Un ghid pentru colaborarea online și cele mai bune instrumente în 2022

Colaborarea online este viitorul afacerii tale. De ce? Se asigură că echipele pot lucra mai eficient și pot fi mai organizate pe sarcini și proiecte.

Ce este colaborarea online?

Colaborarea online descrie modul în care oamenii colaborează în timp real sau asincron pe internet, folosind instrumente și platforme specifice. Asta înseamnă că pot colabora, chiar și atunci când nu se află în aceeași cameră, țară sau fus orar.

Colaborarea online poate funcționa pe toate elementele unui proiect – inclusiv capacitatea de a planifica proiecte, de a discuta subiecte, de a crea, de a revizui și de a aproba conținut. Instrumentele sofisticate ajută echipele să facă toate aceste procese mai rapide, mai ușoare și mai transparente.

Tipuri de colaborare online

Indiferent dacă echipa dvs. lucrează într-un birou sau de la distanță în diferite fusuri orare, puteți alege între colaborarea online sincronă și asincronă pentru a vă satisface nevoile specifice. Tipul poate varia pentru fiecare sarcină și proiect, în funcție de cerințele echipei tale, de disponibilitatea acestora și de structura fluxului de lucru.

Colaborare sincronă

Colaborarea sincronă are loc în timp real. Acest tip de colaborare online este folosit în mod obișnuit pentru întâlniri, pentru a discuta proiecte sau pentru a permite mai multor membri ai echipei să vizualizeze, să editeze sau să lase comentarii simultan la un fișier partajat. Colaborarea sincronă are sens atunci când aveți nevoie de feedback sau de decizii imediat sau când trebuie să discutați subiecte care sunt prea complexe sau cuprinzătoare pentru un chat informal.

Avantajele comunicării sincrone sunt:

• Primești feedback clar, direct și imediat cu privire la munca ta.
• Menține procesele cât mai eficiente și rapide posibil.
• Replică cu succes colaborarea și schimburile live, așa cum s-ar întâmpla în persoană.

Colaborare asincronă

Colaborarea asincronă (după cum sugerează și numele) nu are loc în timp real. Avantajul principal al colaborării online asincron este că permite mai multor persoane să fie implicate în procesul de colaborare, fără a fi nevoie să aranjați o anumită oră de întâlnire care să se potrivească programelor tuturor.

Avantajele comunicării asincrone sunt:

• Oamenii își pot structura ziua în mod mai flexibil și își pot îndeplini sarcinile atunci când se potrivește cel mai bine programului lor.
• Echipele pot folosi instrumente de colaborare pentru a partaja, vizualiza și comenta documente, pentru a solicita sprijin sau pentru a gestiona progresul proiectului - totul într-o anumită perioadă de timp.
• Puteți înregistra un videoclip pentru a vă explica ideile pentru proiect, astfel încât colegii să-l poată viziona înainte de următoarea întâlnire live.

De ce este importantă colaborarea online?

Știați că 97% dintre angajați și directori spun că, dacă o echipă are o lipsă de aliniere, atunci acest lucru va afecta rezultatul unui proiect?

Promovarea unui sistem de colaborare puternică în echipă poate întări alinierea echipei dumneavoastră și lucrul dinamic. Lucrul în colaborare asigură, de asemenea, munca dvs. consecventă de cea mai bună calitate.

Obțineți mai multă transparență și vizibilitate

Instrumentele de colaborare online permit echipelor să vadă starea, progresul și data limită a sarcinilor. În plus, toată lumea știe cine este responsabil pentru ce sarcini și care sunt pașii următori.

Lucrați mai eficient

Folosind instrumente de colaborare online, toate discuțiile despre proiect pot fi păstrate într-o locație convenabilă, bazată pe cloud. Acest lucru asigură că nu se pierde nicio informație și că toate comentariile sunt luate în considerare.

Îmbunătățiți calitatea muncii dvs

Îmbunătățindu-vă colaborarea online și gestionarea feedback-ului, puteți utiliza toată experiența din cadrul echipei dvs. Prin stabilirea unui proces clar de revizuire și aprobare, vă puteți asigura că toată munca dvs. este fără greșeli, conform mărcii și de calitate superioară.

O mai bună gestionare a timpului

Munca asincronă permite echipelor dvs. să finalizeze munca la un moment care se potrivește programului lor de lucru. Ei vor fi pe deplin informați despre ceea ce se întâmplă chiar acum și dacă lucrează până la termenul limită.

