Halkla İlişkiler Süreçleri için Verimlilik İpuçları: 2022 için 9 Hack

Halkla ilişkiler uzmanı olmak, çalışma programınızın çılgın ve bazen de bunaltıcı olabileceği anlamına gelir. Tartışacağımız PR süreçleri için üretkenlik ipuçları ile daha az baskıyla çok şey yapacaksınız.

Tanıtım stratejileri oluşturmak, basınla ilgilenmek, sunumları hazırlamak ve günlük olarak tekrarlanan işler gibi görevlerin üstesinden gelmek hiç de kolay değil. Halkla ilişkiler uzmanı olmak ağır bir sorumluluktur.

Bu kadar hassas bir rolü nasıl ele alıyor ve üretkenliğinizi koruyorsunuz?

Doğru araçlar ve iş planları ile PR süreçleriniz yönetilebilir ve üretkenliğiniz artırılabilir.

İşte PR süreçlerinizi hızlandırmak için birkaç üretkenlik ipucu.

Halkla İlişkiler Süreçleri için En İyi 9 Verimlilik İpucu

Halkla ilişkiler süreçleri için bu eyleme geçirilebilir üretkenlik ipuçları, işinizi daha iyi hale getirecek.

Görevlerinizi yönetmek için bir PR CRM kullanın

Halkla ilişkiler yetkilisi olmak, basın bültenleri yapmak ve medya ve prodüksiyon ekiplerine düzenli olarak sunum yapmak gibi görevleri yerine getireceğiniz anlamına gelir. Bir PR CRM aracı kullanmak, tekrarlayan görevlerinizi düzenlemenize yardımcı olabilir.

Doğru CRM aracıyla, bu görevleri minimum yorgunlukla etkin bir şekilde organize edebilirsiniz.

Bu araçlar, satış konuşmanız için kullanabileceğiniz özelleştirilebilir PR şablonlarına sahiptir. Bu, işinizi kolaylaştıran ve üretkenliği artıran PR süreçleri için üretkenlik ipuçlarından biridir.

Ayrıca, tüm müşterilerinizin ve medya evlerinizin yanı sıra geçmişlerinin düzenli bir listesine sahip olur ve bu listeyi sürdürürsünüz. Bu müşterileri ve onlar için gereken işlemleri kolaylıkla takip edebilirsiniz.

Tüm ekibiniz, diğer ekip üyeleri tarafından erişilebilen tek bir platformda çalışmalarını sürdürebilir. Bu, işbirliğini mümkün kılar ve sık yapılan check-in ve güncellemeler için harcanan zamanı azaltır.

Bir PR CRM kullanmak size zaman kazandırır. Yakın zamanda yapılan araştırmalar, kişileri yönetmek için bir elektronik tablo kullanmanın size haftada 5,4 saate mal olacağını, bir Halkla İlişkiler CRM'i kullanmanın ise yalnızca 3,4 saate mal olacağını buldu.

Görevlerinizi öncelik sırasına göre düzenleyin

Görevlerinizi planlamak, PR süreçleri için en etkili üretkenlik ipuçlarından biridir. Bir günde tamamlanması gereken çok sayıda görevle, organizasyon ve zaman yönetimi çok önemli becerilerdir.

Uzun yapılacaklar listenizi küçük, eyleme geçirilebilir görevlere bölerseniz, baskıyı ortadan kaldırır. Çalışmanızı periyodik olarak, örneğin haftalık olarak düzenleyebilirsiniz.

Bunun için görevlerinizi öncelik sırasına koymanıza yardımcı olacak bir proje yönetim aracınız bile olabilir. İşte bunun nasıl görüneceğine dair bir örnek.

Bu şekilde haftalık hedeflerinizi belirleyebilir ve bir listeye alabilirsiniz. Ardından öncelikli görevleri seçer, etiketler ve son teslim tarihlerini kaçırmamak için planlarsınız. Daha sonra görevlerinizi öncelikli olarak birer birer halledersiniz.

Programları düzenleyebilir, görevleri gerektiği gibi listenizde yukarı ve aşağı taşıyabilir ve her şeyi tek bir platformdan takip edebilirsiniz. PR süreçleriniz daha hızlı olacaktır.

Pazarlama ve Halkla İlişkiler işlevlerini entegre edin

Halkla ilişkilerin pazarlamadaki rolü nedir? İkisi bazen iç içe geçiyor. İşte nasıl.

Tekrarlayan halkla ilişkiler süreçlerinden bazıları, pazarlama işlevleriyle örtüşür. İkisini entegre etmek ve Hubspot gibi pazarlama kaynaklarını kullanmak bu görevlerin çoğunu otomatikleştirebilir.

