Panduan untuk kolaborasi online dan alat terbaik di tahun 2022

Kolaborasi online adalah masa depan bisnis Anda. Mengapa? Ini memastikan tim dapat bekerja lebih efisien dan lebih terorganisir dalam tugas dan proyek.

Apa itu kolaborasi online?

Kolaborasi online menggambarkan cara orang berkolaborasi secara real time atau asinkron melalui internet, menggunakan alat dan platform tertentu. Itu berarti mereka dapat berkolaborasi, bahkan ketika mereka tidak berada di ruangan, negara, atau zona waktu yang sama.

Kolaborasi online dapat bekerja pada semua elemen proyek – termasuk kemampuan untuk merencanakan proyek, mendiskusikan topik, membuat, meninjau, dan menyetujui konten. Alat canggih membantu tim membuat semua proses ini lebih cepat, lebih mudah, dan lebih transparan.

Jenis kolaborasi online

Baik tim Anda bekerja di kantor atau dari jarak jauh di zona waktu yang berbeda, Anda dapat memilih antara kolaborasi online sinkron dan asinkron untuk memenuhi kebutuhan spesifik Anda. Jenisnya dapat bervariasi untuk setiap tugas dan proyek, bergantung pada persyaratan tim Anda, ketersediaannya, dan struktur alur kerja Anda.

Kolaborasi sinkron

Kolaborasi sinkron terjadi secara real time. Jenis kolaborasi online ini biasanya digunakan untuk rapat, mendiskusikan proyek, atau memungkinkan beberapa anggota tim untuk secara bersamaan melihat, mengedit, atau meninggalkan komentar pada file bersama. Kolaborasi sinkron masuk akal ketika Anda membutuhkan umpan balik atau keputusan segera atau ketika Anda perlu mendiskusikan topik yang terlalu kompleks atau komprehensif untuk obrolan informal.

Manfaat komunikasi sinkron adalah:

• Anda menerima umpan balik yang jelas, langsung, dan segera tentang pekerjaan Anda.
• Itu membuat proses seefisien dan secepat mungkin.
• Ini berhasil mereplikasi kolaborasi dan pertukaran langsung, seperti yang akan terjadi secara langsung.

Kolaborasi asinkron

Kolaborasi asinkron (seperti namanya) tidak terjadi secara real time. Manfaat utama dari berkolaborasi secara online secara asinkron adalah memungkinkan banyak orang untuk terlibat dalam proses kolaborasi, tanpa perlu mengatur waktu pertemuan tertentu yang sesuai dengan jadwal semua orang.

Manfaat komunikasi asinkron adalah:

• Orang-orang dapat menyusun hari mereka dengan lebih fleksibel dan menyelesaikan tugas ketika itu paling sesuai dengan jadwal mereka.
• Tim dapat menggunakan alat kolaborasi untuk berbagi, melihat, dan mengomentari dokumen, meminta dukungan, atau mengelola kemajuan proyek – semuanya dalam jangka waktu tertentu.
• Anda dapat merekam video untuk menjelaskan ide Anda untuk proyek tersebut, sehingga kolega Anda dapat menontonnya sebelum rapat langsung berikutnya.

Mengapa kolaborasi online itu penting?

Tahukah Anda bahwa 97% karyawan dan eksekutif mengatakan, jika sebuah tim tidak memiliki keselarasan, maka ini akan berdampak pada hasil proyek?

Membina sistem kolaborasi tim yang kuat dapat memperkuat keselarasan dan kerja dinamis tim Anda. Kerja kolaboratif juga memastikan pekerjaan Anda konsisten dengan kualitas terbaik.

Raih lebih banyak transparansi dan visibilitas

Alat kolaborasi online memungkinkan tim untuk melihat status, kemajuan, dan batas waktu tugas. Plus, semua orang tahu siapa yang bertanggung jawab atas tugas apa dan apa langkah selanjutnya.

Bekerja lebih efektif

Dengan menggunakan alat kolaborasi online, semua diskusi tentang proyek dapat disimpan di satu lokasi berbasis cloud yang nyaman. Ini memastikan tidak ada informasi yang hilang, dan semua komentar ditindaklanjuti.

Tingkatkan kualitas pekerjaan Anda

Dengan meningkatkan kolaborasi online dan manajemen umpan balik, Anda dapat memanfaatkan semua keahlian dalam tim Anda. Dengan menetapkan proses peninjauan dan persetujuan yang jelas, Anda dapat memastikan semua pekerjaan Anda bebas kesalahan, sesuai merek, dan berkualitas tinggi.

