Um guia para colaboração online e as melhores ferramentas em 2022

A colaboração online é o futuro do seu negócio. Por quê? Ele garante que as equipes possam trabalhar com mais eficiência e serem mais organizadas em tarefas e projetos.

O que é colaboração online?

A colaboração online descreve a forma como as pessoas colaboram em tempo real ou de forma assíncrona pela internet, usando ferramentas e plataformas específicas. Isso significa que eles podem colaborar, mesmo quando não estão na mesma sala, país ou fuso horário.

A colaboração online pode funcionar em todos os elementos de um projeto – incluindo a capacidade de planejar projetos, discutir tópicos, criar, revisar e aprovar conteúdo. Ferramentas sofisticadas ajudam as equipes a tornar todos esses processos mais rápidos, fáceis e transparentes.

Tipos de colaboração online

Esteja sua equipe trabalhando em um escritório ou remotamente em diferentes fusos horários, você pode escolher entre colaboração online síncrona e assíncrona para atender às suas necessidades específicas. O tipo pode variar para cada tarefa e projeto, dependendo dos requisitos de sua equipe, sua disponibilidade e a estrutura de seu fluxo de trabalho.

Colaboração síncrona

A colaboração síncrona acontece em tempo real. Esse tipo de colaboração online é comumente usado para reuniões, para discutir projetos ou para permitir que vários membros da equipe visualizem, editem ou deixem comentários simultaneamente em um arquivo compartilhado. A colaboração síncrona faz sentido quando você precisa de feedback ou decisões imediatamente ou quando precisa discutir tópicos muito complexos ou abrangentes para um bate-papo informal.

Os benefícios da comunicação síncrona são:

• Você recebe feedback claro, direto e imediato sobre seu trabalho.
• Mantém os processos tão eficientes e rápidos quanto possível.
• Ele replica com sucesso a colaboração e os intercâmbios ao vivo, como aconteceriam pessoalmente.

Colaboração assíncrona

A colaboração assíncrona (como o nome sugere) não acontece em tempo real. O principal benefício da colaboração on-line de forma assíncrona é que ela permite que várias pessoas se envolvam no processo de colaboração, sem a necessidade de organizar um horário de reunião específico que se adapte às agendas de todos.

Os benefícios da comunicação assíncrona são:

• As pessoas podem estruturar seu dia com mais flexibilidade e concluir as tarefas quando melhor se adequar à sua agenda.
• As equipes podem usar ferramentas de colaboração para compartilhar, visualizar e comentar documentos, solicitar suporte ou gerenciar o progresso do projeto – tudo dentro de um determinado período de tempo.
• Você pode gravar um vídeo para explicar suas ideias para o projeto, para que seus colegas possam assisti-lo antes da próxima reunião ao vivo.

Por que a colaboração online é importante?

Você sabia que 97% dos funcionários e executivos dizem que, se uma equipe tiver falta de alinhamento, isso afetará o resultado de um projeto?

Promover um sistema de forte colaboração em equipe pode fortalecer o alinhamento e o trabalho dinâmico de sua equipe. O trabalho colaborativo também garante que seu trabalho seja consistente e da melhor qualidade.

Obtenha mais transparência e visibilidade

As ferramentas de colaboração online permitem que as equipes vejam o status, o andamento e a data de vencimento das tarefas. Além disso, todos sabem quem é responsável por quais tarefas e quais são os próximos passos.

Trabalhe de forma mais eficaz

Ao usar ferramentas de colaboração online, todas as discussões sobre o projeto podem ser mantidas em um local conveniente e baseado em nuvem. Isso garante que nenhuma informação seja perdida e que todos os comentários sejam atendidos.

Melhore a qualidade do seu trabalho

Ao melhorar sua colaboração online e gerenciamento de feedback, você pode utilizar toda a experiência de sua equipe. Ao estabelecer um processo claro de revisão e aprovação, você pode garantir que todo o seu trabalho esteja livre de erros, na marca e de alta qualidade.

