Una guida alla collaborazione online e ai migliori strumenti nel 2022

La collaborazione online è il futuro della tua attività. Come mai? Garantisce che i team possano lavorare in modo più efficiente ed essere più organizzati su attività e progetti.

Che cos'è la collaborazione online?

La collaborazione online descrive il modo in cui le persone collaborano in tempo reale o in modo asincrono su Internet, utilizzando strumenti e piattaforme specifici. Ciò significa che possono collaborare, anche quando non si trovano nella stessa stanza, paese o fuso orario.

La collaborazione online può funzionare su tutti gli elementi di un progetto, inclusa la capacità di pianificare progetti, discutere argomenti, creare, rivedere e approvare contenuti. Strumenti sofisticati aiutano i team a rendere tutti questi processi più veloci, più facili e più trasparenti.

Tipi di collaborazione online

Indipendentemente dal fatto che il tuo team lavori in un ufficio o in remoto in diversi fusi orari, puoi scegliere tra la collaborazione online sincrona e asincrona per soddisfare le tue esigenze specifiche. Il tipo può variare per ogni attività e progetto, a seconda dei requisiti del tuo team, della loro disponibilità e della struttura del tuo flusso di lavoro.

Collaborazione sincrona

La collaborazione sincrona avviene in tempo reale. Questo tipo di collaborazione online viene comunemente utilizzato per riunioni, per discutere di progetti o per consentire a più membri del team di visualizzare, modificare o lasciare contemporaneamente commenti su un file condiviso. La collaborazione sincrona ha senso quando hai bisogno di feedback o decisioni immediatamente o quando devi discutere di argomenti troppo complessi o esaurienti per una chat informale.

I vantaggi della comunicazione sincrona sono:

• Ricevi un feedback chiaro, diretto e immediato sul tuo lavoro.
• Mantiene i processi il più efficienti e veloci possibile.
• Replica con successo la collaborazione dal vivo e gli interscambi, come accadrebbero di persona.

Collaborazione asincrona

La collaborazione asincrona (come suggerisce il nome) non avviene in tempo reale. Il vantaggio principale della collaborazione online in modo asincrono è che consente a più persone di essere coinvolte nel processo di collaborazione, senza la necessità di organizzare un orario di riunione specifico che si adatti ai programmi di tutti.

I vantaggi della comunicazione asincrona sono:

• Le persone possono strutturare la giornata in modo più flessibile e completare le attività quando meglio si adatta al loro programma.
• I team possono utilizzare gli strumenti di collaborazione per condividere, visualizzare e commentare documenti, chiedere supporto o gestire l'avanzamento del progetto, il tutto entro un determinato periodo di tempo.
• Puoi registrare un video per spiegare le tue idee per il progetto, in modo che i tuoi colleghi possano guardarlo prima della prossima riunione dal vivo.

Perché è importante la collaborazione online?

Sapevi che il 97% dei dipendenti e dei dirigenti afferma che se un team ha una mancanza di allineamento, ciò avrà un impatto sul risultato di un progetto?

Promuovere un sistema di forte collaborazione di squadra può rafforzare l'allineamento del tuo team e il lavoro dinamico. Il lavoro collaborativo garantisce inoltre che il tuo lavoro sia coerente con la migliore qualità.

Ottieni maggiore trasparenza e visibilità

Gli strumenti di collaborazione online consentono ai team di visualizzare lo stato, l'avanzamento e la data di scadenza delle attività. Inoltre, tutti sanno chi è responsabile di quali attività e quali sono i prossimi passi.

Lavora in modo più efficace

Utilizzando gli strumenti di collaborazione online, tutte le discussioni sul progetto possono essere conservate in una comoda posizione basata su cloud. Ciò garantisce che nessuna informazione venga persa e che tutti i commenti vengano presi in considerazione.

Migliora la qualità del tuo lavoro

Migliorando la tua collaborazione online e la gestione dei feedback, puoi utilizzare tutta l'esperienza del tuo team. Stabilendo un chiaro processo di revisione e approvazione, puoi assicurarti che tutto il tuo lavoro sia privo di errori, on-brand e di alta qualità.

