オンラインコラボレーションと2022年の最高のツールへのガイド

オンラインコラボレーションはあなたのビジネスの未来です。 なんで？ これにより、チームはより効率的に作業でき、タスクやプロジェクトをより組織化できます。

オンラインコラボレーションとは何ですか？

オンラインコラボレーションとは、特定のツールやプラットフォームを使用して、人々がインターネットを介してリアルタイムまたは非同期でコラボレーションする方法を表します。 つまり、同じ部屋、国、またはタイムゾーンにいない場合でも、コラボレーションを行うことができます。

オンラインコラボレーションは、プロジェクトの計画、トピックのディスカッション、コンテンツの作成、レビュー、承認など、プロジェクトのすべての要素に対応できます。 洗練されたツールは、チームがこれらすべてのプロセスをより速く、より簡単に、より透過的にするのに役立ちます。

オンラインコラボレーションの種類

チームがオフィスで作業している場合でも、異なるタイムゾーンにまたがってリモートで作業している場合でも、特定のニーズを満たすために同期または非同期のオンラインコラボレーションを選択できます。 タイプは、チームの要件、それらの可用性、およびワークフローの構造に応じて、タスクおよびプロジェクトごとに異なる可能性があります。

同期コラボレーション

同期コラボレーションはリアルタイムで行われます。 このタイプのオンラインコラボレーションは、会議、プロジェクトのディスカッション、または複数のチームメンバーが共有ファイルを同時に表示、編集、またはコメントを残すことができるようにするために一般的に使用されます。 同期コラボレーションは、フィードバックや決定をすぐに必要とする場合、または非公式のチャットには複雑すぎるか包括的すぎるトピックについて話し合う必要がある場合に意味があります。

同期通信の利点は次のとおりです。

• あなたはあなたの仕事について明確で、直接的で、そして即座のフィードバックを受け取ります。
• プロセスを可能な限り効率的かつ高速に保ちます。
• ライブコラボレーションとインターチェンジを、実際に行われるように正常に複製します。

非同期コラボレーション

非同期コラボレーション（名前が示すように）はリアルタイムでは発生しません。 オンラインで非同期にコラボレーションする主な利点は、全員のスケジュールに合った特定の会議時間を調整することなく、複数の人がコラボレーションプロセスに参加できることです。

非同期通信の利点は次のとおりです。

• 人々は一日をより柔軟に構成し、スケジュールに最も適したときにタスクを完了することができます。
• チームはコラボレーションツールを使用して、ドキュメントを共有、表示、コメントしたり、サポートを依頼したり、プロジェクトの進捗状況を管理したりできます。これらはすべて、指定された期間内に行われます。
• プロジェクトのアイデアを説明するビデオを録画して、同僚が次のライブ会議の前にそれを見ることができるようにすることができます。

オンラインコラボレーションが重要なのはなぜですか？

従業員と経営幹部の97％が、チームの連携が不足していると、プロジェクトの結果に影響を与えると言っていることをご存知ですか？

強力なチームコラボレーションのシステムを育成することで、チームの連携とダイナミックな作業を強化できます。 共同作業により、作業の一貫性が最高に保たれます。

透明性と可視性を高める

オンラインコラボレーションツールを使用すると、チームはタスクのステータス、進捗状況、および期日を確認できます。 さらに、誰がどのタスクの責任者であり、次のステップが何であるかを誰もが知っています。

より効果的に作業する

オンラインコラボレーションツールを使用することで、プロジェクトに関するすべてのディスカッションを1つの便利なクラウドベースの場所にまとめることができます。 これにより、情報が失われることはなく、すべてのコメントに基づいて処理されます。

仕事の質を向上させる

オンラインコラボレーションとフィードバック管理を改善することで、チーム内のすべての専門知識を活用できます。 明確なレビューと承認のプロセスを確立することにより、すべての作業に間違いがなく、ブランドに基づいた最高品質であることを保証できます。

