2022'de çevrimiçi işbirliği ve en iyi araçlar için bir rehber

Çevrimiçi işbirliği işinizin geleceğidir. Neden? Niye? Ekiplerin daha verimli çalışmasını ve görevler ve projeler üzerinde daha organize olmasını sağlar.

Çevrimiçi işbirliği nedir?

Çevrimiçi işbirliği, insanların belirli araçlar ve platformlar kullanarak gerçek zamanlı veya eşzamansız olarak internet üzerinden işbirliği yapma biçimini tanımlar. Bu, aynı odada, ülkede veya saat diliminde olmasalar bile işbirliği yapabilecekleri anlamına gelir.

Çevrimiçi işbirliği, proje planlama, konuları tartışma, içerik oluşturma, gözden geçirme ve onaylama dahil olmak üzere bir projenin tüm unsurları üzerinde çalışabilir. Gelişmiş araçlar, ekiplerin tüm bu süreçleri daha hızlı, daha kolay ve daha şeffaf hale getirmesine yardımcı olur.

Çevrimiçi işbirliği türleri

Ekibiniz ister bir ofiste isterse farklı saat dilimlerinde uzaktan çalışıyor olsun, özel ihtiyaçlarınızı karşılamak için eşzamanlı ve eşzamansız çevrimiçi işbirliği arasında seçim yapabilirsiniz. Tür, ekibinizin gereksinimlerine, kullanılabilirliklerine ve iş akışınızın yapısına bağlı olarak her görev ve proje için değişebilir.

Senkron işbirliği

Senkron işbirliği gerçek zamanlı olarak gerçekleşir. Bu tür çevrimiçi işbirliği genellikle toplantılar için, projeleri tartışmak veya birden çok ekip üyesinin paylaşılan bir dosyayı aynı anda görüntülemesine, düzenlemesine veya yorum bırakmasına olanak sağlamak için kullanılır. Eşzamanlı işbirliği, anında geri bildirime veya kararlara ihtiyacınız olduğunda veya resmi olmayan bir sohbet için fazla karmaşık veya kapsamlı konuları tartışmanız gerektiğinde anlamlıdır.

Senkron iletişimin faydaları şunlardır:

• Çalışmanız hakkında net, doğrudan ve anında geri bildirim alırsınız.
• Süreçleri olabildiğince verimli ve hızlı tutar.
• Canlı işbirliğini ve değiş tokuşları, şahsen olacakları gibi başarıyla çoğaltır.

Eşzamansız işbirliği

Asenkron işbirliği (adından da anlaşılacağı gibi) gerçek zamanlı olarak gerçekleşmez. Eşzamansız olarak çevrimiçi işbirliğinin birincil yararı, herkesin programına uyan belirli bir toplantı zamanı ayarlamaya gerek kalmadan birden fazla kişinin işbirliği sürecine dahil olmasına olanak sağlamasıdır.

Asenkron iletişimin faydaları şunlardır:

• İnsanlar günlerini daha esnek bir şekilde yapılandırabilir ve görevlerini programlarına en uygun zamanda tamamlayabilirler.
• Ekipler, belgeleri paylaşmak, görüntülemek ve bunlar hakkında yorum yapmak, destek istemek veya projenin ilerlemesini yönetmek için işbirliği araçlarını kullanabilir - bunların tümü belirli bir süre içinde.
• Projeyle ilgili fikirlerinizi açıklamak için bir video kaydedebilirsiniz, böylece iş arkadaşlarınız bir sonraki canlı toplantıdan önce onu izleyebilir.

Çevrimiçi işbirliği neden önemlidir?

Çalışanların ve yöneticilerin %97'sinin, bir ekipte uyum eksikliği varsa bunun projenin sonucunu etkileyeceğini söylediğini biliyor muydunuz?

Güçlü bir ekip işbirliği sistemini teşvik etmek, ekibinizin uyumunu ve dinamik çalışmasını güçlendirebilir. İşbirliğine dayalı çalışma, çalışmanızın en iyi kalitede tutarlı olmasını da sağlar.

