Kiat Produktivitas untuk Proses PR: 9 Peretasan untuk 2022

Menjadi seorang profesional PR berarti jadwal kerja Anda bisa gila dan terkadang berlebihan. Dengan tips produktivitas untuk proses PR yang akan kita bahas, Anda akan menyelesaikan banyak hal dengan sedikit tekanan.

Menangani tugas-tugas seperti membuat strategi publisitas, berurusan dengan pers, presentasi yang bagus, dan pekerjaan berulang setiap hari bukanlah hal yang mudah. Menjadi seorang PR professional adalah tanggung jawab yang berat.

Bagaimana Anda menangani peran sensitif seperti itu dan tetap produktif?

Proses PR Anda dapat dikelola dan produktivitas Anda ditingkatkan dengan alat dan rencana kerja yang tepat.

Berikut adalah beberapa tips produktivitas untuk mempercepat proses PR Anda.

9 Tip Produktivitas Teratas untuk Proses PR

Kiat produktivitas yang dapat ditindaklanjuti untuk proses PR ini akan membuat pekerjaan Anda lebih baik.

Gunakan PR CRM untuk mengelola tugas Anda

Menjadi pejabat PR berarti Anda akan menangani tugas-tugas seperti membuat siaran pers dan melakukan promosi ke media dan tim produksi secara teratur. Menggunakan alat PR CRM dapat membantu Anda mengatur tugas berulang Anda.

Dengan alat CRM yang tepat, Anda dapat mengatur tugas-tugas ini secara efektif dengan sedikit kelelahan.

Alat-alat ini memiliki templat PR yang dapat disesuaikan yang dapat Anda gunakan untuk promosi Anda. Ini adalah salah satu tips produktivitas untuk proses PR yang memudahkan pekerjaan Anda dan meningkatkan produktivitas.

Selain itu, Anda dapat memiliki dan memelihara daftar terorganisir dari semua klien dan media house Anda serta riwayat mereka. Anda dapat melacak klien ini dan tindakan apa pun yang diperlukan untuk mereka dengan mudah.

Seluruh tim Anda juga dapat mempertahankan pekerjaan mereka dalam satu platform yang dapat diakses oleh anggota tim lainnya. Hal ini memungkinkan kolaborasi dan mengurangi waktu yang terbuang untuk check-in dan pembaruan yang sering.

Menggunakan PR CRM menghemat waktu Anda. Penelitian terbaru menemukan bahwa menggunakan spreadsheet untuk mengelola kontak akan dikenakan biaya 5,4 jam seminggu sementara menggunakan PR CRM hanya akan menghabiskan biaya 3,4 jam.

Atur tugas Anda berdasarkan prioritas

Merencanakan tugas Anda adalah salah satu kiat produktivitas paling berdampak untuk proses PR. Dengan banyaknya tugas yang harus diselesaikan dalam sehari, organisasi dan manajemen waktu adalah keterampilan yang sangat penting.

Jika Anda memecah daftar tugas yang panjang menjadi tugas-tugas kecil yang dapat ditindaklanjuti, itu menghilangkan tekanan. Anda dapat mengatur pekerjaan Anda secara berkala, katakanlah setiap minggu.

Untuk ini, Anda bahkan mungkin memiliki alat manajemen proyek yang akan membantu Anda memprioritaskan tugas Anda. Berikut adalah contoh dari apa yang akan terlihat seperti.

Dengan cara ini, Anda dapat menetapkan tujuan Anda untuk minggu ini dan memasukkannya ke dalam daftar. Kemudian Anda akan memilih tugas prioritas, menandainya, dan menjadwalkannya agar Anda tidak melewatkan tenggat waktu. Anda kemudian akan menangani tugas Anda satu per satu berdasarkan prioritas.

Anda akan dapat mengedit jadwal, memindahkan tugas ke atas dan ke bawah daftar Anda sesuai kebutuhan dan melacak semuanya dari satu platform. Proses PR Anda akan lebih cepat.

Integrasikan fungsi pemasaran dan PR

Apa peran humas dalam pemasaran? Keduanya terkadang terjalin. Inilah caranya.

Beberapa proses PR berulang tumpang tindih dengan fungsi pemasaran. Mengintegrasikan keduanya dan menggunakan sumber daya pemasaran seperti Hubspot dapat mengotomatiskan sebagian besar tugas ini.

