Przewodnik po współpracy online i najlepszych narzędziach w 2022 roku

Współpraca online to przyszłość Twojej firmy. Czemu? Dzięki temu zespoły mogą pracować wydajniej i lepiej zorganizować zadania i projekty.

Czym jest współpraca online?

Współpraca online opisuje sposób, w jaki ludzie współpracują w czasie rzeczywistym lub asynchronicznie przez Internet przy użyciu określonych narzędzi i platform. Oznacza to, że mogą współpracować, nawet jeśli nie znajdują się w tym samym pomieszczeniu, kraju lub strefie czasowej.

Współpraca online może dotyczyć wszystkich elementów projektu – w tym możliwości planowania projektów, omawiania tematów, tworzenia, przeglądania i zatwierdzania treści. Zaawansowane narzędzia pomagają zespołom przyspieszyć, ułatwić i zwiększyć przejrzystość wszystkich tych procesów.

Rodzaje współpracy online

Niezależnie od tego, czy Twój zespół pracuje w biurze, czy zdalnie w różnych strefach czasowych, możesz wybierać między synchroniczną i asynchroniczną współpracą online, aby spełnić Twoje specyficzne potrzeby. Typ może się różnić dla każdego zadania i projektu, w zależności od wymagań zespołu, ich dostępności i struktury przepływu pracy.

Współpraca synchroniczna

Współpraca synchroniczna odbywa się w czasie rzeczywistym. Ten rodzaj współpracy online jest często używany podczas spotkań, omawiania projektów lub umożliwiania wielu członkom zespołu jednoczesnego przeglądania, edytowania lub zostawiania komentarzy do udostępnionego pliku. Współpraca synchroniczna ma sens, gdy potrzebujesz natychmiastowej informacji zwrotnej lub decyzji lub gdy musisz omówić tematy, które są zbyt złożone lub wyczerpujące, aby można je było przeprowadzić na nieformalnym czacie.

Korzyści płynące z komunikacji synchronicznej to:

• Otrzymujesz jasną, bezpośrednią i natychmiastową informację zwrotną na temat swojej pracy.
• Utrzymuje procesy tak wydajne i szybkie, jak to możliwe.
• Z powodzeniem replikuje współpracę na żywo i wymianę, tak jak miałoby to miejsce osobiście.

Współpraca asynchroniczna

Współpraca asynchroniczna (jak sama nazwa wskazuje) nie odbywa się w czasie rzeczywistym. Podstawową korzyścią asynchronicznej współpracy online jest to, że umożliwia ona udział wielu osób w procesie współpracy, bez konieczności wyznaczania określonej godziny spotkania, która pasuje do harmonogramów wszystkich osób.

Korzyści z komunikacji asynchronicznej to:

• Ludzie mogą bardziej elastycznie organizować swój dzień i wykonywać zadania, kiedy najlepiej pasuje to do ich harmonogramu.
• Zespoły mogą korzystać z narzędzi do współpracy, aby udostępniać, przeglądać i komentować dokumenty, prosić o wsparcie lub zarządzać postępem projektu — wszystko w określonym przedziale czasu.
• Możesz nagrać wideo, aby wyjaśnić swoje pomysły dotyczące projektu, aby Twoi współpracownicy mogli obejrzeć go przed następnym spotkaniem na żywo.

Dlaczego współpraca online jest ważna?

Czy wiesz, że 97% pracowników i kadry kierowniczej twierdzi, że brak dopasowania w zespole wpłynie na wynik projektu?

Wspieranie systemu silnej współpracy zespołowej może wzmocnić wyrównanie zespołu i dynamiczną pracę. Wspólna praca zapewnia również najwyższą jakość pracy.

Osiągnij większą przejrzystość i widoczność

Narzędzia do współpracy online umożliwiają zespołom sprawdzanie stanu, postępu i terminów realizacji zadań. Dodatkowo każdy wie, kto jest odpowiedzialny za jakie zadania i jakie są kolejne kroki.

Pracuj wydajniej

Korzystając z narzędzi do współpracy online, wszystkie dyskusje na temat projektu można przechowywać w jednej wygodnej lokalizacji w chmurze. Gwarantuje to, że żadne informacje nie zostaną utracone, a wszystkie komentarze zostaną uwzględnione.

Popraw jakość swojej pracy

Poprawiając współpracę online i zarządzanie opiniami, możesz wykorzystać całą wiedzę specjalistyczną swojego zespołu. Ustanawiając przejrzysty proces przeglądu i zatwierdzania, możesz mieć pewność, że wszystkie Twoje prace są wolne od błędów, zgodne z marką i najwyższej jakości.

Lepsze zarządzanie czasem

Praca asynchroniczna umożliwia zespołom wykonanie pracy w czasie, który odpowiada ich harmonogramowi pracy. Będą w pełni informowani o tym, co się teraz dzieje i czy pracują do końca.