Angajații mai fericiți

Potrivit unui raport publicat de TeamStage, o treime dintre profesioniștii în HR spun că o colaborare slabă în cadrul unei echipe va avea un impact negativ asupra moralului angajaților. Colaborarea online vă ajută echipa să lucreze mai strâns împreună, promovând în același timp un loc de muncă și o cultură de susținere. Acest lucru va avea, de asemenea, un impact pozitiv asupra satisfacției angajaților dvs.

Cele mai bune cinci instrumente de colaborare online din 2022

Instrumentele de colaborare online sunt platforme digitale care permit companiilor să îmbunătățească comunicarea, să sporească transparența și să asigure procese de afaceri eficiente. Aceste instrumente pot fi accesate de către întreaga echipă, plus clienții sau părțile investite, printr-un login securizat.

Filestage pentru colaborare de conținut

Filestage ajută echipele de marketing și creative să colaboreze pe mai multe tipuri de fișiere, pe o platformă centralizată. Software-ul de revizuire bazat pe cloud include instrumente pentru a partaja, comenta și aproba fișiere. În plus, puteți automatiza sarcinile manuale și puteți configura fluxuri de lucru personalizate pentru a vă simplifica procesele.

Caracteristici:

• Utilizatorii pot lăsa comentarii și adnotări direct pe fișier
• Creați un proces structurat, consistent de revizuire și aprobare
• Discutați feedback-ul și schimbările în timp real
• Liste automate de lucruri de făcut și mementouri privind data scadentă
• Aprobare cu un singur clic, permițând aprobări mai rapide

„Interfața este foarte simplă, instrumentul de adnotare este simplu de utilizat, iar setările personalizabile ne permit să fim flexibili de la proiect la proiect.” – Robert M

Nifty pentru colaborarea la proiect

Nifty este conceput pentru a oferi o platformă completă de colaborare online. Acest instrument de colaborare la proiect acționează ca un portal centralizat, permițând utilizatorilor să creeze mesaje de chat de grup, să construiască foi de parcurs, să creeze calendare și să finalizeze sarcini, într-o singură locație.

• Include software de management al proiectelor, cum ar fi reperele diagramei Gantt
• Oferă instrumente de urmărire a timpului
• Permite utilizatorilor să creeze un sistem de foldere, organizate după criteriile alese
• Ușor de utilizat, interfață intuitivă

• Unii utilizatori au dificultăți cu stocarea lui Nifty
• Unii utilizatori au probleme cu utilizarea funcției Nifty docs

„Pe lângă UI/UX grozav pe care Nifty o oferă, îmi place cât de fluentă este comunicarea cu un client. Îți poți invita colaboratorii ca oaspeți la orice proiecte, unde aceștia se pot alătura discuțiilor, pot finaliza sau crea sarcini, dar au privilegii limitate, astfel încât managementul proiectului este în întregime al tău.” – Arpad S

Chanty pentru comunicare

Chanty este un software de comunicare care include un instrument de videoconferință, discuții bazate pe context, carduri de sarcini – inclusiv etichetare pentru prioritatea și starea sarcinii – și un instrument de mesagerie dedicat. Pe lângă platforma sa de computer, Chanty oferă și o aplicație pentru telefon și tabletă, cu o gamă completă de funcții.

• Aspect Kanban pentru tabloul de bord al proiectului
• Sunt disponibile și aplicații pentru dispozitive mobile
• Conceput pentru a fi foarte ușor de utilizat
• Adunați feedback fără probleme, cu mesagerie instantanee
• Filtrați sarcinile și mesajele după criteriile selectate
• Configurați apeluri audio sau video online

• Opțiuni limitate de organizare și personalizare cu calendarul
• Nu există opțiunea de a crea diferite canale de comunicare în cadrul software-ului

„Chanty este ușor de utilizat și ușurința de utilizare îl face unul dintre instrumentele mele preferate pe care le folosesc în fiecare zi, deoarece pot conversa cu echipa mea, pot trimite mesaje private, pot crea apeluri video sau numai apeluri audio și multe altele. Mai mult." – Carlos B

Figma pentru colaborare în proiectare

Figma este un instrument de colaborare în proiectare care este orientat în mod special către lucrări de design și grafică. Software-ul conține o gamă largă de instrumente – inclusiv Vector Networks, OpenType și Auto Layout – concepute pentru a ajuta echipele creative să colaboreze digital la elementele vizuale, inclusiv postere, ilustrații și design de pagini de site web.