より良い時間管理

非同期作業により、チームは作業スケジュールに合った時間に作業を完了することができます。 彼らは今何が起こっているのか、そして彼らが締め切りまで働いているかどうかについて完全に知らされるでしょう。

より幸せな従業員

TeamStageが発行したレポートによると、HR専門家の3分の1は、チーム内の不十分なコラボレーションは従業員の士気に悪影響を与えると述べています。 オンラインコラボレーションは、協力的な職場と文化を育みながら、チームがより緊密に連携するのに役立ちます。 これは、従業員の満足度にもプラスの影響を及ぼします。

2022年の5つの最高のオンラインコラボレーションツール

オンラインコラボレーションツールはデジタルプラットフォームであり、企業がコミュニケーションを改善し、透明性を高め、効率的なビジネスプロセスを確保できるようにします。 これらのツールには、安全なログインを介して、チーム全体に加えて、クライアントまたは投資先がアクセスできます。

コンテンツコラボレーションのためのFilestage

Filestageは、マーケティングチームとクリエイティブチームが一元化されたプラットフォームで複数のファイルタイプでコラボレーションするのに役立ちます。 クラウドベースのレビューソフトウェアには、ファイルを共有、コメント、および承認するためのツールが含まれています。 さらに、手動タスクを自動化し、カスタムワークフローを設定してプロセスを合理化できます。

特徴：

• ユーザーはファイルに直接コメントや注釈を残すことができます
• 構造化された一貫性のあるレビューおよび承認プロセスを作成する
• フィードバックと変更についてリアルタイムで話し合う
• 自動ToDoリストと期日リマインダー
• ワンクリック承認により、より迅速な承認が可能になります

「インターフェースは非常に単純で、注釈ツールは使いやすく、カスタマイズ可能な設定により、プロジェクト間で柔軟に対応できます。」 –ロバートM

プロジェクトコラボレーションのための気の利いた

Niftyは、完全なオンラインコラボレーションプラットフォームを提供するように設計されています。 このプロジェクトコラボレーションツールは一元化されたポータルとして機能し、ユーザーがグループチャットメッセージの作成、ロードマップの作成、カレンダーの作成、およびタスクの完了を1か所で行えるようにします。

• ガントチャートのマイルストーンなどのプロジェクト管理ソフトウェアが含まれています
• タイムトラッキングツールを提供します
• ユーザーが選択した基準に従って編成されたフォルダーのシステムを作成できるようにします
• 使いやすく、直感的なインターフェース

• 一部のユーザーはNiftyのストレージに問題があります
• 一部のユーザーは、Niftyドキュメント機能の使用に問題があります

「Niftyが提供する優れたUI/UXに加えて、クライアントとのコミュニケーションがいかに流暢であるかが気に入っています。 共同編集者をゲストとして任意のプロジェクトに招待できます。共同作業者は、ディスカッションに参加したり、タスクを完了または作成したりできますが、権限が制限されているため、プロジェクト管理はすべてあなた次第です。」 –アールパードS

コミュニケーションのためのシャンティ

Chantyは、ビデオ会議ツール、コンテキストベースのディスカッション、タスクの優先度とステータスのラベル付けを含むタスクカード、および専用のメッセージングツールを含むコミュニケーションソフトウェアです。 Chantyは、コンピュータープラットフォームに加えて、さまざまな機能を備えた電話およびタブレットアプリケーションも提供しています。

• プロジェクトダッシュボードのかんばんレイアウト
• モバイルデバイス用のアプリも利用可能です
• 非常に使いやすいように設計されています
• インスタントメッセージングを使用して、フィードバックをシームレスに収集します
• 選択した基準でタスクとメッセージをフィルタリングする
• オンラインの音声通話またはビデオ通話を設定する

• カレンダーによる限られた編成とカスタマイズのオプション
• ソフトウェア内に異なる通信チャネルを作成するオプションはありません

「Chantyは使いやすく、使い勝手が良いので、チームとチャットしたり、プライベートメッセージを作成したり、ビデオハングアウトや音声通話のみを作成したりできるため、日常的に使用するお気に入りのツールの1つになっています。もっと。" –カルロスB

