Wskazówki dotyczące produktywności dla procesów PR: 9 hacków na 2022 r.

Bycie PR-owcem oznacza, że ​​Twój harmonogram pracy może być szalony, a czasem przytłaczający. Dzięki wskazówkom dotyczącym produktywności w procesach PR, które omówimy, zrobisz wiele przy mniejszej presji.

Wykonywanie zadań, takich jak wymyślanie strategii reklamowych, zajmowanie się prasą, przybijanie prezentacji i codzienna powtarzalna praca, to nie lada wyczyn. Bycie PR-owcem to duża odpowiedzialność.

Jak radzisz sobie z tak wrażliwą rolą i pozostać produktywnym?

Dzięki odpowiednim narzędziom i planom pracy można zarządzać procesami PR i poprawiać produktywność.

Oto kilka wskazówek dotyczących produktywności, które przyspieszą procesy PR.

9 najważniejszych wskazówek dotyczących produktywności w procesach PR

Te praktyczne wskazówki dotyczące produktywności w procesach PR usprawnią Twoją pracę.

Użyj PR CRM do zarządzania swoimi zadaniami

Bycie urzędnikiem PR oznacza, że ​​będziesz regularnie zajmować się takimi zadaniami, jak wydawanie komunikatów prasowych i prezentowanie ofert mediom i zespołom produkcyjnym. Korzystanie z narzędzia PR CRM może pomóc w organizacji powtarzalnych zadań.

Dzięki odpowiedniemu narzędziu CRM możesz efektywnie organizować te zadania przy minimalnym wyczerpaniu.

Te narzędzia mają konfigurowalne szablony PR, których możesz użyć do swojej prezentacji. To jedna z porad dotyczących produktywności w procesach PR, która ułatwia pracę i zwiększa produktywność.

Ponadto możesz mieć i utrzymywać uporządkowaną listę wszystkich swoich klientów i domów mediowych oraz ich historię. Możesz z łatwością śledzić tych klientów i wszelkie potrzebne im działania.

Cały Twój zespół może również utrzymywać swoją pracę na jednej platformie dostępnej dla innych członków zespołu. Umożliwia to współpracę i zmniejsza czas marnowany na częste meldowanie się i aktualizacje.

Korzystanie z PR CRM pozwala zaoszczędzić czas. Ostatnie badania wykazały, że korzystanie z arkusza kalkulacyjnego do zarządzania kontaktami kosztowałoby Cię 5,4 godziny tygodniowo, podczas gdy korzystanie z PR CRM kosztowałoby tylko 3,4 godziny.

Uporządkuj swoje zadania według priorytetów

Planowanie zadań to jedna z najważniejszych wskazówek dotyczących produktywności w procesach PR. Przy dużej liczbie zadań do wykonania w ciągu dnia organizacja i zarządzanie czasem to kluczowe umiejętności.

Jeśli podzielisz swoją długą listę rzeczy do zrobienia na małe, możliwe do wykonania zadania, odciąży to. Możesz organizować swoją pracę okresowo, powiedzmy co tydzień.

W tym celu możesz nawet mieć narzędzie do zarządzania projektami, które pomoże Ci ustalić priorytety zadań. Oto przykład tego, jak by to wyglądało.

W ten sposób możesz ustawić swoje cele na tydzień i mieć je na liście. Następnie wybierasz zadania priorytetowe, oznaczasz je i ustalasz harmonogram, aby nie przegapić terminów. Następnie zajmowałbyś się swoimi zadaniami jeden po drugim z priorytetem.

Będziesz mógł edytować harmonogramy, przenosić zadania w górę iw dół listy według potrzeb i śledzić wszystko z jednej platformy. Twoje procesy PR byłyby szybsze.

Zintegruj funkcje marketingowe i PR

Jaka jest rola public relations w marketingu? Te dwie rzeczy czasami się przeplatają. Oto jak.

Niektóre z powtarzalnych procesów PR nakładają się na funkcje marketingowe. Integracja tych dwóch i korzystanie z zasobów marketingowych, takich jak Hubspot, może zautomatyzować większość tych zadań.

