a proliferação da internet em todo o mundo, a publicidade através de plataformas online como Facebook, Instagram, YouTube, etc. Grandes empresas de tecnologia criaram ferramentas como Ad Manager, Power Editor, etc., para executar campanhas publicitárias e acompanhar a eficácia em tempo real. Com o aumento do tempo de tela móvel, essas plataformas estão substituindo efetivamente as plataformas de anúncios tradicionais.

(5) Adoção de código aberto

Com a revolução do código aberto ganhando força, muitos problemas/casos de uso comuns já têm uma solução gratuita para usar. Na verdade, a maioria deles é interoperável com produtos COTS pagos. Adotá-los também pode reduzir drasticamente o custo das licenças e nos ajudar a focar no negócio principal. Por exemplo, as taxas de licença pagáveis ​​ao Microsoft windows/word podem ser cortadas, usando softwares de código aberto como Ubuntu / suítes de escritório de código aberto.

(6) Racionamento de Conexão Telefônica

Sempre que possível, o telefone fixo pode ser substituído por VOIP (Voice over Internet Protocol), aumentando assim a qualidade e reduzindo custos.

(7) Iniciar a produtividade da base de recompensas

Se a tecnologia reduz os esforços humanos, ela também vem com uma ameaça chamada Distração no local de trabalho, que não pode ser evitada. Isso pode ser resolvido iniciando eventos divertidos uma vez por semana, dando pequenas recompensas para aumentar sua produtividade e também usando ferramentas inteligentes de gerenciamento de tempo que auxiliam no processo.

(8) Promoção do ambiente de trabalho híbrido

WFH / trabalho remoto é um divisor de águas e veio para ficar. A pandemia acelerou a adoção. Um ambiente de trabalho híbrido, onde os funcionários equilibram entre trabalhar remotamente e viajar para o escritório, ajuda na redução de custos por meio do uso limitado do local de trabalho, mas, ao mesmo tempo, oferece a eles um ambiente de equipe.

(9) Incentive transações digitais

O programa Digital India é a principal campanha do governo indiano. Um dos principais objetivos desta campanha é tornar a Índia uma economia sem dinheiro ou com menos dinheiro. Isso ajuda a eliminar os custos de intermediários, permite liquidações mais rápidas e melhora o fluxo de caixa.

(10) Adoção do orçamento base zero

O orçamento base zero (OBZ) é um método de orçamentação em que todas as despesas devem ser justificadas para cada novo período. Nesse método o orçamento precisa ser elaborado do zero e reduzir gastos e cortar custos da forma máxima possível. Isso economizará muito dinheiro e entenderá para onde o dinheiro está indo.

(11) Reuniões Lean

A reunião enxuta é um estilo de reunião que usa um método colaborativo de geração de tópicos e estrutura para facilitar uma conversa mais engajada e direcionada.

O processo é simples:

• Reúna os tópicos da reunião de todos os participantes.
• Comece coletando rapidamente os tópicos da reunião dos participantes por meio da atividade de brainstorm e, em seguida, crie uma pesquisa de classificação para priorizar coletivamente os tópicos mais essenciais.
• À medida que a reunião avança, crie um item de pauta para os principais pontos de cada tópico em discussão, para que os participantes sejam lembrados de evitar tangentes (curvas).

(12) Canalizando os custos de utilidade e consumo

• Nos dias de hoje, o consumo de energia e os custos de manutenção são inevitáveis.
• O consumo máximo deve-se principalmente aos Ar Condicionados e sistemas presentes.
• Nesse caso, é necessário um monitoramento constante das unidades de consumo e manutenção.
• Para tentar entender seus custos, você pode começar com a classificação de energia da sua unidade de CA (verifique a etiqueta na unidade de condensação), que lhe dirá quanta energia ela usa em condições perfeitas.

(13) Automatize as operações

Automação de Negócios significa substituir esforços manuais por tecnologias e ferramentas. Você pode começar automatizando o processo de produção e o atendimento ao cliente. Isso ajudará a lidar com a defasagem que ocorre no processo manual e fortalecerá o relacionamento com os clientes.

(14) Maximize os conjuntos de habilidades dos funcionários

Um aspecto muito importante da produtividade dos funcionários é a liderança, comunicação eficaz e delegação de trabalho. O líder deve garantir que o ajuste certo para o trabalho seja contratado e uma responsabilidade adequada seja atribuída ao novo marceneiro pelo superior imediato. O foco em treinamento e desenvolvimento ajudará no desenvolvimento das habilidades dos funcionários e também os manterá motivados para trabalhar para a empresa.

(15) Reduzir os custos de impressão

Apesar de estarmos avançando no que diz respeito à tecnologia, muitas empresas ainda imprimem cópias dos documentos e manuais, o que é um desperdício de recursos, pois quase ninguém usa ou acaba no lixo. Os espaços de armazenamento para armazenar todos esses papéis em racks também custarão dinheiro. Todo o processo é caro, demorado e não serve ao propósito certo. Vivemos em uma era digital, aproveite o uso do Cloud Storage para manter seus dados e sempre que precisar, você pode recuperá-los.

(16) Terceirize funções essenciais e não essenciais

Nas pequenas empresas, as transações não são grandes o suficiente para contratar um CFO. Nesse caso, eles podem terceirizar para contadores e contadores que podem escrever seus livros de contas e calcular impostos. Ao fazer isso, eles podem melhorar seus custos de corte, competência central, utilização ideal de recursos e atendimento de qualidade ao cliente. Antes de terceirizar a empresa deve definir suas funções centrais e com base nisso precisa decidir quais funções podem ser terceirizadas.

(17) Aproveitar quaisquer subsídios ou esquemas governamentais

Para pequenas empresas, você pode optar por ajuda do governo inscrevendo-se no certificado de elegibilidade para subsídio de juros (para mais informações, clique aqui https://msme.gov.in ) para solicitar empréstimos sem garantia de PSUs, PSBs, etc. assistência financeira. Além disso, existem muitos esquemas de bem-estar para as pequenas empresas quando utilizados adequadamente podem ajudar no crescimento financeiro e o excesso de capital pode ser usado no desenvolvimento de novas ideias, aumentar a capacidade de produção, etc.

(18) Contratar estagiários

Os estagiários são um recurso barato, pois todo candidato em potencial espera a oportunidade de ganhar experiência e desenvolver o conjunto de habilidades. O estágio é a melhor oportunidade para utilizar isso. Para encontrar o seu pipeline em andamento para futuros funcionários, você precisa de um Programa de Estágio. Para isso as empresas abordam as instituições de ensino, portais independentes como Internshala, indicação de funcionários, etc. A contratação é feita através de walk-ins, contratação em massa, entrevista telefônica e também entrevistas virtuais. Contratar um estagiário para o salário limitado ou sem bolsa também pode funcionar dependendo das suas necessidades.

Estes são os poucos métodos simples, que podem ser implementados de forma eficaz para reduzir o custo, especialmente durante este período de pandemia, para sair com cores vivas, sem muito impacto no resultado final.