دليل للتعاون عبر الإنترنت وأفضل الأدوات في عام 2022

التعاون عبر الإنترنت هو مستقبل عملك. لماذا ا؟ إنه يضمن أن تعمل الفرق بكفاءة أكبر وأن تكون أكثر تنظيماً في المهام والمشاريع.

ما هو التعاون عبر الإنترنت؟

يصف التعاون عبر الإنترنت الطريقة التي يتعاون بها الأشخاص في الوقت الفعلي أو بشكل غير متزامن عبر الإنترنت ، باستخدام أدوات ومنصات محددة. هذا يعني أنه يمكنهم التعاون ، حتى لو لم يكونوا في نفس الغرفة أو البلد أو المنطقة الزمنية.

يمكن أن يعمل التعاون عبر الإنترنت على جميع عناصر المشروع - بما في ذلك القدرة على تخطيط المشاريع ومناقشة الموضوعات وإنشاء المحتوى ومراجعته والموافقة عليه. تساعد الأدوات المتطورة الفرق على جعل كل هذه العمليات أسرع وأسهل وأكثر شفافية.

أنواع التعاون عبر الإنترنت

سواء كان فريقك يعمل في مكتب أو عن بُعد عبر مناطق زمنية مختلفة ، يمكنك الاختيار بين التعاون المتزامن وغير المتزامن عبر الإنترنت لتلبية احتياجاتك الخاصة. يمكن أن يختلف النوع لكل مهمة ومشروع ، اعتمادًا على متطلبات فريقك ، ومدى توفرها ، وهيكل سير العمل الخاص بك.

التعاون المتزامن

يحدث التعاون المتزامن في الوقت الفعلي. يُستخدم هذا النوع من التعاون عبر الإنترنت بشكل شائع للاجتماعات أو لمناقشة المشاريع أو لتمكين أعضاء الفريق المتعددين من عرض أو تحرير أو ترك تعليقات في وقت واحد على ملف مشترك. يكون التعاون المتزامن منطقيًا عندما تحتاج إلى ملاحظات أو قرارات على الفور أو عندما تحتاج إلى مناقشة مواضيع معقدة للغاية أو شاملة لمحادثة غير رسمية.

فوائد الاتصال المتزامن هي:

• تتلقى تعليقات واضحة ومباشرة وفورية على عملك.
• إنها تحافظ على العمليات بكفاءة وسرعة قدر الإمكان.
• إنه يكرر بنجاح التعاون المباشر والتبادلات ، كما يحدث بشكل شخصي.

تعاون غير متزامن

التعاون غير المتزامن (كما يوحي الاسم) لا يحدث في الوقت الفعلي. تتمثل الفائدة الأساسية للتعاون عبر الإنترنت بشكل غير متزامن في أنه يمكّن العديد من الأشخاص من المشاركة في عملية التعاون ، دون الحاجة إلى ترتيب وقت اجتماع محدد يناسب جداول الجميع.

فوائد الاتصال غير المتزامن هي:

• يمكن للأشخاص تنظيم يومهم بشكل أكثر مرونة وإتمام المهام عندما يناسب جدولهم الزمني.
• يمكن للفرق استخدام أدوات التعاون لمشاركة المستندات وعرضها والتعليق عليها وطلب الدعم أو إدارة تقدم المشروع - كل ذلك خلال فترة زمنية معينة.
• يمكنك تسجيل مقطع فيديو لشرح أفكارك الخاصة بالمشروع ، حتى يتمكن زملاؤك من مشاهدته قبل الاجتماع المباشر التالي.

لماذا يعد التعاون عبر الإنترنت مهمًا؟

هل تعلم أن 97٪ من الموظفين والمديرين التنفيذيين يقولون ، إذا كان الفريق يفتقر إلى التوافق ، فإن هذا سيؤثر على نتيجة المشروع؟

يمكن أن يؤدي تعزيز نظام التعاون الجماعي القوي إلى تعزيز التوافق والعمل الديناميكي لفريقك. يضمن العمل التعاوني أيضًا أن يكون عملك متسقًا مع أفضل جودة.

