Suggerimenti sulla produttività per i processi di PR: 9 hack per il 2022

Essere un professionista delle pubbliche relazioni significa che il tuo programma di lavoro può essere folle e talvolta opprimente. Con i suggerimenti sulla produttività per i processi di PR di cui stiamo per discutere, farai molto con meno pressione.

Gestire compiti come elaborare strategie pubblicitarie, trattare con la stampa, inchiodare presentazioni e lavoro ripetitivo quotidiano non è un'impresa da poco. Essere un professionista delle PR è una responsabilità pesante.

Come gestisci un ruolo così delicato e rimani produttivo?

I tuoi processi di PR possono essere gestiti e la tua produttività migliorata con gli strumenti e i piani di lavoro giusti.

Ecco alcuni suggerimenti per la produttività per velocizzare i processi di PR.

I 9 migliori consigli sulla produttività per i processi di PR

Questi suggerimenti pratici per la produttività per i processi di PR miglioreranno il tuo lavoro.

Usa un PR CRM per gestire le tue attività

Essere un funzionario delle pubbliche relazioni significa che gestirai attività come fare comunicati stampa e presentare regolarmente ai media e ai team di produzione. L'utilizzo di uno strumento PR CRM può aiutarti a organizzare le tue attività ripetitive.

Con lo strumento CRM giusto, puoi organizzare queste attività in modo efficace con il minimo esaurimento.

Questi strumenti hanno modelli PR personalizzabili che puoi utilizzare per la tua presentazione. Questo è uno dei suggerimenti sulla produttività per i processi di PR che facilita il tuo lavoro e aumenta la produttività.

Inoltre, puoi avere e mantenere un elenco organizzato di tutti i tuoi clienti e media house, nonché la loro storia. Puoi tenere traccia di questi clienti e di qualsiasi azione necessaria per loro con facilità.

L'intero team può anche mantenere il proprio lavoro in un'unica piattaforma accessibile da altri membri del team. Ciò consente la collaborazione e riduce il tempo sprecato con frequenti check-in e aggiornamenti.

L'utilizzo di un PR CRM ti fa risparmiare tempo. Ricerche recenti hanno scoperto che l'utilizzo di un foglio di calcolo per gestire i contatti ti costerebbe 5,4 ore a settimana mentre l'utilizzo di un PR CRM costerebbe solo 3,4 ore.

Organizza i tuoi compiti per priorità

La pianificazione delle attività è uno dei suggerimenti di produttività più efficaci per i processi di PR. Con un gran numero di attività da completare in un giorno, l'organizzazione e la gestione del tempo sono abilità cruciali.

Se scomponi la tua lunga lista di cose da fare in piccoli compiti perseguibili, allevia la pressione. Potresti organizzare il tuo lavoro periodicamente, diciamo settimanalmente.

Per questo, potresti persino avere uno strumento di gestione dei progetti che ti aiuterebbe a dare priorità alle tue attività. Ecco un esempio di come sarebbe.

In questo modo, puoi impostare i tuoi obiettivi per la settimana e averli in un elenco. Quindi sceglieresti le attività prioritarie, le taggheresti e le pianificherai in modo da non perdere le scadenze. Quindi gestiresti i tuoi compiti uno per uno in base alla priorità.

Saresti in grado di modificare i programmi, spostare le attività su e giù per l'elenco secondo necessità e tenere traccia di tutto da un'unica piattaforma. I tuoi processi di PR sarebbero più veloci.

Integrare le funzioni di marketing e PR

Qual è il ruolo delle pubbliche relazioni nel marketing? I due si intrecciano a volte. Ecco come.

Alcuni dei processi di PR ripetitivi si sovrappongono alle funzioni di marketing. L'integrazione dei due e l'utilizzo di risorse di marketing come Hubspot potrebbero automatizzare la maggior parte di queste attività.

