Una guía para la colaboración en línea y las mejores herramientas en 2022

La colaboración en línea es el futuro de su negocio. ¿Por qué? Garantiza que los equipos puedan trabajar de manera más eficiente y estar más organizados en tareas y proyectos.

¿Qué es la colaboración en línea?

La colaboración en línea describe la forma en que las personas colaboran en tiempo real o de forma asíncrona a través de Internet, utilizando herramientas y plataformas específicas. Eso significa que pueden colaborar, incluso cuando no están en la misma habitación, país o zona horaria.

La colaboración en línea puede funcionar en todos los elementos de un proyecto, incluida la capacidad de planificar proyectos, discutir temas, crear, revisar y aprobar contenido. Las herramientas sofisticadas ayudan a los equipos a hacer que todos estos procesos sean más rápidos, fáciles y transparentes.

Tipos de colaboración en línea

Ya sea que su equipo esté trabajando en una oficina o de forma remota en diferentes zonas horarias, puede elegir entre colaboración en línea sincrónica y asincrónica para satisfacer sus necesidades específicas. El tipo puede variar para cada tarea y proyecto, según los requisitos de su equipo, su disponibilidad y la estructura de su flujo de trabajo.

Colaboración sincrónica

La colaboración síncrona ocurre en tiempo real. Este tipo de colaboración en línea se usa comúnmente para reuniones, para discutir proyectos o para permitir que varios miembros del equipo vean, editen o dejen comentarios simultáneamente en un archivo compartido. La colaboración sincrónica tiene sentido cuando necesita comentarios o decisiones de inmediato o cuando necesita discutir temas que son demasiado complejos o completos para una conversación informal.

Los beneficios de la comunicación síncrona son:

• Recibe comentarios claros, directos e inmediatos sobre su trabajo.
• Mantiene los procesos tan eficientes y rápidos como sea posible.
• Reproduce con éxito la colaboración y los intercambios en vivo, como sucedería en persona.

Colaboración asíncrona

La colaboración asíncrona (como sugiere el nombre) no ocurre en tiempo real. El principal beneficio de colaborar en línea de forma asíncrona es que permite que varias personas participen en el proceso de colaboración, sin necesidad de organizar una reunión específica que se ajuste a los horarios de todos.

Los beneficios de la comunicación asíncrona son:

• Las personas pueden estructurar su día de manera más flexible y completar las tareas cuando mejor se adapte a su horario.
• Los equipos pueden usar herramientas de colaboración para compartir, ver y comentar documentos, solicitar asistencia o administrar el progreso del proyecto, todo dentro de un período de tiempo determinado.
• Puede grabar un video para explicar sus ideas para el proyecto, para que sus colegas puedan verlo antes de la próxima reunión en vivo.

¿Por qué es importante la colaboración en línea?

¿Sabía que el 97 % de los empleados y ejecutivos dicen que si un equipo no está alineado, esto afectará el resultado de un proyecto?

Fomentar un sistema de fuerte colaboración en equipo puede fortalecer la alineación y el trabajo dinámico de su equipo. El trabajo colaborativo también garantiza que su trabajo sea consistente y de la mejor calidad.

Consiga más transparencia y visibilidad

Las herramientas de colaboración en línea permiten a los equipos ver el estado, el progreso y la fecha de vencimiento de las tareas. Además, todos saben quién es responsable de qué tareas y cuáles son los próximos pasos.

Trabaje de manera más efectiva

Mediante el uso de herramientas de colaboración en línea, todas las discusiones sobre el proyecto se pueden mantener en una ubicación conveniente basada en la nube. Esto asegura que no se pierda información y que todos los comentarios se tomen en cuenta.

Mejora la calidad de tu trabajo

Al mejorar su colaboración en línea y la gestión de comentarios, puede utilizar toda la experiencia dentro de su equipo. Al establecer un proceso claro de revisión y aprobación, puede asegurarse de que todo su trabajo esté libre de errores, esté a la altura de la marca y sea de la mejor calidad.

Mejor gestión del tiempo

El trabajo asíncrono permite que sus equipos completen el trabajo en el momento que se adapte a su horario de trabajo. Estarán completamente informados sobre lo que está sucediendo en este momento y si están trabajando hasta la fecha límite.

