เคล็ดลับการเพิ่มผลผลิตสำหรับกระบวนการประชาสัมพันธ์: 9 เคล็ดลับสำหรับปี 2022

การเป็นมืออาชีพด้านการประชาสัมพันธ์หมายถึงตารางงานของคุณอาจบ้าคลั่งและบางครั้งก็ล้นหลาม ด้วยเคล็ดลับการเพิ่มประสิทธิภาพสำหรับกระบวนการประชาสัมพันธ์ที่เรากำลังจะพูดคุยกัน คุณจะทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จได้มากโดยมีความกดดันน้อยลง

การจัดการงานต่างๆ เช่น การคิดกลยุทธ์ในการประชาสัมพันธ์ การจัดการกับสื่อมวลชน การนำเสนอผลงานที่ยอดเยี่ยม และการทำงานซ้ำๆ ในแต่ละวันนั้นไม่ได้ไร้ประโยชน์ การเป็นมืออาชีพด้านการประชาสัมพันธ์เป็นความรับผิดชอบที่หนักหนาสาหัส

คุณจัดการกับบทบาทที่ละเอียดอ่อนและคงประสิทธิภาพไว้ได้อย่างไร?

กระบวนการประชาสัมพันธ์ของคุณสามารถจัดการได้และประสิทธิภาพการทำงานของคุณดีขึ้นด้วยเครื่องมือและแผนงานที่เหมาะสม

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับด้านประสิทธิภาพการทำงานบางส่วนเพื่อเร่งกระบวนการประชาสัมพันธ์ของคุณ

เคล็ดลับการเพิ่มผลผลิต 9 อันดับแรกสำหรับกระบวนการประชาสัมพันธ์

เคล็ดลับประสิทธิภาพการทำงานที่สามารถนำไปปฏิบัติได้เหล่านี้สำหรับกระบวนการประชาสัมพันธ์จะทำให้งานของคุณดีขึ้น

ใช้ PR CRM เพื่อจัดการงานของคุณ

การเป็นเจ้าหน้าที่ประชาสัมพันธ์หมายความว่าคุณจะต้องจัดการกับงานต่างๆ เช่น การแถลงข่าวและการเสนอขายให้กับสื่อและทีมผลิตอย่างสม่ำเสมอ การใช้เครื่องมือ PR CRM สามารถช่วยคุณจัดระเบียบงานที่ซ้ำซาก

ด้วยเครื่องมือ CRM ที่เหมาะสม คุณสามารถจัดระเบียบงานเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยแทบไม่ต้องใช้ความพยายามเลย

เครื่องมือเหล่านี้มีเทมเพลต PR ที่ปรับแต่งได้ซึ่งคุณสามารถใช้สำหรับสำนวนการขายของคุณได้ นี่เป็นหนึ่งในเคล็ดลับการเพิ่มประสิทธิภาพสำหรับกระบวนการประชาสัมพันธ์ที่ช่วยให้งานของคุณง่ายขึ้นและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

นอกจากนี้ คุณยังได้รับและรักษารายชื่อลูกค้าและสื่อทั้งหมดของคุณอย่างเป็นระเบียบ รวมถึงประวัติของพวกเขาด้วย คุณสามารถติดตามลูกค้าเหล่านี้และการดำเนินการใดๆ ที่จำเป็นสำหรับพวกเขาได้อย่างง่ายดาย

ทั้งทีมของคุณสามารถรักษางานของพวกเขาไว้ในแพลตฟอร์มเดียวที่สมาชิกในทีมคนอื่นสามารถเข้าถึงได้ ซึ่งช่วยให้ทำงานร่วมกันและลดเวลาที่เสียไปกับการเช็คอินและอัปเดตบ่อยๆ

การใช้ PR CRM ช่วยคุณประหยัดเวลา การวิจัยล่าสุดพบว่าการใช้สเปรดชีตเพื่อจัดการรายชื่อติดต่อจะทำให้คุณเสียค่าใช้จ่าย 5.4 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในขณะที่ใช้ PR CRM จะมีค่าใช้จ่ายเพียง 3.4 ชั่วโมงเท่านั้น

จัดระเบียบงานของคุณตามลำดับความสำคัญ

การวางแผนงานของคุณเป็นหนึ่งในเคล็ดลับด้านประสิทธิภาพการทำงานที่มีผลกระทบมากที่สุดสำหรับกระบวนการประชาสัมพันธ์ ด้วยงานจำนวนมากที่ต้องทำในหนึ่งวัน การจัดการองค์กรและเวลาจึงเป็นทักษะที่สำคัญ