Ad esempio, puoi gestire le tue campagne di social media marketing e creare post sui social media di PR utilizzando strumenti automatizzati. Questi pianificherebbero automaticamente i post e fornirebbero analisi delle prestazioni per entrambi i dipartimenti. Integra anche le tue campagne con uno strumento CRM di vendita per gestire i tuoi contatti di vendita e risparmiare tempo per gestire i tuoi contatti di vendita. Questo è uno dei suggerimenti sulla produttività per i processi di PR che ti fa risparmiare molte risorse.

Inoltre, puoi utilizzare strumenti di monitoraggio social come Mediatoolkit per automatizzare la ricerca sulle pubbliche relazioni e tenere traccia delle menzioni. Oltre a questo puoi utilizzare piattaforme di database B2B come alternative di Zoom Info ai contatti dell'azienda di origine.

Inoltre, con le statistiche che affermano che i social media sono sottoutilizzati dalle agenzie di pubbliche relazioni, faresti uso di un potente strumento di ricerca.

Usa gli strumenti di pianificazione

Un altro dei suggerimenti per la produttività per i processi di PR è quello di rimanere al passo con le riunioni e gli eventi utilizzando gli strumenti di pianificazione.

In qualità di specialista di pubbliche relazioni, hai incontri costanti con le case dei media e i clienti.

Pertanto, avrai bisogno di uno strumento in grado di sincronizzare queste riunioni con il tuo calendario.

Non è tutto. Anche la pianificazione delle e-mail è un compito importante. Inviare o rispondere alle e-mail in tempo reale può essere estenuante.

Con uno strumento di pianificazione e-mail, puoi comporre e-mail quando hai più tempo e programmarle per dopo. Questo aiuta durante le tue giornate impegnative.

Anche la pianificazione dei post sui social media utilizzando strumenti come Hootsuite consente di risparmiare tempo. Non dovrai tenere il passo con le date di pubblicazione. Invece, avrai questi strumenti per pubblicare cose per te in un secondo momento.

Pianifica le tue abitudini di posta elettronica

Controllare e rispondere alle e-mail di tanto in tanto può richiedere molto tempo. Puoi aumentare la tua produttività riducendo il tempo speso a controllare costantemente la tua casella di posta.

Pianifica le tue abitudini di posta elettronica.

Ciò significa che invece di dover controllare e rispondere costantemente alle e-mail, puoi organizzarle. Proprio come faresti con le tue attività, puoi dare la priorità alle e-mail che richiedono risposte rapide e taggarle in modo diverso.

A livello di base, inseriresti tag su e-mail come importanti, urgenti e non urgenti. Questo ti aiuterebbe a setacciare la tua casella di posta e rispondere con facilità.

In alternativa, alcuni strumenti di organizzazione della posta elettronica possono fornire più funzionalità. Questi includono la capacità di:

• Assegna conversazioni e-mail ad altri membri del team
• Tieni traccia delle tue menzioni nelle caselle di posta condivise
• Lascia note agli altri membri del team
• Integra la tua email con altre risorse.

Un ulteriore consiglio utile sarebbe programmare gli orari per controllare le tue email per risparmiare tempo sui continui check-in. Avere promemoria in atto su quando controllare le e-mail.

Avere confini rigorosi tra lavoro e vita privata

Il tuo lavoro potrebbe richiedere di dedicare ore extra o essere disponibile oltre l'orario ufficiale. Questo potrebbe lasciarti sopraffatto, per la maggior parte, e senza abbastanza pause. Riduce la tua produttività.

In quanto tale, devi avere confini rigorosi con i tuoi clienti.

Questo è un consiglio importante, soprattutto per aumentare la tua produttività. Aiuta anche a gestire la tua relazione in altri aspetti oltre al tempo.

I processi di PR implicano molte comunicazioni tra te, le aziende clienti o personaggi pubblici, organi di stampa e team di produzione. Avere dei limiti aiuta a mantenere queste relazioni all'interno dei regni della professionalità.

Aiuta anche a stabilire relazioni sane con questi gruppi di persone. In qualità di professionista delle pubbliche relazioni, le relazioni preziose sono estremamente cruciali per il successo della tua carriera.

