Ein Leitfaden für die Online-Zusammenarbeit und die besten Tools im Jahr 2022

Die Online-Zusammenarbeit ist die Zukunft Ihres Unternehmens. Wieso den? Es stellt sicher, dass Teams effizienter arbeiten und Aufgaben und Projekte besser organisieren können.

Was ist Online-Zusammenarbeit?

Online-Zusammenarbeit beschreibt die Art und Weise, wie Menschen in Echtzeit oder asynchron über das Internet zusammenarbeiten, indem sie bestimmte Tools und Plattformen verwenden. Das bedeutet, dass sie zusammenarbeiten können, auch wenn sie sich nicht im selben Raum, Land oder in derselben Zeitzone befinden.

Die Online-Zusammenarbeit kann an allen Elementen eines Projekts arbeiten – einschließlich der Möglichkeit, Projekte zu planen, Themen zu diskutieren, Inhalte zu erstellen, zu überprüfen und zu genehmigen. Ausgeklügelte Tools helfen Teams dabei, all diese Prozesse schneller, einfacher und transparenter zu gestalten.

Arten der Online-Zusammenarbeit

Ob Ihr Team in einem Büro oder remote in verschiedenen Zeitzonen arbeitet, Sie können zwischen synchroner und asynchroner Online-Zusammenarbeit wählen, um Ihre spezifischen Anforderungen zu erfüllen. Der Typ kann für jede Aufgabe und jedes Projekt variieren, abhängig von den Anforderungen Ihres Teams, seiner Verfügbarkeit und der Struktur Ihres Workflows.

Synchrone Zusammenarbeit

Die synchrone Zusammenarbeit erfolgt in Echtzeit. Diese Art der Online-Zusammenarbeit wird häufig für Besprechungen verwendet, um Projekte zu besprechen oder um es mehreren Teammitgliedern zu ermöglichen, gleichzeitig eine freigegebene Datei anzuzeigen, zu bearbeiten oder Kommentare zu hinterlassen. Synchrone Zusammenarbeit ist sinnvoll, wenn Sie sofort Feedback oder Entscheidungen benötigen oder wenn Sie Themen besprechen müssen, die für einen informellen Chat zu komplex oder umfassend sind.

Die Vorteile der synchronen Kommunikation sind:

• Sie erhalten klares, direktes und unmittelbares Feedback zu Ihrer Arbeit.
• Es hält Prozesse so effizient und schnell wie möglich.
• Es repliziert erfolgreich die Live-Zusammenarbeit und den Austausch, wie sie persönlich stattfinden würden.

Asynchrone Zusammenarbeit

Asynchrone Zusammenarbeit (wie der Name schon sagt) findet nicht in Echtzeit statt. Der Hauptvorteil der asynchronen Online-Zusammenarbeit besteht darin, dass mehrere Personen am Zusammenarbeitsprozess beteiligt werden können, ohne dass eine bestimmte Besprechungszeit vereinbart werden muss, die in die Zeitpläne aller passt.

Die Vorteile der asynchronen Kommunikation sind:

• Mitarbeiter können ihren Tag flexibler gestalten und Aufgaben dann erledigen, wenn es am besten in ihren Zeitplan passt.
• Teams können Collaboration-Tools verwenden, um Dokumente zu teilen, anzuzeigen und zu kommentieren, um Unterstützung zu bitten oder den Fortschritt des Projekts zu verwalten – alles innerhalb eines bestimmten Zeitraums.
• Sie können ein Video aufnehmen, um Ihre Ideen für das Projekt zu erläutern, damit Ihre Kollegen es sich vor dem nächsten Live-Meeting ansehen können.

Warum ist die Online-Zusammenarbeit wichtig?

Wussten Sie, dass 97 % der Mitarbeiter und Führungskräfte sagen, wenn ein Team nicht gut aufeinander abgestimmt ist, dann wirkt sich dies auf das Ergebnis eines Projekts aus?

Die Förderung eines Systems starker Teamzusammenarbeit kann die Ausrichtung und dynamische Arbeitsweise Ihres Teams stärken. Kollaboratives Arbeiten stellt auch sicher, dass Ihre Arbeit konsistent von bester Qualität ist.