Örneğin, sosyal medya pazarlama kampanyalarınızı yönetebilir ve otomatik araçları kullanarak PR sosyal medya gönderileri oluşturabilirsiniz. Bunlar, gönderileri otomatik olarak planlar ve her iki departman için performans analizi sağlar. Ayrıca, satış fırsatlarınızı yönetmek ve satış fırsatlarınızı yönetmek için zamandan tasarruf etmek için kampanyalarınızı bir satış crm aracıyla entegre edin. Bu, size çok fazla kaynak tasarrufu sağlayan PR süreçleri için üretkenlik ipuçlarından biridir.

Ayrıca, PR araştırmasını otomatikleştirmek ve bahsetmeleri izlemek için Mediatoolkit gibi sosyal izleme araçlarını kullanabilirsiniz. Bunun dışında Zoom Info alternatifleri gibi B2B veritabanı platformlarını şirket bağlantılarına kaynak sağlamak için kullanabilirsiniz.

Dahası, sosyal medyanın halkla ilişkiler ajansları tarafından yeterince kullanılmadığını iddia eden istatistiklerle, güçlü bir araştırma aracından yararlanmış olursunuz.

Zamanlama araçlarını kullanın

PR süreçleri için üretkenlik ipuçlarından bir diğeri de, zamanlama araçlarını kullanarak toplantılarınızı ve etkinliklerinizi takip etmektir.

Bir halkla ilişkiler uzmanı olarak, medya kuruluşları ve müşterilerle sürekli toplantılarınız olur.

Bu nedenle, bu toplantıları takviminizle senkronize edebilecek bir araca ihtiyacınız olacak.

Hepsi bu değil. E-posta zamanlaması da önemli bir görevdir. E-postaları gerçek zamanlı olarak göndermek veya yanıtlamak yorucu olabilir.

Bir e-posta planlama aracıyla, daha fazla zamanınız olduğunda e-postalar oluşturabilir ve bunları daha sonra için planlayabilirsiniz. Bu, yoğun günlerinizde yardımcı olur.

Hootsuite gibi araçları kullanarak sosyal medya gönderilerini planlamak da zaman kazandırır. İlan tarihlerini takip etmek zorunda kalmayacaksınız. Bunun yerine, bu araçların daha sonraki bir tarihte sizin için bir şeyler göndermesini sağlayacaksınız.

E-posta alışkanlıklarınızı planlayın

Zaman zaman e-postaları kontrol etmek ve yanıtlamak zaman alıcı olabilir. Gelen kutunuzu sürekli kontrol etmek için harcadığınız zamanı azaltarak verimliliğinizi artırabilirsiniz.

E-posta alışkanlıklarınızı planlayın.

Bu, sürekli olarak e-postaları kontrol etmek ve yanıtlamak yerine, onları organize edebileceğiniz anlamına gelir. Tıpkı görevlerinizde yaptığınız gibi, hızlı yanıt gerektiren e-postalara öncelik verebilir ve bunları farklı şekilde etiketleyebilirsiniz.

Temel düzeyde, önemli, acil ve acil değil gibi e-postalara etiketler koyarsınız. Bu, gelen kutunuzu gözden geçirmenize ve kolaylıkla yanıt vermenize yardımcı olur.

Alternatif olarak, bazı e-posta organizasyon araçları daha fazla özellik sağlayabilir. Bunlar şunları yapabilmeyi içerir:

• E-posta konuşmalarını diğer ekip üyelerine atayın
• Paylaşılan gelen kutularındaki bahsetmelerinizi takip edin
• Diğer ekip üyelerine not bırakın
• E-postanızı diğer kaynaklara entegre edin.

Ek bir yararlı ipucu, sürekli check-in'lerde zaman kazanmak için e-postalarınızı kontrol etmek için zaman planlamak olacaktır. E-postaların ne zaman kontrol edileceğine dair hatırlatıcılar bulundurun.

Sıkı iş-yaşam sınırlarına sahip olun

İşiniz, fazladan saatler ayırmanızı veya resmi zamanınızın ötesinde müsait olmanızı gerektirebilir. Bu, sizi çoğunlukla bunalmış ve yeterli ara vermeden bırakabilir. Verimliliğinizi düşürür.

Bu nedenle, müşterilerinizle katı sınırlarınız olması gerekir.

Bu, özellikle üretkenliğinizi artırmak için önemli bir ipucu. İlişkinizi zamanın yanı sıra diğer yönlerden de yönetmenize yardımcı olur.

Halkla ilişkiler süreçleri, siz, müşteri şirketleriniz veya kamuya mal olmuş kişiler, medya kuruluşları ve prodüksiyon ekipleri arasında çok sayıda iletişimi içerir. Sınırlara sahip olmak, bu ilişkilerin profesyonellik sınırları içinde kalmasına yardımcı olur.

