Un guide de la collaboration en ligne et des meilleurs outils en 2022

La collaboration en ligne est l'avenir de votre entreprise. Pourquoi? Cela permet aux équipes de travailler plus efficacement et d'être mieux organisées sur les tâches et les projets.

Qu'est-ce que la collaboration en ligne ?

La collaboration en ligne décrit la façon dont les gens collaborent en temps réel ou de manière asynchrone sur Internet, à l'aide d'outils et de plates-formes spécifiques. Cela signifie qu'ils peuvent collaborer, même lorsqu'ils ne se trouvent pas dans la même pièce, le même pays ou le même fuseau horaire.

La collaboration en ligne peut fonctionner sur tous les éléments d'un projet, y compris la possibilité de planifier des projets, de discuter de sujets, de créer, de réviser et d'approuver du contenu. Des outils sophistiqués aident les équipes à rendre tous ces processus plus rapides, plus faciles et plus transparents.

Types de collaboration en ligne

Que votre équipe travaille dans un bureau ou à distance sur différents fuseaux horaires, vous pouvez choisir entre une collaboration en ligne synchrone et asynchrone pour répondre à vos besoins spécifiques. Le type peut varier pour chaque tâche et chaque projet, en fonction des besoins de votre équipe, de leur disponibilité et de la structure de votre flux de travail.

Collaboration synchrone

La collaboration synchrone se produit en temps réel. Ce type de collaboration en ligne est couramment utilisé pour les réunions, pour discuter de projets ou pour permettre à plusieurs membres de l'équipe d'afficher, de modifier ou de laisser des commentaires simultanément sur un fichier partagé. La collaboration synchrone est utile lorsque vous avez besoin de commentaires ou de décisions immédiatement ou lorsque vous devez discuter de sujets trop complexes ou trop complets pour une conversation informelle.

Les avantages de la communication synchrone sont :

• Vous recevez des commentaires clairs, directs et immédiats sur votre travail.
• Il maintient les processus aussi efficaces et rapides que possible.
• Il reproduit avec succès la collaboration et les échanges en direct, comme ils se produiraient en personne.

Collaboration asynchrone

La collaboration asynchrone (comme son nom l'indique) ne se produit pas en temps réel. Le principal avantage de la collaboration en ligne de manière asynchrone est qu'elle permet à plusieurs personnes d'être impliquées dans le processus de collaboration, sans avoir besoin d'organiser une heure de réunion spécifique adaptée aux horaires de chacun.

Les avantages de la communication asynchrone sont :

• Les gens peuvent structurer leur journée de manière plus flexible et accomplir leurs tâches quand cela convient le mieux à leur emploi du temps.
• Les équipes peuvent utiliser des outils de collaboration pour partager, afficher et commenter des documents, demander de l'aide ou gérer l'avancement du projet, le tout dans un délai donné.
• Vous pouvez enregistrer une vidéo pour expliquer vos idées pour le projet, afin que vos collègues puissent la regarder avant la prochaine réunion en direct.

Pourquoi la collaboration en ligne est-elle importante ?

Saviez-vous que 97 % des employés et des cadres disent que si une équipe manque d'alignement, cela aura un impact sur le résultat d'un projet ?

Favoriser un système de collaboration d'équipe solide peut renforcer l'alignement et le travail dynamique de votre équipe. Le travail collaboratif garantit également que votre travail est cohérent et de la meilleure qualité.

Obtenez plus de transparence et de visibilité

Les outils de collaboration en ligne permettent aux équipes de voir le statut, la progression et la date d'échéance des tâches. De plus, tout le monde sait qui est responsable de quelles tâches et quelles sont les prochaines étapes.

Travailler plus efficacement

En utilisant des outils de collaboration en ligne, toutes les discussions sur le projet peuvent être conservées dans un emplacement pratique, basé sur le cloud. Cela garantit qu'aucune information n'est perdue et que tous les commentaires sont pris en compte.

Améliorer la qualité de votre travail

En améliorant votre collaboration en ligne et la gestion des commentaires, vous pouvez utiliser toute l'expertise de votre équipe. En établissant un processus d'examen et d'approbation clair, vous pouvez vous assurer que tout votre travail est sans erreur, conforme à la marque et de qualité supérieure.