Manajemen waktu yang lebih baik

Kerja asinkron memungkinkan tim Anda menyelesaikan pekerjaan pada waktu yang sesuai dengan jadwal kerja mereka. Mereka akan diberi tahu sepenuhnya tentang apa yang terjadi saat ini, dan apakah mereka bekerja sampai tenggat waktu.

Karyawan yang lebih bahagia

Menurut sebuah laporan yang diterbitkan oleh TeamStage, sepertiga profesional SDM mengatakan bahwa kolaborasi yang buruk dalam tim akan berdampak negatif pada moral karyawan. Kolaborasi online membantu tim Anda untuk bekerja lebih dekat sambil mengembangkan tempat kerja dan budaya yang mendukung. Hal ini juga akan berdampak positif pada kepuasan karyawan Anda.

Lima alat kolaborasi online terbaik tahun 2022

Alat kolaborasi online adalah platform digital, yang memungkinkan bisnis meningkatkan komunikasi, meningkatkan transparansi, dan memastikan proses bisnis yang efisien. Alat-alat ini dapat diakses oleh seluruh tim, ditambah klien atau pihak yang berinvestasi, melalui login yang aman.

Filestage untuk kolaborasi konten

Filestage membantu tim pemasaran dan kreatif untuk berkolaborasi pada beberapa jenis file, pada platform terpusat. Perangkat lunak tinjauan berbasis cloud mencakup alat untuk berbagi, berkomentar, dan menyetujui file. Plus, Anda dapat mengotomatiskan tugas manual dan mengatur alur kerja khusus untuk merampingkan proses Anda.

Fitur:

• Pengguna dapat meninggalkan komentar dan anotasi langsung di file
• Buat proses peninjauan dan persetujuan yang terstruktur dan konsisten
• Diskusikan umpan balik dan perubahan secara real time
• Daftar tugas otomatis dan pengingat tanggal jatuh tempo
• Persetujuan sekali klik, memungkinkan persetujuan lebih cepat

“Antarmukanya sangat mudah, alat anotasinya mudah digunakan, dan pengaturan yang dapat disesuaikan memungkinkan kami untuk fleksibel dari proyek ke proyek.” – Robert M

Bagus untuk kolaborasi proyek

Nifty dirancang untuk menyediakan platform kolaborasi online yang lengkap. Alat kolaborasi proyek ini bertindak sebagai portal terpusat, memungkinkan pengguna membuat pesan obrolan grup, membuat peta jalan, membuat kalender, dan menyelesaikan tugas, di satu lokasi.

• Termasuk perangkat lunak manajemen proyek, seperti tonggak sejarah Gantt chart
• Menyediakan alat pelacakan waktu
• Memungkinkan pengguna untuk membuat sistem folder, diatur berdasarkan kriteria pilihan mereka
• Mudah digunakan, antarmuka intuitif

• Beberapa pengguna mengalami kesulitan dengan penyimpanan Nifty
• Beberapa pengguna memiliki masalah dalam menggunakan fitur dokumen yang bagus

“Selain UI/UX hebat yang ditawarkan Nifty, saya menyukai komunikasi yang lancar dengan klien. Anda dapat mengundang kolaborator Anda sebagai tamu ke proyek apa pun, di mana mereka dapat bergabung dalam diskusi, menyelesaikan atau membuat tugas, tetapi mereka memiliki hak istimewa yang terbatas, jadi manajemen proyek adalah milik Anda sepenuhnya.” – Arpad S

Nyanyian untuk komunikasi

Chanty adalah perangkat lunak komunikasi termasuk alat konferensi video, diskusi berbasis konteks, kartu tugas – termasuk pelabelan untuk prioritas dan status tugas – dan alat perpesanan khusus. Di samping platform komputernya, Chanty juga menawarkan aplikasi ponsel dan tablet, dengan berbagai fitur lengkap.

• Tata letak Kanban untuk dasbor proyek
• Aplikasi untuk perangkat seluler juga tersedia
• Dirancang agar sangat mudah digunakan
• Kumpulkan umpan balik dengan mulus, dengan pesan instan
• Filter tugas dan pesan berdasarkan kriteria yang dipilih
• Siapkan panggilan audio atau video online

• Pilihan organisasi dan penyesuaian terbatas dengan kalender
• Tidak ada pilihan untuk membuat saluran komunikasi yang berbeda di dalam perangkat lunak

“Chanty mudah digunakan dan keramahan penggunanya menjadikannya salah satu alat favorit saya yang saya gunakan sehari-hari, karena saya dapat mengobrol dengan tim saya, mengirim pesan pribadi, membuat panggilan video atau hanya panggilan audio, dan banyak lagi. lagi." – Carlos B

Figma untuk kolaborasi desain

Figma adalah alat kolaborasi desain yang secara khusus ditujukan untuk pekerjaan desain dan grafis. Perangkat lunak ini berisi berbagai alat – termasuk Jaringan Vektor, OpenType, dan Tata Letak Otomatis – yang dirancang untuk membantu tim kreatif berkolaborasi secara digital pada aset visual, termasuk poster, ilustrasi, dan desain halaman situs web.