Misalnya, Anda dapat mengelola kampanye pemasaran media sosial Anda dan membuat posting media sosial PR menggunakan alat otomatis. Ini akan secara otomatis menjadwalkan posting dan memberikan analisis kinerja untuk kedua departemen. Juga mengintegrasikan kampanye Anda dengan alat CRM penjualan untuk mengelola prospek penjualan Anda dan menghemat waktu Anda untuk mengelola prospek penjualan Anda. Ini adalah salah satu tips produktivitas untuk proses PR yang menghemat banyak sumber daya.

Selanjutnya, Anda dapat menggunakan alat pemantauan sosial seperti Mediatoolkit untuk mengotomatiskan penelitian PR dan melacak penyebutan. Selain itu, Anda dapat menggunakan platform basis data B2B seperti Zoom Info alternatif untuk sumber kontak perusahaan.

Terlebih lagi, dengan statistik yang mengklaim media sosial kurang dimanfaatkan oleh agensi PR, Anda akan memanfaatkan alat penelitian yang kuat.

Gunakan alat penjadwalan

Salah satu kiat produktivitas lainnya untuk proses PR adalah tetap mengikuti rapat dan acara Anda menggunakan alat penjadwalan.

Sebagai spesialis hubungan masyarakat, Anda selalu mengadakan pertemuan dengan rumah media dan klien.

Karena itu, Anda memerlukan alat yang dapat menyinkronkan rapat ini ke kalender Anda.

Itu tidak semua. Penjadwalan email juga merupakan tugas utama. Mengirim atau menanggapi email secara real-time bisa melelahkan.

Dengan alat penjadwalan email, Anda dapat menulis email saat Anda memiliki lebih banyak waktu dan menjadwalkannya untuk nanti. Ini membantu selama hari-hari sibuk Anda.

Menjadwalkan posting media sosial menggunakan alat seperti Hootsuite juga menghemat waktu. Anda tidak perlu mengikuti tanggal posting. Sebagai gantinya, Anda akan meminta alat ini memposting sesuatu untuk Anda di kemudian hari.

Rencanakan kebiasaan email Anda

Memeriksa dan menanggapi email dari waktu ke waktu dapat memakan waktu. Anda dapat meningkatkan produktivitas Anda dengan memangkas waktu yang dihabiskan untuk terus-menerus memeriksa kotak masuk Anda.

Rencanakan kebiasaan email Anda.

Ini berarti bahwa alih-alih harus memeriksa dan menanggapi email terus-menerus, Anda dapat mengaturnya. Sama seperti yang Anda lakukan dengan tugas Anda, Anda dapat memprioritaskan email yang membutuhkan tanggapan cepat dan menandainya secara berbeda.

Pada tingkat dasar, Anda akan menempatkan tag pada email seperti penting, mendesak, dan tidak mendesak. Ini akan membantu Anda menyaring kotak masuk dan merespons dengan mudah.

Atau, beberapa alat organisasi email dapat menyediakan lebih banyak fitur. Ini termasuk kemampuan untuk:

• Tetapkan percakapan email ke anggota tim lainnya
• Lacak sebutan Anda di kotak masuk bersama
• Tinggalkan catatan untuk anggota tim lainnya
• Integrasikan email Anda ke sumber lain.

Tip tambahan yang berguna adalah menjadwalkan waktu untuk memeriksa email Anda untuk menghemat waktu pada check-in yang konstan. Siapkan pengingat kapan harus memeriksa email.

Memiliki batasan kehidupan kerja yang ketat

Pekerjaan Anda mungkin mengharuskan Anda untuk bekerja ekstra atau tersedia di luar waktu resmi Anda. Ini mungkin membuat Anda kewalahan, sebagian besar, dan tanpa istirahat yang cukup. Ini menurunkan produktivitas Anda.

Karena itu, Anda harus memiliki batasan yang ketat dengan klien Anda.

Ini adalah tip penting, terutama untuk meningkatkan produktivitas Anda. Ini juga membantu mengelola hubungan Anda dalam aspek lain selain waktu.

Proses PR melibatkan banyak komunikasi antara Anda, perusahaan klien atau figur publik, outlet media, dan tim produksi. Memiliki batasan membantu menjaga hubungan ini dalam ranah profesionalisme.

Ini juga membantu membangun hubungan yang sehat dengan kelompok orang ini. Sebagai seorang profesional PR, hubungan yang berharga sangat penting untuk keberhasilan karir Anda.