Erreichen Sie mehr Transparenz und Sichtbarkeit

Tools für die Online-Zusammenarbeit ermöglichen es Teams, den Status, den Fortschritt und das Fälligkeitsdatum von Aufgaben anzuzeigen. Außerdem weiß jeder, wer für welche Aufgaben zuständig ist und was die nächsten Schritte sind.

Effektiver arbeiten

Durch die Verwendung von Online-Collaboration-Tools können alle Diskussionen über das Projekt an einem bequemen, cloudbasierten Ort geführt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass keine Informationen verloren gehen und dass auf alle Kommentare reagiert wird.

Verbessern Sie die Qualität Ihrer Arbeit

Indem Sie Ihre Online-Zusammenarbeit und Ihr Feedback-Management verbessern, können Sie das gesamte Fachwissen Ihres Teams nutzen. Durch die Einrichtung eines klaren Überprüfungs- und Genehmigungsprozesses können Sie sicherstellen, dass Ihre gesamte Arbeit fehlerfrei, markengerecht und von höchster Qualität ist.

Besseres Zeitmanagement

Durch asynchrones Arbeiten können Ihre Teams die Arbeit zu einem Zeitpunkt erledigen, der ihrem Arbeitsplan entspricht. Sie werden umfassend darüber informiert, was gerade passiert und ob sie an der Frist arbeiten.

Glücklichere Mitarbeiter

Laut einem von TeamStage veröffentlichten Bericht gibt ein Drittel der HR-Experten an, dass sich eine schlechte Zusammenarbeit innerhalb eines Teams negativ auf die Moral der Mitarbeiter auswirkt. Die Online-Zusammenarbeit hilft Ihrem Team, enger zusammenzuarbeiten und gleichzeitig einen unterstützenden Arbeitsplatz und eine unterstützende Kultur zu fördern. Dies wirkt sich auch positiv auf Ihre Mitarbeiterzufriedenheit aus.

Die fünf besten Online-Collaboration-Tools des Jahres 2022

Online Collaboration Tools sind digitale Plattformen, die es Unternehmen ermöglichen, die Kommunikation zu verbessern, die Transparenz zu erhöhen und effiziente Geschäftsprozesse sicherzustellen. Auf diese Tools kann das gesamte Team sowie Kunden oder investierte Parteien über einen sicheren Login zugreifen.

Filestage für die Zusammenarbeit an Inhalten

Filestage hilft Marketing- und Kreativteams bei der Zusammenarbeit an mehreren Dateitypen auf einer zentralisierten Plattform. Die Cloud-basierte Überprüfungssoftware enthält Tools zum Teilen, Kommentieren und Genehmigen von Dateien. Außerdem können Sie manuelle Aufgaben automatisieren und benutzerdefinierte Workflows einrichten, um Ihre Prozesse zu optimieren.

Merkmale:

• Benutzer können Kommentare und Anmerkungen direkt in der Datei hinterlassen
• Erstellen Sie einen strukturierten, konsistenten Überprüfungs- und Genehmigungsprozess
• Besprechen Sie Feedback und Änderungen in Echtzeit
• Automatische Aufgabenlisten und Fälligkeitserinnerungen
• Genehmigung mit einem Klick für schnellere Genehmigungen

„Die Benutzeroberfläche ist sehr unkompliziert, das Anmerkungstool ist einfach zu verwenden und die anpassbaren Einstellungen ermöglichen es uns, von Projekt zu Projekt flexibel zu sein.“ –Robert M

Raffiniert für die Projektzusammenarbeit

Nifty wurde entwickelt, um eine vollständige Online-Plattform für die Zusammenarbeit bereitzustellen. Dieses Tool für die Projektzusammenarbeit fungiert als zentralisiertes Portal, das es Benutzern ermöglicht, an einem Ort Gruppen-Chat-Nachrichten zu erstellen, Roadmaps zu erstellen, Kalender zu erstellen und Aufgaben zu erledigen.