• Berbagai macam font
• Alat papan tulis digital
• Templat file yang sudah jadi untuk berbagai proyek desain
• Fungsi komentar catatan tempel
• Buat prototipe interaktif
• Pengujian kegunaan dan alat UX

• Perangkat lunak kreatif Figma berukuran besar, jadi perlu waktu untuk memuat
• Alatnya memiliki tingkat sensitivitas yang sangat tinggi
• Tidak ada perangkat lunak untuk membuat diagram alur atau struktur tim hierarkis

“Figma adalah alat efektif yang memiliki berbagai kegunaan, dan sangat ramah bagi pemula sehingga bahkan kolaborator baru dapat berbagi ide melaluinya.” – Sakib S

Google Documents untuk kolaborasi dokumen

Google Documents adalah alat kolaborasi dokumen berbasis cloud yang terintegrasi ke dalam Google Workspace yang memberikan pengalaman penuh kepada pengguna dalam menggunakan alat, mirip dengan Microsoft Word, Excel, dan Powerpoint. Untuk memulai kolaborasi online dengan anggota tim lain, yang perlu dilakukan pembuat hanyalah menyalin dan menempelkan tautan atau menambahkan alamat email mereka.

• Kemampuan untuk membuat akses dan hak edit yang berbeda
• Layanan berbagi file yang mudah, dengan berbagi satu tautan
• Tinggalkan komentar dan tetapkan tugas, dengan menandai pengguna yang berbeda di komentar
• File dapat diakses melalui perangkat seluler
• Tampilan langsung dari pengguna yang berbeda dan apa yang mereka lakukan
• Aktifkan mode saran untuk menyetujui perubahan

• Dokumen tidak dapat diakses tanpa koneksi internet
• Meskipun ada versi gratis Google Documents, hanya ada sedikit penyimpanan gratis yang disediakan.

“Aplikasi Google Workspace sempurna untuk lingkungan kerja hybrid/jarak jauh karena ringan dan langsung disinkronkan melalui perangkat dan akun.” – Amr M

Tips memilih alat kolaborasi online terbaik untuk kebutuhan Anda

Ada banyak alat kerja jarak jauh yang hebat di pasaran, jadi kami telah menyediakan daftar kiat dan praktik terbaik, untuk membantu Anda menemukan alat kolaborasi online yang sempurna untuk kebutuhan bisnis spesifik Anda.

Ukuran tim

Beberapa alat kolaborasi online menawarkan akun gratis untuk tim kecil. Alat kolaborasi lainnya secara khusus ditujukan untuk bisnis perusahaan dan menawarkan fitur khusus untuk tim yang terdiri dari 20+. Jadi, periksa terlebih dahulu jumlah orang di tim atau organisasi Anda yang memerlukan akses ke alat ini sebelum Anda membuat keputusan.

Kemacetan utama untuk dipecahkan

Apa alasan utama Anda memperkenalkan perangkat lunak kolaborasi digital ke proses bisnis Anda? Apakah Anda mencoba untuk meningkatkan efisiensi alur kerja Anda? Sebelum Anda memilih perangkat lunak, kenali apa yang ingin dicapai oleh kolaborasi online Anda. Kemudian, temukan alat yang paling tepat untuk memenuhi kebutuhan ini.

Perhatikan, bahwa sangat tidak mungkin ada satu alat yang mencakup semua fitur yang diperlukan, jadi Anda mungkin ingin menggunakan beberapa alat kolaborasi online dalam kombinasi untuk mengatasi setiap hambatan Anda.

Kemudahan penggunaan

Kami sangat menyarankan Anda memprioritaskan kemudahan penggunaan alat Anda. Semakin mudah alat ini diterapkan, semakin besar kemungkinan anggota tim Anda akan menggunakannya. Ini juga akan menghemat banyak waktu dan biaya untuk melatih semua tim Anda dan pihak eksternal seperti klien atau mitra bisnis.

Tingkat keamanan

Jika Anda berurusan dengan informasi sensitif atau data pribadi, maka Anda harus yakin bahwa alat kolaborasi online Anda menawarkan standar keamanan yang tinggi. Dengan cara ini, Anda dapat mengelola data dengan aman dan terjamin. Kami juga menyarankan Anda memilih alat kolaborasi berbasis cloud, karena ini akan mencadangkan pekerjaan Anda dengan aman.