Szczęśliwsi pracownicy

Według raportu opublikowanego przez TeamStage, jedna trzecia specjalistów HR twierdzi, że słaba współpraca w zespole negatywnie wpłynie na morale pracowników. Współpraca online pomaga Twojemu zespołowi ściślej współpracować, jednocześnie wspierając przyjazne miejsce pracy i kulturę. Wpłynie to również pozytywnie na satysfakcję Twoich pracowników.

Pięć najlepszych narzędzi do współpracy online w 2022 r.

Narzędzia do współpracy online to platformy cyfrowe, które umożliwiają firmom poprawę komunikacji, zwiększenie przejrzystości i zapewnienie wydajnych procesów biznesowych. Dostęp do tych narzędzi może uzyskać cały zespół, a także klienci lub zainwestowane strony, za pośrednictwem bezpiecznego logowania.

Scena plików do współpracy nad zawartością

Filestage pomaga zespołom marketingowym i kreatywnym współpracować nad wieloma typami plików na scentralizowanej platformie. Oprogramowanie do recenzji oparte na chmurze zawiera narzędzia do udostępniania, komentowania i zatwierdzania plików. Dodatkowo możesz zautomatyzować ręczne zadania i skonfigurować niestandardowe przepływy pracy, aby usprawnić swoje procesy.

Cechy:

• Użytkownicy mogą zostawiać komentarze i adnotacje bezpośrednio w pliku
• Stwórz uporządkowany, spójny proces przeglądu i zatwierdzania
• Omawiaj opinie i zmiany w czasie rzeczywistym
• Automatyczne listy rzeczy do zrobienia i przypomnienia o terminach
• Zatwierdzanie jednym kliknięciem, umożliwiające szybsze zatwierdzanie

„Interfejs jest bardzo prosty, narzędzie do adnotacji jest proste w użyciu, a konfigurowalne ustawienia pozwalają nam na elastyczność w każdym projekcie”. – Robert M

Sprytnie do współpracy projektowej

Nifty ma na celu zapewnienie kompletnej platformy współpracy online. To narzędzie do współpracy projektowej działa jako scentralizowany portal, umożliwiając użytkownikom tworzenie wiadomości na czacie grupowym, tworzenie planów, kalendarzy i wykonywanie zadań w jednym miejscu.

• Obejmuje oprogramowanie do zarządzania projektami, takie jak kamienie milowe wykresu Gantta
• Zapewnia narzędzia do śledzenia czasu
• Umożliwia użytkownikom tworzenie systemu folderów, uporządkowanych według wybranych przez nich kryteriów
• Łatwy w użyciu, intuicyjny interfejs

• Niektórzy użytkownicy mają problemy z przechowywaniem Nifty
• Niektórzy użytkownicy mają problemy z korzystaniem z funkcji Nifty docs

„Oprócz świetnego interfejsu użytkownika/UX, który oferuje Nifty, podoba mi się płynna komunikacja z klientem. Możesz zaprosić swoich współpracowników jako gości do dowolnych projektów, gdzie mogą dołączać do dyskusji, wykonywać lub tworzyć zadania, ale mają ograniczone uprawnienia, więc zarządzanie projektami należy wyłącznie do Ciebie”. – Arpad S

Chanty do komunikacji

Chanty to oprogramowanie komunikacyjne zawierające narzędzie do wideokonferencji, dyskusje kontekstowe, karty zadań – w tym oznaczanie priorytetów i statusu zadań – oraz dedykowane narzędzie do przesyłania wiadomości. Oprócz platformy komputerowej Chanty oferuje również aplikację na telefon i tablet z pełnym zakresem funkcji.

• Układ Kanban dla pulpitu projektu
• Dostępne są również aplikacje na urządzenia mobilne
• Zaprojektowany, aby był bardzo łatwy w użyciu
• Zbieraj opinie bezproblemowo za pomocą wiadomości błyskawicznych
• Filtruj zadania i wiadomości według wybranych kryteriów
• Skonfiguruj połączenia audio lub wideo online

• Ograniczone opcje organizacji i dostosowywania za pomocą kalendarza
• W oprogramowaniu nie ma możliwości tworzenia różnych kanałów komunikacji

„Chanty jest łatwy w użyciu, a jego przyjazność dla użytkownika sprawia, że ​​jest to jedno z moich ulubionych narzędzi, z których korzystam na co dzień, ponieważ mogę rozmawiać z moim zespołem, wysyłać prywatne wiadomości, tworzyć rozmowy wideo lub tylko rozmowy audio i wiele jeszcze." – Carlos B

Figma do współpracy projektowej

Figma to narzędzie do współpracy projektowej, które jest specjalnie nastawione na prace projektowe i graficzne. Oprogramowanie zawiera szereg narzędzi – w tym Vector Networks, OpenType i Auto Layout – zaprojektowanych, aby pomóc zespołom kreatywnym w cyfrowej współpracy nad zasobami wizualnymi, w tym plakatami, ilustracjami i projektami stron internetowych.