Meilleure gestion du temps

Le travail asynchrone permet à vos équipes de terminer le travail à un moment qui convient à leur horaire de travail. Ils seront pleinement informés de ce qui se passe en ce moment et s'ils travaillent dans les délais.

Des employés plus heureux

Selon un rapport publié par TeamStage, un tiers des professionnels des RH affirment qu'une mauvaise collaboration au sein d'une équipe aura un impact négatif sur le moral des employés. La collaboration en ligne aide votre équipe à travailler plus étroitement tout en favorisant un lieu de travail et une culture favorables. Cela aura également un impact positif sur la satisfaction de vos employés.

Les cinq meilleurs outils de collaboration en ligne de 2022

Les outils de collaboration en ligne sont des plateformes numériques qui permettent aux entreprises d'améliorer la communication, d'accroître la transparence et d'assurer des processus commerciaux efficaces. Ces outils sont accessibles à toute l'équipe, ainsi qu'aux clients ou aux parties investies, via une connexion sécurisée.

Filestage pour la collaboration de contenu

Filestage aide les équipes marketing et créatives à collaborer sur plusieurs types de fichiers, sur une plateforme centralisée. Le logiciel de révision basé sur le cloud comprend des outils pour partager, commenter et approuver les fichiers. De plus, vous pouvez automatiser les tâches manuelles et configurer des flux de travail personnalisés pour rationaliser vos processus.

Traits:

• Les utilisateurs peuvent laisser des commentaires et des annotations directement sur le fichier
• Créer un processus d'examen et d'approbation structuré et cohérent
• Discutez des commentaires et des changements en temps réel
• Listes de tâches automatiques et rappels de date d'échéance
• Approbation en un clic, permettant des approbations plus rapides

"L'interface est très simple, l'outil d'annotation est simple à utiliser et les paramètres personnalisables nous permettent d'être flexibles d'un projet à l'autre." –Robert M.

Astucieux pour la collaboration de projet

Nifty est conçu pour fournir une plate-forme de collaboration en ligne complète. Cet outil de collaboration de projet agit comme un portail centralisé, permettant aux utilisateurs de créer des messages de discussion de groupe, de créer des feuilles de route, de créer des calendriers et d'effectuer des tâches, en un seul endroit.

• Inclut un logiciel de gestion de projet, tel que les jalons du diagramme de Gantt
• Fournit des outils de suivi du temps
• Permet aux utilisateurs de créer un système de dossiers, organisés selon leur choix de critères
• Interface intuitive et facile à utiliser

• Certains utilisateurs ont des difficultés avec le stockage de Nifty
• Certains utilisateurs ont des problèmes avec la fonctionnalité Nifty docs

"Outre l'excellente interface utilisateur / UX proposée par Nifty, j'aime la fluidité de la communication avec un client. Vous pouvez inviter vos collaborateurs en tant qu'invités à n'importe quel projet, où ils peuvent rejoindre les discussions, terminer ou créer des tâches, mais ils ont des privilèges limités, donc la gestion du projet vous appartient. – Arpad S

Chanty pour la communication

Chanty est un logiciel de communication comprenant un outil de visioconférence, des discussions contextuelles, des cartes à tâches – y compris l'étiquetage de la priorité et du statut des tâches – et un outil de messagerie dédié. En plus de sa plateforme informatique, Chanty propose également une application pour téléphone et tablette, avec une gamme complète de fonctionnalités.

• Disposition Kanban pour le tableau de bord du projet
• Des applications pour appareils mobiles sont également disponibles
• Conçu pour être très facile à utiliser
• Recueillez des commentaires en toute transparence grâce à la messagerie instantanée
• Filtrer les tâches et les messages selon les critères sélectionnés
• Configurer des appels audio ou vidéo en ligne

• Options d'organisation et de personnalisation limitées avec le calendrier
• Il n'y a pas la possibilité de créer différents canaux de communication dans le logiciel

"Chanty est facile à utiliser et sa convivialité en fait l'un de mes outils préférés que j'utilise au quotidien, car je peux discuter avec mon équipe, envoyer un message privé, créer des appels vidéo ou uniquement des appels audio, et bien plus encore. Suite." – Carlos B.

