2022 年在線協作和最佳工具指南

在線協作是您業務的未來。 為什麼？ 它確保團隊可以更有效地工作，並在任務和項目上更有條理。

什麼是在線協作？

在線協作描述了人們使用特定工具和平台在互聯網上實時或異步協作的方式。 這意味著他們可以協作，即使他們不在同一個房間、國家或時區。

在線協作可以處理項目的所有元素——包括計劃項目、討論主題、創建、審查和批准內容的能力。 先進的工具可幫助團隊更快、更輕鬆、更透明地完成所有這些流程。

在線協作的類型

無論您的團隊是在辦公室工作還是跨不同時區遠程工作，您都可以在同步和異步在線協作之間進行選擇，以滿足您的特定需求。 每個任務和項目的類型可能會有所不同，具體取決於團隊的要求、可用性和工作流程的結構。

同步協作

同步協作是實時發生的。 這種類型的在線協作通常用於會議、討論項目或使多個團隊成員能夠同時查看、編輯或在共享文件上發表評論。 當您需要立即獲得反饋或決定，或者當您需要討論對於非正式聊天來說過於復雜或全面的主題時，同步協作是有意義的。

同步通信的好處是：

• 您會收到有關您工作的清晰、直接和即時的反饋。
• 它使流程盡可能高效和快速。
• 它成功地複制了現場協作和交流，就像他們親自發生的那樣。

異步協作

異步協作（顧名思義）不會實時發生。 異步在線協作的主要好處是它可以讓多人參與協作過程，而無需安排適合每個人日程的特定會議時間。

異步通信的好處是：

• 人們可以更靈活地安排他們的一天，並在最適合他們的日程安排時完成任務。
• 團隊可以使用協作工具來共享、查看和評論文檔、尋求支持或管理項目進度——所有這些都在給定的時間段內完成。
• 您可以錄製視頻來解釋您對該項目的想法，以便您的同事可以在下次現場會議之前觀看它。

為什麼在線協作很重要？

您是否知道 97% 的員工和高管表示，如果團隊缺乏一致性，那麼這會影響項目的結果？

培養強大的團隊協作系統可以加強團隊的一致性和動態工作。 協作工作還可以確保您的工作始終保持最佳質量。

實現更高的透明度和可見性

在線協作工具使團隊能夠查看任務的狀態、進度和截止日期。 另外，每個人都知道誰負責哪些任務以及接下來的步驟是什麼。

更有效地工作

通過使用在線協作工具，所有關於項目的討論都可以保存在一個方便的、基於雲的位置。 這樣可以確保不會丟失任何信息，並且所有評論都會被執行。

提高您的工作質量

通過改進您的在線協作和反饋管理，您可以利用團隊中的所有專業知識。 通過建立明確的審核和批准流程，您可以確保您的所有工作都沒有錯誤、符合品牌要求且質量上乘。

更好的時間管理

異步工作使您的團隊能夠在適合其工作時間表的時間完成工作。 他們將充分了解目前正在發生的事情，以及他們是否在按時完成工作。

更快樂的員工

根據 TeamStage 發布的一份報告，三分之一的人力資源專業人士表示，團隊內部協作不佳會對員工士氣產生負面影響。 在線協作可幫助您的團隊更緊密地合作，同時培養支持性的工作場所和文化。 這也將對您的員工滿意度產生積極影響。

2022 年五個最佳在線協作工具

在線協作工具是數字平台，使企業能夠改善溝通、提高透明度並確保高效的業務流程。 整個團隊以及客戶或投資方都可以通過安全登錄訪問這些工具。

用於內容協作的 Filestage

Filestage 幫助營銷和創意團隊在集中式平台上就多種文件類型進行協作。 基於雲的審查軟件包括共享、評論和批准文件的工具。 此外，您可以自動執行手動任務並設置自定義工作流程以簡化您的流程。

特徵：

• 用戶可以直接在文件上留下評論和註釋
• 創建結構化、一致的審查和批准流程
• 實時討論反饋和變化
• 自動待辦事項列表和到期日提醒
• 一鍵審批，加快審批速度