• Beinhaltet Projektmanagement-Software wie Gantt-Diagramm-Meilensteine
• Bietet Zeiterfassungstools
• Ermöglicht Benutzern das Erstellen eines Ordnersystems, das nach Kriterien ihrer Wahl organisiert ist
• Einfach zu bedienende, intuitive Benutzeroberfläche

• Einige Benutzer haben Schwierigkeiten mit der Speicherung von Nifty
• Einige Benutzer haben Probleme mit der Nifty Docs-Funktion

„Neben der großartigen UI/UX, die Nifty bietet, gefällt mir, wie flüssig die Kommunikation mit einem Kunden ist. Sie können Ihre Mitarbeiter als Gäste zu allen Projekten einladen, wo sie an Diskussionen teilnehmen, Aufgaben erledigen oder erstellen können, aber sie haben eingeschränkte Privilegien, sodass das Projektmanagement ganz bei Ihnen liegt.“ – Arpad S

Chanty für die Kommunikation

Chanty ist eine Kommunikationssoftware, die ein Videokonferenz-Tool, kontextbasierte Diskussionen, Aufgabenkarten – einschließlich Kennzeichnung für Aufgabenpriorität und -status – und ein dediziertes Messaging-Tool umfasst. Neben seiner Computerplattform bietet Chanty auch eine Telefon- und Tablet-Anwendung mit allen Funktionen an.

• Kanban-Layout für das Projekt-Dashboard
• Apps für Mobilgeräte sind ebenfalls verfügbar
• Entwickelt, um sehr einfach zu bedienen zu sein
• Sammeln Sie nahtlos Feedback mit Instant Messaging
• Filtern Sie Aufgaben und Nachrichten nach ausgewählten Kriterien
• Richten Sie Online-Audio- oder -Videoanrufe ein

• Begrenzte Organisations- und Anpassungsmöglichkeiten mit dem Kalender
• Es gibt keine Möglichkeit innerhalb der Software verschiedene Kommunikationskanäle zu erstellen

„Chanty ist einfach zu bedienen und seine Benutzerfreundlichkeit macht es zu einem meiner Lieblingstools, die ich täglich verwende, da ich mit meinem Team chatten, private Nachrichten senden, Videoanrufe oder nur Audioanrufe erstellen und vieles mehr kann mehr." – Carlos B

Figma für Designzusammenarbeit

Figma ist ein Design-Collaboration-Tool, das speziell auf Design- und Grafikarbeiten ausgerichtet ist. Die Software enthält eine Reihe von Tools – darunter Vector Networks, OpenType und Auto Layout – die entwickelt wurden, um Kreativteams bei der digitalen Zusammenarbeit an visuellen Assets zu unterstützen, darunter Poster, Illustrationen und Website-Seitendesigns.

• Eine große Auswahl an Schriftarten
• Digitale Whiteboard-Tools
• Vorgefertigte Dateivorlagen für eine Vielzahl von Designprojekten
• Haftnotiz-Kommentarfunktionen
• Erstellen Sie interaktive Prototypen
• Usability-Tests und UX-Tools

• Die Kreativsoftware von Figma ist groß, daher kann das Laden einige Zeit in Anspruch nehmen
• Seine Werkzeuge haben eine sehr hohe Empfindlichkeit
• Keine Software zum Erstellen von Flussdiagrammen oder hierarchischen Teamstrukturen

„Figma ist ein effektives Tool, das vielseitig einsetzbar und sehr anfängerfreundlich ist, sodass sogar neue Mitarbeiter ihre Ideen damit teilen können.“ – Sakib S

Google Docs für die Zusammenarbeit an Dokumenten

Google Docs ist ein Cloud-basiertes Tool für die Zusammenarbeit an Dokumenten, das in Google Workspace integriert ist und Benutzern die volle Erfahrung bei der Verwendung von Tools bietet, ähnlich wie Microsoft Word, Excel und Powerpoint. Um die Online-Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern zu starten, muss der Ersteller lediglich einen Link kopieren und einfügen oder seine E-Mail-Adresse hinzufügen.

