PR プロセスの生産性に関するヒント: 2022 年に役立つ 9 つのハック
公開: 2022-08-23PRの専門家であることは、あなたの仕事のスケジュールがクレイジーで、時には圧倒される可能性があることを意味します。 これから説明する PR プロセスの生産性のヒントを使用すると、少ないプレッシャーで多くのことを成し遂げることができます。
宣伝戦略の立案、マスコミへの対応、プレゼンテーションの仕上げ、毎日の反復作業などのタスクを処理するのは並大抵のことではありません。 PRのプロとしての責任は重い。
このようなデリケートな役割をどのように処理し、生産性を維持していますか?
適切なツールと作業計画を使用して、PR プロセスを管理し、生産性を向上させることができます。
ここでは、PR プロセスをスピードアップするための生産性のヒントをいくつか紹介します。
PR プロセスの生産性に関する 9 つのヒント
これらの PR プロセスの実用的な生産性のヒントは、あなたの仕事をより良くします。
PR CRM を使用してタスクを管理する
PR担当者になるということは、プレスリリースの作成や、メディアや制作チームへの定期的な売り込みなどのタスクを処理することを意味します。 PR CRM ツールを使用すると、反復的なタスクを整理するのに役立ちます。
適切な CRM ツールを使用すると、疲労を最小限に抑えてこれらのタスクを効果的に整理できます。
これらのツールには、ピッチに使用できるカスタマイズ可能な PR テンプレートがあります。 これは、作業を容易にし、生産性を高める PR プロセスの生産性のヒントの 1 つです。
さらに、すべてのクライアントとメディアハウス、およびそれらの履歴の整理されたリストを取得して維持できます. これらのクライアントと、クライアントに必要なアクションを簡単に追跡できます。
チーム全体が、他のチーム メンバーがアクセスできる単一のプラットフォームで作業を維持することもできます。 これにより、コラボレーションが可能になり、頻繁なチェックインと更新に費やされる時間が削減されます。
PR CRM を使用すると、時間を節約できます。 最近の調査によると、連絡先を管理するためにスプレッドシートを使用すると、週に 5.4 時間かかることがわかりました。PR CRM を使用すると、週に 3.4 時間しかかかりません。
タスクを優先度別に整理する
タスクを計画することは、PR プロセスで最も影響力のある生産性のヒントの 1 つです。 1 日に完了するタスクの数が多いため、整理と時間管理は重要なスキルです。
長いやることリストを実行可能な小さなタスクに分解すると、プレッシャーが取り除かれます。 毎週など、定期的に作業を整理できます。
このために、タスクに優先順位を付けるのに役立つプロジェクト管理ツールさえあるかもしれません。 これがどのように見えるかの例です。
このようにして、1 週間の目標を設定し、リストに含めることができます。 次に、優先度の高いタスクを選択してタグを付け、スケジュールを設定して、期限を逃さないようにします。 次に、優先順位に従ってタスクを 1 つずつ処理します。
スケジュールを編集し、必要に応じてリストを上下に移動し、単一のプラットフォームからすべてを追跡できます. PRプロセスがより速くなります。
マーケティングとPR機能の統合
マーケティングにおける広報の役割は何ですか? 二人は時々絡み合う。 方法は次のとおりです。
繰り返される PR プロセスの一部は、マーケティング機能と重複します。 この 2 つを統合し、Hubspot などのマーケティング リソースを使用すると、これらのタスクのほとんどを自動化できます。
たとえば、自動化されたツールを使用して、ソーシャル メディア マーケティング キャンペーンを管理し、PR ソーシャル メディアの投稿を作成できます。 これらは自動的に投稿をスケジュールし、両方の部門のパフォーマンス分析を提供します. また、キャンペーンを販売 CRM ツールと統合して、見込み顧客を管理し、見込み顧客を管理する時間を節約します。 これは、多くのリソースを節約する PR プロセスの生産性のヒントの 1 つです。
さらに、Mediatoolkit などのソーシャル モニタリング ツールを使用して、PR 調査を自動化し、メンションを追跡することもできます。 これとは別に、ソース会社の連絡先に Zoom Info の代替などの B2B データベース プラットフォームを使用できます。
さらに、PR エージェンシーはソーシャル メディアを十分に活用していないと主張する統計があるため、強力な調査ツールを利用していることになります。
スケジューリング ツールを使用する
PR プロセスの生産性に関するもう 1 つのヒントは、スケジューリング ツールを使用して会議やイベントを常に把握することです。
広報のスペシャリストとして、メディアハウスやクライアントと定期的にミーティングを行っています。
そのため、これらの会議をカレンダーに同期できるツールが必要になります。
それがすべてではありません。 メールのスケジューリングも重要なタスクです。 リアルタイムで電子メールを送信したり返信したりするのは大変なことです。
メール スケジュール ツールを使用すると、時間があるときにメールを作成し、後でスケジュールすることができます。 忙しい日々の中で役立ちます。
Hootsuite などのツールを使用してソーシャル メディアへの投稿をスケジュールすることも、時間を節約します。 投稿日についていく必要はありません。 代わりに、これらのツールに後日投稿してもらうことになります。
メールの習慣を計画する
ときどきメールをチェックして返信するのは、時間がかかる場合があります。 常に受信トレイをチェックする時間を削減することで、生産性を向上させることができます。
メールの習慣を計画します。
これは、メールを常にチェックして返信する代わりに、メールを整理できることを意味します。 タスクと同じように、迅速な返信が必要なメールに優先順位を付けて、別のタグを付けることができます。
基本的なレベルでは、重要、緊急、緊急ではないなどのタグをメールに付けます。 これは、受信トレイをふるいにかけ、簡単に返信するのに役立ちます.