Melhor gestão do tempo

O trabalho assíncrono permite que suas equipes concluam o trabalho em um horário adequado ao cronograma de trabalho. Eles serão totalmente informados sobre o que está acontecendo agora e se estão trabalhando dentro do prazo.

Funcionários mais felizes

De acordo com um relatório publicado pela TeamStage, um terço dos profissionais de RH dizem que a má colaboração dentro de uma equipe afetará negativamente o moral dos funcionários. A colaboração online ajuda sua equipe a trabalhar mais em conjunto, ao mesmo tempo em que promove um local de trabalho e uma cultura de apoio. Isso também terá um impacto positivo na satisfação de seus funcionários.

As cinco melhores ferramentas de colaboração online de 2022

As ferramentas de colaboração online são plataformas digitais que permitem às empresas melhorar a comunicação, aumentar a transparência e garantir processos de negócios eficientes. Essas ferramentas podem ser acessadas por toda a equipe, além de clientes ou partes investidas, por meio de um login seguro.

Filestage para colaboração de conteúdo

O Filestage ajuda as equipes de marketing e criação a colaborar em vários tipos de arquivos, em uma plataforma centralizada. O software de revisão baseado em nuvem inclui ferramentas para compartilhar, comentar e aprovar arquivos. Além disso, você pode automatizar tarefas manuais e configurar fluxos de trabalho personalizados para otimizar seus processos.

Características:

• Os usuários podem deixar comentários e anotações diretamente no arquivo
• Crie um processo estruturado e consistente de revisão e aprovação
• Discutir feedback e mudanças em tempo real
• Listas de tarefas automáticas e lembretes de data de vencimento
• Aprovação com um clique, permitindo aprovações mais rápidas

“A interface é muito direta, a ferramenta de anotação é simples de usar e as configurações personalizáveis ​​nos permitem ser flexíveis de projeto para projeto.” – Roberto M

Nifty para colaboração em projetos

Nifty é projetado para fornecer uma plataforma de colaboração online completa. Essa ferramenta de colaboração de projetos atua como um portal centralizado, permitindo que os usuários criem mensagens de bate-papo em grupo, criem roteiros, criem calendários e concluam tarefas em um único local.

• Inclui software de gerenciamento de projetos, como marcos do gráfico de Gantt
• Fornece ferramentas de rastreamento de tempo
• Permite que os usuários criem um sistema de pastas, organizadas por critérios de escolha
• Interface intuitiva e fácil de usar

• Alguns usuários têm dificuldades com o armazenamento do Nifty
• Alguns usuários têm problemas ao usar o recurso de documentos Nifty

“Além da ótima UI/UX que a Nifty oferece, gosto da fluidez da comunicação com o cliente. Você pode convidar seus colaboradores como convidados para qualquer projeto, onde eles podem participar das discussões, concluir ou criar tarefas, mas eles têm privilégios limitados, então o gerenciamento do projeto é todo seu.” – Arpad S

Chanty para comunicação

Chanty é um software de comunicação que inclui uma ferramenta de videoconferência, discussões baseadas em contexto, cartões de tarefas – incluindo rotulagem para prioridade e status de tarefas – e uma ferramenta de mensagens dedicada. A par da plataforma informática, o Chanty oferece ainda uma aplicação para telemóvel e tablet, com uma gama completa de funcionalidades.

• Layout Kanban para o painel do projeto
• Aplicativos para dispositivos móveis também estão disponíveis
• Projetado para ser muito fácil de usar
• Reúna feedback sem problemas, com mensagens instantâneas
• Filtre tarefas e mensagens por critérios selecionados
• Configurar chamadas de áudio ou vídeo online

• Opções limitadas de organização e personalização com o calendário
• Não há a opção de criar diferentes canais de comunicação dentro do software

“O Chanty é fácil de usar e sua facilidade de uso o torna uma das minhas ferramentas favoritas que uso no meu dia-a-dia, pois posso conversar com minha equipe, enviar mensagens privadas, criar chamadas de vídeo ou apenas chamadas de áudio e muito mais. mais." – Carlos B

Figma para colaboração de design

O Figma é uma ferramenta de colaboração de design especificamente voltada para o trabalho de design e gráficos. O software contém uma variedade de ferramentas – incluindo Vector Networks, OpenType e Auto Layout – projetadas para ajudar as equipes criativas a colaborar digitalmente em ativos visuais, incluindo pôsteres, ilustrações e designs de páginas de sites.