Figma pour la collaboration de conception

Figma est un outil de collaboration de conception spécifiquement conçu pour le travail de conception et de graphisme. Le logiciel contient une gamme d'outils - y compris Vector Networks, OpenType et Auto Layout - conçus pour aider les équipes créatives à collaborer numériquement sur des ressources visuelles, notamment des affiches, des illustrations et des conceptions de pages Web.

• Une large gamme de polices
• Outils de tableau blanc numérique
• Modèles de fichiers prédéfinis pour une variété de projets de conception
• Fonctions de commentaire de pense-bête
• Créer des prototypes interactifs
• Tests d'utilisabilité et outils UX

• Le logiciel de création de Figma est volumineux, son chargement peut donc prendre un certain temps
• Ses outils ont un très haut niveau de sensibilité
• Aucun logiciel pour créer des organigrammes ou des structures d'équipe hiérarchiques

"Figma est un outil efficace qui a un large éventail d'utilisations, et il est très convivial pour les débutants afin que même les nouveaux collaborateurs puissent partager leurs idées à travers lui." – Sakib S

Google Docs pour la collaboration documentaire

Google Docs est un outil de collaboration de documents basé sur le cloud intégré à Google Workspace qui offre aux utilisateurs une expérience complète de l'utilisation d'outils similaires à Microsoft Word, Excel et Powerpoint. Pour démarrer une collaboration en ligne avec d'autres membres de l'équipe, il suffit au créateur de copier et coller un lien ou d'ajouter son adresse e-mail.

• Possibilité de créer différents droits d'accès et de modification
• Service de partage de fichiers facile, avec partage en un seul lien
• Laissez des commentaires et assignez des tâches, en identifiant différents utilisateurs dans les commentaires
• Fichiers accessibles via un appareil mobile
• Vue en direct des différents utilisateurs et de ce qu'ils font
• Activez le mode de suggestion pour approuver les modifications

• Les documents ne sont pas accessibles sans connexion internet
• Bien qu'il existe une version gratuite de Google Docs, seule une petite quantité d'espace de stockage gratuit est fournie.

"Les applications Google Workspace sont parfaites pour l'environnement de travail hybride/à distance, car elles sont légères et se synchronisent instantanément sur les appareils et les comptes." – Amr M

Conseils pour choisir le meilleur outil de collaboration en ligne pour vos besoins

Il existe de nombreux excellents outils de travail à distance sur le marché. Nous avons donc fourni une liste de conseils et de meilleures pratiques pour vous aider à trouver l'outil de collaboration en ligne parfait pour vos besoins professionnels spécifiques.

Taille de l'équipe

Certains outils de collaboration en ligne proposent des comptes gratuits pour les petites équipes. D'autres outils de collaboration sont spécifiquement destinés aux entreprises et offrent des fonctionnalités spécialisées pour les équipes de plus de 20 personnes. Vérifiez donc d'abord le nombre de personnes de votre équipe ou de votre organisation qui auraient besoin d'accéder à l'outil avant de prendre une décision.

Principaux goulots d'étranglement à résoudre

Quelle est votre principale raison d'introduire un logiciel de collaboration numérique dans vos processus métier ? Essayez-vous d'améliorer l'efficacité de votre flux de travail ? Avant de choisir votre logiciel, identifiez ce que vous voulez que votre collaboration en ligne réalise. Ensuite, trouvez les outils les mieux adaptés pour répondre à ces besoins.

Notez qu'il est très peu probable qu'un seul outil inclue toutes les fonctionnalités nécessaires, vous pouvez donc utiliser plusieurs outils de collaboration en ligne en combinaison pour résoudre chacun de vos goulots d'étranglement.

Facilité d'utilisation

Nous vous recommandons vivement de privilégier la facilité d'utilisation de votre outil. Plus l'outil est facile à mettre en œuvre, plus les membres de votre équipe seront susceptibles de l'utiliser. Cela vous fera également économiser beaucoup de temps et d'argent pour former toute votre équipe et des parties externes telles que des clients ou des partenaires commerciaux.

Niveaux de sécurité

Si vous traitez des informations sensibles ou des données personnelles, vous devez être certain que votre outil de collaboration en ligne offre des normes de sécurité élevées. De cette façon, vous pouvez gérer les données en toute sécurité. Nous vous recommandons également de choisir un outil de collaboration basé sur le cloud, car cela sauvegardera votre travail en toute sécurité.