Praktik terbaik untuk meningkatkan kolaborasi online dalam tim Anda

Sekarang setelah Anda memilih perangkat lunak kolaborasi online Anda, langkah selanjutnya adalah mengimplementasikannya. Untuk memastikan alat baru Anda digunakan seefektif mungkin, lihat kiat teratas kami untuk membuat kolaborasi online lebih efektif.

Memiliki tumpukan alat yang komprehensif

Perangkat lunak kolaborasi online Anda akan mencakup berbagai alat yang berbeda. Jadi, pastikan Anda memiliki alat kolaborasi yang tepat untuk setiap area. Misalnya, temukan alat untuk tim jarak jauh, tinjauan konten, dan persetujuan, komunikasi tim, dll. Kemudian, integrasikan sepenuhnya, untuk mengotomatiskan tugas manual sebanyak mungkin.

Berkomunikasi secara terbuka dan teratur

Menurut TeamStage, 99,1% karyawan ingin organisasi mereka mengembangkan komunikasi yang jujur. Jadi, dorong komunikasi yang jelas, terbuka, terperinci, dan teratur. Diskusikan ide dan pastikan semua orang dalam tim merasa didukung selama proyek kolaborasi online. Ini akan meningkatkan transparansi dan menciptakan proyek berkualitas tinggi, sambil mempromosikan pembelajaran bersama yang berkelanjutan.

Bersikaplah transparan

Berikan kejelasan lengkap kepada anggota tim Anda, sehingga mereka memiliki semua informasi yang mereka butuhkan untuk membantu kemajuan proyek. Ini termasuk menunjukkan kepada mereka tempat mengakses file yang berbeda, cara membuat dan menyimpan versi yang berbeda, cara memberikan umpan balik yang tepat, dan menyiapkan alur kerja yang jelas. Dengan menginvestasikan waktu ini sejak dini, Anda akan secara signifikan meningkatkan kecepatan penyerapan kolaborasi online.

Tetapkan tenggat waktu yang jelas

Gunakan tenggat waktu dalam alat kolaborasi Anda, karena ini adalah cara terbaik untuk menjaga alur kerja Anda tetap beroperasi dengan efisiensi penuh. Ini harus mencakup, misalnya, menetapkan tenggat waktu untuk tugas, tinjauan, persetujuan, dan tenggat waktu proyek akhir.

Berikan umpan balik

Pastikan semua umpan balik tentang aset, dokumen, atau elemen proyek baru disimpan sejelas mungkin. Anda dapat melakukan ini dengan menggunakan alat anotasi untuk menyorot area yang tepat yang Anda maksud, dan dengan menggunakan komentar untuk meninggalkan catatan terperinci. Ini akan membuat umpan balik menjadi jelas, akurat, dan dapat ditindaklanjuti.

Masa depan kolaborasi online

Di era digital, kolaborasi online lebih penting dari sebelumnya. Kerja jarak jauh dan kolaborasi kelompok yang dilakukan secara online menjadi "normal baru". Setelah kurva pembelajaran cepat yang diperlukan oleh pandemi COVID-19, banyak perusahaan sekarang mengadopsi tim hibrida secara permanen.

Menurut penelitian oleh Findstack, 85% manajer yang disurvei memperkirakan bahwa memiliki tim yang terdiri dari gabungan tim internal dan pekerja jarak jauh akan segera menjadi hal yang normal. Kolaborasi online sangat penting untuk memastikan keberhasilan perubahan ini. Dengan mengadopsi kolaborasi digital, tim dapat terus berkolaborasi sama efektifnya seperti sebelumnya, terlepas dari apakah mereka berada di ruangan yang sama atau di kota yang berbeda.

Selain itu, bisnis menjadi semakin mengglobal. Munculnya peluang kerja jarak jauh, kecepatan komunikasi digital, dan pasar global saat ini membuat banyak organisasi memiliki karyawan di seluruh dunia.

Seperti yang dapat Anda bayangkan, tanpa kolaborasi online, sangat sulit untuk mengelola proyek dan menjaga tim global pada halaman yang sama. Dengan fitur kolaborasi intuitif mereka, alat kolaborasi online memungkinkan tim terdistribusi untuk mengerjakan proyek dengan lancar dan berbagi file, umpan balik, dan informasi.

Kesimpulan

Dengan perangkat lunak kolaborasi online, bisnis Anda dapat menggunakan teknologi spesialis yang inovatif secara maksimal. Jadi, pastikan untuk menggunakan alat kolaborasi online secara maksimal.

Dengan mengadopsi pendekatan digital untuk kolaborasi, Anda dapat meningkatkan efisiensi alur kerja Anda dan menciptakan kualitas kerja yang lebih tinggi, sambil memastikan semua orang di tim Anda merasa didukung, dihargai, dan yang terpenting, bahagia.