あるいは、一部の電子メール整理ツールは、より多くの機能を提供できます。 これらには、次の機能が含まれます。
- メールの会話を他のチーム メンバーに割り当てる
- 共有受信トレイでメンションを追跡する
- 他のチームメンバーにメモを残す
- メールを他のリソースに統合します。
追加の便利なヒントは、メールをチェックする時間をスケジュールして、定期的なチェックインの時間を節約することです. メールをいつチェックするかのリマインダーを設定します。
仕事と生活の境界を厳しくする
あなたの仕事は、余分な時間を費やすか、正式な時間を超えて利用できるようにする必要がある場合があります。 これにより、ほとんどの場合、十分な休憩が取れずに圧倒される可能性があります。 生産性が低下します。
そのため、クライアントとの厳密な境界を設定する必要があります。
これは、特に生産性を高めるための重要なヒントです。 また、時間以外の面でも関係を管理するのに役立ちます。
PR プロセスには、クライアント企業や著名人、報道機関、制作チームとの間で多くのコミュニケーションが必要です。 境界を持つことは、これらの関係をプロフェッショナリズムの領域内に保つのに役立ちます。
また、これらの人々のグループと健全な関係を築くのにも役立ちます。 PR の専門家として、貴重な人間関係はキャリアの成功にとって非常に重要です。
気を散らすものを避ける
これは、PR プロセスの生産性を高めるためのヒントの 1 つです。 無意識のうちに気が散り、時間を無駄にしてしまう可能性があります。 方法は次のとおりです。
PR プロセスはすべてイメージに関するものであり、ソーシャル メディアでは、イメージはもはや物理的な状況に限定されません。 PRの専門家として、あなたはインターネット上で自分自身を見つけることが多く、ソーシャルメディアをスクロールしたいという誘惑があります.
Freedom など、気を散らすものをブロックするために利用できるツールはたくさんあります。 彼らはあなたをソーシャルメディアから遠ざけたり、そこで過ごす時間を制限したりすることができます. 時間追跡ソフトウェアを使用して、各サイトやアプリで費やした時間を追跡することもできます.
PR の専門家として、必要以上に多くの時間をタスクに費やしていることに気付くかもしれません。 意識的に時間を節約する方法を見つけてください。 ライブ チャット機能を Web サイトに統合して、オンライン顧客のクエリにインスタント ベースで返信します。
生産的なチームミーティングを開催する
チームミーティングを開催することも、PR プロセスの生産性向上の主要なヒントの 1 つです。
チームメンバーは、アイデアを交換しながら、プロジェクトについて話し合ったり、お互いに進捗を確認したりできます。 このようにして、行き詰まった場合に助けを得ることができます。
また、チーム リーダーが仕事の最新情報を入手するための優れた方法でもあります。
これらの会議は計画する必要があるため、事前に議題について話し合う必要があります。 このようにして、チームの生産性を向上させます。
チーム内で問題が発生する頻度に応じて、毎週、隔週、または毎月のミーティングを設定できます。
または、たとえば、チームがリモートで作業している場合、物理的なオフィスよりも多くのチーム チェックインが必要になる場合があります。 後で参照できるように、これらの仮想会議の議事録を作成しておくことができます。
現在のイベントの先を行く
広報スペシャリストであることの一部は、特にクライアントに影響を与える場合に、業界の最新ニュースを知ることです.
ブログ、ニュースレター、ソーシャル メディアの投稿、雑誌を読むことは、PR プロセスにとって非常に重要です。 これにより、戦略立案がより簡単かつ迅速になります。
ただし、すべての主要な報道機関、ソーシャル メディア プラットフォーム、およびブログを調べるのは、大変で時間がかかる場合があります。
これは、それに役立つ PR プロセスの生産性のヒントの 1 つです。 現在必要なすべての情報を 1 つのプラットフォームに提供するツールを使用できます。 ニュース アグリゲータは、すべてのニュースをフィルタリングして、自分に関連するものだけを選択することで、検索を節約できます。
PRプロセスの生産性に関するこれらのヒントを実践する時が来ました
これらの PR プロセスの生産性に関するヒントはすべて、時間を節約し、仕事を改善します。 PR プロセスは、圧倒的ではありますが、迅速化するか、さらには簡素化することができます。
願わくば、この記事がまさにそれを実現し、忙しいキャリアからの負担を軽減するのに役立つことを願っています. 繰り返しの作業が自動化され、骨の折れる作業が簡素化されたことで、クライアントのマーケティングとそのイメージの維持に集中できるようになりました。
PRプロセスのスピードアップに全力を尽くします。
Gaurav Sharma は、結果重視のデジタル マーケティング会社である Attrock の創設者兼 CEO です。 エージェンシーの収益をわずか 2 年間で 5 桁から 7 桁に成長 | 10X リード | 2.8X コンバージョン | 毎月 30 万のオーガニック トラフィック。 また、HuffPost、Adweek、Business 2 Community、TechCrunch などの主要な出版物にも寄稿しています。