Migliore gestione del tempo

Il lavoro asincrono consente ai tuoi team di completare il lavoro in un momento che si adatta al loro programma di lavoro. Saranno pienamente informati su ciò che sta accadendo in questo momento e se stanno lavorando entro la scadenza.

Dipendenti più felici

Secondo un rapporto pubblicato da TeamStage, un terzo dei professionisti delle risorse umane afferma che una scarsa collaborazione all'interno di un team avrà un impatto negativo sul morale dei dipendenti. La collaborazione online aiuta il tuo team a collaborare più strettamente, promuovendo al contempo un ambiente di lavoro e una cultura di supporto. Ciò avrà anche un impatto positivo sulla soddisfazione dei dipendenti.

I cinque migliori strumenti di collaborazione online del 2022

Gli strumenti di collaborazione online sono piattaforme digitali che consentono alle aziende di migliorare la comunicazione, aumentare la trasparenza e garantire processi aziendali efficienti. A questi strumenti può accedere l'intero team, oltre ai clienti o alle parti interessate, tramite un accesso sicuro.

Filestage per la collaborazione sui contenuti

Filestage aiuta i team di marketing e creativi a collaborare su più tipi di file, su una piattaforma centralizzata. Il software di revisione basato su cloud include strumenti per condividere, commentare e approvare i file. Inoltre, puoi automatizzare le attività manuali e impostare flussi di lavoro personalizzati per semplificare i tuoi processi.

Caratteristiche:

• Gli utenti possono lasciare commenti e annotazioni direttamente sul file
• Creare un processo strutturato e coerente di revisione e approvazione
• Discutere feedback e modifiche in tempo reale
• Liste di cose da fare automatiche e promemoria della data di scadenza
• Approvazione con un clic, per approvazioni più rapide

"L'interfaccia è molto semplice, lo strumento di annotazione è semplice da usare e le impostazioni personalizzabili ci consentono di essere flessibili da progetto a progetto". – Roberto M

Ingegnoso per la collaborazione di progetto

Nifty è progettato per fornire una piattaforma di collaborazione online completa. Questo strumento di collaborazione al progetto funge da portale centralizzato, consentendo agli utenti di creare messaggi di chat di gruppo, creare roadmap, creare calendari e completare attività in un'unica posizione.

• Include software di gestione dei progetti, come le pietre miliari del diagramma di Gantt
• Fornisce strumenti di monitoraggio del tempo
• Consente agli utenti di creare un sistema di cartelle, organizzate in base ai criteri di scelta
• Interfaccia facile da usare e intuitiva

• Alcuni utenti hanno difficoltà con l'archiviazione di Nifty
• Alcuni utenti hanno problemi con l'utilizzo della funzione documenti Nifty

“Oltre all'ottima UI/UX che offre Nifty, mi piace la fluidità della comunicazione con un cliente. Puoi invitare i tuoi collaboratori come ospiti a qualsiasi progetto, dove possono partecipare alle discussioni, completare o creare attività, ma hanno privilegi limitati, quindi la gestione del progetto è tutta tua". – Arpad S

Chanty per la comunicazione

Chanty è un software di comunicazione che include uno strumento di videoconferenza, discussioni basate sul contesto, schede attività, inclusa l'etichettatura per priorità e stato delle attività, e uno strumento di messaggistica dedicato. Oltre alla sua piattaforma per computer, Chanty offre anche un'applicazione per telefono e tablet, con una gamma completa di funzionalità.

• Layout Kanban per la dashboard del progetto
• Sono disponibili anche app per dispositivi mobili
• Progettato per essere molto facile da usare
• Raccogli feedback senza problemi, con la messaggistica istantanea
• Filtra attività e messaggi in base a criteri selezionati
• Imposta chiamate audio o video online

• Organizzazione limitata e possibilità di personalizzazione con il calendario
• Non è possibile creare diversi canali di comunicazione all'interno del software

"Chanty è facile da usare e la sua facilità d'uso lo rende uno dei miei strumenti preferiti che utilizzo quotidianamente, dal momento che posso chattare con il mio team, inviare messaggi privati, creare videochiamate o solo chiamate audio e molto altro Di più." – Carlos B

Figma per la collaborazione progettuale

Figma è uno strumento di collaborazione progettuale specificamente orientato al lavoro di progettazione e grafica. Il software contiene una gamma di strumenti, tra cui Vector Networks, OpenType e Auto Layout, progettati per aiutare i team creativi a collaborare digitalmente su risorse visive, inclusi poster, illustrazioni e design di pagine di siti Web.

