為什麼項目管理中的資源預測很重要
已發表: 2022-07-12當涉及到創造性工作時，項目管理中的資源預測是複雜的，並且伴隨著一系列獨特的挑戰。
每個客戶的需求和時間表幾乎沒有一致性。 您想利用創意人員，但也要給他們發揮創意的自由。 隨著截止日期和要求的變化，資源規劃變得異常複雜。
為了正確規劃資源，能夠預測您的資源可用性很重要。 當涉及到復雜的創意角色時，諸如 ROI 評分之類的粗略技術會失敗。 您需要更細緻入微的方法來預測資源需求和可用性。
在本文中，我將討論資源預測在項目管理中的一些主要好處。 我還將分享一些指導原則，以更有效地預測資源。
資源預測的重要性
代理業務的核心是人員業務。 你只有和你能吸引和留住的人一樣好。
當你處理像創意人才這樣模糊不清的事情時，謹慎的人員管理變得更加重要。
機構中的創意人員經常在兩種狀態之間穿梭——“過度工作”和“未充分利用”——這兩種狀態都不理想。
資源預測旨在解決這個問題。
顧名思義，資源預測就是預測您未來的資源需求。 對於成長中的機構來說，這對於分配資源和計劃招聘至關重要。
項目經理將使用預測來確保他們即將進行的項目配備充足的人員。 客戶經理將使用它來確定要追求的新業務。
資源預測具有幾個關鍵優勢，例如：
- 確保您的資源得到利用和快樂
您無法像規劃工廠一樣規劃創意資源。 人類的創造力是不明確且短暫的。 它也很少可擴展； 創意產出因項目而異，甚至每天都有很大差異。
因此，創意產業的資源規劃不僅要注重資源的利用，還要讓他們滿意。
這樣做需要深入了解創意團隊的優勢和劣勢。 你需要確切地知道你的員工喜歡從事什麼樣的項目和挑戰。
理想情況下，您應該知道每個資源的：
- 關鍵技能
- 過往工作記錄
- 優勢劣勢
- 對過去項目的反饋
如果您可以將正確的資源與正確的項目相匹配，您將擁有更快樂的員工隊伍。
一種方法是使用易於使用、用戶友好的資源管理軟件。 該軟件將為您的團隊製作時間表和報告，並減少潛在的壓力。
最好的資源管理軟件應該使管理人員能夠創建計劃和管理工作負載。 它還應該集成時間表和時間表，允許實時更新項目。
如果處理得當，並通過正確的工具，資源預測可以顯示每個項目的優勢和劣勢——以及資源是如何被利用的。
- 預測招聘和資源需求
資源預測識別人員需求，分配可用人員並確定未來項目需要增加或替換的內容。
這些因素都有助於項目的成功，並有助於提供可量化的證據來改進您機構的流程。
在規劃下一個項目時，了解自己的能力很重要。 這可以通過查看過去的項目來確定哪些資源使用不足或過度使用來實現。
尋找能夠按客戶跟踪和存儲所有表格、文件和電子郵件的資源管理軟件，以便輕鬆準確地分析每個活動。
在現代創意產業中，代理機構利用外包資源是很常見的。 掌握資源預測還可以幫助確定您是否需要自由撰稿人或全職設計師來完成項目管道中的內容。
- 預測並滿足行業趨勢的需求
技術是創意產業的基石，隨著技術趨勢的變化，對人才的需求也隨之發生變化。
兩年前流行的編程語言或設計實踐可能會在接下來的六個月內失寵。 您需要能夠預見這些趨勢並相應地調整您的招聘實踐。
正如通用電氣前董事長雷金納德·瓊斯在《哈佛商業評論》中評論的那樣：
“我們是一家擁有 30,000 名機電工程師的公司，而這家公司需要電子工程師。 我們在 1970 年並沒有計劃進行這種變化，到 1970 年代中期它給我們帶來了很大的問題”
這是資源預測在項目管理中鮮為人知的好處之一。 它讓您鳥瞰行業和塑造行業的市場力量。 如果出現新趨勢，您可以將其納入您的招聘決策。
同時，能夠發現趨勢也將幫助您開發培訓解決方案。 項目經理與人力資源經理合作為團隊成員提供預測趨勢培訓的情況並不少見。
- 映射（並降低）流失率
關鍵團隊成員跳槽是任何項目都可能發生的災難性事件之一。 如果您使用更結構化的項目管理方法，例如瀑布方法，則資源的離開可能會破壞整個項目。
在預測未來資源的過程中，您還必須對現有的流失率進行調查（在某些創意機構中流失率可能超過 20%）。 這可以幫助您了解和映射員工離職的原因。
這樣做可以採取補救措施。 如果關鍵資源因為無法從事有意義的項目而離開，您可以相應地轉移他們的精力。
資源預測是您在代理機構可以做的最重要的事情之一。
現在的問題是：你是怎麼做到的？
我將在下面分享一些技巧。
如何進行資源預測
就其核心而言，資源預測只是衡量三件事——你的歷史工作記錄、你當前的團隊組成和未來的工作。
為了成功進行資源預測，您需要考慮以下因素：
- 本組織的成長