تحقيق المزيد من الشفافية والوضوح

تمكّن أدوات التعاون عبر الإنترنت الفرق من رؤية حالة المهام وتقدمها وتاريخ استحقاقها. بالإضافة إلى ذلك ، يعرف الجميع من المسؤول عن المهام وما هي الخطوات التالية.

العمل بشكل أكثر فعالية

باستخدام أدوات التعاون عبر الإنترنت ، يمكن الاحتفاظ بجميع المناقشات حول المشروع في موقع واحد مناسب قائم على السحابة. هذا يضمن عدم فقدان أي معلومات ، وأنه يتم العمل على جميع التعليقات.

تحسين جودة عملك

من خلال تحسين التعاون عبر الإنترنت وإدارة التعليقات ، يمكنك الاستفادة من جميع الخبرات الموجودة داخل فريقك. من خلال إنشاء عملية مراجعة وموافقة واضحة ، يمكنك التأكد من أن جميع أعمالك خالية من الأخطاء ، ومتعلقة بالعلامة التجارية ، وذات جودة عالية.

إدارة أفضل للوقت

يُمكّن العمل غير المتزامن فرقك من إكمال العمل في وقت يناسب جدول عملهم. سيتم إطلاعهم بشكل كامل على ما يحدث الآن ، وما إذا كانوا يعملون حتى الموعد النهائي.

موظفين أكثر سعادة

وفقًا لتقرير نشره TeamStage ، يقول ثلث متخصصي الموارد البشرية أن ضعف التعاون داخل الفريق سيؤثر سلبًا على معنويات الموظفين. يساعد التعاون عبر الإنترنت فريقك على العمل معًا بشكل أوثق مع تعزيز مكان عمل وثقافة داعمة. سيكون لهذا أيضًا تأثير إيجابي على رضا موظفيك.

أفضل خمس أدوات تعاون عبر الإنترنت لعام 2022

أدوات التعاون عبر الإنترنت عبارة عن منصات رقمية تمكن الشركات من تحسين الاتصال وزيادة الشفافية وضمان كفاءة العمليات التجارية. يمكن الوصول إلى هذه الأدوات من قبل الفريق بأكمله ، بالإضافة إلى العملاء أو الأطراف المستثمرة ، من خلال تسجيل دخول آمن.

Filestage للتعاون في المحتوى

يساعد Filestage فرق التسويق والإبداع على التعاون في أنواع ملفات متعددة ، على نظام أساسي مركزي. يشتمل برنامج المراجعة المستند إلى مجموعة النظراء على أدوات لمشاركة الملفات والتعليق عليها والموافقة عليها. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك أتمتة المهام اليدوية وإعداد مهام سير عمل مخصصة لتبسيط عملياتك.

سمات:

• يمكن للمستخدمين ترك التعليقات والتعليقات التوضيحية مباشرة على الملف
• إنشاء عملية مراجعة وموافقة منظمة ومتسقة
• ناقش التعليقات والتغييرات في الوقت الفعلي
• قوائم المهام التلقائية والتذكير بمواعيد الاستحقاق
• الموافقة بنقرة واحدة ، مما يتيح الحصول على موافقات أسرع

"الواجهة واضحة جدًا ، وأداة التعليقات التوضيحية سهلة الاستخدام ، والإعدادات القابلة للتخصيص تتيح لنا التحلي بالمرونة من مشروع إلى آخر." - روبرت م

نيفتي للتعاون في المشروع

تم تصميم Nifty لتوفير منصة تعاون كاملة عبر الإنترنت. تعمل أداة التعاون في المشروع هذه كبوابة مركزية ، مما يسمح للمستخدمين بإنشاء رسائل دردشة جماعية ، وإنشاء خرائط طريق ، وإنشاء تقاويم ، وإكمال المهام ، في مكان واحد.