หากคุณแบ่งรายการสิ่งที่ต้องทำยาวๆ ออกเป็นงานเล็กๆ ที่นำไปปฏิบัติได้ แรงกดดันนั้นจะหายไป คุณสามารถจัดระเบียบงานของคุณเป็นระยะ ๆ พูดรายสัปดาห์

สำหรับสิ่งนี้ คุณอาจมีเครื่องมือการจัดการโครงการที่จะช่วยคุณจัดลำดับความสำคัญของงานของคุณ นี่คือตัวอย่างของสิ่งที่จะมีลักษณะ

ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถกำหนดเป้าหมายสำหรับสัปดาห์และตั้งเป้าหมายไว้ในรายการได้ จากนั้นคุณจะต้องเลือกงานที่มีความสำคัญ แท็กพวกเขา และกำหนดเวลาเพื่อไม่ให้พลาดกำหนดเวลา จากนั้นคุณจะต้องจัดการงานของคุณทีละรายการตามลำดับความสำคัญ

คุณจะสามารถแก้ไขกำหนดการ ย้ายงานขึ้นและลงรายการของคุณได้ตามต้องการ และติดตามทุกอย่างจากแพลตฟอร์มเดียว กระบวนการประชาสัมพันธ์ของคุณจะเร็วขึ้น

ผสานรวมฟังก์ชันการตลาดและประชาสัมพันธ์

บทบาทของการประชาสัมพันธ์ในด้านการตลาดคืออะไร? ทั้งสองได้รับพันกันบางครั้ง นี่คือวิธีการ

กระบวนการประชาสัมพันธ์ซ้ำๆ บางส่วนทับซ้อนกับฟังก์ชันทางการตลาด การรวมทั้งสองเข้าด้วยกันและการใช้ทรัพยากรทางการตลาด เช่น Hubspot อาจทำให้งานเหล่านี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจัดการแคมเปญการตลาดบนโซเชียลมีเดียและสร้างโพสต์บนโซเชียลมีเดียด้วยการประชาสัมพันธ์โดยใช้เครื่องมืออัตโนมัติ สิ่งเหล่านี้จะกำหนดเวลาโพสต์โดยอัตโนมัติและให้การวิเคราะห์ประสิทธิภาพสำหรับทั้งสองแผนก รวมแคมเปญของคุณเข้ากับเครื่องมือ crm การขายเพื่อจัดการโอกาสในการขายและประหยัดเวลาในการจัดการโอกาสในการขายของคุณ นี่เป็นหนึ่งในเคล็ดลับการเพิ่มประสิทธิภาพสำหรับกระบวนการประชาสัมพันธ์ที่ช่วยให้คุณประหยัดทรัพยากรได้มาก

นอกจากนี้ คุณสามารถใช้เครื่องมือตรวจสอบทางสังคม เช่น Mediatoolkit เพื่อทำการวิจัย PR และติดตามการกล่าวถึงโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ คุณสามารถใช้แพลตฟอร์มฐานข้อมูล B2B เช่น ทางเลือก Zoom Info เพื่อติดต่อบริษัทต้นทาง

ยิ่งไปกว่านั้น ด้วยสถิติที่อ้างว่าสื่อโซเชียลใช้งานไม่ได้โดยหน่วยงานประชาสัมพันธ์ คุณจะใช้เครื่องมือวิจัยที่ทรงพลัง

ใช้เครื่องมือจัดตารางเวลา

เคล็ดลับเพิ่มประสิทธิภาพอีกข้อหนึ่งสำหรับกระบวนการประชาสัมพันธ์คือการจัดการการประชุมและกิจกรรมต่างๆ ของคุณโดยใช้เครื่องมือจัดกำหนดการ

ในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์ คุณต้องพบปะกับสื่อและลูกค้าอย่างสม่ำเสมอ

ดังนั้น คุณจะต้องมีเครื่องมือที่สามารถซิงค์การประชุมเหล่านี้กับปฏิทินของคุณได้

นั่นไม่ใช่ทั้งหมด. การตั้งเวลาอีเมลก็เป็นงานหลักเช่นกัน การส่งหรือตอบกลับอีเมลแบบเรียลไทม์อาจทำให้คุณเหนื่อย

ด้วยเครื่องมือตั้งเวลาอีเมล คุณจะเขียนอีเมลเมื่อมีเวลามากขึ้นและกำหนดเวลาไว้ใช้ในภายหลัง สิ่งนี้ช่วยได้ในช่วงวันที่คุณยุ่ง

การจัดกำหนดการโพสต์โซเชียลมีเดียโดยใช้เครื่องมือเช่น Hootsuite ยังช่วยประหยัดเวลาอีกด้วย คุณจะไม่ต้องติดตามวันที่โพสต์ คุณจะมีเครื่องมือเหล่านี้โพสต์สิ่งต่างๆ ให้คุณในภายหลัง

