減少小型企業開支的有效技巧

在公司的頂線（收入）受到影響的動盪時期，提高底線（利潤）的唯一方法是專注於削減開支。 這將加強現金流，從而實現可持續的業務。 在我們開始之前，讓我們了解一些關於費用的事情！

• 根據美國國稅局的說法，要免稅，業務費用“必須既普通又必要”。 普通意味著常見和公認的做法，並且必然意味著業務所需的做法。

• 交易以現金和信用的形式進行。 在現金交易下，付款立即結算，而在信用交易下，付款在以後結算。

• 費用一般分為經營費用（如行政費用、貿易費用等）和非經營費用（如銀行手續費、設備商業貸款利息等）

了解了費用是什麼之後，讓我們探討一下可以削減費用的方法：

(1) 使用移動應用程序作為掃描儀

隨著配備高端攝像頭的智能手機的出現，您可以使用移動掃描應用程序快速將文檔數字化。 使用光學字符識別 (OCR)，您可以將任何物理文檔轉換為數字化形式。 無論您是需要上傳費用報告的收據圖像，還是將幾頁書變成可以編輯的文本，移動掃描和 OCR 應用程序都是您所需要的。 當然，通過消除掃描儀可以大大減少 CAPEX（資本支出）。

(2) 為供應商提前付款提供獎勵

提前付款折扣是貿易融資的一種形式，也是公司獲得供應商發票折扣以換取提前向供應商付款的一種方式。 換句話說，公司支付的款項少於應付的全部金額，而供應商收到的付款比標準付款條件下的要早。

(3) 收入和庫存分析

在庫存或庫存管理方面，ABC 分析（將商品分類為 A 類、B 類和 C 類）通常根據其收入和減少虧損業務/客戶所需的控制措施將庫存分為三類：

(4) 數字廣告

隨著全球互聯網的普及，通過 Facebook、Instagram、YouTube 等在線平台投放廣告具有成本效益，而且我們可以針對正確的受眾。 大型科技公司已經構建了 Ad manager、Power Editor 等工具來運行廣告活動並實時跟踪效果。 隨著移動屏幕時間的增加，這些平台正在有效地取代傳統的廣告平台。

(5) 採用開源

隨著開源革命的興起，許多常見問題/用例已經有了免費使用的解決方案。 事實上，其中大部分都可以與付費 COTS 產品互操作。 採用這些也可以大大降低許可成本，並幫助我們專注於核心業務。 例如，可以通過使用開源軟件（如 Ubuntu/開源辦公套件）來削減應付給 Microsoft windows/word 的許可費用。

(6)配給電話連接

在可能的情況下，可以將固定電話替換為 VOIP（互聯網協議語音），從而提高質量並降低成本。

(7) 啟動獎勵基礎生產力

如果技術減少了人類的努力，它也會帶來一種無法避免的威脅，即工作場所的分心。 這可以通過每週發起一次有趣的活動來解決，給予小額獎勵以提高他們的生產力，並使用有助於該過程的智能時間管理工具。

(8) 促進混合工作環境

WFH / 遠程工作改變了遊戲規則，並留在這裡。 大流行加速了採用。 混合工作環境讓員工在遠程工作和出差之間取得平衡，有助於通過有限的工作場所使用來降低成本，但同時為他們提供了一個團隊環境。

（九）鼓勵數字化交易

數字印度計劃是印度政府的旗艦活動。 該運動的主要目標之一是使印度成為無現金或現金較少的經濟體。 這有助於消除中間人成本，加快結算速度並改善現金流。

(10) 採用零基預算

零基預算 (ZBB) 是一種預算方法，在該方法中，每個新期間的所有費用都必須合理。 在這種方法中，預算需要從頭開始準備，並以最大可能的方式減少開支和削減成本。 這將節省大量資金並了解資金的去向。

(11) 精益會議

精益會議是一種會議風格，它使用協作方法來生成主題和結構，以促進更具參與性和定向性的對話。

過程很簡單：

• 收集所有參與者的會議主題。
• 首先通過頭腦風暴活動從參與者那裡快速收集會議主題，然後創建一個排名投票，以共同優先考慮最重要的主題。
• 隨著會議的進行，為正在討論的每個主題的要點創建一個議程項目，以便提醒參與者避免切線（曲線）。

(12) 渠道化公用事業和消費成本

• 在當今時代，功耗和維護成本是不可避免的。
• 最大消耗主要是由於存在空調和系統。
• 在這種情況下，需要對消耗單元進行持續監控和維護。
• 要嘗試了解您的成本，您可以從交流裝置的額定功率開始（檢查冷凝裝置上的標籤），它會告訴您它在完美條件下使用了多少功率。

(13) 自動化操作

業務自動化意味著用技術和工具代替人工。 您可以從自動化生產過程和客戶服務開始。 這將有助於解決手動過程中出現的滯後問題，並加強與客戶的關係。

(14) 最大化員工技能組合

員工生產力的一個非常重要的方面是領導力、有效的溝通和工作授權。 領導者必須確保聘用適合該工作的合適人選，並由直接上級為新入職者分配適當的職責。 專注於培訓和發展將有助於培養員工的技能，並保持他們為公司工作的動力。

(15) 降低印刷成本

儘管我們在技術方面取得了進步，但仍然有很多公司打印文檔和手冊的副本，這純粹是浪費資源，因為幾乎沒有人使用或最終被丟棄。 將所有這些文件存儲到架子上的存儲空間也會讓你花錢。 整個過程既昂貴又耗時，而且沒有達到正確的目的。 我們生活在一個數字時代，利用雲存儲來保存您的數據，您可以隨時檢索。

(16) 外包核心和非核心功能

在小型企業中，交易量不足以聘請首席財務官。 在這種情況下，他們可以將其外包給註冊會計師和會計師，他們可以編寫賬簿併計算稅款。 通過這樣做，他們可以提高削減成本、核心競爭力、最佳資源利用和優質客戶服務。 在外包之前，公司必須定義其核心職能，並在此基礎上決定哪些職能可以外包。

(17) 利用任何政府補貼或計劃

對於小型企業，您可以通過註冊利息補貼資格證書來選擇政府援助（有關更多信息，請單擊此處 https://msme.gov.in ）以向 PSU、PSB 等申請無抵押貸款，這有助於變得更好經濟支援。 除此之外，還有很多針對小企業的福利計劃，如果使用得當，可以幫助財務增長，多餘的資金可以用於開發新想法、提高生產能力等。

(18) 聘請實習生

實習生是一種廉價的資源，因為每個潛在的候選人都在等待獲得經驗和發展技能的機會。 實習是利用它的最佳機會。 為了為未來的員工找到正在進行的管道，您需要一個實習計劃。 對於這家公司，他們會聯繫教育機構、獨立門戶網站，如 Internshala、員工推薦等。招聘是通過步入式、大規模招聘、電話面試以及虛擬面試來完成的。 根據您的要求，也可以為有限或無津貼聘請實習生。

這些是少數幾個簡單的方法，可以有效地降低成本，特別是在這個大流行期間，能夠取得優異的成績，而不會對底線產生太大影響。