Na przykład możesz zarządzać kampaniami marketingowymi w mediach społecznościowych i tworzyć posty w mediach społecznościowych PR za pomocą zautomatyzowanych narzędzi. Automatycznie zaplanują one posty i zapewnią analizę wydajności dla obu działów. Zintegruj również swoje kampanie z narzędziem CRM sprzedaży, aby zarządzać potencjalnymi klientami i oszczędzać czas na zarządzanie potencjalnymi klientami. To jedna ze wskazówek dotyczących produktywności w procesach PR, która pozwala zaoszczędzić wiele zasobów.

Ponadto możesz użyć narzędzi do monitorowania społecznościowego, takich jak Mediatoolkit, aby zautomatyzować badania PR i śledzić wzmianki. Oprócz tego możesz korzystać z platform bazodanowych B2B, takich jak alternatywy Zoom Info do pozyskiwania kontaktów firmowych.

Co więcej, przy statystykach, które twierdzą, że media społecznościowe nie są wykorzystywane przez agencje PR, używasz potężnego narzędzia badawczego.

Użyj narzędzi do planowania

Kolejną wskazówką dotyczącą produktywności w procesach PR jest kontrolowanie spotkań i wydarzeń za pomocą narzędzi do planowania.

Jako specjalista ds. public relations masz stałe spotkania z domami mediowymi i klientami.

W związku z tym będziesz potrzebować narzędzia, które może zsynchronizować te spotkania z Twoim kalendarzem.

To nie wszystko. Planowanie poczty e-mail to również poważne zadanie. Wysyłanie lub odpowiadanie na e-maile w czasie rzeczywistym może być wyczerpujące.

Dzięki narzędziu do planowania wiadomości e-mail możesz tworzyć wiadomości e-mail, gdy masz więcej czasu, i zaplanować je na później. To pomaga podczas pracowitych dni.

Planowanie postów w mediach społecznościowych za pomocą narzędzi takich jak Hootsuite również oszczędza czas. Nie będziesz musiał być na bieżąco z datami publikacji. Zamiast tego będziesz mieć te narzędzia, które będą publikować rzeczy dla Ciebie w późniejszym terminie.

Zaplanuj swoje nawyki e-mailowe

Sprawdzanie wiadomości e-mail i odpowiadanie na nie od czasu do czasu może być czasochłonne. Możesz zwiększyć swoją produktywność, skracając czas spędzany na ciągłym sprawdzaniu skrzynki odbiorczej.

Zaplanuj swoje nawyki dotyczące poczty e-mail.

Oznacza to, że zamiast ciągłego sprawdzania wiadomości e-mail i odpowiadania na nie, możesz je porządkować. Tak jak w przypadku zadań, możesz nadać priorytet wiadomościom e-mail, które wymagają szybkich odpowiedzi, i inaczej je oznaczyć.

Na podstawowym poziomie umieszczasz tagi na e-mailach, takie jak ważne, pilne i niepilne. Pomoże Ci to przejrzeć skrzynkę odbiorczą i łatwo odpowiedzieć.

Niektóre narzędzia do organizacji poczty e-mail mogą oferować więcej funkcji. Należą do nich zdolność do:

• Przypisz konwersacje e-mail do innych członków zespołu
• Śledź swoje wzmianki w udostępnionych skrzynkach odbiorczych
• Zostaw notatki innym członkom zespołu
• Zintegruj swoją pocztę e-mail z innymi zasobami.

Dodatkową przydatną wskazówką byłoby zaplanowanie czasu sprawdzania wiadomości e-mail, aby zaoszczędzić czas na ciągłych odprawach. Miej przypomnienia, kiedy sprawdzać e-maile.

Miej ścisłe granice między życiem zawodowym a prywatnym

Twoja praca może wymagać wyłożenia dodatkowych godzin lub bycia dostępnym poza oficjalnym czasem. Może to sprawić, że będziesz w większości przytłoczony i bez wystarczającej liczby przerw. Obniża twoją produktywność.

W związku z tym musisz mieć ścisłe granice ze swoimi klientami.

To ważna wskazówka, szczególnie w celu zwiększenia produktywności. Pomaga również zarządzać relacją w innych aspektach poza czasem.

Procesy PR wymagają intensywnej komunikacji między Tobą, Twoimi klientami, firmami lub osobami publicznymi, mediami i zespołami produkcyjnymi. Posiadanie granic pomaga utrzymać te relacje w sferze profesjonalizmu.

Pomaga również nawiązać zdrowe relacje z tymi grupami ludzi. Jako profesjonalista PR, wartościowe relacje mają kluczowe znaczenie dla sukcesu Twojej kariery.