• Una vasta gamma di caratteri
• Strumenti di lavagna digitale
• Modelli di file predefiniti per una varietà di progetti di design
• Funzioni di commento delle note adesive
• Crea prototipi interattivi
• Test di usabilità e strumenti UX

• Il software creativo di Figma è grande, quindi il caricamento può richiedere del tempo
• I suoi strumenti hanno un livello di sensibilità molto alto
• Nessun software per la creazione di diagrammi di flusso o strutture gerarchiche del team

"Figma è uno strumento efficace che ha una vasta gamma di usi ed è molto adatto ai principianti in modo che anche i nuovi collaboratori possano condividere le loro idee attraverso di esso." – Sakib S

Google Docs per la collaborazione sui documenti

Google Docs è uno strumento di collaborazione sui documenti basato su cloud integrato in Google Workspace che offre agli utenti l'esperienza completa dell'utilizzo di strumenti, simili a Microsoft Word, Excel e Powerpoint. Per iniziare la collaborazione online con altri membri del team, tutto ciò che il creatore deve fare è copiare e incollare un collegamento o aggiungere il proprio indirizzo email.

• Possibilità di creare diversi diritti di accesso e di modifica
• Servizio di condivisione file semplice, con condivisione di un collegamento
• Lascia commenti e assegna compiti, taggando diversi utenti nei commenti
• File accessibili tramite un dispositivo mobile
• Visualizzazione dal vivo di diversi utenti e di ciò che stanno facendo
• Attiva la modalità suggerimento per approvare le modifiche

• Non è possibile accedere ai documenti senza una connessione a Internet
• Sebbene sia disponibile una versione gratuita di Google Documenti, viene fornita solo una piccola quantità di spazio di archiviazione gratuito.

"Le app di Google Workspace sono perfette per l'ambiente di lavoro ibrido/remoto in quanto sono leggere e si sincronizzano istantaneamente su dispositivi e account". – Amr M

Suggerimenti per scegliere lo strumento di collaborazione online migliore per le tue esigenze

Esistono molti ottimi strumenti di lavoro a distanza sul mercato, quindi abbiamo fornito un elenco di suggerimenti e best practice per aiutarti a trovare lo strumento di collaborazione online perfetto per le tue esigenze aziendali specifiche.

Dimensione della squadra

Alcuni strumenti di collaborazione online offrono account gratuiti per piccoli team. Altri strumenti di collaborazione sono specificamente pensati per le aziende e offrono funzionalità specialistiche per team di oltre 20 anni. Quindi, controlla prima il numero di persone nel tuo team o organizzazione che avrebbero bisogno di accedere allo strumento prima di prendere una decisione.

Principali colli di bottiglia da risolvere

Qual è il motivo principale per cui hai introdotto il software di collaborazione digitale nei tuoi processi aziendali? Stai cercando di aumentare l'efficienza del tuo flusso di lavoro? Prima di scegliere il software, identifica ciò che desideri ottenere dalla tua collaborazione online. Quindi, trova gli strumenti più adatti a soddisfare queste esigenze.

Tieni presente che è molto improbabile che esista uno strumento che includa tutte le funzionalità necessarie, quindi potresti voler utilizzare più strumenti di collaborazione online in combinazione per affrontare ciascuno dei tuoi colli di bottiglia.

Facilità d'uso

Ti consigliamo vivamente di dare la priorità alla facilità d'uso del tuo strumento. Più è facile implementare lo strumento, più è probabile che i membri del tuo team lo utilizzino. Ti farà anche risparmiare un sacco di tempo e costi per la formazione di tutto il tuo team e di parti esterne come clienti o partner commerciali.

Livelli di sicurezza

Se hai a che fare con informazioni sensibili o dati personali, devi essere certo che il tuo strumento di collaborazione online offra standard di sicurezza elevati. In questo modo puoi gestire i dati in modo sicuro e protetto. Ti consigliamo inoltre di scegliere uno strumento di collaborazione basato su cloud, poiché eseguirà il backup sicuro del tuo lavoro.