デザインコラボレーションのためのFigma

Figmaは、特にデザインとグラフィックスの作業を対象としたデザインコラボレーションツールです。 このソフトウェアには、Vector Networks、OpenType、Auto Layoutなどのさまざまなツールが含まれており、ポスター、イラスト、Webサイトページのデザインなど、クリエイティブチームがビジュアルアセットでデジタルコラボレーションできるように設計されています。

• 幅広いフォント
• デジタルホワイトボードツール
• さまざまな設計プロジェクト用の事前に作成されたファイルテンプレート
• 付箋コメント機能
• インタラクティブなプロトタイプを作成する
• ユーザビリティテストとUXツール

• Figmaのクリエイティブソフトウェアは大きいため、ロードに時間がかかる場合があります
• そのツールは非常に高いレベルの感度を持っています
• フローチャートや階層的なチーム構造を作成するためのソフトウェアはありません

「Figmaは幅広い用途を持つ効果的なツールであり、初心者にも非常に使いやすいため、新しい共同作業者でもアイデアを共有できます。」 –サキブS

ドキュメントコラボレーションのためのGoogleドキュメント

Google Docsは、Google Workspaceに統合されたクラウドベースのドキュメントコラボレーションツールであり、Microsoft Word、Excel、Powerpointなどのツールの使用を完全に体験できます。 他のチームメンバーとのオンラインコラボレーションを開始するには、作成者が行う必要があるのは、リンクをコピーして貼り付けるか、メールアドレスを追加することだけです。

• さまざまなアクセス権と編集権を作成する機能
• ワンリンク共有による簡単なファイル共有サービス
• コメントでさまざまなユーザーにタグを付けて、コメントを残し、タスクを割り当てます
• モバイルデバイスからアクセス可能なファイル
• さまざまなユーザーとそのユーザーのライブビュー
• 提案モードをオンにして、変更を承認します

• インターネットに接続しないとドキュメントにアクセスできません
• Googleドキュメントの無料バージョンがありますが、提供される無料のストレージはごくわずかです。

「GoogleWorkspaceAppsは軽量で、デバイスやアカウントと即座に同期するため、ハイブリッド/リモート作業環境に最適です。」 – amr M

ニーズに最適なオンラインコラボレーションツールを選択するためのヒント

市場には優れたリモートワークツールがたくさんあるので、特定のビジネスニーズに最適なオンラインコラボレーションツールを見つけるのに役立つヒントとベストプラクティスのリストを提供しました。

チームサイズ

一部のオンラインコラボレーションツールは、小規模なチームに無料のアカウントを提供します。 その他のコラボレーションツールは、特にエンタープライズビジネス向けであり、20人以上のチームに専門的な機能を提供します。 したがって、決定を下す前に、まずツールにアクセスする必要があるチームまたは組織の人数を確認してください。

解決すべき主なボトルネック

ビジネスプロセスにデジタルコラボレーションソフトウェアを導入する主な理由は何ですか？ ワークフローの効率を上げようとしていますか？ ソフトウェアを選択する前に、オンラインコラボレーションで何を達成したいかを特定してください。 次に、これらのニーズを満たすのに最適なツールを見つけます。

必要なすべての機能を備えたツールが1つある可能性は非常に低いため、複数のオンラインコラボレーションツールを組み合わせて使用​​して、各ボトルネックに対処することをお勧めします。

使いやすさ

ツールの使いやすさを優先することを強くお勧めします。 ツールの実装が簡単であるほど、チームメンバーがツールを使用する可能性が高くなります。 また、すべてのチームとクライアントやビジネスパートナーなどの外部関係者をトレーニングするための時間とコストを大幅に節約できます。

セキュリティレベル

機密情報や個人データを扱う場合は、オンラインコラボレーションツールが高セキュリティ標準を提供していることを確認する必要があります。 このようにして、データを安全かつ確実に管理できます。 また、クラウドベースのコラボレーションツールを選択することをお勧めします。これにより、作業が安全にバックアップされます。