Evita le distrazioni

Questo è uno dei suggerimenti per la produttività per i processi di PR che può sembrare ovvio, ma non lo è. Puoi distrarti inconsciamente e finire per perdere tempo. Ecco come.

I processi di PR riguardano l'immagine e con i social media, l'immagine non è più limitata alle situazioni fisiche. Come professionista delle pubbliche relazioni, ti ritroverai molto su Internet e la tentazione di scorrere i social media è lì.

Ci sono molti strumenti disponibili per bloccare le distrazioni, come Freedom. Possono tenerti lontano dai social media o limitare il tempo trascorso lì. Puoi anche utilizzare un software di monitoraggio del tempo per tenere traccia del tempo trascorso su ciascun sito e app.

Come professionista delle pubbliche relazioni, potresti anche ritrovarti a dedicare più tempo alle attività del necessario. Trova dei modi per risparmiare tempo consapevolmente. Integra la funzione di chat dal vivo nel tuo sito Web per rispondere alle domande dei tuoi clienti online su basi istantanee.

Tenere riunioni di squadra produttive

Tenere riunioni di squadra è anche uno dei principali suggerimenti di produttività per i processi di PR.

I membri del team possono discutere i loro progetti e progredire tra loro mentre si scambiano idee. In questo modo, se uno è bloccato, possono ottenere aiuto.

È anche un ottimo modo per i team leader di tenersi al passo con gli aggiornamenti sul lavoro.

Questi incontri devono essere pianificati, quindi gli ordini del giorno devono essere discussi in anticipo. In questo modo, aumenti la produttività del tuo team.

Puoi impostare riunioni settimanali, bisettimanali o mensili a seconda della frequenza con cui sorgono problemi all'interno del tuo team.

Oppure, ad esempio, se il tuo team lavora in remoto, potresti aver bisogno di più check-in del team di quanti ne avresti in un ufficio fisico. Puoi avere trascrizioni scritte di questi incontri virtuali per riferimento futuro.

Stai al passo con gli eventi attuali

Parte dell'essere uno specialista di pubbliche relazioni è conoscere le notizie attuali del settore, soprattutto se riguardano qualcuno dei tuoi clienti.

Leggere blog, newsletter, post sui social media e riviste è fondamentale per i processi di PR. Rende la strategia più facile e veloce.

Tuttavia, passare attraverso tutti i principali organi di informazione, piattaforme di social media e blog può essere estenuante e richiedere molto tempo.

Questo è uno dei suggerimenti sulla produttività per i processi di PR che aiuta in questo. Puoi utilizzare strumenti che raccolgono tutte le informazioni attuali di cui hai bisogno in un'unica piattaforma. Gli aggregatori di notizie possono salvarti la ricerca filtrando tutte le notizie e selezionando solo ciò che è rilevante per te.

È ora di mettere in pratica questi suggerimenti sulla produttività per i processi di PR

Tutti questi suggerimenti sulla produttività per i processi di PR ti faranno risparmiare tempo e miglioreranno il tuo lavoro. I processi di PR, sebbene schiaccianti, possono essere accelerati o, meglio ancora, semplificati.

Si spera che questo articolo ti aiuti a fare proprio questo e ti alleggerisca il carico della tua frenetica carriera. Con le attività ripetitive automatizzate e le attività faticose semplificate, ora puoi concentrarti sul marketing del tuo cliente e sul mantenimento della sua immagine.

Tutto il meglio per velocizzare i tuoi processi di PR.

Gaurav Sharma è il fondatore e CEO di Attrock, una società di marketing digitale orientata ai risultati. È cresciuta un'agenzia da 5 cifre a 7 cifre in soli due anni | 10X conduce | 2.8X conversioni | 300.000 di traffico mensile organico. Contribuisce anche alle migliori pubblicazioni come HuffPost, Adweek, Business 2 Community, TechCrunch e altre ancora.