Empleados más felices

Según un informe publicado por TeamStage, un tercio de los profesionales de recursos humanos dice que la mala colaboración dentro de un equipo tendrá un impacto negativo en la moral de los empleados. La colaboración en línea ayuda a su equipo a trabajar más juntos mientras fomenta un lugar de trabajo y una cultura de apoyo. Esto también tendrá un impacto positivo en la satisfacción de sus empleados.

Las cinco mejores herramientas de colaboración en línea de 2022

Las herramientas de colaboración en línea son plataformas digitales que permiten a las empresas mejorar la comunicación, aumentar la transparencia y garantizar procesos comerciales eficientes. Todo el equipo, además de los clientes o las partes interesadas, pueden acceder a estas herramientas a través de un inicio de sesión seguro.

Filestage para la colaboración de contenido

Filestage ayuda a los equipos creativos y de marketing a colaborar en varios tipos de archivos, en una plataforma centralizada. El software de revisión basado en la nube incluye herramientas para compartir, comentar y aprobar archivos. Además, puede automatizar tareas manuales y configurar flujos de trabajo personalizados para optimizar sus procesos.

Características:

• Los usuarios pueden dejar comentarios y anotaciones directamente en el archivo
• Cree un proceso de revisión y aprobación estructurado y coherente
• Discutir comentarios y cambios en tiempo real
• Listas automáticas de tareas pendientes y recordatorios de fechas de vencimiento
• Aprobación con un solo clic, lo que permite aprobaciones más rápidas

“La interfaz es muy sencilla, la herramienta de anotación es fácil de usar y la configuración personalizable nos permite ser flexibles de un proyecto a otro”. – Roberto M.

Ingenioso para la colaboración en proyectos

Nifty está diseñado para proporcionar una plataforma completa de colaboración en línea. Esta herramienta de colaboración de proyectos actúa como un portal centralizado, lo que permite a los usuarios crear mensajes de chat grupales, crear hojas de ruta, crear calendarios y completar tareas, en una sola ubicación.

• Incluye software de gestión de proyectos, como hitos de diagramas de Gantt
• Proporciona herramientas de seguimiento del tiempo.
• Permite a los usuarios crear un sistema de carpetas, organizado por su elección de criterios
• Interfaz intuitiva y fácil de usar

• Algunos usuarios tienen dificultades con el almacenamiento de Nifty
• Algunos usuarios tienen problemas para usar la función de documentos Nifty

“Además de la gran UI/UX que ofrece Nifty, me gusta la fluidez de la comunicación con un cliente. Puede invitar a sus colaboradores como invitados a cualquier proyecto, donde pueden unirse a las discusiones, completar o crear tareas, pero tienen privilegios limitados, por lo que la gestión del proyecto es toda suya”. – Arpad S

Chanty para la comunicación

Chanty es un software de comunicación que incluye una herramienta de videoconferencia, debates basados ​​en el contexto, tarjetas de tareas, incluido el etiquetado para la prioridad y el estado de las tareas, y una herramienta de mensajería dedicada. Además de su plataforma informática, Chanty también ofrece una aplicación para teléfonos y tabletas, con una amplia gama de funciones.

• Diseño Kanban para el tablero del proyecto
• Las aplicaciones para dispositivos móviles también están disponibles.
• Diseñado para ser muy fácil de usar.
• Recopile comentarios sin problemas, con mensajería instantánea
• Filtrar tareas y mensajes por criterios seleccionados
• Configurar llamadas de audio o video en línea

• Opciones limitadas de organización y personalización con el calendario.
• No existe la opción de crear diferentes canales de comunicación dentro del software.

“Chanty es fácil de usar y su facilidad de uso la convierte en una de mis herramientas favoritas que utilizo en mi día a día, ya que puedo chatear con mi equipo, enviar mensajes privados, crear videollamadas o solo audiollamadas, y mucho más. más." – Carlos B.