チーム内のオンラインコラボレーションを改善するためのベストプラクティス

オンラインコラボレーションソフトウェアを選択したので、次のステップはそれらを実装することです。 新しいツールを可能な限り効果的に使用するには、オンラインコラボレーションをより効果的にするためのヒントを確認してください。

包括的なツールスタックを用意する

オンラインコラボレーションソフトウェアには、さまざまなツールが含まれています。 したがって、各領域に適切なコラボレーションツールが用意されていることを確認してください。 たとえば、リモートチーム、コンテンツのレビューと承認、チームコミュニケーションなどのツールを見つけます。次に、それらを完全に統合して、できるだけ多くの手動タスクを自動化します。

オープンかつ定期的にコミュニケーションする

TeamStageによると、従業員の99.1％は、組織が正直なコミュニケーションを促進することを望んでいます。 したがって、明確で、オープンで、詳細で、定期的なコミュニケーションを奨励します。 アイデアについて話し合い、チームの全員がオンラインコラボレーションプロジェクト全体でサポートされていると感じられるようにします。 これにより、透明性が高まり、質の高いプロジェクトが作成されると同時に、継続的な共有学習が促進されます。

透明にする

チームメンバーに完全な明確さを与えることで、プロジェクトの進行を支援するために必要なすべての情報をチームメンバーが入手できるようにします。 これには、さまざまなファイルにアクセスする場所、さまざまなバージョンを作成して保存する方法、正確なフィードバックを提供する方法、明確なワークフローを設定する方法を示すことが含まれます。 この時間を早い段階で投資することで、オンラインコラボレーションの取り込み速度を大幅に向上させることができます。

明確な期限を設定する

コラボレーションツール内で期限を使用します。これは、ワークフローを完全な効率で運用し続けるための最良の方法です。 これらには、たとえば、タスク、レビュー、承認、およびプロジェクトの最終期限の設定が含まれている必要があります。

フィードバックを与えます

新しいアセット、ドキュメント、またはプロジェクト要素に関するすべてのフィードバックが可能な限り明確に保たれていることを確認してください。 これを行うには、注釈ツールを使用して参照している正確な領域を強調表示し、コメントを使用して詳細なメモを残します。 これにより、フィードバックが明確で正確かつ実用的なものになります。

オンラインコラボレーションの未来

デジタル時代では、オンラインコラボレーションがこれまで以上に重要になっています。 オンラインでのリモートワークとグループコラボレーションは、「ニューノーマル」になりつつあります。 COVID-19の大流行によって必要とされた急速な学習曲線の後、多くの企業は現在、恒久的にハイブリッドなチームを採用しています。

Findstackの調査によると、調査対象のマネージャーの85％が、社内チームとリモートワーカーのハイブリッドを含むチームを持つことはまもなく完全に正常になると予測しています。 このシフトを確実に成功させるには、オンラインコラボレーションが不可欠です。 デジタルコラボレーションを採用することで、チームは同じ部屋にいても別の都市にいても、以前と同じように効果的にコラボレーションを続けることができます。

さらに、企業はますますグローバル化しています。 在宅勤務の機会の増加、デジタル通信の速度、そして今日のグローバル市場は、多くの組織が世界中に従業員を配置していることを意味します。

ご想像のとおり、オンラインコラボレーションがなければ、プロジェクトを管理し、グローバルチームを同じページに維持することは非常に困難です。 直感的なコラボレーション機能を備えたオンラインコラボレーションツールを使用すると、分散したチームはプロジェクトにシームレスに取り組み、ファイル、フィードバック、および情報を共有できます。

結論

オンラインコラボレーションソフトウェアを使用すると、ビジネスは革新的な専門技術を最大限に活用できます。 したがって、オンラインコラボレーションツールを最大限に活用してください。

コラボレーションにデジタルアプローチを採用することで、ワークフローの効率を向上させ、より高品質の作業を作成できると同時に、チームの全員がサポートされ、価値があり、そして最も重要なことに幸せであると感じられるようになります。