Hindari gangguan

Ini adalah salah satu tips produktivitas untuk proses PR yang mungkin tampak jelas, tetapi sebenarnya tidak. Anda bisa secara tidak sadar terganggu dan akhirnya membuang-buang waktu. Begini caranya.

Proses PR adalah semua tentang citra dan dengan media sosial, citra tidak lagi terbatas pada situasi fisik. Sebagai seorang profesional PR, Anda akan sering menemukan diri Anda di internet dan godaan untuk menelusuri media sosial ada di sana.

Ada banyak alat yang tersedia untuk memblokir gangguan, seperti Freedom. Mereka dapat menjauhkan Anda dari media sosial atau membatasi waktu yang dihabiskan di sana. Anda juga dapat menggunakan perangkat lunak pelacakan waktu untuk melacak waktu yang dihabiskan di setiap situs dan aplikasi.

Sebagai seorang profesional PR, Anda mungkin juga menemukan diri Anda menghabiskan lebih banyak waktu untuk tugas daripada yang Anda butuhkan. Temukan cara untuk secara sadar menghemat waktu. Integrasikan fungsi obrolan langsung ke situs web Anda untuk menjawab pertanyaan pelanggan online Anda secara instan.

Adakan rapat tim yang produktif

Mengadakan rapat tim juga merupakan salah satu kiat produktivitas utama untuk proses PR.

Anggota tim dapat mendiskusikan proyek mereka dan kemajuan satu sama lain saat mereka bertukar ide. Dengan cara ini, jika ada yang terjebak, mereka bisa mendapatkan bantuan.

Ini juga merupakan cara yang bagus bagi pemimpin tim untuk mengikuti pembaruan pekerjaan.

Pertemuan-pertemuan ini perlu direncanakan, oleh karena itu agenda perlu didiskusikan terlebih dahulu. Dengan cara ini, Anda meningkatkan produktivitas tim Anda.

Anda dapat mengatur pertemuan mingguan, dua mingguan, atau bulanan tergantung pada seberapa sering masalah muncul dalam tim Anda.

Atau, misalnya, jika tim Anda bekerja dari jarak jauh, Anda mungkin memerlukan lebih banyak check-in tim daripada di kantor fisik. Anda dapat memiliki transkrip tertulis dari pertemuan virtual ini untuk referensi di masa mendatang.

Tetap terdepan dalam acara terkini

Bagian dari menjadi spesialis hubungan masyarakat adalah mengetahui berita terkini di industri ini, terutama jika itu memengaruhi klien Anda.

Membaca blog, buletin, posting media sosial, dan majalah sangat penting untuk proses PR. Itu membuat strategi lebih mudah dan lebih cepat.

Namun, melalui semua outlet berita utama, platform media sosial, dan blog bisa melelahkan dan memakan waktu.

Ini adalah salah satu tips produktivitas untuk proses PR yang membantu dengan itu. Anda dapat menggunakan alat yang menyediakan semua informasi terkini yang Anda butuhkan ke dalam satu platform. Agregator berita dapat menghemat pencarian Anda dengan memfilter semua berita dan hanya memilih apa yang relevan bagi Anda.

Saatnya Mempraktikkan Kiat Produktivitas Ini untuk Proses PR

Semua tip produktivitas untuk proses PR ini akan menghemat waktu Anda dan membuat pekerjaan Anda lebih baik. Proses PR, meskipun banyak, dapat dipercepat, atau lebih baik lagi, disederhanakan.

Mudah-mudahan, artikel ini akan membantu Anda melakukan hal itu, dan melepaskan beban karir Anda yang sibuk. Dengan tugas berulang yang otomatis, dan tugas berat yang disederhanakan, kini Anda dapat fokus pada pemasaran klien Anda dan mempertahankan citra mereka.

Semua yang terbaik dalam mempercepat proses PR Anda.

Gaurav Sharma adalah pendiri dan CEO Attrock, perusahaan pemasaran digital berbasis hasil. Tumbuhkan agensi dari pendapatan 5 digit menjadi 7 digit hanya dalam dua tahun | 10X prospek | 2,8X konversi | 300 ribu lalu lintas bulanan organik. Dia juga berkontribusi pada publikasi teratas seperti HuffPost, Adweek, Komunitas Bisnis 2, TechCrunch, dan banyak lagi.