วางแผนนิสัยการใช้อีเมลของคุณ

การตรวจสอบและตอบกลับอีเมลเป็นครั้งคราวอาจใช้เวลานาน คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้โดยลดเวลาที่ใช้ในการตรวจสอบกล่องจดหมายของคุณอย่างต่อเนื่อง

วางแผนนิสัยการใช้อีเมลของคุณ

ซึ่งหมายความว่าแทนที่จะต้องตรวจสอบและตอบกลับอีเมลอย่างต่อเนื่อง คุณสามารถจัดระเบียบได้ เช่นเดียวกับที่คุณทำกับงานของคุณ คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญของอีเมลที่ต้องการคำตอบอย่างรวดเร็วและแท็กอีเมลเหล่านั้นในแบบที่ต่างออกไป

ในระดับพื้นฐาน คุณจะต้องติดแท็กในอีเมล เช่น สำคัญ เร่งด่วน และไม่เร่งด่วน วิธีนี้จะช่วยให้คุณคัดกรองกล่องจดหมายเข้าและตอบกลับได้อย่างง่ายดาย

หรืออีกทางหนึ่ง เครื่องมือจัดระเบียบอีเมลบางอย่างสามารถให้คุณลักษณะเพิ่มเติมได้ ซึ่งรวมถึงความสามารถในการ:

• กำหนดการสนทนาทางอีเมลให้กับสมาชิกในทีมคนอื่น ๆ
• ติดตามการกล่าวถึงของคุณในกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน
• ฝากบันทึกถึงสมาชิกในทีมคนอื่น ๆ
• รวมอีเมลของคุณเข้ากับแหล่งข้อมูลอื่นๆ

เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์เพิ่มเติมคือการกำหนดเวลาในการตรวจสอบอีเมลของคุณเพื่อประหยัดเวลาในการเช็คอินอย่างต่อเนื่อง มีการแจ้งเตือนเมื่อต้องตรวจสอบอีเมล

มีขอบเขตชีวิตการทำงานที่เข้มงวด

งานของคุณอาจทำให้คุณต้องเพิ่มชั่วโมงการทำงานหรือทำงานนอกเวลาราชการ การทำเช่นนี้อาจทำให้คุณรู้สึกหนักใจเป็นส่วนใหญ่และไม่มีช่วงพักเพียงพอ มันลดประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

ดังนั้น คุณต้องมีขอบเขตที่เข้มงวดกับลูกค้าของคุณ

นี่เป็นเคล็ดลับสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ นอกจากนี้ยังช่วยจัดการความสัมพันธ์ของคุณในแง่มุมอื่นๆ นอกเหนือจากเวลา

กระบวนการประชาสัมพันธ์เกี่ยวข้องกับการสื่อสารจำนวนมากระหว่างคุณ บริษัทลูกค้าหรือบุคคลสาธารณะ สื่อ และทีมผลิต การมีขอบเขตช่วยรักษาความสัมพันธ์เหล่านี้ไว้ในขอบเขตของความเป็นมืออาชีพ

นอกจากนี้ยังช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับคนกลุ่มนี้ ในฐานะมืออาชีพด้านการประชาสัมพันธ์ ความสัมพันธ์อันมีค่ามีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จในอาชีพการงานของคุณ

หลีกเลี่ยงสิ่งรบกวนสมาธิ

นี่เป็นหนึ่งในเคล็ดลับการเพิ่มประสิทธิภาพสำหรับกระบวนการประชาสัมพันธ์ที่อาจดูเหมือนชัดเจน แต่ก็ไม่เป็นเช่นนั้น คุณสามารถฟุ้งซ่านโดยไม่รู้ตัวและจบลงด้วยการเสียเวลา นี่คือวิธีการ

กระบวนการประชาสัมพันธ์เป็นเรื่องเกี่ยวกับรูปภาพและสำหรับโซเชียลมีเดีย รูปภาพไม่ได้จำกัดอยู่เพียงสถานการณ์ทางกายภาพอีกต่อไป ในฐานะมืออาชีพด้านการประชาสัมพันธ์ คุณจะพบว่าตัวเองอยู่บนอินเทอร์เน็ตเป็นจำนวนมาก และมีความอยากที่จะเลื่อนดูโซเชียลมีเดียอยู่ที่นั่น

มีเครื่องมือมากมายสำหรับบล็อกสิ่งรบกวน เช่น Freedom พวกเขาสามารถป้องกันคุณจากโซเชียลมีเดียหรือจำกัดเวลาที่ใช้ไปที่นั่น คุณยังสามารถใช้ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาเพื่อติดตามเวลาที่ใช้ในแต่ละเว็บไซต์และแอพ

ในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์ คุณอาจพบว่าตัวเองใช้เวลากับงานมากกว่าที่จำเป็น หาวิธีประหยัดเวลาอย่างมีสติ รวมฟังก์ชันแชทสดเข้ากับเว็บไซต์ของคุณเพื่อตอบคำถามลูกค้าออนไลน์ของคุณในทันที

จัดการประชุมทีมที่มีประสิทธิผล

การจัดการประชุมทีมเป็นหนึ่งในเคล็ดลับด้านประสิทธิภาพที่สำคัญสำหรับกระบวนการประชาสัมพันธ์

สมาชิกในทีมสามารถหารือเกี่ยวกับโครงการและความคืบหน้าระหว่างกันขณะแลกเปลี่ยนความคิดเห็น วิธีนี้หากติดขัดก็สามารถขอความช่วยเหลือได้

นอกจากนี้ยังเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมสำหรับหัวหน้าทีมในการติดตามการอัปเดตงาน

การประชุมเหล่านี้จำเป็นต้องมีการวางแผน จึงต้องมีการหารือเกี่ยวกับวาระการประชุมล่วงหน้า วิธีนี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีม

คุณสามารถกำหนดการประชุมรายสัปดาห์ รายปักษ์ หรือรายเดือนได้ ขึ้นอยู่กับความถี่ของปัญหาที่เกิดขึ้นภายในทีมของคุณ

หรือตัวอย่างเช่น หากทีมของคุณทำงานจากระยะไกล คุณอาจต้องเช็คอินในทีมมากกว่าที่ทำในสำนักงานจริง คุณสามารถเขียนบันทึกการประชุมเสมือนจริงเหล่านี้เพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต

อยู่ข้างหน้าเหตุการณ์ปัจจุบัน

ส่วนหนึ่งของการเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์คือการรู้ข่าวปัจจุบันในอุตสาหกรรม โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้ามันส่งผลกระทบต่อลูกค้าของคุณ

การอ่านบล็อก จดหมายข่าว โพสต์บนโซเชียลมีเดีย และนิตยสารมีความสำคัญต่อกระบวนการประชาสัมพันธ์ ทำให้การวางกลยุทธ์ง่ายขึ้นและเร็วขึ้น

อย่างไรก็ตาม การดูข่าว แพลตฟอร์มโซเชียลมีเดีย และบล็อกหลักๆ ทั้งหมดอาจเป็นเรื่องที่เหนื่อยและใช้เวลานาน

นี่เป็นหนึ่งในเคล็ดลับการเพิ่มประสิทธิภาพสำหรับกระบวนการประชาสัมพันธ์ที่ช่วยในเรื่องนั้น คุณสามารถใช้เครื่องมือที่รวบรวมข้อมูลปัจจุบันทั้งหมดที่คุณต้องการในแพลตฟอร์มเดียว ผู้รวบรวมข่าวสามารถช่วยคุณประหยัดการค้นหาได้โดยการกรองข่าวทั้งหมดและเลือกเฉพาะสิ่งที่เกี่ยวข้องกับคุณ

ถึงเวลานำเคล็ดลับการเพิ่มผลผลิตเหล่านี้สำหรับกระบวนการประชาสัมพันธ์สู่การปฏิบัติ

เคล็ดลับเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานทั้งหมดเหล่านี้สำหรับกระบวนการประชาสัมพันธ์จะช่วยคุณประหยัดเวลาและทำให้งานของคุณดีขึ้น กระบวนการประชาสัมพันธ์ถึงแม้จะล้นหลาม สามารถเร่งรัด หรือทำให้ง่ายขึ้นได้

หวังว่าบทความนี้จะช่วยคุณได้ และลดภาระในอาชีพที่ยุ่งของคุณ ด้วยการทำงานที่ซ้ำซากจำเจแบบอัตโนมัติและงานที่ต้องใช้กำลังมากทำให้ง่ายขึ้น ขณะนี้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การทำการตลาดกับลูกค้าของคุณและรักษาภาพลักษณ์ของพวกเขา

สิ่งที่ดีที่สุดในการเร่งกระบวนการประชาสัมพันธ์ของคุณ

Gaurav Sharma เป็นผู้ก่อตั้งและซีอีโอของ Attrock บริษัทการตลาดดิจิทัลที่ขับเคลื่อนด้วยผลลัพธ์ สร้างเอเจนซี่จากรายได้ 5 หลักเป็น 7 หลักในเวลาเพียงสองปี | 10X นำไปสู่ ​​| แปลง 2.8X | การเข้าชมแบบออร์แกนิก 300,000 ครั้งต่อเดือน นอกจากนี้ เขายังสนับสนุนสิ่งพิมพ์ชั้นนำ เช่น HuffPost, Adweek, Business 2 Community, TechCrunch และอื่นๆ