Figma para colaboración de diseño

Figma es una herramienta de colaboración de diseño que está específicamente orientada al trabajo de diseño y gráficos. El software contiene una gama de herramientas, incluidas Vector Networks, OpenType y Auto Layout, diseñadas para ayudar a los equipos creativos a colaborar digitalmente en activos visuales, incluidos carteles, ilustraciones y diseños de páginas de sitios web.

• Una amplia gama de fuentes
• Herramientas de pizarra digital
• Plantillas de archivo prefabricadas para una variedad de proyectos de diseño
• Funciones de comentarios de notas adhesivas
• Crear prototipos interactivos
• Pruebas de usabilidad y herramientas UX

• El software creativo de Figma es grande, por lo que puede tardar un poco en cargarse
• Sus herramientas tienen un nivel de sensibilidad muy alto.
• Sin software para crear diagramas de flujo o estructuras de equipos jerárquicos

"Figma es una herramienta eficaz que tiene una amplia gama de usos y es muy fácil de usar para principiantes, por lo que incluso los nuevos colaboradores pueden compartir sus ideas a través de ella". – Sakib S.

Google Docs para la colaboración de documentos

Google Docs es una herramienta de colaboración de documentos basada en la nube integrada en Google Workspace que brinda a los usuarios la experiencia completa de usar herramientas, similar a Microsoft Word, Excel y Powerpoint. Para iniciar la colaboración en línea con otros miembros del equipo, todo lo que el creador debe hacer es copiar y pegar un enlace o agregar su dirección de correo electrónico.

• Posibilidad de crear diferentes derechos de acceso y edición.
• Fácil servicio para compartir archivos, con un solo enlace para compartir
• Dejar comentarios y asignar tareas, etiquetando diferentes usuarios en los comentarios
• Archivos accesibles a través de un dispositivo móvil
• Vista en vivo de diferentes usuarios y lo que están haciendo
• Active el modo de sugerencia para aprobar los cambios

• No se puede acceder a los documentos sin conexión a Internet.
• Aunque hay una versión gratuita de Google Docs, solo se proporciona una pequeña cantidad de almacenamiento gratuito.

"Las aplicaciones de Google Workspace son perfectas para el entorno de trabajo híbrido/remoto, ya que son livianas y se sincronizan instantáneamente entre dispositivos y cuentas". – Amr M

Consejos para elegir la mejor herramienta de colaboración en línea para sus necesidades

Hay una gran cantidad de excelentes herramientas de trabajo remoto en el mercado, por lo que proporcionamos una lista de consejos y mejores prácticas para ayudarlo a encontrar la herramienta de colaboración en línea perfecta para sus necesidades comerciales específicas.

Tamaño del equipo

Algunas herramientas de colaboración en línea ofrecen cuentas gratuitas para equipos pequeños. Otras herramientas de colaboración están específicamente orientadas a empresas y ofrecen funciones especializadas para equipos de más de 20 personas. Por lo tanto, verifique primero la cantidad de personas en su equipo u organización que necesitarían acceso a la herramienta antes de tomar una decisión.

Principales cuellos de botella a resolver

¿Cuál es su razón principal para introducir software de colaboración digital en sus procesos comerciales? ¿Está tratando de aumentar la eficiencia de su flujo de trabajo? Antes de elegir su software, identifique lo que quiere lograr con su colaboración en línea. Luego, encuentre las herramientas que mejor se adapten a satisfacer estas necesidades.

Tenga en cuenta que es muy poco probable que haya una herramienta que incluya todas las funciones necesarias, por lo que es posible que desee utilizar varias herramientas de colaboración en línea en combinación para abordar cada uno de sus cuellos de botella.

Facilidad de uso

Le recomendamos encarecidamente que priorice la facilidad de uso de su herramienta. Cuanto más fácil sea implementar la herramienta, más probable será que los miembros de su equipo la utilicen. También le ahorrará mucho tiempo y costos para capacitar a todo su equipo y partes externas, como clientes o socios comerciales.

Niveles de seguridad

Si está tratando con información confidencial o datos personales, debe asegurarse de que su herramienta de colaboración en línea ofrezca altos estándares de seguridad. De esta manera, puede administrar los datos de forma segura y protegida. También le recomendamos que elija una herramienta de colaboración basada en la nube, ya que hará una copia de seguridad de su trabajo de forma segura.

