6 طرق كيف تعمل الأتمتة بالفعل على تغيير مكان العمل

عبر صديق قديم عن بعض مخاوف العمل معي منذ فترة على أمل أن أتمكن من المساعدة. يمتلك شركة صغيرة لتكنولوجيا المعلومات تعتمد على تقديم الخدمات في صناعة معينة للغاية. مثل العديد من الشركات الصغيرة ، كان يكافح لمواكبة متطلبات السوق. كان السبيل الوحيد للخروج هو تأكيد مستثمريهم من خلال تحقيق المعالم التي حددوها. ومع ذلك ، كان تقدمهم بطيئًا جدًا وكانوا متخلفين. في هذه المقالة ، نلقي نظرة على كيفية قيام الأتمتة بالفعل بتغيير مكان العمل ، وكيف يمكن لشركتك الاستفادة منها.

لماذا تحتاج إلى أتمتة الأعمال؟

فجوة لمدة شهر مع مستثمر واحد والضغط الناتج عن مقابلة مستثمر آخر حفز صديقي على إعادة الاتجاه إلى الوراء. عندها سألني ، "كيف أنمي عملي ، وماذا يجب أن يفعل؟" طلبت منه أن يفكر في الأنشطة التي أشرك موظفيه فيها وإعادتها إلي.

لفت انتباهه أثناء دراسة الجداول الزمنية للموظفين أن أعضاء الفريق كانوا مشغولين إلى حد ما بالتستر على أدوار مختلفة عما تم تعيينهم من أجله.

وجد أخيرًا المشكلة الأساسية: كان فريقه بأكمله يعمل بجد لمجرد استمراره على الرغم من افتقار الشركة إلى أي عملية أتمتة. كان ذكيًا بما يكفي لمعرفة إجابة هذا السؤال مما أشعل نارًا في بطنه.

الطرق الست التي تؤدي بها الأتمتة إلى تغيير مكان العمل بالفعل

الآن بعد أن حصل على الإجابة ، احتاج فقط إلى الاتجاه الصحيح من أين يبدأ. أحلته إلى منصات التكامل التي يمكنه استخدامها. كان السؤال الطبيعي التالي هو التطبيقات التي يجب دمجها. لذلك شاركت معه أسراري ، كما أحب أن أصفها ، الطرق الست التي تغير بها الأتمتة مكان عملك بالفعل:

1. متابعة تقدم المشروع

عندما يقوم أي شخص بإنشاء مهمة في بعض أدوات إدارة المشروع ، يحتاج أعضاء الفريق المرتبطون إلى إعلامهم بالتعيينات والجداول الزمنية الخاصة بهم. يحتاج المدير أيضًا إلى تتبع حالة إكمال المهمة لضمان الإنتاجية.

يتعامل معها المديرون الأذكياء ببساطة عن طريق إعداد الأتمتة. عندما يقوم شخص ما بإنشاء مهمة جديدة ، يتم إرسال بريد إلكتروني إلى المكلفين بكل التفاصيل المتعلقة به.

الشيء نفسه ينطبق على المواعيد النهائية. إذا كانت المهمة تقترب من موعدها النهائي ولم تكتمل بعد ، فإن الأتمتة ترسل تذكيرات إلى عضو الفريق حتى تنتهي. لا حاجة لمزيد من الإزعاج اليدوي!

2. تعيين تذكير للاجتماعات

عندما يتعلق الأمر باستضافة الاجتماعات ، يجب على مخطط الاجتماع إضافة:

• المنشئ،
• قائمة المشاركين،
• وقت الاجتماع ، و
• مكان.

إنه أمر ممل للتحقق من توافر كل مشارك. علاوة على ذلك ، يجب على الحاضرين بدء العمل على جداول أعمال الاجتماع وقوائم المهام لتحضير أنفسهم للاجتماع. يساعد إعداد الأتمتة مثل الإشعارات المتزامنة مع أحداث التقويم في التخلص من المهام الوضيعة. بهذه الطريقة ، لا أحد ينسى التزاماته ويبدأ الاجتماع في الوقت المحدد.

3. إدارة وسائل التواصل الاجتماعي

إذا كنت تدير شركة ، فمن المحتمل أن يكون لديك بالفعل وجود على وسائل التواصل الاجتماعي.

يمكن أن يستغرق نشر المحتوى يدويًا على منصات التواصل الاجتماعي كل يوم وقتًا طويلاً. هذا هو المكان الذي تصبح فيه الأتمتة في متناول اليد. بمساعدة بعض الأدوات الرائعة ، يمكنك جدولة منشوراتك على وسائل التواصل الاجتماعي مسبقًا.

يساعدك هذا في الاهتمام بجميع قنوات التواصل الاجتماعي الخاصة بك دفعة واحدة وتوفير الكثير من الوقت. تضمن الأتمتة نشر المحتوى الخاص بك في الوقت المناسب ، لذلك لا داعي للقلق بشأنه!