Daha fazla şeffaflık ve görünürlük elde edin

Çevrimiçi işbirliği araçları, ekiplerin görevlerin durumunu, ilerlemesini ve son tarihini görmesini sağlar. Ayrıca, herkes hangi görevlerden kimin sorumlu olduğunu ve sonraki adımların ne olduğunu bilir.

Daha etkili çalışın

Çevrimiçi işbirliği araçlarını kullanarak, projeyle ilgili tüm tartışmalar tek bir bulut tabanlı uygun konumda tutulabilir. Bu, hiçbir bilginin kaybolmamasını ve tüm yorumların dikkate alınmasını sağlar.

İşinizin kalitesini artırın

Çevrimiçi işbirliğinizi ve geri bildirim yönetiminizi geliştirerek ekibinizdeki tüm uzmanlığı kullanabilirsiniz. Net bir inceleme ve onay süreci oluşturarak tüm çalışmalarınızın hatasız, markaya uygun ve en üst kalitede olmasını sağlayabilirsiniz.

Daha iyi zaman yönetimi

Asenkron çalışma, ekiplerinizin işlerini çalışma programlarına uygun bir zamanda tamamlamasını sağlar. Şu anda neler olduğu ve son teslim tarihine kadar çalışıp çalışmadıkları konusunda tam olarak bilgilendirilecekler.

Daha mutlu çalışanlar

TeamStage tarafından yayınlanan bir rapora göre, İK uzmanlarının üçte biri, bir ekip içindeki zayıf işbirliğinin çalışanların moralini olumsuz etkileyeceğini söylüyor. Çevrimiçi işbirliği, destekleyici bir iş yeri ve kültürü geliştirirken ekibinizin birlikte daha yakın çalışmasına yardımcı olur. Bu da çalışan memnuniyetinizi olumlu yönde etkileyecektir.

2022'nin en iyi beş çevrimiçi işbirliği aracı

Çevrimiçi işbirliği araçları, işletmelerin iletişimi geliştirmesini, şeffaflığı artırmasını ve verimli iş süreçleri sağlamasını sağlayan dijital platformlardır. Bu araçlara tüm ekip, ayrıca müşteriler veya yatırım yapılan taraflar güvenli bir oturum açma yoluyla erişilebilir.

İçerik işbirliği için dosya alanı

Filestage, pazarlama ve yaratıcı ekiplerin merkezi bir platformda birden çok dosya türü üzerinde işbirliği yapmasına yardımcı olur. Bulut tabanlı inceleme yazılımı, dosyaları paylaşmak, yorumlamak ve onaylamak için araçlar içerir. Ayrıca, süreçlerinizi kolaylaştırmak için manuel görevleri otomatikleştirebilir ve özel iş akışları ayarlayabilirsiniz.

Özellikler:

• Kullanıcılar doğrudan dosyaya yorum ve açıklama bırakabilir
• Yapılandırılmış, tutarlı bir inceleme ve onay süreci oluşturun
• Geri bildirimleri ve değişiklikleri gerçek zamanlı olarak tartışın
• Otomatik yapılacaklar listeleri ve son tarih hatırlatıcıları
• Daha hızlı onaylar sağlayan tek tıklamayla onay

"Arayüz çok basit, açıklama aracının kullanımı basit ve özelleştirilebilir ayarlar projeden projeye esnek olmamızı sağlıyor." – Robert M

Proje işbirliği için şık

Nifty, eksiksiz bir çevrimiçi işbirliği platformu sağlamak üzere tasarlanmıştır. Bu proje işbirliği aracı, kullanıcıların tek bir yerde grup sohbet mesajları oluşturmasına, yol haritaları oluşturmasına, takvimler oluşturmasına ve görevleri tamamlamasına olanak tanıyan merkezi bir portal görevi görür.