• Uma ampla variedade de fontes
• Ferramentas de quadro branco digital
• Modelos de arquivo pré-fabricados para uma variedade de projetos de design
• Funções de comentários de notas autoadesivas
• Crie protótipos interativos
• Testes de usabilidade e ferramentas de UX

• O software criativo da Figma é grande, então pode levar algum tempo para carregar
• Suas ferramentas têm um nível muito alto de sensibilidade
• Nenhum software para criar fluxogramas ou estruturas hierárquicas de equipe

“O Figma é uma ferramenta eficaz que tem uma ampla gama de usos e é muito amigável para iniciantes, para que até novos colaboradores possam compartilhar suas ideias por meio dele.” -Sakib S

Documentos Google para colaboração de documentos

O Google Docs é uma ferramenta de colaboração de documentos baseada em nuvem integrada ao Google Workspace que oferece aos usuários a experiência completa de uso de ferramentas, semelhantes ao Microsoft Word, Excel e Powerpoint. Para iniciar a colaboração online com outros membros da equipe, tudo o que o criador precisa fazer é copiar e colar um link ou adicionar seu endereço de e-mail.

• Capacidade de criar diferentes direitos de acesso e edição
• Serviço de compartilhamento de arquivos fácil, com compartilhamento de um link
• Deixe comentários e atribua tarefas, marcando diferentes usuários nos comentários
• Arquivos acessíveis através de um dispositivo móvel
• Visualização ao vivo de diferentes usuários e o que eles estão fazendo
• Ative o modo de sugestão para aprovar as alterações

• Os documentos não podem ser acessados ​​sem uma conexão com a internet
• Embora exista uma versão gratuita do Google Docs, há apenas uma pequena quantidade de armazenamento gratuito fornecida.

“Os aplicativos do Google Workspace são perfeitos para o ambiente de trabalho híbrido/remoto, pois são leves e sincronizam instantaneamente em dispositivos e contas.” – Amr M

Dicas para escolher a melhor ferramenta de colaboração online para suas necessidades

Existem muitas ferramentas de trabalho remoto excelentes no mercado, por isso fornecemos uma lista de dicas e práticas recomendadas para ajudá-lo a encontrar a ferramenta de colaboração online perfeita para suas necessidades comerciais específicas.

Tamanho da equipe

Algumas ferramentas de colaboração online oferecem contas gratuitas para equipes pequenas. Outras ferramentas de colaboração são voltadas especificamente para negócios corporativos e oferecem recursos especializados para equipes de mais de 20 anos. Portanto, verifique primeiro o número de pessoas em sua equipe ou organização que precisariam acessar a ferramenta antes de tomar uma decisão.

Principais gargalos a resolver

Qual é o seu principal motivo para introduzir o software de colaboração digital em seus processos de negócios? Você está tentando aumentar a eficiência do seu fluxo de trabalho? Antes de escolher seu software, identifique o que você deseja que sua colaboração online alcance. Em seguida, encontre as ferramentas mais adequadas para atender a essas necessidades.

Observe que é muito improvável que haja uma ferramenta que inclua todos os recursos necessários, portanto, convém usar várias ferramentas de colaboração online em combinação para resolver cada um dos gargalos.

Fácil de usar

É altamente recomendável que você priorize a facilidade de uso de sua ferramenta. Quanto mais fácil for a implementação da ferramenta, maior a probabilidade de os membros da sua equipe usá-la. Também economizará muito tempo e custos para treinar toda a sua equipe e partes externas, como clientes ou parceiros de negócios.

Níveis de segurança

Se você estiver lidando com informações confidenciais ou dados pessoais, precisará ter certeza de que sua ferramenta de colaboração online oferece padrões de alta segurança. Dessa forma, você pode gerenciar os dados com segurança. Também recomendamos que você escolha uma ferramenta de colaboração baseada em nuvem, pois isso fará backup de seu trabalho com segurança.