Las mejores prácticas para mejorar la colaboración en línea dentro de su equipo

Ahora que ha elegido sus piezas de software de colaboración en línea, el siguiente paso es implementarlas. Para asegurarse de que sus nuevas herramientas se utilicen con la mayor eficacia posible, consulte nuestros principales consejos para que la colaboración en línea sea más eficaz.

Tener una pila de herramientas completa

Su software de colaboración en línea incluirá una amplia gama de herramientas diferentes. Por lo tanto, asegúrese de contar con las herramientas de colaboración adecuadas para cada área. Por ejemplo, encuentre herramientas para equipos remotos, revisión y aprobación de contenido, comunicación en equipo, etc. Luego, intégrelas por completo para automatizar tantas tareas manuales como sea posible.

Comunicarse abierta y regularmente.

Según TeamStage, el 99,1 % de los empleados quiere que su organización fomente una comunicación honesta. Por lo tanto, fomente una comunicación clara, abierta, detallada y regular. Debata ideas y asegúrese de que todos los miembros del equipo se sientan respaldados durante todo el proyecto de colaboración en línea. Esto aumentará la transparencia y creará proyectos de alta calidad, al mismo tiempo que promoverá el aprendizaje continuo y compartido.

ser transparente

Ofrezca a los miembros de su equipo total claridad, para que tengan toda la información que necesitan para ayudar al progreso del proyecto. Esto incluye mostrarles dónde acceder a diferentes archivos, cómo crear y guardar diferentes versiones, cómo brindar comentarios precisos y configurar flujos de trabajo claros. Al invertir este tiempo desde el principio, aumentará significativamente la velocidad de aceptación de la colaboración en línea.

Establece plazos claros

Use plazos dentro de sus herramientas de colaboración, ya que esta es la mejor manera de mantener su flujo de trabajo funcionando con total eficiencia. Estos deben incluir, por ejemplo, establecer fechas límite para tareas, revisiones, aprobaciones y la fecha límite final del proyecto.

Dar opinion

Asegúrese de que todos los comentarios sobre nuevos activos, documentos o elementos del proyecto se mantengan lo más claros posible. Puede hacer esto usando herramientas de anotación para resaltar el área exacta a la que se refiere y usando comentarios para dejar notas detalladas. Esto hará que los comentarios sean claros, precisos y procesables.

El futuro de la colaboración en línea

En la era digital, la colaboración en línea es más importante que nunca. El trabajo remoto y la colaboración grupal en línea se están convirtiendo en la "nueva normalidad". Después de la rápida curva de aprendizaje requerida por la pandemia de COVID-19, muchas empresas ahora están adoptando equipos híbridos de forma permanente.

Según una investigación de Findstack, el 85 % de los gerentes encuestados predicen que tener un equipo que incluya un híbrido de equipos internos y trabajadores remotos pronto será completamente normal. La colaboración en línea es esencial para garantizar el éxito de este cambio. Al adoptar la colaboración digital, los equipos pueden continuar colaborando con la misma eficacia que antes, sin importar si se encuentran en la misma sala o en diferentes ciudades.

Además, las empresas se están globalizando cada vez más. El auge de las oportunidades de trabajo remoto, la velocidad de la comunicación digital y el mercado global actual significan que muchas organizaciones tienen empleados ubicados en todo el mundo.

Como puede imaginar, sin la colaboración en línea, es extremadamente difícil administrar proyectos y mantener a los equipos globales en sintonía. Con sus funciones de colaboración intuitivas, las herramientas de colaboración en línea permiten que los equipos distribuidos trabajen sin problemas en proyectos y compartan archivos, comentarios e información.

Conclusión

Con el software de colaboración en línea, su empresa puede utilizar tecnología innovadora y especializada en todo su potencial. Por lo tanto, asegúrese de aprovechar al máximo las herramientas de colaboración en línea.

Al adoptar un enfoque digital para la colaboración, puede mejorar la eficiencia de su flujo de trabajo y crear un trabajo de mayor calidad, mientras se asegura de que todos en su equipo se sientan respaldados, valorados y, lo que es más importante, felices.