• Gantt şeması kilometre taşları gibi proje yönetimi yazılımını içerir
• Zaman izleme araçları sağlar
• Kullanıcıların kendi kriterlerine göre düzenlenmiş bir klasör sistemi oluşturmasına olanak tanır
• Kullanımı kolay, sezgisel arayüz

• Bazı kullanıcılar Nifty'nin depolama alanıyla ilgili zorluklar yaşıyor
• Bazı kullanıcılar Nifty docs özelliğini kullanırken sorun yaşıyor

"Nifty'nin sunduğu harika UI/UX'in yanı sıra, bir müşteriyle iletişimin ne kadar akıcı olduğunu seviyorum. Ortak çalışanlarınızı, tartışmalara katılabilecekleri, görevleri tamamlayabilecekleri veya oluşturabilecekleri herhangi bir projeye konuk olarak davet edebilirsiniz, ancak ayrıcalıkları sınırlıdır, bu nedenle proje yönetimi tamamen size aittir.” – Arpad S

iletişim için chanty

Chanty, video konferans aracı, bağlama dayalı tartışmalar, görev önceliği ve durumu için etiketleme dahil görev kartları ve özel bir mesajlaşma aracı içeren bir iletişim yazılımıdır. Chanty, bilgisayar platformunun yanı sıra çok çeşitli özelliklere sahip bir telefon ve tablet uygulaması da sunuyor.

• Proje panosu için kanban düzeni
• Mobil cihazlar için uygulamalar da mevcuttur
• Kullanımı çok kolay olacak şekilde tasarlanmıştır
• Anlık mesajlaşma ile sorunsuz bir şekilde geri bildirim toplayın
• Görevleri ve mesajları seçilen kriterlere göre filtreleyin
• Çevrimiçi sesli veya görüntülü aramalar kurun

• Takvimle sınırlı organizasyon ve özelleştirme seçenekleri
• Yazılım içerisinde farklı iletişim kanalları oluşturma seçeneği bulunmamaktadır.

“Chanty'nin kullanımı kolay ve kullanıcı dostu olması onu günlük hayatımda kullandığım en sevdiğim araçlardan biri yapıyor, çünkü ekibimle sohbet edebiliyorum, özel mesaj gönderebiliyorum, görüntülü aramalar yapabiliyorum veya sadece sesli arama yapabiliyorum ve daha pek çok şey yapabiliyorum. daha fazla." – Carlos B

Tasarım işbirliği için Figma

Figma, özellikle tasarım ve grafik çalışmalarına yönelik bir tasarım işbirliği aracıdır. Yazılım, yaratıcı ekiplerin posterler, illüstrasyonlar ve web sitesi sayfası tasarımları dahil olmak üzere görsel varlıklar üzerinde dijital olarak işbirliği yapmasına yardımcı olmak için tasarlanmış Vector Networks, OpenType ve Auto Layout dahil olmak üzere bir dizi araç içerir.

• Geniş yazı tipi yelpazesi
• Dijital beyaz tahta araçları
• Çeşitli tasarım projeleri için önceden hazırlanmış dosya şablonları
• Yapışkan not yorum işlevleri
• Etkileşimli prototipler oluşturun
• Kullanılabilirlik testi ve UX araçları

• Figma'nın yaratıcı yazılımı büyüktür, bu nedenle yüklenmesi biraz zaman alabilir
• Aletleri çok yüksek hassasiyete sahiptir
• Akış şemaları veya hiyerarşik ekip yapıları oluşturmak için yazılım yok

"Figma, geniş bir kullanım alanına sahip etkili bir araçtır ve yeni işbirlikçilerin bile fikirlerini onunla paylaşabilmesi için çok başlangıç ​​dostudur." – Sakıp S

Doküman işbirliği için Google Dokümanlar

Google Dokümanlar, kullanıcılara Microsoft Word, Excel ve Powerpoint'e benzer araçları kullanma konusunda eksiksiz bir deneyim sunan, Google Workspace'e entegre edilmiş bulut tabanlı bir belge işbirliği aracıdır. Diğer ekip üyeleriyle çevrimiçi işbirliğini başlatmak için içerik oluşturucunun tek yapması gereken bir bağlantıyı kopyalayıp yapıştırmak veya e-posta adresini eklemektir.

• Farklı erişim ve düzenleme hakları oluşturabilme
• Tek bağlantı paylaşımı ile kolay dosya paylaşım hizmeti
• Yorumlarda farklı kullanıcıları etiketleyerek yorum bırakın ve görevler atayın
• Bir mobil cihaz aracılığıyla erişilebilen dosyalar
• Farklı kullanıcıların ve ne yaptıklarının canlı görünümü
• Değişiklikleri onaylamak için öneri modunu açın

• Belgelere internet bağlantısı olmadan erişilemez
• Google Dokümanlar'ın ücretsiz bir sürümü olmasına rağmen, sağlanan yalnızca az miktarda ücretsiz depolama alanı vardır.