Práticas recomendadas para melhorar a colaboração online em sua equipe

Agora que você escolheu seus softwares de colaboração online, o próximo passo é implementá-los. Para garantir que suas novas ferramentas sejam usadas da maneira mais eficaz possível, confira nossas principais dicas para tornar a colaboração online mais eficaz.

Tenha uma pilha de ferramentas abrangente

Seu software de colaboração online incluirá uma ampla variedade de ferramentas diferentes. Portanto, certifique-se de ter as ferramentas de colaboração adequadas para cada área. Por exemplo, encontre ferramentas para equipes remotas, revisão e aprovação de conteúdo, comunicação de equipe etc. Em seguida, integre-as totalmente para automatizar o maior número possível de tarefas manuais.

Comunique-se aberta e regularmente

De acordo com o TeamStage, 99,1% dos funcionários desejam que sua organização promova uma comunicação honesta. Portanto, incentive uma comunicação clara, aberta, detalhada e regular. Discuta ideias e garanta que todos na equipe se sintam apoiados durante todo o projeto de colaboração online. Isso aumentará a transparência e criará projetos de alta qualidade, promovendo o aprendizado compartilhado e contínuo.

Seja transparente

Dê aos membros de sua equipe total clareza, para que eles tenham todas as informações necessárias para ajudar no progresso do projeto. Isso inclui mostrar a eles onde acessar diferentes arquivos, como criar e salvar versões diferentes, como fornecer feedback preciso e configurar fluxos de trabalho claros. Ao investir esse tempo desde o início, você aumentará significativamente a velocidade de aceitação da colaboração online.

Defina prazos claros

Use prazos dentro de suas ferramentas de colaboração, pois esta é a melhor maneira de manter seu fluxo de trabalho operando com eficiência total. Isso deve incluir, por exemplo, a definição de prazos para tarefas, revisões, aprovações e o prazo final do projeto.

Dê retorno

Certifique-se de que todos os comentários sobre novos ativos, documentos ou elementos do projeto sejam mantidos o mais claro possível. Você pode fazer isso usando ferramentas de anotação para destacar a área exata à qual está se referindo e usando comentários para deixar notas detalhadas. Isso tornará o feedback claro, preciso e acionável.

O futuro da colaboração online

Na era digital, a colaboração online é mais importante do que nunca. O trabalho remoto e a colaboração em grupo online estão se tornando o “novo normal”. Após a rápida curva de aprendizado exigida pela pandemia do COVID-19, muitas empresas estão adotando equipes permanentemente híbridas.

De acordo com uma pesquisa da Findstack, 85% dos gerentes pesquisados ​​prevêem que ter uma equipe que inclui um híbrido de equipes internas e trabalhadores remotos em breve será completamente normal. A colaboração online é essencial para garantir o sucesso dessa mudança. Ao adotar a colaboração digital, as equipes podem continuar colaborando com a mesma eficácia de antes, independentemente de estarem na mesma sala ou em cidades diferentes.

Além disso, as empresas estão se tornando cada vez mais globalizadas. O aumento das oportunidades de trabalho remoto, a velocidade da comunicação digital e o mercado global de hoje significam que muitas organizações têm funcionários localizados em todo o mundo.

Como você pode imaginar, sem colaboração online, é extremamente difícil gerenciar projetos e manter as equipes globais na mesma página. Com seus recursos intuitivos de colaboração, as ferramentas de colaboração online permitem que equipes distribuídas trabalhem perfeitamente em projetos e compartilhem arquivos, comentários e informações.

Conclusão

Com o software de colaboração online, sua empresa pode usar tecnologia inovadora e especializada em todo o seu potencial. Portanto, certifique-se de usar as ferramentas de colaboração online para tirar o máximo proveito.

Ao adotar uma abordagem digital à colaboração, você pode melhorar a eficiência do seu fluxo de trabalho e criar um trabalho de maior qualidade, garantindo que todos em sua equipe se sintam apoiados, valorizados e, o mais importante, felizes.