4. دعم العملاء

هناك مجال آخر يمكن أن تكون فيه الأتمتة مفيدة للغاية وهو دعم العملاء. في معظم الحالات ، يكون لدى العملاء نفس الأسئلة. قد يحتاجون إلى مساعدة في استخدام منتجك أو قد يرغبون في معرفة سياسة استرداد الأموال الخاصة بك.

من خلال إعداد نظام دعم العملاء الآلي ، يمكنك توفير الكثير من الوقت والموارد. يمكن للعملاء الحصول على إجاباتهم على الفور دون الحاجة إلى انتظار شخص ما للعودة إليهم.

يمكنك استخدام المساعد الرقمي للتعامل مع استفسارات العملاء حول منتجاتك / خدماتك وحتى تأكيد طلباتهم. يمكن أن تساعد الأتمتة أيضًا في تسجيل هذه الطلبات مباشرة في برنامج المبيعات الخاص بك والبدء في معالجتها.

5. حملات التسويق

تعمل أتمتة سير العمل على تغيير العالم عندما يتعلق الأمر بالتسويق. تتيح لك أتمتة التسويق أن تكون على رأس أذهان العملاء المحتملين والتوقعات دون بذل جهد يدوي إضافي.

بمساعدة بعض الأدوات الرائعة ، يمكنك أتمتة حملاتك التسويقية وتوفير الكثير من الوقت. يمكنك استخدام هذه الأدوات لتقسيم جمهورك بحيث يمكنك إرسال رسائل بريد إلكتروني مخصصة لهم. يمكنك أيضًا إعداد حملات التنقيط الآلية لرعاية العملاء المحتملين وتحويلهم إلى عملاء.

علاوة على ذلك ، يمكنك استخدام الأتمتة لتتبع عائد الاستثمار التسويقي ومعرفة الحملات التي تعمل والحملات التي تحتاج إلى تحسين.

6. التقارير والتحليلات

أخيرًا وليس آخرًا ، يحتاج كل عمل إلى جمع البيانات ذات الصلة وتحويلها إلى رؤى قابلة للتنفيذ. عادةً ما يكون جمع البيانات مهمة شاقة وتستغرق وقتًا طويلاً.

ومع ذلك ، بمساعدة التحليلات والأدوات مثل التقارير ولوحات المعلومات ، يمكنك بسهولة تحليل البيانات ومعالجتها. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام أدوات إعداد التقارير لتحديد الاختناقات في سير عملك ، واكتشاف طرق لحلها ، وحتى الحصول على رؤى حول اتجاهات المبيعات الخاصة بك.

علاوة على ذلك ، يمكن تجميع البيانات الواردة في هذه التقارير تلقائيًا لتسهيل الحياة على إدارتك وموظفيك. يمكن أن تكون تدفقات العمل الآلية مفيدة أيضًا في مجالات أخرى مثل إنشاء تقارير الأعمال ومشاركتها مع أصحاب المصلحة ، وإدارة اتفاقيات مستوى الخدمة ، وما إلى ذلك.

استنتاج

تعمل الأتمتة بالفعل على تغيير العالم بوتيرة سريعة. بدلاً من الركود ، يجب أن تركز الشركات على كيفية الأتمتة ، وأن تكون أكثر مرونة ، وجني أقصى الفوائد.

توجد اليوم أدوات أتمتة مذهلة وتقنيات تكامل أخرى في السوق يمكنها تغيير طريقة عملك.

أفضل جزء هو أن كل شركة ، بغض النظر عن حجمها ونوعها ، يمكنها الاستفادة من الأتمتة في المجالات الرئيسية لعملها.

كل ما عليك القيام به هو تحديد المهام التي ترغب في أتمتة ، والبحث عن أدوات الأتمتة ، والتكامل معها ، والحصول على التشغيل الآلي!

بمجرد أتمتة المهام ، يمكن للفرق قضاء المزيد من الوقت في أنشطة توليد القيمة. من خلال القيام بذلك ، يمكن للشركات أن تؤكد لفرقها وعملائها أن احتياجاتهم لن يتم تجاهلها. سيعزز كفاءة الأعمال والفعالية والنمو في المقابل.

المؤلف السيرة الذاتية :

أبهاس هو مؤسس Avija Digital ، وهي وكالة علاقات عامة رقمية كاملة للاستراتيجية والتسويق عبر الإنترنت ، وخبير في تقديم الاستشارات كمحلل إستراتيجي للمحتوى للعلامات التجارية SaaS والعلامات التجارية التقنية. بدأ حياته المهنية في مجال التسويق الرقمي في عام 2016 ، والتي تستمر حتى يومنا هذا. يقضي وقت فراغه في صالة الألعاب الرياضية ويلعب ألعاب الطاولة ويتعلم تقنيات جديدة في قطاع تكنولوجيا المعلومات.