• Möglichkeit, verschiedene Zugriffs- und Bearbeitungsrechte zu erstellen
• Einfacher File-Sharing-Service mit One-Link-Sharing
• Hinterlasse Kommentare und weise Aufgaben zu, indem du verschiedene Benutzer in den Kommentaren markierst
• Dateien, auf die über ein mobiles Gerät zugegriffen werden kann
• Live-Ansicht verschiedener Benutzer und was sie tun
• Aktivieren Sie den Vorschlagsmodus, um Änderungen zu genehmigen

• Ohne Internetverbindung kann auf die Dokumente nicht zugegriffen werden
• Obwohl es eine kostenlose Version von Google Docs gibt, wird nur eine kleine Menge an kostenlosem Speicherplatz bereitgestellt.

„Google Workspace Apps sind perfekt für die Hybrid-/Remote-Arbeitsumgebung, da sie leichtgewichtig sind und sofort über Geräte und Konten synchronisiert werden.“ – Amr M

Tipps zur Auswahl des besten Online-Collaboration-Tools für Ihre Anforderungen

Es gibt viele großartige Tools für die Remote-Arbeit auf dem Markt, daher haben wir eine Liste mit Tipps und Best Practices zusammengestellt, die Ihnen helfen sollen, das perfekte Online-Collaboration-Tool für Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen zu finden.

Teamgröße

Einige Online-Collaboration-Tools bieten kostenlose Konten für kleine Teams. Andere Collaboration-Tools sind speziell auf Großunternehmen ausgerichtet und bieten spezielle Funktionen für Teams mit mehr als 20 Personen. Überprüfen Sie also zuerst die Anzahl der Personen in Ihrem Team oder Ihrer Organisation, die Zugriff auf das Tool benötigen würden, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

Zu lösende Hauptengpässe

Was ist Ihr Hauptgrund für die Einführung von Digital Collaboration Software in Ihren Geschäftsprozessen? Versuchen Sie, Ihre Workflow-Effizienz zu steigern? Bevor Sie sich für eine Software entscheiden, legen Sie fest, was Sie mit Ihrer Online-Zusammenarbeit erreichen möchten. Finden Sie dann die Tools, die am besten darauf ausgerichtet sind, diese Anforderungen zu erfüllen.

Beachten Sie, dass es sehr unwahrscheinlich ist, dass es ein Tool gibt, das alle erforderlichen Funktionen enthält. Daher sollten Sie möglicherweise mehrere Online-Collaboration-Tools in Kombination verwenden, um jeden Ihrer Engpässe zu beheben.

Benutzerfreundlichkeit

Wir empfehlen Ihnen dringend, der Benutzerfreundlichkeit Ihres Tools Priorität einzuräumen. Je einfacher das Tool zu implementieren ist, desto eher werden Ihre Teammitglieder es verwenden. Außerdem sparen Sie viel Zeit und Kosten für die Schulung Ihres gesamten Teams und externer Parteien wie Kunden oder Geschäftspartner.

Sicherheitsstufen

Wenn Sie mit sensiblen Informationen oder personenbezogenen Daten umgehen, müssen Sie sicher sein, dass Ihr Online-Collaboration-Tool hohe Sicherheitsstandards bietet. Auf diese Weise können Sie Daten sicher verwalten. Wir empfehlen Ihnen außerdem, ein cloudbasiertes Collaboration-Tool zu wählen, da dies Ihre Arbeit sicher absichert.

Best Practices zur Verbesserung der Online-Zusammenarbeit in Ihrem Team

Nachdem Sie nun Ihre Software für die Online-Zusammenarbeit ausgewählt haben, besteht der nächste Schritt darin, sie zu implementieren. Um sicherzustellen, dass Ihre neuen Tools so effektiv wie möglich genutzt werden, lesen Sie unsere Top-Tipps, um die Online-Zusammenarbeit effektiver zu gestalten.

Haben Sie einen umfassenden Tool-Stack

Ihre Online-Collaboration-Software umfasst eine breite Palette verschiedener Tools. Stellen Sie also sicher, dass Sie für jeden Bereich die richtigen Collaboration-Tools haben. Finden Sie beispielsweise Tools für Remote-Teams, Inhaltsüberprüfung und -genehmigung, Teamkommunikation usw. Integrieren Sie sie dann vollständig, um so viele manuelle Aufgaben wie möglich zu automatisieren.

