自動化如何改變工作場所的 6 種方式
已發表: 2022-10-30
前段時間一位老朋友向我表達了一些商業上的焦慮，希望我能提供幫助。 他擁有一家小型 IT 公司，該公司依賴於在一個非常特殊的行業提供服務。 像許多小企業一樣，他正在努力跟上市場的需求。 唯一的出路是通過實現他們設定的里程碑來確認他們的投資者。 但是，他們的進展相當緩慢，而且落後。 在本文中，我們將探討自動化如何改變工作場所，以及您的企業如何利用它。
為什麼需要業務自動化？
與一位投資者一個月的差距以及與另一位投資者會面的壓力促使我的朋友改變了方向。 那時他問我，“我是如何發展我的業務的，他應該怎麼做？” 我讓他思考一下他讓他的員工參與的活動，然後把它還給我。
在研究員工時間表時，他注意到團隊成員忙於掩蓋不同的角色，而不是他們被雇用的角色。
他終於找到了核心問題：儘管公司缺乏任何自動化流程，但他的整個團隊都在努力工作以保持其運轉。 他足夠聰明，知道這個問題的答案，這在他的肚子裡點燃了一把火。
自動化如何改變工作場所的 6 種方式
現在他有了答案，他只需要一個正確的方向，從哪裡開始。 我向他介紹了他可以使用的集成平台。 下一個自然問題是要集成哪些應用程序。 所以我和他分享了我的秘密，正如我喜歡說的那樣，自動化已經改變了你的工作場所的 6 種方式：
1.跟踪項目進度
每當有人在某些項目管理工具中創建任務時，相關的團隊成員都需要了解他們的任務和時間表。 經理還需要跟踪任務完成狀態以確保生產力。
聰明的管理者通過簡單地設置自動化來處理它。 每當有人創建新任務時，都會向受讓人發送一封電子郵件，其中包含有關它的所有詳細信息。
最後期限也是如此。 如果任務接近其截止日期但仍未完成，則自動化會向團隊成員發送提醒，直到完成。 不再需要手動嘮叨！
2. 設置會議提醒
在舉辦會議時，會議策劃者必須添加：
- 創造者，
- 參賽者名單，
- 會議時間，以及
- 地方。
檢查每個參與者的可用性是很煩人的。 此外，與會者必須開始製定會議議程和任務清單，為會議做好準備。 設置與日曆事件同步的通知等自動化有助於消除瑣碎的任務。 這樣，沒有人會忘記他們的承諾，會議準時開始。
3. 社交媒體管理
如果您正在經營一家企業，那麼您很可能已經擁有社交媒體。
每天在社交媒體平台上手動發佈內容可能非常耗時。 這就是自動化派上用場的地方。 借助一些出色的工具，您可以提前安排社交媒體帖子。
這可以幫助您一次性處理所有社交媒體渠道並節省大量時間。 自動化確保您的內容在正確的時間發布，因此您不必擔心！
4. 客戶支持
自動化非常有用的另一個領域是客戶支持。 在大多數情況下，客戶都有相同的問題。 他們可能在使用您的產品時需要幫助，或者他們可能想知道您的退款政策。
通過設置自動化客戶支持系統，您可以節省大量時間和資源。 客戶可以立即獲得答案，而無需等待有人回复他們。
您可以使用數字助理來處理客戶對您的產品/服務的詢問，甚至確認他們的訂單。 自動化還可以幫助直接在您的銷售軟件中註冊這些訂單並開始處理它們。
5. 營銷活動
在營銷方面，工作流程自動化正在改變世界。 營銷自動化可讓您在潛在客戶和潛在客戶的頭腦中處於領先地位，而無需付出額外的人工努力。
借助一些出色的工具，您可以自動化營銷活動並節省大量時間。 您可以使用這些工具來細分受眾，以便向他們發送個性化的電子郵件。 您還可以設置自動滴灌活動來培養您的潛在客戶並將其轉化為客戶。
更重要的是，您可以使用自動化來跟踪您的營銷投資回報率，並查看哪些活動正在發揮作用以及哪些活動需要改進。
6. 報告與分析
最後但並非最不重要的一點是，每個企業都需要收集相關數據並將其轉化為可操作的見解。 通常，數據收集是一項繁瑣且耗時的任務。
但是，借助分析和報告和儀表板等工具，您可以輕鬆分析和處理數據。 例如，您可以使用報告工具來識別工作流程中的瓶頸，找出解決它們的方法，甚至深入了解您的銷售趨勢。
此外，這些報告中的數據可以自動匯總，讓您的管理層和員工生活更輕鬆。 自動化工作流程在其他領域也很有幫助，例如與利益相關者生成和共享業務報告、管理 SLA 等。
結論
自動化已經在快速改變世界。 企業不應停滯不前，而應專注於如何實現自動化、更加敏捷並獲得最大收益。
如今，市場上出現了令人驚嘆的自動化工具和其他集成技術，可以改變您的工作方式。
最好的部分是：每家公司，無論其規模和類型如何，都可以在其主要工作領域利用自動化。
您需要做的就是確定您想要自動化的任務，搜索自動化工具，與它們集成並實現自動化！
一旦任務自動化，團隊就可以將更多時間花在創造價值的活動上。 通過這樣做，公司可以向他們的團隊和客戶保證他們的需求不會被忽視。 作為回報，它將提高業務效率、有效性和增長。
作者簡介：
Aabhas 是 Avija Digital 的創始人，該公司是在線戰略和營銷的完整數字公關機構，作為 SaaS 和技術品牌的內容策略師提供諮詢方面的專家。 他於 2016 年開始了他的數字營銷職業生涯，並一直持續到今天。 他把空閒時間花在健身房、玩棋盤遊戲和學習 IT 領域的新技術。