• يتضمن برنامج إدارة المشاريع ، مثل معالم مخطط جانت
• يوفر أدوات تتبع الوقت
• يسمح للمستخدمين بإنشاء نظام من المجلدات ، منظم حسب اختيارهم للمعايير
• سهل الاستخدام ، واجهة بديهية

• يواجه بعض المستخدمين صعوبات في تخزين Nifty
• يواجه بعض المستخدمين مشكلات في استخدام ميزة مستندات Nifty

"إلى جانب واجهة المستخدم / UX الرائعة التي تقدمها Nifty ، أحب مدى إتقان التواصل مع العميل. يمكنك دعوة المتعاونين كضيوف إلى أي مشاريع ، حيث يمكنهم الانضمام إلى المناقشات وإكمال المهام أو إنشائها ، لكن لديهم امتيازات محدودة ، وبالتالي فإن إدارة المشروع هي ملكك بالكامل. " - أرباد إس

Chanty للتواصل

Chanty هو برنامج اتصال يتضمن أداة مؤتمرات الفيديو ، والمناقشات القائمة على السياق ، وبطاقات المهام - بما في ذلك وضع العلامات على أولوية المهمة وحالتها - وأداة مراسلة مخصصة. إلى جانب نظام الكمبيوتر الخاص به ، تقدم Chanty أيضًا تطبيقًا للهاتف والجهاز اللوحي ، مع مجموعة كاملة من الميزات.

• تخطيط كانبان للوحة معلومات المشروع
• تتوفر أيضًا تطبيقات للأجهزة المحمولة
• مصمم ليكون سهل الاستخدام للغاية
• اجمع التعليقات بسلاسة من خلال المراسلة الفورية
• تصفية المهام والرسائل حسب المعايير المختارة
• قم بإعداد مكالمات الصوت أو الفيديو عبر الإنترنت

• خيارات تنظيم وتخصيص محدودة مع التقويم
• لا يوجد خيار لإنشاء قنوات اتصال مختلفة داخل البرنامج

"تطبيق Chanty سهل الاستخدام ، كما أن سهولة استخدامه تجعله أحد الأدوات المفضلة التي أستخدمها يوميًا ، حيث يمكنني الدردشة مع فريقي ، وإرسال الرسائل الخاصة ، وإنشاء مكالمات الفيديو أو المكالمات الصوتية فقط ، وغير ذلك الكثير أكثر." - كارلوس ب

Figma للتعاون في التصميم

Figma هي أداة تعاون في التصميم موجهة بشكل خاص نحو أعمال التصميم والرسومات. يحتوي البرنامج على مجموعة من الأدوات - بما في ذلك Vector Networks و OpenType و Auto Layout - المصممة لمساعدة الفرق الإبداعية على التعاون رقميًا في الأصول المرئية ، بما في ذلك الملصقات والرسوم التوضيحية وتصميمات صفحات مواقع الويب.

• مجموعة واسعة من الخطوط
• أدوات السبورة الرقمية
• قوالب ملفات مسبقة الصنع لمجموعة متنوعة من مشاريع التصميم
• وظائف تعليق الملاحظات اللاصقة
• إنشاء نماذج أولية تفاعلية
• اختبار قابلية الاستخدام وأدوات UX

• برنامج Figma الإبداعي كبير ، لذا يمكن أن يستغرق بعض الوقت للتحميل
• تتمتع أدواته بمستوى عالٍ جدًا من الحساسية
• لا يوجد برنامج لإنشاء مخططات انسيابية أو هياكل فريق هرمية

"Figma هي أداة فعالة لها مجموعة واسعة من الاستخدامات ، وهي سهلة للغاية للمبتدئين حتى يتمكن المتعاونون الجدد من مشاركة أفكارهم من خلالها." - ساكب س

مستندات جوجل لتوثيق التعاون

محرر مستندات Google عبارة عن أداة تعاون للمستندات قائمة على السحابة ومدمجة في Google Workspace والتي تمنح المستخدمين خبرة كاملة في استخدام الأدوات ، على غرار Microsoft Word و Excel و Powerpoint. لبدء التعاون عبر الإنترنت مع أعضاء الفريق الآخرين ، كل ما يحتاجه المنشئ هو نسخ رابط ولصقه أو إضافة عنوان بريده الإلكتروني.

• القدرة على إنشاء وصول مختلف وتعديل الحقوق
• خدمة مشاركة الملفات بسهولة ، مع مشاركة رابط واحد
• اترك تعليقات وعيّن المهام ، من خلال وضع علامات على مستخدمين مختلفين في التعليقات
• يمكن الوصول إلى الملفات من خلال جهاز محمول
• عرض مباشر للمستخدمين المختلفين وما يفعلونه
• قم بتشغيل وضع الاقتراح للموافقة على التغييرات

• لا يمكن الوصول إلى المستندات دون اتصال بالإنترنت
• على الرغم من وجود نسخة مجانية من مُحرر مستندات Google ، إلا أنه لا يوجد سوى مقدار ضئيل من مساحة التخزين المجانية المتوفرة.