Kommunizieren Sie offen und regelmäßig

Laut TeamStage möchten 99,1 % der Mitarbeiter, dass ihre Organisation eine ehrliche Kommunikation fördert. Fördern Sie also eine klare, offene, detaillierte und regelmäßige Kommunikation. Besprechen Sie Ideen und stellen Sie sicher, dass sich alle im Team während des gesamten Online-Zusammenarbeitsprojekts unterstützt fühlen. Dies erhöht die Transparenz und schafft qualitativ hochwertige Projekte und fördert gleichzeitig kontinuierliches, gemeinsames Lernen.

Sei transparent

Geben Sie Ihren Teammitgliedern vollständige Klarheit, damit sie alle Informationen haben, die sie benötigen, um den Projektfortschritt zu unterstützen. Dazu gehört, ihnen zu zeigen, wo sie auf verschiedene Dateien zugreifen, wie sie verschiedene Versionen erstellen und speichern, wie sie präzises Feedback geben und klare Workflows einrichten können. Indem Sie diese Zeit frühzeitig investieren, steigern Sie die Geschwindigkeit der Online-Zusammenarbeit erheblich.

Setzen Sie klare Fristen

Verwenden Sie Fristen in Ihren Collaboration-Tools, da dies der beste Weg ist, um Ihren Workflow mit voller Effizienz zu betreiben. Dazu gehören zum Beispiel das Festlegen von Fristen für Aufgaben, Überprüfungen, Genehmigungen und die endgültige Projektfrist.

Feedback geben

Stellen Sie sicher, dass alle Rückmeldungen zu neuen Assets, Dokumenten oder Projektelementen so klar wie möglich gehalten werden. Sie können dies tun, indem Sie Anmerkungswerkzeuge verwenden, um den genauen Bereich hervorzuheben, auf den Sie sich beziehen, und indem Sie Kommentare verwenden, um detaillierte Notizen zu hinterlassen. Dadurch wird das Feedback klar, genau und umsetzbar.

Die Zukunft der Online-Zusammenarbeit

Im digitalen Zeitalter ist die Online-Zusammenarbeit wichtiger denn je. Fernarbeit und Online-Zusammenarbeit in Gruppen werden zur „neuen Normalität“. Nach der durch die COVID-19-Pandemie erforderlichen schnellen Lernkurve setzen viele Unternehmen nun auf dauerhaft hybride Teams.

Laut einer Untersuchung von Findstack sagen 85 % der befragten Manager voraus, dass es bald völlig normal sein wird, ein Team zu haben, das eine Mischung aus internen Teams und Remote-Mitarbeitern umfasst. Die Online-Zusammenarbeit ist unerlässlich, um den Erfolg dieses Wandels sicherzustellen. Durch die Einführung der digitalen Zusammenarbeit können Teams genauso effektiv wie zuvor zusammenarbeiten, unabhängig davon, ob sie sich im selben Raum oder in verschiedenen Städten befinden.

Darüber hinaus werden Unternehmen zunehmend globalisiert. Die Zunahme von Möglichkeiten der Fernarbeit, die Geschwindigkeit der digitalen Kommunikation und der globale Markt von heute bedeuten, dass viele Unternehmen Mitarbeiter auf der ganzen Welt haben.

Wie Sie sich vorstellen können, ist es ohne Online-Zusammenarbeit äußerst schwierig, Projekte zu verwalten und globale Teams auf dem gleichen Stand zu halten. Mit ihren intuitiven Kollaborationsfunktionen ermöglichen Online-Collaboration-Tools verteilten Teams, nahtlos an Projekten zu arbeiten und Dateien, Feedback und Informationen auszutauschen.

Fazit

Mit Online-Collaboration-Software kann Ihr Unternehmen innovative Spezialtechnologie voll ausschöpfen. Stellen Sie also sicher, dass Sie Online-Collaboration-Tools optimal nutzen.

Durch die Einführung eines digitalen Ansatzes für die Zusammenarbeit können Sie die Effizienz Ihres Arbeitsablaufs verbessern und qualitativ hochwertigere Arbeit leisten, während Sie gleichzeitig sicherstellen, dass sich alle in Ihrem Team unterstützt, geschätzt und vor allem glücklich fühlen.