"Google Workspace Uygulamaları, hafif olduğu ve cihazlar ve hesaplar üzerinden anında senkronize edildiği için karma/uzak çalışma ortamı için mükemmel." – Amr M

İhtiyaçlarınız için en iyi çevrimiçi işbirliği aracını seçmeye yönelik ipuçları

Piyasada çok sayıda harika uzaktan çalışma aracı var, bu nedenle özel iş ihtiyaçlarınız için mükemmel çevrimiçi işbirliği aracını bulmanıza yardımcı olmak için bir ipuçları ve en iyi uygulamalar listesi sağladık.

Takım boyu

Bazı çevrimiçi işbirliği araçları, küçük ekipler için ücretsiz hesaplar sunar. Diğer işbirliği araçları, özellikle kurumsal işletmelere yöneliktir ve 20'den fazla ekip için uzman özellikler sunar. Bu nedenle, bir karar vermeden önce ekibinizde veya kuruluşunuzda araca erişmesi gereken kişi sayısını kontrol edin.

Çözülmesi gereken ana darboğazlar

Dijital işbirliği yazılımlarını iş süreçlerinize dahil etmenizdeki temel nedeniniz nedir? İş akışı verimliliğinizi artırmaya mı çalışıyorsunuz? Yazılımınızı seçmeden önce, çevrimiçi işbirliğinizin neyi başarmasını istediğinizi belirleyin. Ardından, bu ihtiyaçları karşılamaya en uygun araçları bulun.

Gerekli tüm özellikleri içeren tek bir araç olma ihtimalinin çok düşük olduğunu unutmayın, bu nedenle her bir darboğazınızı gidermek için birden fazla çevrimiçi işbirliği aracını bir arada kullanmak isteyebilirsiniz.

Kullanım kolaylığı

Aletinizin kullanım kolaylığına öncelik vermenizi şiddetle tavsiye ederiz. Aracı uygulamak ne kadar kolaysa, ekip üyelerinizin onu kullanma olasılığı o kadar yüksek olacaktır. Ayrıca, tüm ekibinizi ve müşteriler veya iş ortakları gibi dış tarafları eğitmek için size çok zaman ve maliyet tasarrufu sağlayacaktır.

Güvenlik seviyeleri

Hassas bilgiler veya kişisel verilerle uğraşıyorsanız, çevrimiçi işbirliği aracınızın yüksek güvenlik standartları sunduğundan emin olmanız gerekir. Bu şekilde verileri güvenli ve güvenli bir şekilde yönetebilirsiniz. Ayrıca, çalışmanızı güvenli bir şekilde yedekleyeceği için bulut tabanlı bir işbirliği aracı seçmenizi öneririz.

Ekibiniz içinde çevrimiçi işbirliğini geliştirmek için en iyi uygulamalar

Artık çevrimiçi işbirliği yazılımı parçalarınızı seçtiğinize göre, bir sonraki adım bunları uygulamaktır. Yeni araçlarınızın mümkün olduğunca etkili bir şekilde kullanıldığından emin olmak için çevrimiçi işbirliğini daha etkili hale getirmek için en iyi ipuçlarımıza göz atın.

Kapsamlı bir araç yığınına sahip olun

Çevrimiçi işbirliği yazılımınız çok çeşitli farklı araçlar içerecektir. Bu nedenle, her alan için doğru işbirliği araçlarına sahip olduğunuzdan emin olun. Örneğin, uzak ekipler, içerik inceleme ve onay, ekip iletişimi vb. için araçlar bulun. Ardından, mümkün olduğunca çok sayıda manuel görevi otomatikleştirmek için bunları tam olarak entegre edin.