"تعد Google Workspace Apps مثالية لبيئة العمل المختلطة / عن بُعد لأنها خفيفة الوزن وتتزامن على الفور عبر الأجهزة والحسابات." - عمرو م

نصائح لاختيار أفضل أداة تعاون عبر الإنترنت تناسب احتياجاتك

هناك الكثير من أدوات العمل عن بُعد الرائعة في السوق ، لذلك قدمنا ​​قائمة بالنصائح وأفضل الممارسات ، لمساعدتك في العثور على أداة التعاون عبر الإنترنت المثالية لاحتياجات عملك المحددة.

حجم الفريق

تقدم بعض أدوات التعاون عبر الإنترنت حسابات مجانية للفرق الصغيرة. أدوات التعاون الأخرى موجهة بشكل خاص نحو الأعمال التجارية وتقدم ميزات متخصصة للفرق المكونة من 20+. لذلك ، تحقق أولاً من عدد الأشخاص في فريقك أو مؤسستك الذين قد يحتاجون إلى الوصول إلى الأداة قبل اتخاذ قرار.

الاختناقات الرئيسية لحلها

ما هو السبب الرئيسي لتقديم برامج التعاون الرقمي لعمليات عملك؟ هل تحاول زيادة كفاءة سير العمل لديك؟ قبل أن تختار برنامجك ، حدد ما تريد أن يحققه تعاونك عبر الإنترنت. بعد ذلك ، ابحث عن أفضل الأدوات الموجهة نحو تلبية هذه الاحتياجات.

لاحظ أنه من غير المحتمل جدًا وجود أداة واحدة تتضمن جميع الميزات المطلوبة ، لذلك قد ترغب في استخدام أدوات تعاون متعددة عبر الإنترنت معًا لمعالجة كل من الاختناقات التي تواجهك.

سهولة الاستعمال

نوصي بشدة بإعطاء الأولوية لسهولة استخدام أداتك. كلما كانت الأداة أسهل في التنفيذ ، زادت احتمالية استخدام أعضاء فريقك لها. سيوفر لك أيضًا الكثير من الوقت والتكاليف لتدريب جميع فريقك والأطراف الخارجية مثل العملاء أو شركاء الأعمال.

مستويات الأمان

إذا كنت تتعامل مع معلومات حساسة أو بيانات شخصية ، فأنت بحاجة إلى التأكد من أن أداة التعاون عبر الإنترنت توفر معايير أمان عالية. بهذه الطريقة ، يمكنك إدارة البيانات بأمان وأمان. نوصيك أيضًا باختيار أداة تعاون قائمة على السحابة ، حيث سيؤدي ذلك إلى نسخ عملك احتياطيًا بأمان.

أفضل الممارسات لتحسين التعاون عبر الإنترنت داخل فريقك

الآن بعد أن اخترت قطع برامج التعاون عبر الإنترنت ، فإن الخطوة التالية هي تنفيذها. لضمان استخدام أدواتك الجديدة بأكبر قدر ممكن من الفعالية ، تحقق من أهم النصائح لدينا لجعل التعاون عبر الإنترنت أكثر فعالية.

لديك مجموعة أدوات شاملة

سيتضمن برنامج التعاون عبر الإنترنت الخاص بك مجموعة واسعة من الأدوات المختلفة. لذلك ، تأكد من أن لديك أدوات التعاون المناسبة لكل منطقة. على سبيل المثال ، ابحث عن أدوات للفرق البعيدة ، ومراجعة المحتوى ، والموافقة ، واتصال الفريق ، وما إلى ذلك ، ثم قم بدمجها بالكامل ، لأتمتة أكبر عدد ممكن من المهام اليدوية.