• Szeroka gama czcionek
• Narzędzia do cyfrowej tablicy
• Gotowe szablony plików dla różnych projektów projektowych
• Funkcje komentowania karteczek samoprzylepnych
• Twórz interaktywne prototypy
• Testowanie użyteczności i narzędzia UX

• Twórcze oprogramowanie Figmy jest duże, więc załadowanie może zająć trochę czasu
• Jego narzędzia mają bardzo wysoki poziom czułości
• Brak oprogramowania do tworzenia schematów blokowych lub hierarchicznych struktur zespołów

„Figma to skuteczne narzędzie, które ma szeroki zakres zastosowań i jest bardzo przyjazne dla początkujących, dzięki czemu nawet nowi współpracownicy mogą dzielić się swoimi pomysłami”. – Sakib S

Dokumenty Google do współpracy przy dokumentach

Dokumenty Google to oparte na chmurze narzędzie do współpracy nad dokumentami zintegrowane z Google Workspace, które zapewnia użytkownikom pełne możliwości korzystania z narzędzi podobnych do Microsoft Word, Excel i Powerpoint. Aby rozpocząć współpracę online z innymi członkami zespołu, twórca musi tylko skopiować i wkleić link lub dodać swój adres e-mail.

• Możliwość tworzenia różnych praw dostępu i edycji
• Łatwa usługa udostępniania plików z udostępnianiem jednym łączem
• Pozostawiaj komentarze i przydzielaj zadania, oznaczając różnych użytkowników w komentarzach
• Pliki dostępne z urządzenia mobilnego
• Podgląd na żywo różnych użytkowników i tego, co robią
• Włącz tryb sugestii, aby zatwierdzić zmiany

• Dokumenty nie są dostępne bez połączenia z Internetem
• Chociaż istnieje bezpłatna wersja Dokumentów Google, dostępna jest tylko niewielka ilość bezpłatnej przestrzeni dyskowej.

„Aplikacje Google Workspace doskonale nadają się do hybrydowego/zdalnego środowiska pracy, ponieważ są lekkie i błyskawicznie synchronizują się na urządzeniach i kontach”. – Amr M

Wskazówki dotyczące wyboru najlepszego narzędzia do współpracy online dla Twoich potrzeb

Na rynku dostępnych jest wiele świetnych narzędzi do pracy zdalnej, dlatego udostępniliśmy listę wskazówek i najlepszych praktyk, które pomogą Ci znaleźć idealne narzędzie do współpracy online dla konkretnych potrzeb biznesowych.

Wielkość drużyny

Niektóre narzędzia do współpracy online oferują bezpłatne konta dla małych zespołów. Inne narzędzia do współpracy są przeznaczone specjalnie dla przedsiębiorstw i oferują specjalistyczne funkcje dla zespołów powyżej 20. roku życia. Sprawdź więc najpierw liczbę osób w Twoim zespole lub organizacji, które będą potrzebowały dostępu do narzędzia, zanim podejmiesz decyzję.

Główne wąskie gardła do rozwiązania

Jaki jest główny powód wprowadzenia oprogramowania do współpracy cyfrowej do procesów biznesowych? Czy chcesz zwiększyć wydajność swojego przepływu pracy? Zanim wybierzesz oprogramowanie, określ, co chcesz osiągnąć dzięki współpracy online. Następnie znajdź narzędzia najlepiej dostosowane do tych potrzeb.

Zwróć uwagę, że jest bardzo mało prawdopodobne, że istnieje jedno narzędzie, które zawiera wszystkie potrzebne funkcje, więc możesz chcieć użyć wielu narzędzi do współpracy online w połączeniu, aby rozwiązać każdy z wąskich gardeł.

Łatwość użycia

Zdecydowanie zalecamy, aby priorytetem było łatwość użytkowania narzędzia. Im łatwiejsze jest wdrożenie narzędzia, tym większe prawdopodobieństwo, że członkowie Twojego zespołu będą z niego korzystać. Zaoszczędzi Ci to również dużo czasu i kosztów związanych ze szkoleniem całego zespołu oraz podmiotów zewnętrznych, takich jak klienci czy partnerzy biznesowi.

Poziomy bezpieczeństwa

Jeśli masz do czynienia z poufnymi informacjami lub danymi osobowymi, musisz mieć pewność, że Twoje narzędzie do współpracy online zapewnia wysokie standardy bezpieczeństwa. W ten sposób możesz bezpiecznie i bezpiecznie zarządzać danymi. Zalecamy również wybranie narzędzia do współpracy opartego na chmurze, ponieważ zapewni ono bezpieczne tworzenie kopii zapasowych Twojej pracy.