Unikaj rozpraszania się

To jedna z porad dotyczących produktywności dla procesów PR, która może wydawać się oczywista, ale tak nie jest. Możesz podświadomie się rozpraszać i tracić czas. Oto jak.

Procesy PR dotyczą wizerunku, a dzięki mediom społecznościowym wizerunek nie ogranicza się już do sytuacji fizycznych. Jako specjalista od PR, będziesz dużo przebywać w Internecie i istnieje pokusa przeglądania mediów społecznościowych.

Dostępnych jest wiele narzędzi do blokowania rozpraszania uwagi, takich jak Freedom. Mogą powstrzymać Cię od mediów społecznościowych lub ograniczyć spędzany w nich czas. Możesz także użyć oprogramowania do śledzenia czasu, aby śledzić czas spędzony w poszczególnych witrynach i aplikacjach.

Jako specjalista ds. PR możesz również spędzać więcej czasu na zadaniach, niż potrzebujesz. Znajdź sposoby na świadome oszczędzanie czasu. Zintegruj funkcję czatu na żywo ze swoją witryną, aby natychmiast odpowiadać na zapytania klientów online.

Organizuj produktywne spotkania zespołu

Organizowanie spotkań zespołowych to także jedna z głównych wskazówek dotyczących produktywności w procesach PR.

Członkowie zespołu mogą omawiać swoje projekty i postępy ze sobą, wymieniając pomysły. W ten sposób, jeśli ktoś utknie, może uzyskać pomoc.

Jest to również świetny sposób, aby liderzy zespołów byli na bieżąco z aktualizacjami pracy.

Spotkania te muszą być zaplanowane, dlatego agendy muszą być wcześniej omówione. W ten sposób zwiększasz produktywność swojego zespołu.

Możesz ustawić spotkania cotygodniowe, dwutygodniowe lub miesięczne w zależności od tego, jak często pojawiają się problemy w Twoim zespole.

Lub, na przykład, jeśli Twój zespół pracuje zdalnie, możesz potrzebować więcej odpraw zespołowych niż w fizycznym biurze. Możesz mieć pisemne transkrypcje tych wirtualnych spotkań do wykorzystania w przyszłości.

Wyprzedź aktualne wydarzenia

Częścią bycia specjalistą od public relations jest znajomość bieżących wiadomości w branży, zwłaszcza jeśli dotyczą one któregokolwiek z Twoich klientów.

Czytanie blogów, biuletynów, postów w mediach społecznościowych i czasopism ma kluczowe znaczenie dla procesów PR. Sprawia, że ​​tworzenie strategii jest łatwiejsze i szybsze.

Jednak przeglądanie wszystkich głównych serwisów informacyjnych, platform mediów społecznościowych i blogów może być wyczerpujące i czasochłonne.

To jedna z porad dotyczących produktywności dla procesów PR, która w tym pomaga. Możesz korzystać z narzędzi, które gromadzą wszystkie potrzebne informacje na jednej platformie. Agregatorzy wiadomości mogą zaoszczędzić Ci wyszukiwania, filtrując wszystkie wiadomości i wybierając tylko te, które są dla Ciebie istotne.

Czas zastosować te wskazówki dotyczące produktywności w procesach PR w praktyce

Wszystkie te wskazówki dotyczące produktywności w procesach PR pozwolą Ci zaoszczędzić czas i usprawnić pracę. Procesy PR, choć przytłaczające, można przyspieszyć, a jeszcze lepiej uprościć.

Mam nadzieję, że ten artykuł pomoże ci to zrobić i odciąży ciężką karierę. Dzięki automatyzacji powtarzalnych zadań i uproszczeniu żmudnych zadań, możesz teraz skupić się na marketingu swojego klienta i utrzymaniu jego wizerunku.

Wszystkiego najlepszego w przyspieszeniu procesów PR.

Gaurav Sharma jest założycielem i dyrektorem generalnym Attrock, firmy zajmującej się marketingiem cyfrowym nastawionej na wyniki. W ciągu zaledwie dwóch lat agencja zwiększyła przychody z 5-cyfrowych do 7-cyfrowych | 10X prowadzi | Konwersje 2.8X | 300K ruchu organicznego miesięcznie. Współtworzy również najlepsze publikacje, takie jak HuffPost, Adweek, Business 2 Community, TechCrunch i inne.