Meilleures pratiques pour améliorer la collaboration en ligne au sein de votre équipe

Maintenant que vous avez choisi vos logiciels de collaboration en ligne, la prochaine étape consiste à les mettre en œuvre. Pour vous assurer que vos nouveaux outils sont utilisés aussi efficacement que possible, consultez nos meilleurs conseils pour rendre la collaboration en ligne plus efficace.

Avoir une pile d'outils complète

Votre logiciel de collaboration en ligne comprendra une large gamme d'outils différents. Assurez-vous donc d'avoir les bons outils de collaboration en place pour chaque domaine. Par exemple, trouvez des outils pour les équipes distantes, la révision et l'approbation du contenu, la communication d'équipe, etc. Ensuite, intégrez-les complètement, pour automatiser autant de tâches manuelles que possible.

Communiquer ouvertement et régulièrement

Selon TeamStage, 99,1 % des employés souhaitent que leur organisation favorise une communication honnête. Alors, encouragez une communication claire, ouverte, détaillée et régulière. Discutez des idées et assurez-vous que tous les membres de l'équipe se sentent soutenus tout au long du projet de collaboration en ligne. Cela augmentera la transparence et créera des projets de haute qualité, tout en favorisant un apprentissage continu et partagé.

Soyez transparent

Donnez aux membres de votre équipe une clarté totale, afin qu'ils disposent de toutes les informations dont ils ont besoin pour faire avancer le projet. Cela inclut de leur montrer où accéder aux différents fichiers, comment créer et enregistrer différentes versions, comment donner des commentaires précis et mettre en place des flux de travail clairs. En investissant ce temps dès le début, vous augmenterez considérablement la vitesse d'adoption de la collaboration en ligne.

Fixez des délais clairs

Utilisez des délais dans vos outils de collaboration, car c'est le meilleur moyen de maintenir votre flux de travail à pleine efficacité. Celles-ci doivent inclure, par exemple, la fixation de délais pour les tâches, les révisions, les approbations et la date limite finale du projet.

Donnez votre avis

Assurez-vous que tous les commentaires sur les nouveaux actifs, documents ou éléments de projet sont aussi clairs que possible. Vous pouvez le faire en utilisant des outils d'annotation pour mettre en évidence la zone exacte à laquelle vous faites référence et en utilisant des commentaires pour laisser des notes détaillées. Cela rendra les commentaires clairs, précis et exploitables.

L'avenir de la collaboration en ligne

À l'ère numérique, la collaboration en ligne est plus importante que jamais. Le travail à distance et la collaboration de groupe en ligne deviennent la « nouvelle normalité ». Après la courbe d'apprentissage rapide rendue nécessaire par la pandémie de COVID-19, de nombreuses entreprises adoptent désormais des équipes hybrides permanentes.

Selon une étude de Findstack, 85 % des managers interrogés prédisent qu'il sera bientôt tout à fait normal d'avoir une équipe composée d'un mélange d'équipes internes et de télétravailleurs. La collaboration en ligne est essentielle pour assurer le succès de ce changement. En adoptant la collaboration numérique, les équipes peuvent continuer à collaborer aussi efficacement qu'auparavant, qu'elles se trouvent dans la même pièce ou dans des villes différentes.

De plus, les entreprises se mondialisent de plus en plus. L'augmentation des opportunités de travail à distance, la vitesse de la communication numérique et le marché mondial actuel signifient que de nombreuses organisations ont des employés situés partout dans le monde.

Comme vous pouvez l'imaginer, sans collaboration en ligne, il est extrêmement difficile de gérer des projets et de garder les équipes mondiales sur la même longueur d'onde. Grâce à leurs fonctionnalités de collaboration intuitives, les outils de collaboration en ligne permettent aux équipes distribuées de travailler de manière transparente sur des projets et de partager des fichiers, des commentaires et des informations.

Conclusion

Avec un logiciel de collaboration en ligne, votre entreprise peut utiliser une technologie innovante et spécialisée à son plein potentiel. Assurez-vous donc d'utiliser pleinement les outils de collaboration en ligne.

En adoptant une approche numérique de la collaboration, vous pouvez améliorer l'efficacité de votre flux de travail et créer un travail de meilleure qualité, tout en vous assurant que tous les membres de votre équipe se sentent soutenus, valorisés et, surtout, heureux.