Najlepsze praktyki usprawniające współpracę online w zespole

Teraz, gdy już wybrałeś swoje oprogramowanie do współpracy online, następnym krokiem jest ich wdrożenie. Aby zapewnić jak najlepsze wykorzystanie nowych narzędzi, zapoznaj się z naszymi najważniejszymi wskazówkami, jak zwiększyć efektywność współpracy online.

Miej obszerny zestaw narzędzi

Twoje oprogramowanie do współpracy online będzie zawierać szeroką gamę różnych narzędzi. Dlatego upewnij się, że masz odpowiednie narzędzia do współpracy dla każdego obszaru. Na przykład znajdź narzędzia dla zespołów zdalnych, przeglądanie i zatwierdzanie treści, komunikację zespołową itp. Następnie zintegruj je w pełni, aby zautomatyzować jak najwięcej ręcznych zadań.

Komunikuj się otwarcie i regularnie

Według TeamStage 99,1% pracowników chce, aby ich organizacja wspierała uczciwą komunikację. Dlatego zachęcaj do jasnej, otwartej, szczegółowej i regularnej komunikacji. Omów pomysły i upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu czują się wspierani przez cały projekt współpracy online. Zwiększy to przejrzystość i stworzy wysokiej jakości projekty, jednocześnie promując ciągłe, wspólne uczenie się.

Bądź przejrzysty

Zapewnij członkom zespołu pełną przejrzystość, aby mieli wszystkie informacje, których potrzebują, aby pomóc w postępie projektu. Obejmuje to pokazanie im, gdzie mogą uzyskać dostęp do różnych plików, jak tworzyć i zapisywać różne wersje, jak przekazywać precyzyjne informacje zwrotne i konfigurować przejrzyste przepływy pracy. Inwestując ten czas na wczesnym etapie, znacznie przyspieszysz wdrażanie współpracy online.

Ustal jasne terminy

Używaj terminów w swoich narzędziach do współpracy, ponieważ jest to najlepszy sposób na utrzymanie pełnej wydajności przepływu pracy. Powinny one obejmować np. ustalanie terminów realizacji zadań, przeglądów, zatwierdzeń oraz ostatecznego terminu realizacji projektu.

Przekaż opinię

Upewnij się, że wszystkie opinie na temat nowych zasobów, dokumentów lub elementów projektu są tak przejrzyste, jak to tylko możliwe. Możesz to zrobić, korzystając z narzędzi do adnotacji, aby podkreślić dokładny obszar, do którego się odnosisz, i używając komentarzy, aby zostawić szczegółowe notatki. Dzięki temu informacja zwrotna będzie jasna, dokładna i wykonalna.

Przyszłość współpracy online

W erze cyfrowej współpraca online jest ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Praca zdalna i współpraca grupowa podejmowane online stają się „nową normą”. Po krzywej szybkiego uczenia się wymaganej przez pandemię COVID-19 wiele firm przyjmuje teraz zespoły hybrydowe na stałe.

Według badań Findstack, 85% ankietowanych menedżerów przewiduje, że posiadanie zespołu składającego się z zespołów wewnętrznych i pracowników zdalnych będzie wkrótce całkowicie normalne. Współpraca online jest niezbędna do zapewnienia powodzenia tej zmiany. Przyjmując współpracę cyfrową, zespoły mogą kontynuować współpracę tak samo efektywnie jak wcześniej, niezależnie od tego, czy znajdują się w tym samym pokoju, czy w różnych miastach.

Ponadto przedsiębiorstwa stają się coraz bardziej zglobalizowane. Rosnące możliwości pracy zdalnej, szybkość komunikacji cyfrowej i dzisiejszy globalny rynek oznaczają, że wiele organizacji zatrudnia pracowników na całym świecie.

Jak możesz sobie wyobrazić, bez współpracy online niezwykle trudno jest zarządzać projektami i utrzymywać globalne zespoły na tej samej stronie. Dzięki intuicyjnym funkcjom współpracy narzędzia do współpracy online umożliwiają rozproszonym zespołom bezproblemową pracę nad projektami oraz udostępnianie plików, opinii i informacji.

Wniosek

Dzięki oprogramowaniu do współpracy online Twoja firma może w pełni wykorzystać innowacyjną, specjalistyczną technologię. Dlatego pamiętaj, aby w pełni wykorzystać narzędzia do współpracy online.

Przyjmując cyfrowe podejście do współpracy, możesz poprawić wydajność swojego przepływu pracy i stworzyć pracę o wyższej jakości, zapewniając jednocześnie wszystkim członkom zespołu poczucie wsparcia, wartości i, co najważniejsze, zadowolenia.