“界面非常簡單，註釋工具使用簡單，可自定義的設置使我們能夠靈活地從項目到項目。” – 羅伯特 M

非常適合項目協作

Nifty 旨在提供一個完整的在線協作平台。 該項目協作工具充當集中式門戶，允許用戶在一個位置創建群聊消息、構建路線圖、創建日曆和完成任務。

• 包括項目管理軟件，例如甘特圖里程碑
• 提供時間跟踪工具
• 允許用戶創建一個文件夾系統，按照他們選擇的標准進行組織
• 易於使用，直觀的界面

• 一些用戶對 Nifty 的存儲有困難
• 一些用戶在使用 Nifty 文檔功能時遇到問題

“除了 Nifty 提供的出色 UI/UX 之外，我還喜歡與客戶進行流暢的溝通。 您可以邀請您的合作者作為客人參加任何項目，他們可以在其中加入討論、完成或創建任務，但他們的權限有限，因此項目管理權歸您所有。” – 阿帕德 S

Chanty 交流

Chanty 是一款通信軟件，包括視頻會議工具、基於上下文的討論、任務卡（包括任務優先級和狀態的標籤）以及專用的消息傳遞工具。 除了其計算機平台外，Chanty 還提供具有全方位功能的手機和平板電腦應用程序。

• 項目儀表板的看板佈局
• 移動設備應用程序也可用
• 設計得非常易於使用
• 通過即時消息無縫收集反饋
• 按選定條件過濾任務和消息
• 設置在線音頻或視頻通話

• 日曆的組織和自定義選項有限
• 沒有在軟件中創建不同通信渠道的選項

“Chanty 易於使用，它的用戶友好性使它成為我日常使用的最喜歡的工具之一，因為我可以與我的團隊聊天、私信、創建視頻通話或僅音頻通話等等更多的。” – 卡洛斯 B

Figma 用於設計協作

Figma 是一種設計協作工具，專門針對設計和圖形工作。 該軟件包含一系列工具——包括 Vector Networks、OpenType 和 Auto Layout——旨在幫助創意團隊在視覺資產上進行數字化協作，包括海報、插圖和網站頁面設計。

• 廣泛的字體
• 數字白板工具
• 用於各種設計項目的預製文件模板
• 便簽評論功能
• 創建交互式原型
• 可用性測試和用戶體驗工具

• Figma的創意軟件很大，加載可能需要一些時間
• 它的工具具有非常高的靈敏度
• 沒有用於創建流程圖或分層團隊結構的軟件

“Figma 是一種用途廣泛的有效工具，它對初學者非常友好，即使是新的合作者也可以通過它分享他們的想法。” – 薩基布小號

用於文檔協作的 Google Docs

Google Docs 是一種集成到 Google Workspace 中的基於雲的文檔協作工具，它為用戶提供了使用工具的完整體驗，類似於 Microsoft Word、Excel 和 Powerpoint。 要與其他團隊成員開始在線協作，創建者需要做的就是複制並粘貼鏈接或添加他們的電子郵件地址。

• 能夠創建不同的訪問和編輯權限
• 便捷的文件共享服務，一鍵共享
• 通過在評論中標記不同的用戶來發表評論並分配任務
• 可通過移動設備訪問的文件
• 不同用戶的實時視圖以及他們在做什麼
• 打開建議模式以批准更改

• 沒有互聯網連接就無法訪問這些文件
• 雖然 Google Docs 有免費版本，但只提供了少量的免費存儲空間。

“Google Workspace 應用程序非常適合混合/遠程工作環境，因為它輕量級並且可以通過設備和帳戶即時同步。” – 阿姆魯米

為您的需求選擇最佳在線協作工具的提示

市場上有很多很棒的遠程工作工具，因此我們提供了一系列提示和最佳實踐，以幫助您找到適合您特定業務需求的完美在線協作工具。

團隊規模

一些在線協作工具為小型團隊提供免費帳戶。 其他協作工具專門針對企業業務，並為 20 人以上的團隊提供專業功能。 因此，在做出決定之前，請首先檢查您的團隊或組織中需要訪問該工具的人數。