Açık ve düzenli iletişim kurun

TeamStage'e göre, çalışanların %99,1'i kuruluşlarının dürüst iletişimi teşvik etmesini istiyor. Bu nedenle, açık, açık, ayrıntılı ve düzenli iletişimi teşvik edin. Fikirleri tartışın ve ekipteki herkesin çevrimiçi işbirliği projesi boyunca desteklendiğini hissetmesini sağlayın. Bu, sürekli, paylaşılan öğrenmeyi teşvik ederken şeffaflığı artıracak ve yüksek kaliteli projeler yaratacaktır.

şeffaf olun

Ekip üyelerinize projenin ilerlemesine yardımcı olmak için ihtiyaç duydukları tüm bilgilere sahip olmaları için tam bir netlik verin. Bu, onlara farklı dosyalara nereden erişeceklerini, farklı sürümleri nasıl oluşturacaklarını ve kaydedeceklerini, nasıl kesin geri bildirimde bulunacaklarını ve net iş akışları ayarlayacaklarını göstermeyi içerir. Bu zamana erken yatırım yaparak, çevrimiçi işbirliği alma hızını önemli ölçüde artıracaksınız.

Net son tarihler belirleyin

İş akışınızın tam verimlilikle çalışmasını sağlamanın en iyi yolu bu olduğundan, işbirliği araçlarınızdaki son tarihleri ​​kullanın. Bunlar, örneğin, görevler, gözden geçirmeler, onaylar ve nihai proje için son teslim tarihlerinin belirlenmesini içermelidir.

Geri bildirimde bulunun

Yeni varlıklar, belgeler veya proje öğeleriyle ilgili tüm geri bildirimlerin mümkün olduğunca açık tutulduğundan emin olun. Bunu, tam olarak atıfta bulunduğunuz alanı vurgulamak için açıklama araçlarını kullanarak ve ayrıntılı notlar bırakmak için yorumları kullanarak yapabilirsiniz. Bu, geri bildirimi net, doğru ve uygulanabilir hale getirecektir.

Çevrimiçi işbirliğinin geleceği

Dijital çağda, çevrimiçi işbirliği her zamankinden daha önemli. Çevrimiçi olarak alınan uzaktan çalışma ve grup işbirliği “yeni normal” haline geliyor. COVID-19 pandemisinin gerektirdiği hızlı öğrenme eğrisinden sonra, birçok şirket artık kalıcı olarak hibrit ekipleri benimsiyor.

Findstack tarafından yapılan araştırmaya göre, ankete katılan yöneticilerin %85'i, kurum içi ekipler ve uzaktan çalışanlardan oluşan bir hibrit içeren bir ekibe sahip olmanın yakında tamamen normal olacağını tahmin ediyor. Bu değişimin başarısını sağlamak için çevrimiçi işbirliği şarttır. Ekipler, dijital işbirliğini benimseyerek, aynı odada mı yoksa farklı şehirlerde mi olduklarına bakılmaksızın, eskisi kadar etkili bir şekilde işbirliğine devam edebilir.

Ayrıca, işletmeler giderek küreselleşiyor. Uzaktan çalışma fırsatlarının yükselişi, dijital iletişimin hızı ve günümüzün küresel pazarı, birçok kuruluşun dünyanın her yerinde çalışanları olduğu anlamına geliyor.

Tahmin edebileceğiniz gibi, çevrimiçi işbirliği olmadan projeleri yönetmek ve küresel ekipleri aynı sayfada tutmak son derece zordur. Sezgisel işbirliği özellikleriyle çevrimiçi işbirliği araçları, dağıtılmış ekiplerin projeler üzerinde sorunsuz bir şekilde çalışmasına ve dosya, geri bildirim ve bilgi paylaşmasına olanak tanır.

Çözüm

Çevrimiçi işbirliği yazılımıyla, işletmeniz yenilikçi, uzman teknolojiyi tam potansiyeliyle kullanabilir. Bu nedenle, çevrimiçi işbirliği araçlarını tam avantajları için kullandığınızdan emin olun.

İşbirliğine dijital bir yaklaşım benimseyerek, ekibinizdeki herkesin desteklendiğini, değerli olduğunu ve en önemlisi mutlu hissetmesini sağlarken iş akışınızın verimliliğini artırabilir ve daha kaliteli işler yaratabilirsiniz.