項目管理中資源預測的一個常見錯誤是在項目級別的視圖中考慮未來的資源需求。 雖然這會告訴您需要為哪些未來項目做準備，但它並不能說明您的組織是否有能力處理這些變化。
因此，您需要考慮的第一件事就是組織的發展。
問問自己：業務增長速度有多快？ 業務是否在某個區域收縮/擴展？ 支持人事變動的企業財務狀況如何？
如果企業正在積極為動作設計項目尋找新客戶，您將必須相應地定位您的團隊。 如果過去兩個季度的低增長影響了招聘能力，您將不得不將其納入您的資源估算決策中。
- 流失率
關鍵人員的離開不僅會破壞您當前的項目，還會危及您為未來項目配備人員的能力。
因此，將員工流失率納入您的預測。
通過以下方式跟踪流失率：
- Skill ，查看具有某些技能的團隊成員是否比其他人更有可能離開。 這也會告訴你對不同技能的需求。 例如，如果您的更多 Django 開發人員離開，這可能意味著他們在您的公司之外有更多機會。
- Project-type ，檢查某些類型的項目或客戶是否更有可能導致員工流失。 這可以幫助您避免將來人員與項目的不匹配。
- Project-size ，檢查項目規模和員工滿意度之間是否存在相關性。 例如，如果大型項目的流失率很高，這可能是潛在溝通和管理問題的一個指標。
- 技術趨勢
您可能擁有現有項目的人員，但這並不總是意味著您可以滿足未來的需求。 新技術趨勢往往會讓項目經理措手不及，讓他們在即將到來的項目中人手不足。
因此，跟踪技術趨勢並將其用於您的預測。 你需要：
- 跟踪對現有技能的需求，以了解現有團隊在未來的合作中表現如何。 如果對某種技能的需求正在消失，您可以相應地重新培訓或縮減您的人員。
- 跟踪未來市場需求以做出招聘和培訓決策。
- 其他因素
除了上述之外，您還需要在預測中考慮以下因素：
- 客戶需求：根據您當前的需求估計未來的客戶需求。 使用此需求來確定資源分配和招聘需求。
- Ad-hoc 項目需求，即特定項目的資源需求。 這將確保您在團隊中擁有適當的人才平衡，以滿足項目需求。
- 理想的緩衝區大小：您估計的內容與項目實際花費的時間之間總是存在不匹配的。 使用歷史項目記錄來識別這種不匹配，並在預測未來項目的緩衝區大小時使用它。
資源預測提示
資源預測有多種方法，如工作量分析、趨勢分析、管理判斷等。
瀏覽所有這些方法超出了這篇博文的範圍。
但是，無論您使用哪種方法，您都可以遵循一些技巧來更好地進行資源預測：
- 使用員工級別的預測
行業或組織級別的資源預測是有幫助的，但它沒有考慮到創造性工作的獨特性。 由於創意工作不能像工廠工作那樣規模化，因此您的預測也必須在員工層面進行。
從本質上講，這意味著基於個別員工的技能和工作習慣進行預測。
如果一個員工被認為很聰明但很慢，你需要考慮到這一點。 如果另一位員工在小型項目中表現出色，但在大型團隊中表現不佳，您也需要對此進行預測。
鑑於創意產業以人為本的性質，採用這種方法將使勞動力更快樂，預測更準確。
- 採用參與式方法
您的資源預測可以是自上而下的（即高級管理層確定業務方向併計劃資源），也可以是自下而上的（即項目經理確定需求）。
然而，為了真正準確的資源預測，您需要採用參與式方法。 這是高層管理人員和項目經理共同規劃未來資源需求的地方。 管理層告訴項目經理業務方向，項目經理開發一個解決方案來滿足他們的要求。
在動態工作環境中，這種參與式方法為資源估算帶來了急需的清晰度。
- 制定風險管理計劃
這是不可避免的：有些資源會離開，有些資源會表現不佳，有些資源會超額交付。
這是創意產業的一部分。 您永遠無法準確預測項目中實際發生的事情。
因此，在您的資源預測中，創建一個風險管理計劃。 為最壞的情況制定計劃 - 如果關鍵團隊成員決定退出或資源未按預期執行，您會怎麼做。 考慮足夠的緩衝時間，以確保您可以在出現問題時處理問題。
成為項目經理通常歸結為彌合預期與實際發生的事情之間的差距。 你越能為突發事件做計劃，你就越能彌合這一差距。
結論資源預測是項目經理最重要的職責之一。 全面的資源預測將使您更好地滿足員工需求。 在以人為本的創意產業中，這可以轉化為更快樂的員工解決他們關心的問題。 更快樂的員工等於更快樂的客戶。
這也是您將參與的更廣泛的活動之一。項目管理中的準確資源預測要求您考慮影響您工作的組織級別、行業級別和員工級別的因素。
採用參與式方法，讓高層管理人員和項目經理一起預測決策，關注員工併計劃突發事件以進行更準確的資源預測。
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