• O gamă largă de fonturi
• Instrumente de tablă digitală
• Șabloane de fișiere prefabricate pentru o varietate de proiecte de design
• Funcții de comentarii pentru note lipicioase
• Creați prototipuri interactive
• Testare de utilizare și instrumente UX

• Software-ul creativ Figma este mare, așa că poate dura ceva timp pentru a încărca
• Instrumentele sale au un nivel foarte ridicat de sensibilitate
• Nu există software pentru crearea de diagrame de flux sau structuri ierarhice de echipă

„Figma este un instrument eficient care are o gamă largă de utilizări și este foarte prietenos pentru începători, astfel încât chiar și noii colaboratori își pot împărtăși ideile prin intermediul acestuia.” – Sakib S

Google Docs pentru colaborarea documentelor

Google Docs este un instrument de colaborare pentru documente bazat pe cloud integrat în Google Workspace, care oferă utilizatorilor experiența completă de utilizare a instrumentelor, similare cu Microsoft Word, Excel și Powerpoint. Pentru a începe colaborarea online cu alți membri ai echipei, tot ce trebuie să facă creatorul este să copieze și să insereze un link sau să adauge adresa lor de e-mail.

• Abilitatea de a crea diferite drepturi de acces și de editare
• Serviciu ușor de partajare a fișierelor, cu partajare cu o singură legătură
• Lăsați comentarii și atribuiți sarcini, etichetând diferiți utilizatori în comentarii
• Fișiere accesibile prin intermediul unui dispozitiv mobil
• Vizualizare live a diferiților utilizatori și a ceea ce fac aceștia
• Activați modul de sugestie pentru a aproba modificări

• Documentele nu pot fi accesate fără o conexiune la internet
• Deși există o versiune gratuită a Google Docs, există doar o cantitate mică de spațiu de stocare gratuit oferit.

„Google Workspace Apps sunt perfecte pentru mediul de lucru hibrid/la distanță, deoarece este ușor și se sincronizează instantaneu pe dispozitive și conturi.” – Amr M

Sfaturi pentru a alege cel mai bun instrument de colaborare online pentru nevoile dvs

Există o mulțime de instrumente excelente de lucru la distanță pe piață, așa că am oferit o listă de sfaturi și cele mai bune practici, pentru a vă ajuta să găsiți instrumentul de colaborare online perfect pentru nevoile dvs. specifice de afaceri.

Marimea echipei

Unele instrumente de colaborare online oferă conturi gratuite pentru echipele mici. Alte instrumente de colaborare sunt orientate în mod special către întreprinderi și oferă caracteristici specializate pentru echipele de peste 20 de persoane. Așadar, verificați mai întâi numărul de persoane din echipa sau organizația dvs. care ar avea nevoie de acces la instrument înainte de a lua o decizie.

Principalele blocaje de rezolvat

Care este motivul principal pentru a introduce software-ul de colaborare digitală în procesele dvs. de afaceri? Încercați să vă creșteți eficiența fluxului de lucru? Înainte de a vă alege software-ul, identificați ceea ce doriți să obțină colaborarea dvs. online. Apoi, găsiți instrumentele cel mai bine orientate spre satisfacerea acestor nevoi.

Rețineți că este foarte puțin probabil să existe un singur instrument care să includă toate caracteristicile necesare, așa că este posibil să doriți să utilizați mai multe instrumente de colaborare online în combinație pentru a rezolva fiecare blocaj.

Ușurință în utilizare

Vă recomandăm să acordați prioritate ușurinței în utilizare a instrumentului dvs. Cu cât instrumentul este mai ușor de implementat, cu atât este mai probabil ca membrii echipei dvs. să îl folosească. De asemenea, vă va economisi mult timp și costuri pentru instruirea întregii echipe și a părților externe, cum ar fi clienții sau partenerii de afaceri.

Niveluri de securitate

Dacă aveți de-a face cu informații sensibile sau cu date personale, atunci trebuie să vă asigurați că instrumentul dvs. de colaborare online oferă standarde de securitate ridicate. În acest fel, puteți gestiona datele în siguranță. Vă recomandăm, de asemenea, să alegeți un instrument de colaborare bazat pe cloud, deoarece acesta vă va face copii de rezervă în siguranță.