要解決的主要瓶頸

您將數字協作軟件引入業務流程的主要原因是什麼？ 您是否正在嘗試提高工作流程效率？ 在選擇軟件之前，請確定您希望在線協作實現的目標。 然後，找到最適合滿足這些需求的工具。

請注意，一個工具不太可能包含所有需要的功能，因此您可能希望結合使用多個在線協作工具來解決每個瓶頸。

使用方便

我們強烈建議您優先考慮工具的易用性。 該工具實施起來越容易，您的團隊成員就越有可能使用它。 它還將為您培訓所有團隊和外部各方（如客戶或業務合作夥伴）節省大量時間和成本。

安全級別

如果您正在處理敏感信息或個人數據，那麼您需要確定您的在線協作工具提供了高安全標準。 這樣，您就可以安全可靠地管理數據。 我們還建議您選擇基於雲的協作工具，因為這將安全地備份您的工作。

改善團隊內在線協作的最佳實踐

既然您已經選擇了在線協作軟件，下一步就是實施它們。 為確保盡可能有效地使用您的新工具，請查看我們的重要提示，以提高在線協作的效率。

擁有全面的工具堆棧

您的在線協作軟件將包括各種不同的工具。 因此，請確保您為每個領域配備了正確的協作工具。 例如，為遠程團隊、內容審查和批准、團隊溝通等尋找工具。然後，將它們完全集成，以盡可能多地自動化手動任務。

開誠佈公地定期交流

根據 TeamStage，99.1% 的員工希望他們的組織能夠促進誠實的溝通。 因此，鼓勵清晰、開放、詳細和定期的溝通。 討論想法並確保團隊中的每個人都在整個在線協作項目中感受到支持。 這將提高透明度並創建高質量的項目，同時促進持續的共享學習。

保持透明

讓您的團隊成員完全清楚，以便他們擁有幫助項目進展所需的所有信息。 這包括向他們展示訪問不同文件的位置、如何創建和保存不同版本、如何提供精確反饋以及設置清晰的工作流程。 通過儘早投資這段時間，您將顯著提高在線協作的採用速度。

設定明確的截止日期

在您的協作工具中使用截止日期，因為這是讓您的工作流程保持全效率運行的最佳方式。 例如，這些應包括為任務、審查、批准和最終項目截止日期設定截止日期。

給予反饋

確保對新資產、文檔或項目元素的所有反饋都盡可能清晰。 為此，您可以使用註釋工具突出顯示您所指的確切區域，並使用註釋留下詳細的註釋。 這將使反饋清晰、準確且可操作。

在線協作的未來

在數字時代，在線協作比以往任何時候都更加重要。 遠程工作和在線團隊協作正在成為“新常態”。 在 COVID-19 大流行所需的快速學習曲線之後，許多公司現在正在採用永久混合團隊。

根據 Findstack 的研究，接受調查的經理中有 85% 預測，擁有一個由內部團隊和遠程工作人員組成的團隊很快就會完全正常。 在線協作對於確保這一轉變的成功至關重要。 通過採用數字協作，團隊可以像以前一樣繼續有效地協作，無論他們是在同一個房間還是在不同的城市。

此外，企業正變得越來越全球化。 遠程工作機會的增加、數字通信的速度以及當今的全球市場意味著許多組織的員工遍布世界各地。

可以想像，如果沒有在線協作，管理項目和讓全球團隊保持一致是極其困難的。 憑藉其直觀的協作功能，在線協作工具使分佈式團隊能夠無縫地處理項目並共享文件、反饋和信息。

結論

借助在線協作軟件，您的企業可以充分利用創新的專業技術。 因此，請務必充分利用在線協作工具。

通過採用數字化協作方法，您可以提高工作流程的效率並創造更高質量的工作，同時確保團隊中的每個人都感到支持、受到重視，最重要的是感到快樂。