Ayrıca bu insan gruplarıyla sağlıklı ilişkiler kurulmasına yardımcı olur. Bir PR uzmanı olarak, değerli ilişkiler kariyerinizin başarısı için son derece önemlidir.

Dikkat dağıtıcı şeylerden kaçının

Bu, halkla ilişkiler süreçleri için bariz görünebilecek üretkenlik ipuçlarından biridir, ancak değildir. Bilinçaltında dikkatiniz dağılabilir ve zamanınızı boşa harcayabilirsiniz. İşte nasıl.

PR süreçleri tamamen imajla ilgilidir ve sosyal medya ile imaj artık fiziksel durumlarla sınırlı değildir. Bir halkla ilişkiler uzmanı olarak, kendinizi internette çok bulursunuz ve sosyal medyada gezinmenin cazibesi oradadır.

Freedom gibi dikkat dağıtıcı unsurları engellemek için birçok araç mevcuttur. Sizi sosyal medyadan uzak tutabilir veya orada geçirilen süreyi sınırlayabilirler. Her sitede ve uygulamada harcanan süreyi takip etmek için bir zaman izleme yazılımı da kullanabilirsiniz.

Bir halkla ilişkiler uzmanı olarak, kendinizi görevlere gereğinden fazla zaman harcadığınızı da görebilirsiniz. Zamandan bilinçli olarak tasarruf etmenin yollarını bulun. Çevrimiçi müşterilerinizin sorgularını anında yanıtlamak için canlı sohbet işlevini web sitenize entegre edin.

Verimli ekip toplantıları düzenleyin

Ekip toplantıları düzenlemek aynı zamanda PR süreçleri için en önemli üretkenlik ipuçlarından biridir.

Ekip üyeleri, fikir alışverişinde bulunurken projelerini tartışabilir ve birbirleriyle ilerleyebilir. Bu sayede biri sıkışırsa yardım alabilir.

Ayrıca ekip liderlerinin iş güncellemelerini takip etmeleri için harika bir yoldur.

Bu toplantıların planlanması gerekir, bu nedenle gündemlerin önceden tartışılması gerekir. Bu şekilde ekibinizin verimliliğini artırırsınız.

Ekibinizde sorunların ne sıklıkta ortaya çıktığına bağlı olarak haftalık, iki haftada bir veya aylık toplantılar ayarlayabilirsiniz.

Veya örneğin, ekibiniz uzaktan çalışıyorsa, fiziksel bir ofiste olduğundan daha fazla ekip check-in'ine ihtiyacınız olabilir. Gelecekte başvurmak üzere bu sanal toplantıların yazılı dökümlerini alabilirsiniz.

Güncel olayların bir adım önünde olun

Halkla ilişkiler uzmanı olmanın bir parçası, özellikle müşterilerinizden herhangi birini etkiliyorsa, sektördeki güncel haberleri bilmektir.

Blogları, haber bültenlerini, sosyal medya gönderilerini ve dergileri okumak PR süreçleri için çok önemlidir. Strateji oluşturmayı daha kolay ve hızlı hale getirir.

Ancak, tüm büyük haber kuruluşlarını, sosyal medya platformlarını ve blogları incelemek yorucu ve zaman alıcı olabilir.

Bu, buna yardımcı olan PR süreçleri için üretkenlik ipuçlarından biridir. İhtiyacınız olan tüm güncel bilgileri tek bir platformda toplayan araçları kullanabilirsiniz. Haber toplayıcılar, tüm haberleri filtreleyerek ve yalnızca sizinle ilgili olanları seçerek aramadan tasarruf etmenizi sağlayabilir.

Halkla İlişkiler Süreçleri için Bu Verimlilik İpuçlarını Uygulama Zamanı

Halkla ilişkiler süreçleri için tüm bu üretkenlik ipuçları size zaman kazandıracak ve işinizi daha iyi hale getirecektir. Halkla ilişkiler süreçleri, ezici olsa da hızlandırılabilir veya daha iyisi basitleştirilebilir.

Umarım, bu makale tam da bunu yapmanıza ve yoğun kariyerinizin yükünü kaldırmanıza yardımcı olur. Otomatikleştirilmiş tekrarlayan görevler ve basitleştirilmiş yorucu görevler ile artık müşterinizi pazarlamaya ve imajını korumaya odaklanabilirsiniz.

PR süreçlerinizi hızlandırmak için en iyisi.

Gaurav Sharma, sonuç odaklı bir dijital pazarlama şirketi olan Attrock'un kurucusu ve CEO'sudur. Sadece iki yılda bir ajansı 5 haneli gelirden 7 haneli gelire çıkardı | 10X lider | 2.8X dönüşüm | 300K organik aylık trafik. Ayrıca HuffPost, Adweek, Business 2 Community, TechCrunch ve daha fazlası gibi en iyi yayınlara da katkıda bulunuyor.