التواصل بشكل علني ومنتظم

وفقًا لـ TeamStage ، يريد 99.1٪ من الموظفين من مؤسستهم تعزيز التواصل الصادق. لذلك ، شجع التواصل الواضح والمفتوح والمفصل والمنتظم. ناقش الأفكار وتأكد من أن كل فرد في الفريق يشعر بالدعم طوال مشروع التعاون عبر الإنترنت. سيؤدي ذلك إلى زيادة الشفافية وإنشاء مشاريع عالية الجودة ، مع تعزيز التعلم المستمر والمشترك.

تحلى بالشفافية

امنح أعضاء فريقك وضوحًا تامًا ، بحيث يكون لديهم كل المعلومات التي يحتاجونها للمساعدة في تقدم المشروع. يتضمن ذلك توضيح مكان الوصول إلى الملفات المختلفة وكيفية إنشاء إصدارات مختلفة وحفظها وكيفية تقديم ملاحظات دقيقة وإعداد مهام سير عمل واضحة. من خلال استثمار هذا الوقت مبكرًا ، ستزيد بشكل كبير من سرعة استيعاب التعاون عبر الإنترنت.

ضع مواعيد نهائية واضحة

استخدم المواعيد النهائية ضمن أدوات التعاون الخاصة بك ، فهذه هي أفضل طريقة للحفاظ على سير عملك يعمل بكفاءة كاملة. يجب أن يشمل ذلك ، على سبيل المثال ، تحديد المواعيد النهائية للمهام والمراجعات والموافقات والموعد النهائي للمشروع.

إعطاء ردود الفعل

تأكد من أن جميع التعليقات على الأصول أو المستندات أو عناصر المشروع الجديدة واضحة قدر الإمكان. يمكنك القيام بذلك باستخدام أدوات التعليق التوضيحي لتمييز المنطقة المحددة التي تشير إليها ، وباستخدام التعليقات لترك ملاحظات مفصلة. سيؤدي ذلك إلى جعل التعليقات واضحة ودقيقة وقابلة للتنفيذ.

مستقبل التعاون عبر الإنترنت

في العصر الرقمي ، أصبح التعاون عبر الإنترنت أكثر أهمية من أي وقت مضى. العمل عن بعد والتعاون الجماعي الذي يتم عبر الإنترنت أصبح "الوضع الطبيعي الجديد". بعد منحنى التعلم السريع الذي استلزمه جائحة COVID-19 ، تتبنى العديد من الشركات الآن فرقًا مختلطة بشكل دائم.

وفقًا لبحث أجرته Findstack ، توقع 85 ٪ من المديرين الذين شملهم الاستطلاع أن وجود فريق يضم مزيجًا من الفرق الداخلية والعاملين عن بُعد سيكون أمرًا طبيعيًا تمامًا قريبًا. التعاون عبر الإنترنت ضروري لضمان نجاح هذا التحول. من خلال اعتماد التعاون الرقمي ، يمكن للفرق الاستمرار في التعاون بنفس الفعالية كما كانت من قبل ، بغض النظر عما إذا كانوا في نفس الغرفة أو في مدن مختلفة.

علاوة على ذلك ، أصبحت الأعمال التجارية معولمة بشكل متزايد. إن ظهور فرص العمل عن بُعد وسرعة الاتصال الرقمي والسوق العالمي اليوم يعني أن العديد من المنظمات لديها موظفين في جميع أنحاء العالم.

كما يمكنك أن تتخيل ، بدون التعاون عبر الإنترنت ، من الصعب للغاية إدارة المشاريع والحفاظ على الفرق العالمية في نفس الصفحة. بفضل ميزات التعاون البديهية ، تتيح أدوات التعاون عبر الإنترنت للفرق الموزعة العمل بسلاسة على المشاريع ومشاركة الملفات والتعليقات والمعلومات.

استنتاج

باستخدام برنامج التعاون عبر الإنترنت ، يمكن لعملك استخدام تقنية مبتكرة ومتخصصة بكامل إمكاناتها. لذا ، تأكد من استخدام أدوات التعاون عبر الإنترنت لمصلحتها الكاملة.

من خلال اعتماد نهج رقمي للتعاون ، يمكنك تحسين كفاءة سير عملك وإنشاء عمل بجودة أعلى ، مع ضمان شعور كل فرد في فريقك بالدعم والتقدير والأهم من ذلك ، السعادة.