Best practice per migliorare la collaborazione online all'interno del tuo team

Ora che hai scelto i tuoi pezzi di software di collaborazione online, il passaggio successivo è implementarli. Per assicurarti che i tuoi nuovi strumenti vengano utilizzati nel modo più efficace possibile, dai un'occhiata ai nostri migliori suggerimenti per rendere più efficace la collaborazione online.

Avere uno stack di strumenti completo

Il tuo software di collaborazione online includerà un'ampia gamma di strumenti diversi. Quindi, assicurati di disporre degli strumenti di collaborazione giusti per ogni area. Ad esempio, trova gli strumenti per i team remoti, la revisione e l'approvazione dei contenuti, la comunicazione del team, ecc. Quindi, integrali completamente per automatizzare il maggior numero possibile di attività manuali.

Comunica apertamente e regolarmente

Secondo TeamStage, il 99,1% dei dipendenti desidera che la propria organizzazione promuova una comunicazione onesta. Quindi, incoraggia una comunicazione chiara, aperta, dettagliata e regolare. Discuti le idee e assicurati che tutti i membri del team si sentano supportati durante il progetto di collaborazione online. Ciò aumenterà la trasparenza e creerà progetti di alta qualità, promuovendo al contempo l'apprendimento continuo e condiviso.

Sii trasparente

Dai ai membri del tuo team una chiarezza completa, in modo che abbiano tutte le informazioni di cui hanno bisogno per aiutare l'avanzamento del progetto. Ciò include mostrare loro dove accedere a file diversi, come creare e salvare versioni diverse, come fornire un feedback preciso e impostare flussi di lavoro chiari. Investendo questo tempo all'inizio, aumenterai notevolmente la velocità di adozione della collaborazione online.

Stabilisci scadenze chiare

Utilizza le scadenze all'interno dei tuoi strumenti di collaborazione, poiché questo è il modo migliore per mantenere il tuo flusso di lavoro in piena efficienza. Questi dovrebbero includere, ad esempio, la definizione di scadenze per attività, revisioni, approvazioni e la scadenza finale del progetto.

Fornire un feedback

Assicurati che tutti i feedback su nuove risorse, documenti o elementi del progetto siano il più chiari possibile. Puoi farlo usando gli strumenti di annotazione per evidenziare l'area esatta a cui ti riferisci e usando i commenti per lasciare note dettagliate. Ciò renderà il feedback chiaro, accurato e attuabile.

Il futuro della collaborazione online

Nell'era digitale, la collaborazione online è più importante che mai. Il lavoro a distanza e la collaborazione di gruppo online stanno diventando la "nuova normalità". Dopo la rapida curva di apprendimento resa necessaria dalla pandemia di COVID-19, molte aziende stanno ora adottando team permanentemente ibridi.

Secondo una ricerca di Findstack, l'85% dei manager intervistati prevede che avere un team che includa un ibrido di team interni e lavoratori remoti sarà presto del tutto normale. La collaborazione online è essenziale per garantire il successo di questo cambiamento. Adottando la collaborazione digitale, i team possono continuare a collaborare con la stessa efficacia di prima, indipendentemente dal fatto che si trovino nella stessa stanza o in città diverse.

Inoltre, le imprese stanno diventando sempre più globalizzate. L'aumento delle opportunità di lavoro a distanza, la velocità della comunicazione digitale e il mercato globale di oggi significano che molte organizzazioni hanno dipendenti dislocati in tutto il mondo.

Come puoi immaginare, senza la collaborazione online è estremamente difficile gestire i progetti e mantenere i team globali sulla stessa pagina. Con le loro funzionalità di collaborazione intuitive, gli strumenti di collaborazione online consentono ai team distribuiti di lavorare senza problemi su progetti e condividere file, feedback e informazioni.

Conclusione

Con il software di collaborazione online, la tua azienda può sfruttare appieno il potenziale di una tecnologia innovativa e specialistica. Quindi, assicurati di utilizzare gli strumenti di collaborazione online a pieno vantaggio.

Adottando un approccio digitale alla collaborazione, puoi migliorare l'efficienza del tuo flusso di lavoro e creare un lavoro di qualità superiore, assicurandoti che tutti i membri del tuo team si sentano supportati, apprezzati e, soprattutto, felici.