Cele mai bune practici pentru a îmbunătăți colaborarea online în cadrul echipei dvs

Acum că v-ați ales piesele software de colaborare online, următorul pas este să le implementați. Pentru a vă asigura că noile dvs. instrumente sunt utilizate cât mai eficient posibil, consultați sfaturile noastre de top pentru a face colaborarea online mai eficientă.

Aveți o stivă cuprinzătoare de instrumente

Software-ul dvs. de colaborare online va include o gamă largă de instrumente diferite. Așadar, asigurați-vă că aveți instrumentele de colaborare potrivite pentru fiecare zonă. De exemplu, găsiți instrumente pentru echipele de la distanță, revizuirea și aprobarea conținutului, comunicarea echipei etc. Apoi, integrați-le complet, pentru a automatiza cât mai multe sarcini manuale.

Comunicați deschis și regulat

Potrivit TeamStage, 99,1% dintre angajați doresc ca organizația lor să încurajeze comunicarea sinceră. Așadar, încurajați o comunicare clară, deschisă, detaliată și regulată. Discutați idei și asigurați-vă că toată lumea din echipă se simte sprijinită pe parcursul proiectului de colaborare online. Acest lucru va crește transparența și va crea proiecte de înaltă calitate, promovând în același timp învățarea continuă și partajată.

Fii transparent

Oferiți-le membrilor echipei dvs. claritate deplină, astfel încât aceștia să aibă toate informațiile de care au nevoie pentru a ajuta proiectul să progreseze. Aceasta include să le arăți unde să acceseze diferite fișiere, cum să creeze și să salveze versiuni diferite, cum să ofere feedback precis și să configureze fluxuri de lucru clare. Investind acest timp din timp, veți crește semnificativ viteza de adoptare a colaborării online.

Stabiliți termene limită clare

Folosiți termenele limită în cadrul instrumentelor dvs. de colaborare, deoarece aceasta este cea mai bună modalitate de a vă menține fluxul de lucru funcțional la eficiență deplină. Acestea ar trebui să includă, de exemplu, stabilirea termenelor limită pentru sarcini, revizuiri, aprobări și termenul final al proiectului.

Oferă feedback

Asigurați-vă că toate feedback-urile cu privire la noile active, documente sau elemente ale proiectului sunt păstrate cât mai clar posibil. Puteți face acest lucru utilizând instrumente de adnotare pentru a evidenția zona exactă la care vă referiți și folosind comentarii pentru a lăsa note detaliate. Acest lucru va face feedback-ul clar, precis și ușor de acționat.

Viitorul colaborării online

În era digitală, colaborarea online este mai importantă decât oricând. Lucrul de la distanță și colaborarea în grup realizate online devin „noua normalitate”. După curba rapidă de învățare impusă de pandemia COVID-19, multe companii adoptă acum echipe hibride permanent.

Potrivit cercetărilor efectuate de Findstack, 85% dintre managerii chestionați prevăd că a avea o echipă care include un hibrid de echipe interne și lucrători la distanță va fi în curând complet normal. Colaborarea online este esențială pentru a asigura succesul acestei schimbări. Prin adoptarea colaborării digitale, echipele pot continua să colaboreze la fel de eficient ca înainte, indiferent dacă se află în aceeași cameră sau în orașe diferite.

În plus, afacerile devin din ce în ce mai globalizate. Creșterea oportunităților de lucru la distanță, viteza comunicării digitale și piața globală de astăzi înseamnă că multe organizații au angajați localizați în toată lumea.

După cum vă puteți imagina, fără colaborare online, este extrem de dificil să gestionați proiecte și să mențineți echipele globale pe aceeași pagină. Cu funcțiile lor intuitive de colaborare, instrumentele de colaborare online permit echipelor distribuite să lucreze fără probleme la proiecte și să partajeze fișiere, feedback și informații.

Concluzie

Cu software-ul de colaborare online, afacerea dvs. poate folosi tehnologia inovatoare, specializată la întregul său potențial. Prin urmare, asigurați-vă că utilizați instrumentele de colaborare online în avantajul lor maxim.

Prin adoptarea unei abordări digitale a colaborării, puteți îmbunătăți eficiența fluxului de lucru și puteți crea o muncă de calitate superioară, asigurându-vă în același timp că toți membrii echipei dumneavoastră se simt susținuți, apreciați și, cel mai important, fericiți.